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辦公室職場(chǎng)電話(huà)的學(xué)問(wèn)

發(fā)布時(shí)間:2017-01-24    來(lái)源:職場(chǎng)勵志

   面對面的交談,有表情、有手勢,可以幫助我們表達思想、情感?墒,通過(guò)電話(huà)來(lái)交談的話(huà),就只有依靠語(yǔ)言了,所以,在打電話(huà)時(shí)要特別講究談話(huà)的藝術(shù)。在現代社會(huì )中,每天有許多事情,都要通過(guò)電話(huà)來(lái)商談、詢(xún)問(wèn)、通知、解決。在電話(huà)中,可以認識許多人,這些人和你并沒(méi)見(jiàn)面,或者見(jiàn)面很少,只因為在電話(huà)中接觸得多了,因此一聽(tīng)到你的聲音,就對你產(chǎn)生了某種印象。這種印象可能好,也可能不好。印象好,他自己就會(huì )跟你多談幾句,很順利地解決問(wèn)題。印象不好,也許三言?xún)烧Z(yǔ)就會(huì )收線(xiàn)。因此,雖然你面對著(zhù)的只是個(gè)沒(méi)有生命的設備,然而你必須能在想象中看見(jiàn)遠方那個(gè)接電話(huà)的人,好像面對他那樣。

  有些人做不到這點(diǎn),平時(shí)對人還不錯,可是一打電話(huà)就機械、單調,甚至粗聲惡氣,像吵架一樣,讓人聽(tīng)起來(lái)很不愉快。這是因為他沒(méi)有運用想象力,不能像雙方面對面談話(huà)那般親切、有禮。

  在打電話(huà)時(shí),由于你的姿態(tài)、笑容、動(dòng)作表情,對方完全看不見(jiàn)。因此,你的善意、親切、好感,完全依靠你的語(yǔ)言和聲音來(lái)傳達。

  在平時(shí),你的聲調不大好,你的語(yǔ)言不大講究,別人還可以看見(jiàn)你的態(tài)度舉止和你的面目表情。但在電話(huà)里,一切都只有聲音,全靠聲音表達。所以你必須小心地控制你的聲調,讓你的聲調能夠溫和地、親切地、悅耳地傳達出你的情誼,同時(shí),你的口齒也要清晰地傳達出你談話(huà)的內容。

  請注意,你的口要正對著(zhù)話(huà)筒,你的口唇要離開(kāi)話(huà)筒大約半寸,音量不要太大或太小,咬字要清楚,說(shuō)話(huà)速度要比平時(shí)速度略微緩慢,必要時(shí)把重要的話(huà)重復兩次;提到時(shí)間、地點(diǎn)、數目字,一定要交代得非常清楚。

  有時(shí)候,即便接電話(huà)的人并不是你直接要找的人,你也要用非常友好的、禮貌的態(tài)度對待。他們也許是你朋友的朋友,也許是你朋友的父母、兄弟、姐妹、同事、助手……即便他們是朋友家的傭人或公司話(huà)務(wù)員,你也不應該怠慢,因為他們都是你應該結交的電話(huà)中的朋友。

  學(xué)會(huì )打電話(huà)

  隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高,電話(huà)的普及率越來(lái)越高,人離不開(kāi)電話(huà),每天要接、打大量的電話(huà)?雌饋(lái)打電話(huà)很容易,對著(zhù)話(huà)筒同對方交談,覺(jué)得和當面交談一樣簡(jiǎn)單,其實(shí)不然,打電話(huà)大有講究,可以說(shuō)是一門(mén)學(xué)問(wèn)、一門(mén)藝術(shù)。

  ●打電話(huà),不要以為很容易

  (一)第一聲很重要

  當我們打電話(huà)給某單位,若一接通,就能聽(tīng)到對方親切、優(yōu)美的招呼聲,心里一定會(huì )很愉快,使雙方對話(huà)能順利展開(kāi),對該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì )給對方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)“你好,這里是XX公司”,但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否,給對方留下的印象是完全不一樣的。因此要記住,接電話(huà)時(shí),應有“我代表企業(yè)形象”的意識。

