公司文件檔案管理制度10篇

　　在日新月異的現代社會(huì )中，我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是各種行政法規、章程、制度、公約的總稱(chēng)。想學(xué)習擬定制度卻不知道該請教誰(shuí)？下面是小編收集整理的公司文件檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

公司文件檔案管理制度1

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。

　　2、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等

　　3、公司的請示與上級批復文件

　　4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的`工作計劃、總結、報告

　　5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì )決議、董事會(huì )決議等相關(guān)文件資料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類(lèi)文件應由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。

　　2、保管人員需根據文件內容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。

　　3、檔案保管人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負責人簽字。

　　2、借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　四、檔案銷(xiāo)毀

　　經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。

公司文件檔案管理制度2

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類(lèi)別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

　　6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等

　　7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等

　　9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等

　　10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的`完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等

　　12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

公司文件檔案管理制度3

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、公司設立文件檔案管理專(zhuān)員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的'要求，并逐步實(shí)現電子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。

　　五、立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　　六、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導、是否復印等相關(guān)內容。

　　八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

　　九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會(huì )議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動(dòng)防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權作業(yè)指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來(lái)施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時(shí)”、風(fēng)險評價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監護記錄、應急演習信息、技術(shù)圖紙等。

公司文件檔案管理制度4

　　第一章總則

　　第一條為加強對公司各類(lèi)文件、檔案的規范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。

　　第二條本制度所稱(chēng)的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類(lèi)資質(zhì)證照,文書(shū)、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

　　第三條本制度適用于公司各部門(mén)。

　　第二章基本原則及管理范圍

　　第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。

　　第五條根據公司現階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì )計檔案和資金類(lèi)檔案,須由公司相應職能部門(mén)負責制定三類(lèi)專(zhuān)項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監督和指導的責任。

　　第三章管理機構及主要職責

　　第六條管理模式公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門(mén),采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線(xiàn)管理。

　　第七條管理范圍。主要分為綜合類(lèi)檔案和技術(shù)類(lèi)檔案兩種。

　　一、綜合類(lèi)檔案主要包括:行政文書(shū)、管理監察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷(xiāo)策劃、計劃管理、行政廣告和銷(xiāo)售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;

　　二、技術(shù)類(lèi)檔案主要包括:各工程項目的開(kāi)發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

　　第八條重要檔案基本管理要求合同造價(jià)部、招投標采購部、總工室、工程部和營(yíng)銷(xiāo)策劃部等專(zhuān)業(yè)性很強的部門(mén)必須設置專(zhuān)門(mén)的檔案室或檔案柜,并設專(zhuān)職人員保管,其它部門(mén)根據管理需要設兼職檔案管理員。

　　第九條檔案管理部門(mén)(行政人事部)主要職責

　　一、貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度,確定公司系統全宗編號原則和檔案分類(lèi)體系;

　　二、統籌規劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作,加強檔案工作規范化、標準化建設;

　　三、監督落實(shí)同步歸檔制度,指導各部門(mén)文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

　　四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;

　　五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。

　　第四章檔案的歸檔、立卷和移交

　　第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

　　一、對于公司規定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據為己有、拒絕移交;

　　二、必須嚴格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無(wú)正當理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問(wèn)責。

　　第十一條歸檔要求

　　一、歸檔專(zhuān)業(yè)技術(shù)要求

　　(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;

　　(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統收集,工程技術(shù)類(lèi)檔案應符合國家有關(guān)規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整;

　　(三)文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

　　(四)聲像類(lèi)、實(shí)物類(lèi)檔案要清晰完整,符合有關(guān)規范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內容、時(shí)間、背景、作者等信息。

　　二、相關(guān)工作要求

　　(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專(zhuān)人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

　　(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門(mén)人員不得先行使用,否則,如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等,一律對當事人和部門(mén)負責人失職問(wèn)責嚴肅處理;

