關(guān)于文檔管理規定的介紹
一、總則
第一條為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關(guān)方函、電、來(lái)文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來(lái)公司公啟文件（除領(lǐng)導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1·辦公室收發(fā)員對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上"外來(lái)文件流單"，并分類(lèi)登記編號、保管。
2·公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
第五條公文的閱批與分轉
1·凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2·一般函、電、單據等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉處理。
3·為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦
1·傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的.文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2·閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導"批示"、"擬辦意見(jiàn)"，辦公室收發(fā)員應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。
第八條發(fā)文的范圍：
1·凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。
2·下發(fā)文件主要用于：（1）公布規章制度；（2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；（3）公布體制機構變動(dòng)或干部任免事項；（4）公布重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)重大事項；
3·上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應等事宜。
4·在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用公司文件發(fā)布。
5·各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務(wù)部門(mén)名義發(fā)會(huì )議紀要。
6·各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門(mén)的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規定：
1·各部門(mén)需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫(xiě)《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、標定日期；
2·草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。
3·辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門(mén)重新擬稿；
4·經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導核稿（對文稿內容、質(zhì)量負責）；
5·對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新整理清楚；
6·需經(jīng)會(huì )簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；
7·經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統一編號打��；
8·文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
9·文件打字后，由辦公室派專(zhuān)人分發(fā)并檢查落實(shí)情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人同意后辦公室方可借閱。
第十一條
借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門(mén)負責立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1·文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。
2·立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3·要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4·上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門(mén)各留存一份備查）。
七、文件的銷(xiāo)毀
第十五條對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷(xiāo)毀手續。
【文檔管理規定的介紹】相關(guān)文章：
文檔管理專(zhuān)員10-28
Word文檔打印PDF文檔的方法介紹06-20
巧妙管理Word文檔02-22
文檔的管理制度10-05
文檔管理求職簡(jiǎn)歷模板03-29