  (二)帶著(zhù)喜悅的心情

  打電話(huà)時(shí)我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見(jiàn)你,但是也會(huì )被你歡快的語(yǔ)調所感染,對你留下極佳的印象。面部表情會(huì )影響聲音的變化,所以即使是在電話(huà)中,也要抱著(zhù)“對方看著(zhù)我”的心態(tài)去應對。

  (三)端正自己的坐姿

  打電話(huà)過(guò)程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽(tīng)”得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候,彎著(zhù)腰躺在椅子上,對方聽(tīng)你的聲音就是懶散的,無(wú)精打采的;若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會(huì )親切悅耳,充滿(mǎn)活力。因此打電話(huà)時(shí),即使看不見(jiàn)對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。

  (四)迅速準確地接聽(tīng)

  現代工作人員業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會(huì )有兩三部電話(huà),聽(tīng)到電話(huà)鈴聲,應準確迅速地拿起聽(tīng)筒,最好在三聲之內接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲響一聲大約3秒種,若長(cháng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà),或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時(shí)心里會(huì )十分急躁,對你的單位留下不好的印象。即便電話(huà)離自己很遠,而附近也沒(méi)有其他人時(shí),聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后,我們應該用最快的速度拿起聽(tīng)筒,這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應該擁有的,這樣的習慣是每個(gè)辦公室工作人員都應該養成的。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒,應該先向對方道歉,若電話(huà)響了許久,接起電話(huà)只是“喂”了一聲,對方會(huì )十分不滿(mǎn),會(huì )給對方留下不好的印象。

  (五)認真清楚地記錄

  隨時(shí)牢記5W1H技巧。所謂5W1H是指:When(何時(shí))、Who(何人)、Where(何地)、What(何事)、Why(為什么)和HOW(如何進(jìn)行)。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話(huà),接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備,這有賴(lài)于5W1H技巧。

  (六)了解來(lái)電的目的

  上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān),公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要,不可敷衍,即使對方要找的人不在,也切忌只說(shuō)“不在”就把電話(huà)掛了。接電話(huà)時(shí)也要盡可能地問(wèn)清事由,避免誤事。我們首先應了解對方來(lái)電的目的,即便自己無(wú)法處理,也應認真記錄下來(lái),委婉地探求對方來(lái)電目的,不但可以不誤事而且贏(yíng)得對方的好感。

  (七)掛電話(huà)前的禮貌

  要結束電話(huà)交談時(shí),一般應當由打電話(huà)的一方提出,然后彼此客氣地道別,說(shuō)一聲“再見(jiàn)”,再掛電話(huà),不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。

  ●這樣接打電話(huà)能使工作更順利

  (一)遲到、請假由自己打電話(huà);

  (二)外出辦事,隨時(shí)與單位聯(lián)系;

  (三)外出辦事應告知去處及電話(huà);

  (四)延誤拜訪(fǎng)時(shí)間應事先與對方聯(lián)絡(luò );

  (五)用傳真機傳送文件后,以電話(huà)聯(lián)絡(luò );

  (六)同事家中電話(huà)不要輕易告訴別人;

  (七)借用別家單位電話(huà)應注意。借用別家單位電話(huà),一般不要超過(guò)十分鐘。遇特殊情況,非得長(cháng)時(shí)間接打電話(huà)時(shí),應先征求對方的同意和諒解。

  向電話(huà)微笑

  我們忘記了打電話(huà)的時(shí)候向電話(huà)微笑。難道我們瘋了嗎?為什么要向電話(huà)微笑呢?對方是不可能從他的電話(huà)中看見(jiàn)我們的微笑的。也許我們真是很誠懇、很熱情地在微笑呢,可是對方從電話(huà)中聽(tīng)到我們的聲音也許是平淡的、呆板的,甚至是不愉快的。

  所以,我們打電話(huà)時(shí)第一件事,就是用聲調,表達出你友誼的微笑來(lái)。正是因為對方不能從電話(huà)中看見(jiàn)你的笑容,所以你的聲調就要負起全部的責任來(lái)。你的聲調要充滿(mǎn)笑意。比

