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員工檔案管理制度精品15篇
在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，人們運用到制度的場(chǎng)合不斷增多，制度是指在特定社會(huì )范圍內統一的、調節人與人之間社會(huì )關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì )認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實(shí)施機制三個(gè)部分構成。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編整理的員工檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
員工檔案管理制度1
一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實(shí)行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應積極配合與支持。
3、凡應該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負責及時(shí)歸檔。
4、各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的.文件必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類(lèi)與歸檔
1、公司檔案資料的分類(lèi)依據《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規定執行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規定范圍內。
七、檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內容執行。
4、檔案借閱者必須做到：
�、賽�(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。
�、谧⒁獍踩Ｃ�，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。
4、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
員工檔案管理制度2
員工檔案作為記錄員工重要信息的介質(zhì)，應列入保密資料范圍，尤其是中高層員工履歷、薪資等信息，行政人事部門(mén)應在員工入職時(shí)收集完善員工資料，建立完整的員工檔案；員工的檔案借閱必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準，具有一定資格的人員因工作需要可以借閱相應權限內的員工檔案。
一、員工檔案管理部門(mén)
公司行政人事部為員工檔案的直接管理部門(mén)，安排專(zhuān)人負責日常管理，保證檔案的完整性，檔案查閱必須符合本制度要求。
二、電子檔案的'建立和管理
1、集團人力資源部負責建立總公司所有人員和子公司部門(mén)負責人以上人員電子檔案，并根據子公司整理上報的電子檔案，整理出全集團人員的電子檔案；
2、各公司行政人事部門(mén)負責各自公司部門(mén)負責人以下所有員工電子檔案的建立，并將最新電子檔案提交集團人力資源部備案；
3、電子檔案每月28日更新一次，更新情況報集團人力資源部一份。
三、紙質(zhì)檔案的建立和管理
1、紙質(zhì)檔案在員工入職后一周內建立完善，內容包括：封皮、三張一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職報名表、面試考核表、體檢報告、離職(失業(yè))證明、保密協(xié)議、入職須知等，對于勞動(dòng)合同、轉正和晉級手續、任命文件、獎懲記錄等資料在管理過(guò)程中結合實(shí)際情況及時(shí)補充完善。
2、集團人力資源部負責建立總公司所有人員和子公司部門(mén)負責人以上人員的紙質(zhì)檔案，并負責日常管理和借閱管理。
3、各公司行政人事部門(mén)負責各自公司部門(mén)負責人以下所有管理人員紙質(zhì)檔案的建立，并負責日常管理和借閱管理。
4、集團人力資源部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開(kāi)，將高層管理者、中層管理者、基層管理人員分開(kāi)，將退休返聘人員單列；子公司行政人事部建檔時(shí)須將在職人員和離職人員分開(kāi)，將中層管理者、基層管理人員分開(kāi)，將退休返聘人員單列；
5、一線(xiàn)工人也需要建檔，資料需包含個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職報名表、面試考核表、體檢報告等。
四、紙質(zhì)檔案的借閱權限
1、各部門(mén)負責人經(jīng)行政人事部門(mén)負責人同意后，可以借閱本部門(mén)所有人員的紙質(zhì)檔案，無(wú)權借閱其他部門(mén)人員的紙質(zhì)檔案；
2、行政人事部相關(guān)招聘和薪資專(zhuān)員經(jīng)行政人事部負責人同意后，可以借閱部門(mén)負責人以下所有人員紙質(zhì)檔案；
3、子公司行政人事部門(mén)負責人經(jīng)集團人力資源部負責人同意后，可以借閱本公司部門(mén)負責人以上人員紙質(zhì)檔案，無(wú)權借閱其他公司部門(mén)負責人以上人員紙質(zhì)檔案；
4、子公司部門(mén)負責人以上高層領(lǐng)導經(jīng)行政人事部負責人同意后可以借閱所轄部門(mén)所有人員紙質(zhì)檔案，借閱其他部門(mén)人員紙質(zhì)檔案必須經(jīng)總經(jīng)理同意；借閱下轄部門(mén)負責人紙質(zhì)檔案須經(jīng)集團人力資源部負責人同意；
5、集團公司部門(mén)負責人及以上人員經(jīng)人力資源部負責人同意可以借閱下轄員工紙質(zhì)檔案；如果需借閱子公司部門(mén)負責人以上人員的紙質(zhì)檔案，必須經(jīng)董事長(cháng)同意；
6、子公司人員均無(wú)權借閱其他公司員工的紙質(zhì)檔案。
員工檔案管理制度3
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類(lèi)標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。
1．5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的`清潔、整潔。
1．9檔案應分類(lèi)編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
4．3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
員工檔案管理制度4
1.目的
規范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。
2.適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的.管理工作。
3.職責
公司管理部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。