　　(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內,必須將上述內容的原件存公司行政人事部。

　　第十二條檔案立卷

　　一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類(lèi)別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;

　　二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開(kāi)發(fā)報建工作完成后立即開(kāi)始立卷,該工程項目完工后45天內完成組卷工作;

　　三、各部門(mén)專(zhuān)兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門(mén)人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預立卷工作。

　　第十三條檔案移交

　　一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時(shí),須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門(mén)批復的文件及附圖,在政府有關(guān)部門(mén)需回收時(shí),公司行政人事部須留存復印件備查。

　　二、公司內部移交要求:

　　(一)行政人事部接收檔案時(shí),應根據移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認。對重要、機密類(lèi)的案卷,更需要仔細核對,經(jīng)查驗無(wú)誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見(jiàn)附表一)

　　(二)全部移交手續辦理完畢后,移交部門(mén)和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見(jiàn),并加蓋部門(mén)印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

　　三、對調出、離職等人員,在辦理調離手續前,必須清還檔案。沒(méi)有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調離手續。

　　四、電子檔案管理(略)

　　第五章檔案的.利用

　　第十四條檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數據和信息,辦理普通登記手續即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢(xún)審批表見(jiàn)附表二)

　　第十五條檔案借閱事項規定

　　一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶(hù)手續。逾期無(wú)法歸還應提前辦理延期使用手續;(檔案借閱審批表見(jiàn)附表三)

　　二、借閱檔案最長(cháng)應在7個(gè)工作日內歸還,一次性借閱時(shí)間超過(guò)10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;

　　三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無(wú)損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線(xiàn)、涂改或作其它任何標記;

　　四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

　　五、涉及根據公司領(lǐng)導指示開(kāi)展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批,各檔案室即可辦理;

　　六、新入職和未轉正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;

　　七、節假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;

　　八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規定失職問(wèn)責處理;

　　九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

　　十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫(xiě)明借閱內容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準,由相關(guān)部門(mén)人員帶領(lǐng)方可借閱;

　　十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。

　　第十六條檔案資料借閱規定

　　一、公司絕密類(lèi)的檔案一律不得復制;

　　二、復印完畢須注明用途,根據情況加蓋“再復印無(wú)效”印章。

　　第十七條檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類(lèi)。(密級事項劃分表見(jiàn)附表四)。密級檔案保管要求如下:

　　一、未經(jīng)具備相應管理權限的領(lǐng)導批準,不得復制和摘抄;

　　二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內查閱;

　　三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,必須由專(zhuān)人負責執行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門(mén)負責保密;

　　四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內門(mén)、柜應做到隨開(kāi)隨鎖;

　　五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現失密、竊密情況,應及時(shí)報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴肅處理;

　　六、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò )中泄露公司秘密,不準在公共場(chǎng)所談?wù)摴�司秘�?不準通過(guò)其他方式傳遞公司秘密;

　　七、檔案屬下列情況之一者,不與開(kāi)放利用:

　　(一)涉及公司商業(yè)機密;

　　(二)涉及公司專(zhuān)利或技術(shù)秘密;

　　(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;

　　(四)檔案形成部門(mén)規定限制使用。

　　第十八條檔案統計公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統計。統計工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數據準確,符合客觀(guān)實(shí)際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數量統計表格式見(jiàn)附表五)

　　第六章檔案的保管和鑒定

　　第十九條檔案室設置及管理規定

　　一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專(zhuān)人管理,無(wú)關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開(kāi)檔案室要隨時(shí)關(guān)好門(mén)窗,確保檔案安全;

　　二、檔案室應按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類(lèi)檔案,并定期檢查、通風(fēng);

　　三、檔案室內嚴禁存放與檔案無(wú)關(guān)的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;

　　四、定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)查,對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)采取措施。

　　第二十條檔案鑒定與銷(xiāo)毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導批準,任何人不得擅自銷(xiāo)毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門(mén)負責人組成鑒定小組。

