引言：假如你踏入職場(chǎng)已經(jīng)有幾年的時(shí)間，假如讓你總結工作體會(huì )，你可能得出的結論是：每天上班，干得最多的一件事兒就是，開(kāi)會(huì )。至于不同行業(yè)不同公司的區別，不過(guò)就是開(kāi)不同的會(huì )而已。
1 選擇性開(kāi)會(huì )
并不是所有的會(huì )都必須參加。
選擇參加會(huì )議的前提是做好時(shí)間管理。首先要對重要的工作先預留好時(shí)間，保證不會(huì )被打擾。實(shí)在遇到工作與會(huì )議、會(huì )議與會(huì )議發(fā)生沖突，就需做出取舍判斷。
一般來(lái)說(shuō)，10分鐘左右的短會(huì )基本都可以參加一下，有助增進(jìn)交流。如果比較長(cháng)，就要進(jìn)行利益考量。
依據優(yōu)先級選擇是一種不錯的方式。優(yōu)先級別的排序不妨參照：企業(yè)優(yōu)先>部門(mén)優(yōu)先>上司優(yōu)先>重要、緊急的事。至于一些不重要、不緊急或者復合型活動(dòng)可以選擇不參加。
不過(guò)事情重要與否的判斷還是來(lái)自每個(gè)人的價(jià)值取向。在沒(méi)法得到標準答案時(shí)不妨從老板那里得到指導。
在收到會(huì )議邀請后需要先弄清幾個(gè)問(wèn)題：這個(gè)會(huì )大概開(kāi)什么，誰(shuí)來(lái)參加，會(huì )議長(cháng)度以及這個(gè)會(huì )是否非你不可，是否有合適的替代對象—這些問(wèn)題能更好地提供判斷依據。
2 充分的會(huì )前準備
一次成功的會(huì )議缺不了細致的準備。會(huì )前的準備是多方面的。
首先建議會(huì )前先將信息資料分發(fā)給會(huì )議參與者閱讀。這樣既能節約會(huì )上閱讀資料的時(shí)間，也能使他們在會(huì )前就會(huì )議議題進(jìn)行充足思考。
從時(shí)間管理的角度，會(huì )議組織者應該在會(huì )前設計好每個(gè)日程需要討論的時(shí)間，以便給會(huì )議的每部分議程留足討論時(shí)間。會(huì )前還得將會(huì )議日程安排告知與會(huì )者，免得貌似無(wú)窮無(wú)盡的會(huì )議時(shí)間讓他們失去耐心。在進(jìn)行全球連線(xiàn)會(huì )議時(shí)還要格外注意不同時(shí)區的時(shí)差，盡量將所有與會(huì )者都調節到一個(gè)都相對方便的時(shí)間點(diǎn)。
在準備需要高層參與的決策性會(huì )議前，可以先一對一地安排幾次非正式會(huì )議。與高層決策者做事先溝通，了解協(xié)調各方的利益點(diǎn)，減少正式會(huì )議上的分歧。
同時(shí)不妨運用一些心理分析技巧，例如市場(chǎng)部喜歡宏觀(guān)，財務(wù)部注重細節。對外國人先做前景預期再具體分析，對中國人先分析現狀再做預期效果會(huì )更好。
3 明確開(kāi)會(huì )的目的
公司人常覺(jué)得開(kāi)會(huì )沒(méi)效率，是因為對于這個(gè)會(huì )議對自己的要求是什么，需要自己達到什么樣的目的還不清楚就去參加了。所以，會(huì )議發(fā)起者讓參會(huì )者明確會(huì )議目地至關(guān)重要，目的明確是有效的前提。
會(huì )議的發(fā)起者在邀請對方參加會(huì )議時(shí)必須首先解答對方三個(gè)問(wèn)題：“你要干什么”，“你要讓我干什么”，“有什么挑戰”。讓他們知道為什么他們會(huì )坐在這里，否則漫無(wú)目的地聽(tīng)長(cháng)篇大論只會(huì )令他們打哈欠。
明確目的的另一個(gè)重要原因是在組織主持會(huì )議的過(guò)程中能準確把控會(huì )議的前進(jìn)方向，而不會(huì )發(fā)生被某些話(huà)題牽扯向其他方向發(fā)展。明明想解決A，說(shuō)著(zhù)說(shuō)著(zhù)變成討論B和C的問(wèn)題可不妙。
4 找對的人開(kāi)會(huì )
開(kāi)會(huì )的目的是為了溝通和解決問(wèn)題，而這些活動(dòng)必須通過(guò)人來(lái)進(jìn)行，因此必須清楚地知道應該邀請誰(shuí)參加才能成事兒。