4．程序
4.1 員工人事檔案以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質(zhì)檔案統一歸入每位員工的個(gè)人
檔案袋，電子檔案以HR信息管理系統為平臺進(jìn)行統一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。
4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：
身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、個(gè)人信息表、戶(hù)口本復印件、勞動(dòng)合同等。
4.3 員工個(gè)人檔案不經(jīng)過(guò)公司檔案管理人員歸檔，而是通過(guò)檔案代保管服務(wù)機構進(jìn)行代保管
本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規、政策文件的規定。檔案材料交至檔案代保管服務(wù)機構由檔案代保管服務(wù)機構工作人員放入員工的檔案。
4.4 檔案資料收錄：?jiǎn)T工在職期間，管理部門(mén)應及時(shí)將員工的動(dòng)態(tài)變動(dòng)材料收錄入個(gè)人的紙
質(zhì)檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動(dòng)、任命、借用、離職申請、考核管理等。
4.5 本部門(mén)職工的人事檔案調閱需經(jīng)部門(mén)主管、管理部經(jīng)理批準。
4.6 調閱檔案原則上在管理部門(mén)內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門(mén)、需管理
部經(jīng)理批準。
4.7 所有調閱檔案，均需登記備案。
4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀，部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員
檔案應妥善保管三年以上銷(xiāo)毀。
員工檔案管理制度5
1、接收：凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報告、規定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì )議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門(mén)應于次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。
2、整理：
�。�1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
�。�2）、酒店各部門(mén)的檔案按其形成的各種門(mén)類(lèi)和體裁列為一個(gè)全宗。
�。�3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類(lèi)檔案。
�。�4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。
3、保管及利用
�。�1）、酒店檔案應由專(zhuān)人負責保管，并定期進(jìn)行檢查。
�。�2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)總經(jīng)理批準。
�。�3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑒定和移交
�。�1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導的`領(lǐng)導下，組成鑒定小組，按規定進(jìn)行。
�。�2）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)
�。�3）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導批準，由兩人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)。
�。�4）、檔案移交要按國家有關(guān)規定執行。
�。�5）、檔案員調動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。
員工檔案管理制度6
一、公司為每位員工建立公司員工檔案，記錄員工在應聘及入職后的個(gè)人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動(dòng)情況。
以下資料納入公司人事檔案范圍內：
1、應聘登記表（含簡(jiǎn)歷）
2、身份證、學(xué)歷證書(shū)、駕駛證等復印件
3、無(wú)犯罪記錄證明、擔保人資料
4、入職自薦信、入職培訓記錄表、上崗承諾書(shū)
5、員工轉正考核表、申請書(shū)、申請表、轉正承諾書(shū)
6、勞動(dòng)合同
7、崗位變動(dòng)記錄
8、薪資調整記錄
9、獎懲記錄
10、保險繳納記錄
11、與公司簽訂的其它合同、協(xié)議
12、其它有必要納入檔案的資料（如：?jiǎn)T工基本情況登記表等）
二、檔案建立及維護：
人力資源管理人員負責員工檔案的建立及維護工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職后轉正、崗位變動(dòng)、薪酬調整等資料在調整后的一周內放入員工檔案。為保證檔案的時(shí)效性，要求員工每年3月份填寫(xiě)一份最新的員工基本情況登記表并放入檔案，原登記表繼續保存。員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門(mén)編號統一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢(xún)。辭職、辭退員工的檔案從原部門(mén)提出，單獨保管
三、檔案查詢(xún)權限：?jiǎn)T工檔案涉及員工個(gè)人及家庭信息等資料，檔案管理人員應嚴格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內容，HR經(jīng)理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門(mén)經(jīng)理因工作需要可以查詢(xún)本部門(mén)員工檔案，其他人因工作需要經(jīng)HR經(jīng)理同意后方可查詢(xún)員工檔案。
四、本管理辦法所指的`員工檔案指員工入本公司后的檔案，不含員工進(jìn)入公司前的人事檔案
員工檔案管理制度7
一、目的
為確保員工檔案資料的完整、準確、安全、私密，提高公司的管理效率，促進(jìn)公司的正常運轉和員工的發(fā)展，制定本制度。
二、范圍
本制度適用于公司所有員工在職期間的檔案資料，包括招聘、入職、培訓、晉升、薪酬、員工關(guān)系等方面。
三、制度制定程序
1、本制度的制定由人力資源部牽頭，經(jīng)公司領(lǐng)導同意后頒布實(shí)施；
2、制定本制度前收集、整理相關(guān)法律法規及公司內部政策規定，充分考慮符合中國法律要求；
3、本制度的修訂由人力資源部根據業(yè)務(wù)需要及時(shí)評估并提出修訂意見(jiàn)，經(jīng)公司領(lǐng)導同意后執行。