　　一、檔案鑒定要求

　　(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無(wú)法確定其保存價(jià)值時(shí),應繼續保存至次年再進(jìn)行鑒定;

　　(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn);

　　(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱(chēng)判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見(jiàn)。

　　二、檔案銷(xiāo)毀規定

　　(一)經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;

　　(二)銷(xiāo)毀檔案須有至少兩名監銷(xiāo)人。監銷(xiāo)人應認真復核所銷(xiāo)毀檔案。銷(xiāo)毀完畢須在銷(xiāo)毀清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期,監銷(xiāo)人分別在銷(xiāo)毀清冊上簽字;

　　(三)檔案室應及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑒定過(guò)程中形成的鑒定工作申請、報告、銷(xiāo)毀清冊等材料應立卷歸檔、長(cháng)久保存。

　　第二十一條檔案保管期限檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(cháng)期和短期等,公司各類(lèi)檔案具體保管期限見(jiàn)相關(guān)文件管理規定。第七章獎懲規定

　　第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jì)和貢獻,或者進(jìn)步非常突出的部門(mén)或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應表彰和獎勵。

　　第二十三條罰則

　　一、工作不負責任,未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據實(shí)地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經(jīng)濟處分。

　　(一)檔案保管期限內,檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;

　　(二)未根據公司統一制度規定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節工作失控等;

　　(三)未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷(xiāo)毀等各項工作流程規定,未經(jīng)批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

　　(四)未按照公司統一全宗編號規定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內容嚴重不符等;

　　(五)未組織專(zhuān)兼職檔案資料管理人員培訓學(xué)習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;

　　(六)專(zhuān)兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。

　　二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉借他人等情況,公司將根據情節嚴重性給予相應處分。

　　第八章附則

　　第二十四條本制度自印發(fā)之日起執行。附表:

　　一、《檔案移交登記表》

　　二、《檔案查詢(xún)審批表》

　　三、《檔案借閱審批表》

　　四、《公司密級事項劃分表》

　　五、《檔案材料歸檔數量統計表》

公司文件檔案管理制度5

　　為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過(guò)程監督，特制定本制度。

　　1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級來(lái)文和下發(fā)文件，先行登記、分類(lèi)存放，按照領(lǐng)導簽批意見(jiàn)督辦落實(shí)。

　　2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

　　3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過(guò)程一檔，每項活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。

　　4、基礎檔案資料要分類(lèi)存檔保管，檔案分為長(cháng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿(mǎn)3年之后可以進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。

　　5、檔案基礎資料管理信息，必須實(shí)現從購臵到退出市場(chǎng)的全過(guò)程監督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。

　　6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續，經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批同意后方可借閱。

　　7、檔案資料由安全科安排專(zhuān)人負責管理，實(shí)習專(zhuān)柜存放，落實(shí)防護措施，防止損毀。

公司文件檔案管理制度6

　　1.目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規范化、科學(xué)化、制度化,結合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。

　　2.范圍

　　公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

　　3.內容

　　3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應進(jìn)行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風(fēng)險評價(jià)信息；培訓記錄；標準化系統評價(jià)報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛生檢查與監護記錄；安全生產(chǎn)會(huì )議記錄；安全活動(dòng)記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價(jià)報告等。

　　3.2公司各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

　　3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

　　3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史面貌。

　　3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。

　　3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

　　3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。

　　3.8歸檔的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　3.9非紙質(zhì)文件材料應與其文字說(shuō)明一并歸檔。

　　3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題后歸檔。

　　3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書(shū)寫(xiě)文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。

　　3.12歸檔范圍及保管期限

　　3.13歸檔時(shí)間：

　�。�1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。

　�。�2）凡專(zhuān)項工程、專(zhuān)題項目等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔。

　�。�3）外購設備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開(kāi)箱驗收或接收后即時(shí)登記，安裝調試后歸檔。

　�。�4）工程項目在竣工驗收后三個(gè)月內接收歸檔。

　�。�5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門(mén)保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。