  平時(shí)高興的時(shí)候更多的笑意。

  你的聲調有笑意嗎?有溫暖嗎?你自己對照一下吧。若沒(méi)有,就得加以訓練,使你能把你的友好與真誠灌進(jìn)你的聲調中去。

  許多人忽略了聲音通過(guò)電話(huà)后音調變了,F在最好的電話(huà)也還不能夠把你的“原聲”傳遞給對方。因此,你在電話(huà)中談話(huà),不能完全根據你平時(shí)說(shuō)話(huà)的習慣。你要有一種特殊的適合于打電話(huà)的節奏與速度,你的音量也要加以調整,太輕太重都使對方聽(tīng)起來(lái)不清晰。

  一般來(lái)說(shuō),你的嘴要正對著(zhù)話(huà)筒,咬字要清楚,一個(gè)字、一個(gè)字地說(shuō)。數目、時(shí)間、日期、地點(diǎn)等等,要特別注意,最好能重復一遍,并且確知對方已經(jīng)完全聽(tīng)清楚了。

  此外,你在電話(huà)中談話(huà)要盡可能地簡(jiǎn)短,因為電話(huà)同時(shí)只能容兩個(gè)人談話(huà),在你跟這個(gè)朋友談得太久的時(shí)候,可能另一個(gè)朋友打電話(huà)找你老打不通,甚至,誤了一件重要的事情。所以,只有在必要的時(shí)候才打電話(huà),在打電話(huà)的時(shí)候,只講重要的事情,這也是我們應該注意的要點(diǎn)。

  不要以為接電話(huà)沒(méi)有什么,其實(shí)里面還是有很深的學(xué)問(wèn)。一定要等電話(huà)響兩聲之后再接。為什么?你要利用這段時(shí)間平靜自己的情緒,在你不知道來(lái)電人是誰(shuí)、來(lái)電內容是什么之前,不要將你的情緒帶給將要和你對話(huà)的那個(gè)人,哪怕你此刻是歡快的,你怎么知道對方一定就希望聽(tīng)到你歡天喜地的聲音?當然,把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對方就更不應該了。電話(huà)總是由各種各樣的人打來(lái),他們總會(huì )帶來(lái)一些好消息、壞消息或者一些不好也不壞的消息,將你的情緒信號毫無(wú)保留地傳遞給對方,不免偶爾也會(huì )表錯情。

  接電話(huà),有時(shí)就像看待人生,要有寧靜、平和的心態(tài)。電話(huà)響兩聲,對打電話(huà)的人來(lái)說(shuō),是完全可以接受的等待時(shí)間,也是他期待你拿起電話(huà)的最佳狀態(tài)。對接電話(huà)的人來(lái)說(shuō),在短短的一聲電話(huà)鈴聲里,你的焦躁和不安可能已經(jīng)瞬間平息,你才可以不驚不懼地面對任何事,寵辱不驚地面對任何人。世上很多事情,需要一個(gè)小小的停頓和轉折,別那么急著(zhù)拿起電話(huà)。記住,鈴聲響兩下后,再接。

  另外,還要記一點(diǎn),那就是,如果你的辦公室里有客戶(hù),不要接電話(huà)。這種情況很常見(jiàn)。但卻很少人意識到,這時(shí)接電話(huà)是一種不禮貌的行為。這樣做其實(shí)是告訴你的客戶(hù),電話(huà)那端的人比他更重要。除非你是在等一個(gè)非常重要的電話(huà),否則就讓語(yǔ)音信箱留信息。如果你要接電話(huà),應該讓客戶(hù)知道你為什么接這個(gè)電話(huà),比如說(shuō)“我正在等老板的電話(huà)”。

  記住幾點(diǎn):

  ★必須在24小時(shí)內回復所有的來(lái)電。

  如果你的經(jīng)營(yíng)哲學(xué)是“能拖到明天,就不必急著(zhù)今天做”,那你這一輩子恐怕是很難熬出頭了。把24小時(shí)內回復所有來(lái)電養成一種習慣,就能確保你那條人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò )上的資訊暢通程度。對某些職業(yè)而言,如果你不立即回復電話(huà),就可能失去一次交易的機會(huì )。

  ★對掛斷電話(huà)不要猶豫。

  比如當一位推銷(xiāo)員喋喋不休地向我們推薦某種我們毫無(wú)興趣的商品時(shí),打斷他是一種仁慈的行為。“對不起,我不想浪費你的時(shí)間。”然后立即掛上電活,并帶著(zhù)微笑。