四、制度內容
1、員工檔案的設置和管理
�。�1）員工檔案包含個(gè)人信息、合同協(xié)議、考勤記錄、績(jì)效考核、培訓證書(shū)、獎懲記錄、離職資料等各種資料。
�。�2）人力資源部負責整理和歸檔員工檔案，需在入職后一個(gè)月內建立員工檔案。
�。�3）員工檔案應當按照員工姓名、工號、入職時(shí)間等方式進(jìn)行歸檔，存放于人力資源部?jì)鹊陌踩胤�，并采取防火、防水、防盜等措施。
2、員工檔案信息的使用和保密
�。�1）員工檔案資料只能在公司相關(guān)管理人員指定的人員使用，未經(jīng)授權不得隨意借閱、查看和復制。
�。�2）員工檔案不得隨意出借或轉移，如有必要，應提前征得本人同意，并辦理相關(guān)手續。
�。�3）員工檔案涉及到個(gè)人隱私問(wèn)題，應當妥善保密，除法律法規規定允許或經(jīng)本人授權同意的情況外，不得泄露。
3、員工檔案的保存期限及銷(xiāo)毀
�。�1）員工離職或合同到期后，應當保存員工檔案六個(gè)月以上，以備查閱。
�。�2）員工檔案的保存期限應當根據法律法規規定和公司需求進(jìn)行制定，且不得少于五年。
�。�3）員工檔案根據涉密性和保密等級的高低進(jìn)行分類(lèi)，定期進(jìn)行清理整理和銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀應當有憑有據，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)審核。
五、責任主體及執行程序
1、人力資源部門(mén)負責員工檔案的建立、整理、歸檔，確保員工檔案的`完整和準確。
2、所有管理人員有義務(wù)及時(shí)更新員工檔案中的各種資料，確保資料的真實(shí)和完整。
3、對于檔案存放地點(diǎn)和防盜、防火、防水等安全措施的保障，人力資源部門(mén)應當進(jìn)行后續跟進(jìn)，確保制度的實(shí)施。
4、對于泄露個(gè)人隱私問(wèn)題，人力資源部門(mén)應當指定專(zhuān)人進(jìn)行處理，并嚴肅追究責任人的責任。
六、責任追究
如發(fā)現未按照制度規定進(jìn)行操作、管理失職等情形時(shí)，應當按照公司制度的規定和工作流程進(jìn)行處罰和追究責任。追究責任人的責任，旨在引起同事的警示和反思，從而建立全員責任意識和規范化的辦公環(huán)境。
員工檔案管理制度8
一、目的
規范公司員工檔案管理工作，確保員工檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據。
二、范圍
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作。
三、制度制定程序
由人力資源部制定，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后實(shí)施。制定前需進(jìn)行調研和分析，與公司相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)商，確保制度的科學(xué)性、有效性和可行性。
四、制度具體內容
1、制度名稱(chēng)：?jiǎn)T工檔案管理制度。
2、范圍：
適用于公司所有員工檔案資料的管理工作，包括員工人事檔案、考勤檔案、培訓檔案、績(jì)效評價(jià)檔案等。
3、目的：
規范員工檔案的建立、保管、檢索和使用工作，確保檔案資料的完整性、真實(shí)性和安全性，為公司管理和決策提供依據。
4、內容：
�。�1）員工檔案的建立與保管
�、傩聠T工入職時(shí)，人力資源部門(mén)要按照公司規定的要求，建立員工人事檔案，并記錄員工的基本信息、相關(guān)證件、教育背景、工作經(jīng)歷、家庭狀況等信息。
�、诠緫⑼晟频膯T工檔案保管制度，統一管理員工檔案資料。負責人力資源部門(mén)應該對員工檔案的管理負責，并責令保管人員妥善保管員工檔案資料，保證檔案資料的安全和保密。
�。�2）員工檔案的檢索和使用
�、賳T工需提出書(shū)面申請，經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)審批后，方可查閱其個(gè)人檔案。未經(jīng)過(guò)人力資源部門(mén)審批，任何人員不得查看員工檔案。
�、趩T工檔案只能由人力資源部門(mén)有關(guān)管理人員出具證明、報表或備案等審批事項時(shí)使用。
�。�3）員工檔案的.保存和銷(xiāo)毀
�、賳T工檔案必須保存至員工離職后的15年。
�、趩T工檔案保存期限屆滿(mǎn)后，如無(wú)特殊需要，應予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程要求人力資源部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)和保險部門(mén)等有關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì )同，并制定銷(xiāo)毀計劃和報告。
5、責任主體：
本制度執行主體為人力資源部門(mén)，但其他相關(guān)部門(mén)應按照職責分工協(xié)同配合，確保制度的有效執行。
6、執行程序：
�。�1）人力資源部門(mén)負責制度的宣傳教育工作，確保全員掌握檔案管理制度的內容和要求。
�。�2）各部門(mén)負責監督和落實(shí)制度的執行，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題并及時(shí)解決。
7、責任追究：
倘若違反本員工檔案管理制度的規定，構成違法行為的，依法追究相應法律責任；如構成違反企業(yè)制度的行為，依照公司規定嚴肅處理。
員工檔案管理制度9
為加強檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規定，結合本局檔案工作的實(shí)際，制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進(jìn)行，完整地保存本單位在各項活動(dòng)中形成的文件材料，供領(lǐng)導工作決策和各項工作服務(wù)，特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動(dòng)中直接形成的應當歸檔并具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實(shí)記載。
2、本局領(lǐng)導和各科室承辦人員應將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時(shí)主動(dòng)地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個(gè)人不得據為已有。
3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負責本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規定時(shí)間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負責收集全部應歸檔文件、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財務(wù)人員應在次年的六月底前，按規定立卷歸檔，暫由財務(wù)人員保存一年后，移交檔案管理人員。