邀請與會(huì )者的判斷基礎是他必須要有話(huà)語(yǔ)權。
尤其是在解決問(wèn)題類(lèi)型的會(huì )議上，在座諸位必須是真正能拍板的人。
當遇到邀請某位重要決策者，但他另派手下來(lái)開(kāi)會(huì )時(shí)，得先弄清列席者的授權級別。如果他表示需要做決策時(shí)“得先回去問(wèn)老板”，建議立刻結束會(huì )議，不要浪費時(shí)間。否則難保，其他決策者現場(chǎng)敲定結果，卻要在缺席者事后提出不同意見(jiàn)時(shí)耗時(shí)地進(jìn)行新一輪反復討論。
5 讓各方明白利益點(diǎn)
參加會(huì )議的人產(chǎn)生對會(huì )議的消極態(tài)度的一個(gè)重要原因是他認為“這事兒與我無(wú)關(guān)”。而任何工作都是以利益為前提出發(fā)的，只有讓每個(gè)人清楚在這次會(huì )議中自己的利益點(diǎn)他才會(huì )對會(huì )議的內容提起興趣。
這種情況在開(kāi)跨部門(mén)的會(huì )時(shí)候尤為常見(jiàn)，所以這時(shí)候更需要清楚告知各部門(mén)領(lǐng)導人這個(gè)會(huì )議對其的利益點(diǎn)。否則就算會(huì )議發(fā)起者覺(jué)得請對了人，但對方卻并不一定認為自己來(lái)對了。
可能第一次開(kāi)會(huì )各部門(mén)經(jīng)理還參加一下，但開(kāi)著(zhù)開(kāi)著(zhù)人全換成了秘書(shū)或者借故請假不見(jiàn)了。這時(shí)候的解決辦法就是，在能確保會(huì )議確實(shí)與對方有緊密利益聯(lián)系時(shí)，可以直接找到該部門(mén)經(jīng)理的更上級領(lǐng)導，告訴他們這個(gè)會(huì )議對于他們部門(mén)的利益點(diǎn)。因為很有可能某個(gè)部門(mén)經(jīng)理沒(méi)有意識到這件事與他們部門(mén)的相關(guān)性，但是他們的領(lǐng)導從更高的角度會(huì )更清晰地看到相關(guān)性。
不過(guò)這時(shí)候需要特別注意方式方法，也要參考具體的公司文化，避免最后陷入兩邊不討好的被動(dòng)局面。
6 別忘了會(huì )后跟進(jìn)
在會(huì )上把問(wèn)題討論出結果并不代表完事兒了。對許多參加會(huì )議的人來(lái)說(shuō)，會(huì )后若沒(méi)有一個(gè)總結性的紀要來(lái)提醒一下，就跟沒(méi)開(kāi)過(guò)那個(gè)會(huì )一樣。
因此最好的結尾是對整場(chǎng)會(huì )議進(jìn)行總結，并且對會(huì )議中所布置的各項任務(wù)給出明確的時(shí)間節點(diǎn)。這既有助于理清整場(chǎng)會(huì )議思路，也方便接下來(lái)的工作進(jìn)行。
而在會(huì )后，一個(gè)認真的會(huì )議發(fā)起者還應該將會(huì )議的內容按主次整理好，通過(guò)郵件或其他形式分發(fā)給與會(huì )者。
這封郵件非常重要，它首先是校對會(huì )議中的信息是否被正確理解，其次就是確保每個(gè)人都知道問(wèn)題的核心和解決思路是什么。會(huì )議發(fā)起者還可以通過(guò)與會(huì )者對郵件的反饋采集會(huì )議的相關(guān)信息，這首先能幫助確認該次會(huì )議達到了什么效果，其次還有助于提高今后開(kāi)會(huì )的效率。
值得注意的是，一個(gè)會(huì )議最終能收到什么成效，往往很大程度上取決于會(huì )后跟進(jìn)的速度和力度。
遇到各持己見(jiàn)無(wú)法決策時(shí)，不妨大家先列舉自己的想法，先進(jìn)行一輪投票，選出幾個(gè)最佳方案，然后大家進(jìn)行打分，再投票選出大家認為合理的方案�；蛟S大家最初考慮時(shí)是漫無(wú)目的的，這個(gè)投票打分再投票的過(guò)程能幫助大家理清思路。當然，在選出A方案的同時(shí)還要準備一兩個(gè)備選方案以應對事先沒(méi)有預料到的突發(fā)狀況。
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