  ★適當打斷對方。

  要打斷對方時(shí),你可以采用和面談一樣的準則,盡量不打斷他,除非一切都證明不如此不可能了結。

  ★注意不良習慣。

  如果你發(fā)現你在電話(huà)中有某項不良習慣,就把紙條貼在電話(huà)機上來(lái)矯正。如果你有愛(ài)清嗓子,說(shuō)口頭禪,或喜歡東拉西扯等壞習慣,這張提醒你的紙會(huì )幫助你擺脫它們的危害。讓電話(huà)中的交談表現出你最好的一面吧!

  ★清晰

  用電話(huà)向總公司報告業(yè)務(wù)的推銷(xiāo)員一定都明白口齒清楚的重要性,只有這樣,他的報告才不會(huì )出現差錯。說(shuō)到名字時(shí),他要說(shuō)出名字的拼法,同時(shí)要求對方復述,以核對是否準確,當你用電話(huà)遞送消息時(shí),即使是一般的社交消息,你也必須弄清楚對方是否真正明白了你的意思。

  不要讓手機成為****

  “上世紀60年代開(kāi)始,電視改變了我們的整個(gè)生活,80年代起PC改變了我們的工作方式。今天開(kāi)始到未來(lái)的10年,移動(dòng)技術(shù)將徹底改變我們工作和生活的一切。”幾乎沒(méi)有人會(huì )質(zhì)疑愛(ài)立信中國有限公司副總裁蔡桐木幾年前的這番話(huà),值得商榷的只是時(shí)間問(wèn)題,也許世界的變化并不如技術(shù)論者所期望的那樣迅速。

  “那個(gè)東西曾經(jīng)是無(wú)比遙遠的黑色磚頭,曾經(jīng)是被人炫耀地舉在腦袋上的身份象征,曾

  經(jīng)是我們精打細算想要添置的奢侈品,F在,它成了和手表一樣的普通東西,成了老板招之即來(lái)的呼叫器,成了鍛煉拇指的健身器,成了各色段子的中轉站,成了游戲機,成了數碼相機,成了掌上電腦……手機正在變得像叮當一樣無(wú)所不能。最后,大概所有人都會(huì )問(wèn)一個(gè)問(wèn)題,除了手機,我們還需要別的嗎?”

  有了手機,你不能再以“現在不在”的借口逃避不想接聽(tīng)的電話(huà),許多人因為手機而被迫將8小時(shí)工作時(shí)間無(wú)限延長(cháng)……正是現代社會(huì )中人們對時(shí)刻保持聯(lián)系的渴望催生了手機,他們害怕錯過(guò)任何一條信息,努力讓自己生活在“信息氣泡”中,并且帶著(zhù)“氣泡”跑來(lái)跑去。

  2003年底馮小剛導演的賀歲片黑色喜劇《手機》就像是人們對手機的焦慮體驗的一次總爆發(fā),手機帶來(lái)了現代人的道德困境。美國《洛杉磯時(shí)報》認為:“該影片或許是90年代探索互聯(lián)網(wǎng)給人際關(guān)系帶來(lái)沖擊的《電子情書(shū)》稍微黑暗的翻版。”

  在現在的職場(chǎng)中,關(guān)于手機的使用,必須注意以下幾點(diǎn):

  ●和別人共享一個(gè)空間時(shí),不要讓手機響?梢愿臑殪o音模式。包括開(kāi)會(huì )時(shí)、在餐館里、在火車(chē)上,等等。因為手機鈴聲會(huì )打擾到別人!

  ●在一個(gè)擁擠的環(huán)境中接電話(huà)時(shí),最好離開(kāi)這個(gè)房間。廣播你們的談話(huà)永遠都是不禮貌的行為。

  ●即使你單獨一人,或者認為自己離別人夠遠了,也必須記。河冒察o的、平常的聲音說(shuō)話(huà)。不要大喊大叫。

  ●如果你給對方打電話(huà),要讓對方知道你用的是?激情欧美日韩一区二区,浪货撅高贱屁股求主人调教视频,精品无码成人片一区二区98,国产高清av在线播放,色翁荡息又大又硬又粗视频