7、電子文件實(shí)行集中統一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔按照同類(lèi)紙質(zhì)文件的規定定期完成。
8、各科室根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應的標記；把經(jīng)辦過(guò)程中的情況隨時(shí)記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期限內進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進(jìn)行分類(lèi)集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。
9、歸檔電子文件的著(zhù)錄應符合國家檔案著(zhù)錄規則基本要求。入庫的電子檔案，每?jì)赡暌獧C讀抽查一次，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)補救。
10、各科室一般應及時(shí)將上年度應歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時(shí)做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、帳目一致、手續清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執一份。
11、檔案管理員負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統一編目、保管、開(kāi)發(fā)利用，做到外觀(guān)完好、整潔無(wú)損、記錄的字節數、檢索條目等著(zhù)錄項目與登記一致，確保上機測試無(wú)病毒和百分之百的準確率。
12、隨著(zhù)計算機技術(shù)和設備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應進(jìn)行同步更新復制或補救新版本，歸版或有問(wèn)題的載體仍需保存三年。
二、檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是存入各類(lèi)檔案的重地，庫房鑰匙由專(zhuān)人保管，非檔案室人員不得入內。
2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設施，并采取必要的預防措施和設置必要設備，確保檔案的安全。
3、庫房?jì)纫３诌m應的溫度和濕度。根據季節不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。
4、庫房?jì)冉?jīng)常保持整齊、整潔，每天下班前要認真檢查庫房，關(guān)好門(mén)窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房?jì)葒澜鼰�，確保庫房安全。
5、庫房?jì)葯n案分類(lèi)存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房?jì)却娣艂�(gè)人物品或堆放雜物。
6、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補復制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷(xiāo)帳卡時(shí)，要查明原因，保存依據。
7、電子檔案應配備專(zhuān)用的電子文件柜，每年定期備份，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設備；環(huán)境溫度選定在17℃-20℃，相對濕度選定在35%-45%。
8、檔案管理員調動(dòng)工作時(shí)，應在離職前辦好檔案庫房的交接手續。
三、檔案查閱利用制度
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時(shí)需辦理查閱登記手續，填寫(xiě)"借閱登記表"。查閱黨組會(huì )議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負責人批準。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導審批后，予以查閱。
3、查閱檔案，只限于在指定場(chǎng)所進(jìn)行，未經(jīng)批準，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的'檔案。
5、查閱檔案和需復�。ú糠只蛉浚n案材料的，應在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。
6、數字檔案查詢(xún)一般通過(guò)網(wǎng)上進(jìn)行，查閱者通過(guò)網(wǎng)上檔案查詢(xún)系統查詢(xún)檔案，檔案管理員接到查詢(xún)申請后，按檔案查借閱權限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。
7、要愛(ài)護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁(yè)、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現有上述情況者，按《檔案法》規定進(jìn)行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時(shí)將利用效果反饋給綜合檔案室。數字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫(xiě)《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進(jìn)行登記，以更好地為社會(huì )主義現代化建設服務(wù)。
四、檔案保密制度
1、檔案管理員要增強保密觀(guān)念，嚴格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規定的保密紀律，不得泄露所藏檔案的內容，不準出賣(mài)、盜竊檔案機密，違者按情節依法懲處。
2、定有密級文件、資料，統一由專(zhuān)人收拆登記，發(fā)送時(shí)不得以普通郵件寄發(fā)。
3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門(mén)和人員使用，查閱時(shí)須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。
4、各科室暫時(shí)保存的機密、秘密文件、資料，應妥善保管，不要讓外來(lái)人員隨便翻閱，用后立即歸檔。
5、對定有密級的文件、資料，未經(jīng)密級審批單位批準，一般不準翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調離工作時(shí)收回注銷(xiāo)。
6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經(jīng)領(lǐng)導批準。
7、不歸檔的秘密及內部（重復或多�。┪募�、資料，均應登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導批準，按規定統一銷(xiāo)毀，不準擅自處理和當廢紙出售。