　�。�6）電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

　�。�7）榮譽(yù)檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。

　�。�8）聲像檔案在每次活動(dòng)結束后整理歸檔。

　�。�9）相關(guān)會(huì )議（技術(shù)會(huì )議、專(zhuān)題會(huì )議、年度工作會(huì )議），在會(huì )議結束后歸檔。

　�。�10）外出、出差考察材料由當事人在回來(lái)后一個(gè)月內整理歸檔。

　�。�11）變更、修改、補充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

　�。�12）公司內部機構變動(dòng)和職工調動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

　�。�13）公司產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

　　3.14檔案查（借）閱制度

　　檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

　�。�1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時(shí)做登記。

　�。�2）本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續，超過(guò)兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。

　�。�3）借閱檔案者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當面查看清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)反映給主管領(lǐng)導。

　�。�4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。

　�。�5）凡屬不成熟的現行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

　　3.15檔案的保密制度

　�。�1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。

　�。�2）非綜合行政部人員不得隨便進(jìn)入行政部，行政部門(mén)窗及箱柜應及時(shí)關(guān)鎖。

　�。�3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業(yè)保密規定，不失密。否則應追究責任。

　�。�4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續。

　�。�5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務(wù)，違反規定造成后果者必須追究責任。

　�。�6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。

　�。�7）定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。

　　3.16行政部管理制度

　�。�1）檔案存入檢查：

　　1）檔案出入行政部要清點(diǎn)、登記。

　　2）定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，做好記錄，發(fā)現問(wèn)題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。

　�。�2）行政部管理：

　　1）行政部未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。

　　2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀(guān)，便于調卷。

　　3）行政部門(mén)窗須安裝窗簾，行政部?jì)炔捎冒谉霟羟艺斩炔怀�過(guò)100lx。

　　4）避免光線(xiàn)直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

　　5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的.消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。

　　8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。

　　9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時(shí)、科學(xué)的統計工作。

　　10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統計臺帳。

　　3.17檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度

　�。�1）根據《檔案法》中的相關(guān)規定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì )計檔案見(jiàn)會(huì )計檔案保存期限表。

　�。�2）保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(cháng)。

　�。�3）從檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監別檔案的價(jià)值。

　�。�4）檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規定標準。如果鑒定中發(fā)現檔案不準確，不完整，應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)修改、補充。

　�。�5）銷(xiāo)毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊、提出銷(xiāo)毀報告報總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會(huì )同保密、保衛人員銷(xiāo)毀或監銷(xiāo)，防止失密。檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字。

　　3.18檔案工作人員崗位職責

　�。�1）認真學(xué)習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門(mén)各項工作做好服務(wù)。

　�。�2）負責管理本部門(mén)的檔案，做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

　�。�3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準確地提供利用。

　�。�4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

　�。�5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。

　�。�6）負責對本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。

公司文件檔案管理制度7

　　總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內容包括：

　　1、上級機關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執行的會(huì )議的'主要文件材料及上級機關(guān)頒發(fā)的要求公司執行的文件；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　2、上級領(lǐng)導視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　3、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門(mén)：行政部）

　　4、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的文件、紀要、決定等；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　5、公司制訂的計劃、統計、預算、決算及工作總結；；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　6、公司的請示與上級批復文件（主要收集部門(mén)：行政部）

　　7、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　8、公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機電子盤(pán)片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部）

　　9、公司內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領(lǐng)導在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話(huà)記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　11、公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及其組織機構、人員編制等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書(shū)、有紀念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　15、公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　16、公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）

　　17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門(mén)：財務(wù)部、行政部）

　　18、公司重大活動(dòng)中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡(jiǎn)報、會(huì )議紀要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈禮品清單、工作來(lái)往文件等；（主要收集部門(mén)：行政部）

　　20、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門(mén)：人力資源及行政部）

　　21、各項目完成后專(zhuān)業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門(mén)：曬圖室）。

