公司通訊的管理制度

　　第一條：為了提高公司的經(jīng)營(yíng)管理，節約成本費用，加強對公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。

　　第二條：本制度所指各種通訊工具包括電話(huà)總機、電話(huà)分機、直線(xiàn)電話(huà)、傳真機、移動(dòng)電話(huà)以及為員工配備的電子郵箱等。

　　第三條：公司的各種通訊工具主要是作為方便與外界溝通、方便開(kāi)展業(yè)務(wù)，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進(jìn)行私人用途。

　　第四條：電話(huà)總機的管理

　　電話(huà)總機由行政部的前臺人員負責值守，所有外線(xiàn)電話(huà)均需由前臺人員負責接轉。前臺人員的接聽(tīng)電話(huà)必須使用標準用語(yǔ)。標準用語(yǔ)如下：

　　接聽(tīng)外線(xiàn)電話(huà)時(shí)，應說(shuō)“您好！迎海集團，請問(wèn)您找哪位？”；

　　當對方告訴分機號碼時(shí)，應說(shuō)“請稍等！”；

　　如果分機占線(xiàn)時(shí)，應說(shuō)“對不起，電話(huà)占線(xiàn)，請您稍后再打過(guò)來(lái)”

　　前臺人員接聽(tīng)內線(xiàn)電話(huà)時(shí)，應說(shuō)“您好，前臺”。

　　第五條：電話(huà)分機的管理

　　公司根據員工工作需要和電話(huà)分機的資源情況，為每一位員工提供一部電話(huà)分機。

　　員工應電話(huà)分機鈴響三聲內接聽(tīng)，接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話(huà)應簡(jiǎn)潔明了，接聽(tīng)電話(huà)時(shí)應使用統一禮貌用語(yǔ)“您好，×××（員工姓名）”。講電話(huà)時(shí)聲音不可太大，以免影響他人。

　　電話(huà)分機一般不開(kāi)通長(cháng)途直撥功能，總監級以下員工因為工作實(shí)際需要而開(kāi)通長(cháng)途直撥功能的，須提出書(shū)面報告，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導審核后，報公司總裁批準后方可開(kāi)通。

　　對已開(kāi)通長(cháng)途直撥功能的電話(huà)分機，由員工個(gè)人負責長(cháng)途功能的使用管理。不得借予他人撥打長(cháng)途電話(huà)，一經(jīng)發(fā)現，除由其個(gè)人賠償所發(fā)生的長(cháng)途話(huà)費外，還可視情況嚴重，停止其電話(huà)分機長(cháng)途直撥功能并按公司獎懲條例給予相應的處分。

　　員工因臨時(shí)工作需要打長(cháng)途電話(huà)的，須填制《長(cháng)途電話(huà)申請單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理初審核，主管領(lǐng)導審批后，遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺掛撥，或由前臺撥通后接入員工的分機上。

　　撥打長(cháng)途電話(huà)時(shí)，必須使用IP特服號（如17909、17951），以節約費用。

　　禁止利用公司電話(huà)聊天。員工在上班時(shí)間如撥打或接聽(tīng)私人電話(huà)，應長(cháng)話(huà)短說(shuō)，以免造成電話(huà)線(xiàn)路的繁忙，時(shí)間不得超過(guò)三分鐘。

　　嚴禁員工利用公司電話(huà)（包括分機和直線(xiàn)電話(huà)）進(jìn)行撥號上網(wǎng)、撥打聲訊臺或信息臺查詢(xún)非業(yè)務(wù)信息。

　　未經(jīng)公司或電話(huà)所有人的同意，撥打長(cháng)途電話(huà)。一經(jīng)發(fā)現，除由其個(gè)人賠償所發(fā)生的長(cháng)途話(huà)費外，還可視情況嚴重，給予記過(guò)以上的處分，直至開(kāi)除。

　　電話(huà)已開(kāi)通長(cháng)途直撥功能的員工一經(jīng)離職，行政部應馬上通知前臺將該員工的長(cháng)途直撥功能關(guān)閉，同時(shí)做好登記。

　　第六條：

　　直線(xiàn)電話(huà)的管理

　　總監級以上的高級管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以根據工作需要，申請配置一部直線(xiàn)電話(huà)，如需要開(kāi)通國內長(cháng)途功能的，應一并提出申請。

　　申請配備直線(xiàn)電話(huà)，一律報集團董事長(cháng)批準。

　　第七條：傳真的管理

　　公司傳真機由前臺負責管理，收發(fā)傳真時(shí)應由前臺人員負責操作。

　　前臺人員發(fā)送傳真完畢后，應檢查是否有文件遺漏在傳真機旁；傳真接收完畢后，應立即將傳真文件交給收件人。

　　員工因為工作需要而發(fā)送傳真的，應填制《傳真申請單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理對傳真內容進(jìn)行初步審核，并報主管領(lǐng)導審批。主管領(lǐng)導審批后應將《傳真申請單》遞交行政部經(jīng)理簽字，再由前臺人員操作發(fā)送。

　　對發(fā)送保密性高的文件，可由前臺人員進(jìn)行指導，由員工個(gè)人親自發(fā)送，并提前以電話(huà)方式通知收件人現場(chǎng)接收。對涉及公司重大機密的文件不宜使用傳真機發(fā)送，以免泄密。

　　對傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門(mén)或個(gè)人，可以申請配置專(zhuān)用的傳真機。

　　員工不得利用公司傳真機收發(fā)私人資料、文件。

　　第八條：移動(dòng)電話(huà)的管理

　　公司不為員工購置移動(dòng)電話(huà)，但對員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動(dòng)電話(huà)費用（簡(jiǎn)稱(chēng)移動(dòng)話(huà)費），按具體情況給予一定金額的報銷(xiāo)限額標準。

　　原則上，集團主任級及下屬公司副經(jīng)理級以下普通員工，不得申請報銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費，特殊工作崗位或確實(shí)因為業(yè)務(wù)需要的除外。

　　公司對移動(dòng)話(huà)費實(shí)行“員工提出報銷(xiāo)申請、公司核定報銷(xiāo)限額、限額內實(shí)報實(shí)銷(xiāo)，超支部分員工自負”的管理方式，即：主任級以上的'管理員工根據實(shí)際工作需要，向公司提出報銷(xiāo)移動(dòng)話(huà)費的書(shū)面申請，公司根據員工職務(wù)、崗位和業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，以及公司的《移動(dòng)話(huà)費報銷(xiāo)限額參考標準表》，核定具體的報銷(xiāo)限額。對在限額以?xún)鹊囊苿?dòng)話(huà)費，由公司據實(shí)報銷(xiāo)；對超過(guò)報銷(xiāo)限額的，公司只按限額標準進(jìn)行報銷(xiāo)，超支部分不再補發(fā)給員工，而由其個(gè)人承擔。

　　核定移動(dòng)話(huà)費報銷(xiāo)限額的流程為：

　　主任級以上的管理員工可根據實(shí)際工作需要，寫(xiě)出書(shū)面的報銷(xiāo)申請，由部門(mén)經(jīng)理出具審定意見(jiàn)后，報主管領(lǐng)導審批。在公司的限額參考標準內，主管領(lǐng)導可以直接批準。對超出公司規定的限額參考標準的，還需要報公司總裁批準。

　　對經(jīng)理級以上的管理員工，除需報主管領(lǐng)導批準外，一律報公司總裁審批。

　　總裁、副總裁的移動(dòng)話(huà)費報銷(xiāo)標準由董事長(cháng)核定。

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