8、數字檔案要求配備專(zhuān)門(mén)工作人員負責計算機系統的管理工作，設置計算機操作系統用戶(hù)口令，安裝殺毒軟件，并及時(shí)更新。嚴禁在計算機上運行各種來(lái)歷不明的軟件、游戲等。
9、保密的電子檔案數據信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò )連接，必須實(shí)行物理隔離。
10、對已存儲的電子檔案數據進(jìn)行修改時(shí)，要建立修改臺帳。有保存電子數據檔案的計算機送維修時(shí)，應將有關(guān)數據的內容清空、刪除或將硬盤(pán)摘除，并做計算機修理登記。
11、嚴格注意口頭保密，做到守口如瓶，執行保密紀律，在公共場(chǎng)所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數據錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內容。
12、定期組織或結合安全保衛工作，進(jìn)行保密教育和保密檢查。
五、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
為了全面地考察室藏檔案的價(jià)值，確保室藏檔案的質(zhì)量，定期對一些已到保管期限的檔案材料進(jìn)行重新審定，方便檔案的管理和利用，特制定本制度：
1、室藏檔案的鑒定應堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，嚴肅而認真地去復審和制定每一件檔案的價(jià)值，不得帶有隨意性。
2、室藏檔案的鑒定工作在鑒定小組的統一組織和安排下進(jìn)行，邀請被鑒定的單位有關(guān)人員參加，根據檔案的保管價(jià)值，對保管期限滿(mǎn)的檔案材料及時(shí)地開(kāi)展鑒定工作。
3、經(jīng)鑒定，尚需留存的零散檔案材料，按立卷原則，在室內繼續做好組卷歸檔工作。對已失去利用價(jià)值和保存價(jià)值的檔案材料，需銷(xiāo)毀的，由鑒定小組提出鑒定意見(jiàn)，編造銷(xiāo)毀清冊，未經(jīng)登記造冊，不得擅自銷(xiāo)毀檔案。
4、屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò )中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。
5、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，要有兩人以上監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀前應認真清點(diǎn)核對，在銷(xiāo)毀清冊上簽章，并將銷(xiāo)毀情況報告鑒定小組，銷(xiāo)毀清冊應列入綜合檔案室全宗卷永久保存。
6、嚴禁任何人、任何部門(mén)擅自銷(xiāo)毀各類(lèi)室藏檔案和數字檔案。
六、檔案管理員工作職責
1、熱愛(ài)本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高工作效率，為本單位的兩個(gè)文明建設服務(wù)。
2、加強與各級、各部門(mén)的聯(lián)系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時(shí)歸檔。
3、堅持原則，保守機密，嚴格執行檔案管理制度、查閱制度和重大事項報告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故發(fā)生。
4、要妥善保管好數字檔案室系統登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應該定期更改。自覺(jué)做好檔案數據的維護與管理，定期檢查電子檔案的保管情況、檢測電子檔案的可用性，保證數字檔案的安全保密。
5、積極開(kāi)展檔案利用，及時(shí)、準確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項工作和領(lǐng)導決策服務(wù)。
6、做好檔案統計工作和利用效果反饋記錄。
7、切實(shí)做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防霉、防塵、防鼠咬的"八防"工作，達到檔案無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)差錯。
員工檔案管理制度10
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮戶(hù)口的員工，其原始資料由本企業(yè)調入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮常住戶(hù)口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿(mǎn)后，按本企業(yè)調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書(shū)面說(shuō)明材料，未經(jīng)批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定：
�。�1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫(xiě)《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部統一辦理，其它任何部門(mén)無(wú)權查閱員工原始檔案。
�。�2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用后統一銷(xiāo)毀。
�。�3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
�。�4）非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門(mén)如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調辦理。
�。�5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫(xiě)《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績(jì)、培訓檔案：
員工業(yè)績(jì)、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書(shū)等相關(guān)證件的復印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價(jià)、考核等。
�。�1）人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案的整理歸檔及日常管理。
�。�2）員工培訓、業(yè)績(jì)檔案實(shí)行分級管理。部門(mén)主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長(cháng)或其指定負責人進(jìn)行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業(yè)績(jì)檔由人事文員管理。