　　二、立卷歸檔

　　文件立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　�。�1）各專(zhuān)業(yè)都要建立健全個(gè)專(zhuān)業(yè)的文件、圖書(shū)等材料，由各部專(zhuān)業(yè)集中統一保管。

　�。�2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類(lèi)別。

　�。�3）文件承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　�。�4）卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。

　　三、檔案保管

　　1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、膠片、照片、磁帶要專(zhuān)柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3、底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。

　　4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。

　　四、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須當面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續。借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

　　3、借閱時(shí)間最長(cháng)不得超過(guò)一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　6、底圖一般不予外借。

　　五、檔案銷(xiāo)毀

　　經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　六、檔案保密

　　1、檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。

公司文件檔案管理制度8

　　第一章 文件管理制度

　　第一條 本條規定所指文件是總公司及公司各部門(mén)與外界來(lái)往的文書(shū)及公司內部各部門(mén)來(lái)往文書(shū),從行文、收發(fā)、歸檔全部過(guò)程的辦理與控制。

　　第二條 公司與外部來(lái)往的文書(shū)的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來(lái)文書(shū)的打印、復制、收發(fā)、登記、分類(lèi)、校對、監印、歸檔管理。

　　第三條 各部門(mén)指定專(zhuān)人負責公司內部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

　　第四條 公司常用公文種類(lèi)為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會(huì )議紀要等,要求按公文規定格式行文。

　　第五條 以公司名義向上級機關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的.重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。

　　第六條 公司內部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

　　第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

　　第八條 打印、復印資料憑部門(mén)負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條 制發(fā)文件涉及到多部門(mén)時(shí),由主辦部門(mén)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商會(huì )簽。

　　第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

　　第十一條 公司重要文件資料及各部門(mén)接收的重要外來(lái)文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

　　第二章 檔案管理制度

　　第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關(guān)部門(mén)分類(lèi)管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門(mén)、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

　　第十三條 公司綜合管理部設專(zhuān)門(mén)檔案工作,負責管理公司的全部文書(shū)、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條 歸檔資料包括:

　　1、公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件,各種協(xié)議、合同;

　　2、公司會(huì )議記錄、紀要、決定;

　　3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;

　　4、會(huì )議形成的領(lǐng)導講話(huà)、文件;

　　5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;

　　6、公司各部門(mén)的發(fā)文;

　　7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

　　8、外單位發(fā)給各部門(mén)的抄送信件;

　　9、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

　　第十五條 檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門(mén)負責人及綜合管理部負責人批準。

　　2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂改、不經(jīng)允許不得復印檔案。

　　3、文件復制需經(jīng)綜合管理部負責人批準。

公司文件檔案管理制度9

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活

　　動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

　　盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的.檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員

公司文件檔案管理制度10

　　1目的

　　規范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類(lèi)、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

　　3.2各部門(mén)負責管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

　　3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。

　　3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過(guò)保存期檔案資料的銷(xiāo)毀工作。

　　4實(shí)施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計劃、外來(lái)文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。

　　4.1.3在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì )議紀要、聲像檔案、工作記錄等專(zhuān)項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類(lèi)建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統性進(jìn)行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。

　　4.3檔案資料的`保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專(zhuān)用柜架,在排列上架時(shí),應按照類(lèi)別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時(shí),要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時(shí)采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制,發(fā)現檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務(wù)。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。

　　4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應做到以下幾點(diǎn):

　　4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;

　　4.4.3.2要愛(ài)護檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫(xiě);

　　4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

　　4.5檔案鑒定和銷(xiāo)毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長(cháng)遠利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,應及時(shí)責成有關(guān)人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷(xiāo)毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷(xiāo)毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷(xiāo)毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷(xiāo)毀檔案資料時(shí),要嚴格執行保密規定,對在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關(guān)規定進(jìn)行處理。

　　5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規定》

　　5.3《文件發(fā)放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》

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