�。�3）部門(mén)部長(cháng)可以調閱本部門(mén)員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案。
�。�4）員工培訓、業(yè)績(jì)檔案按國家有關(guān)檔案管理規定記入員工的人事檔案。
�。�5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績(jì)檔案由人資行政部留存作為備查。
員工檔案管理制度第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(cháng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或學(xué)習單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評價(jià)，對其學(xué)歷、專(zhuān)長(cháng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料；
3、對員工的有關(guān)歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復查的人事材料；
4、記錄關(guān)于員工在所工作或學(xué)習單位內加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類(lèi)表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來(lái)的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個(gè)人情況變更規定。
1、員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫(xiě)《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話(huà)、家庭情況、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(cháng)及專(zhuān)業(yè)技能、獎懲記錄等項目。
2、項目?jì)热萑缬凶兓�，員工應以書(shū)面方式及時(shí)準確地向人事部報告，以便使員工個(gè)人檔案內有關(guān)記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的'資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門(mén)提供各種人事方面的基本數據，并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過(guò)對有效數據的分析，了解公司人員結構的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規范化管理奠定扎實(shí)的基礎。
員工檔案管理制度11
第一章總則
第一條為加強和規范員工檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》和勞動(dòng)部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規定》，結合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。
第二條員工檔案建立范圍
凡被公司招聘并錄用的人員，均應同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì )檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。
第二章員工檔案種類(lèi)及運用
第三條個(gè)人社會(huì )檔案：本公司員工的個(gè)人社會(huì )檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉接。
第四條員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個(gè)人社會(huì )檔案的補充，統一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì )檔案。
第五條公司員工內部檔案收集的內容：
1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶(hù)口本(或暫住證)復印件、最高學(xué)歷證書(shū)和職稱(chēng)證書(shū)及職業(yè)資格證書(shū)復印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書(shū)、文件復印件。
2、《勞動(dòng)合同》、《員工轉正申請表》、職務(wù)任免文件、公司內部調令、社會(huì )保險轉移繳納證明、年度績(jì)效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書(shū)及其他相關(guān)離職手續文件等材料
3、《培訓合同》、培訓結業(yè)證書(shū)、獎懲文件或記錄等其他資料。
4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。
第三章員工檔案收集程序和歸檔標準
第六條收集辦法：
1、個(gè)人社會(huì )檔案：個(gè)人社會(huì )檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會(huì )檔案的有效積累。移交社會(huì )檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存備查。
2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類(lèi)資料，在職能部門(mén)內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。
第七條歸檔標準：
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實(shí)，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。
2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門(mén)專(zhuān)用章后方可入檔。
第四章員工檔案的`借閱
第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，報公司領(lǐng)導審批。
第九條有關(guān)國家機關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫(xiě)《檔案查閱審批表》，由公司領(lǐng)導簽字審批后方予查閱。
第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴格履行登記審批手續。
第十一條查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關(guān)規定追究當事人責任。
第五章檔案的轉接
第十二條員工社會(huì )檔案的轉接由本人按照相關(guān)機構的規定自行辦理，原則要求社會(huì )檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉移。
第十三條員工調動(dòng)或離職，其內部檔案內需要移存至社會(huì )檔案的資料由行政人事部負責移存。
第六章員工檔案的存檔期限及銷(xiāo)毀要求
第十四條對于正常離職且離職手續齊備的員工內部檔案，在公司保存5年(一般員工)—20xx年(中高層管理人員)后酌情銷(xiāo)毀。
第十五條對非正常離職或離職手續不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得銷(xiāo)毀。
第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數且具有唯一性，其中檔案編號前四位數字為入職員工序號，包括前兩位公司部門(mén)編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來(lái)公司增設的各項與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。
第十七條員工檔案的銷(xiāo)毀由行政人事部門(mén)負責，在辦理檔案銷(xiāo)毀審批手續后按照國家相關(guān)規定安排專(zhuān)人到專(zhuān)業(yè)銷(xiāo)毀場(chǎng)所進(jìn)行銷(xiāo)毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準，任何人不得擅自銷(xiāo)毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷(xiāo)毀者，應視情節給予懲處。
第七章員工檔案管理人員的職責
1、忠于職守，嚴格執行檔案法規及企業(yè)相關(guān)制度，維護員工檔案的真實(shí)性。
2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規定辦理日常的查閱、借用和轉遞。
3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。
4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進(jìn)員工檔案管理工作的規范化和科學(xué)化。
第十八條本辦法自印發(fā)之日起執行。
行政人事部
20xx年1月5日
員工檔案管理制度12
一、目的
為了規范公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用范圍
適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門(mén)為本公司員工人事檔案的歸口管理部門(mén)。
四、原則
分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身
份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、轉正及晉級表、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料后，統一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面左上方書(shū)寫(xiě)上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統一歸入每位員工的個(gè)人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統為平臺進(jìn)行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱(chēng)證件的復印件、個(gè)人簡(jiǎn)歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報告、離職(失業(yè))證明等。
七、為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準確性，以體現系統時(shí)效性強的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統錄入。
具體時(shí)限要求如下：
1、新員工入職、員工調動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
2、組織機構變動(dòng)、培訓管理、考核管理、獎懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔；
3、社會(huì )保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閱
1、調閱員工的.人事檔案需填寫(xiě)《檔案借/查閱申請表》并經(jīng)有效批準。
2、本部門(mén)員工的人事檔案調閱需經(jīng)部門(mén)主管批準。
3、部門(mén)主管有權調閱其他部門(mén)員工的人事檔案，但需行政人事部門(mén)主管審核，并報總經(jīng)理批準。
4、部門(mén)主管級別的人事檔案，總經(jīng)理有權調閱。
5、調閱檔案原則上在行政人事部門(mén)內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門(mén)，需行政人事部門(mén)主管批準。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印，借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閱檔案，均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今后聘任聘用的依據；檔案分類(lèi)編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以后銷(xiāo)毀。部門(mén)主管以上人員、關(guān)鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以后銷(xiāo)毀。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發(fā)之起實(shí)施。
發(fā)出部門(mén)：行政人事部
借用、查閱人事檔案審批表
員工檔案管理制度13
一、目的
為更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善保管，有效保守機密；同時(shí)為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。
二、歸檔范圍
全體員工之個(gè)人檔案(入職檔案、培訓檔案、績(jì)效管理檔案、離職檔案)、統計資料、勞動(dòng)工資、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、檔案管理員的職責
由行政部專(zhuān)人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
四、檔案管理內容
(一)員工入職檔案：
1)個(gè)人簡(jiǎn)歷；
2)員工入職登記表
3)應聘人員登記表；
4)面試記錄及待遇核定事項審批表；
5)筆試結果報告；
6)身份證復印件
7)學(xué)歷學(xué)位、資格證書(shū)復印件材料
8)離職證明；
9)試用期員工跟蹤表；
10)試用期考核表；
11)各類(lèi)合同及協(xié)議；
12)員工異動(dòng)履歷表.
(二)員工培訓檔案：
1)培訓通知；
2)培訓簽到表；
3)培訓總結報告(或考評結果)；
4)派出培訓審批表；
5)員工外派培訓合同
6)外出培訓反饋表(證書(shū)原件)；
7)員工培訓統計表。
(三)績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)的檔案資料按月歸整。
(四)員工離崗檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
五、人事檔案管理相關(guān)規定
(一)基礎管理
1、原則：分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
2、員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。
3、人事檔案按入司時(shí)間分類(lèi)存檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登錄于《在職員工人事檔案目錄》(附件一)、《離職員工人事檔案目錄》(附件二)，并在檔案袋上填寫(xiě)各種人事資料的`名稱(chēng)及對檔案袋進(jìn)行編號。人事檔案原則上為永久保存。
4、當在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)(如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等)，應及時(shí)將相關(guān)資料復印交人事部歸案，原件當場(chǎng)查驗。
5、調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一個(gè)月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
6、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字后歸檔。
7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀(高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗8年止)。
8、人力資源部檔案管理人員根據氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。
9、檔案應分類(lèi)編號后存放，編簽號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
10、要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理的科學(xué)化。
(二)檔案的查、借閱
1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個(gè)級別，保密級檔案禁止調閱，只能在檔案室閱覽，不準外借；非保密級檔各部門(mén)因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案審批表》(附件三)，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準后方可辦理。
2、任何單位一般不得跨部門(mén)查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準后方可辦理。
3、公司級領(lǐng)導、人事行政部可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。
4、所有經(jīng)批準后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內歸還(特殊情況可延長(cháng)期限)，對借閱后到期未還者、歸還破損、私自復印檔案者、遺失者依檔案管理的相關(guān)規定處理。
5、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。
6、檔案管理人員應做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件四)。
(三)查、借閱檔案注意事項
1、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；2、不得擅自復制(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。
3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲處。
4、原則上不允許員工自帶檔案流動(dòng)，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時(shí)須注意檢查檔案封口是否完整。
六、檔案的銷(xiāo)毀
(一)公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
(二)當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。
(三)凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。
(四)經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
(五)在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
七、制定、修訂、廢除與頒布實(shí)施
本辦法經(jīng)核準后，由行政部公告實(shí)施；修訂或廢止亦同。
員工檔案管理制度14
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的`名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
員工檔案管理制度15
一、目的
本制度的目的是規范公司員工檔案的管理，保證員工檔案記錄的真實(shí)、完整、準確，并依法進(jìn)行保管、使用和保護；同時(shí)，明確公司部門(mén)之間對員工檔案管理的職責與權利，確保員工個(gè)人信息得到嚴格保護。
二、范圍
本制度適用于公司全體員工檔案管理，包括員工個(gè)人檔案、部門(mén)檔案等，并適用于各部門(mén)及公司領(lǐng)導對員工檔案管理的管理工作。
三、制定程序
1、由公司總經(jīng)理選派人員組成編寫(xiě)小組。
2、編寫(xiě)小組成員調研與討論，收集整理相關(guān)法律法規、公司內部政策文件等相關(guān)資料。
3、編寫(xiě)小組起草初稿。
4、組織有關(guān)部門(mén)內部審批，并評審集體討論、修改和完善擬稿。
5、經(jīng)公司總經(jīng)理同意后正式印發(fā)實(shí)施。
四、員工檔案的內容
員工檔案主要包括以下內容：
1、員工簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、戶(hù)籍、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、家庭情況、獎懲情況等。
2、招聘/面試材料：包括招聘廣告、應聘者應聘材料、面試記錄、面試評價(jià)、筆試材料、考試成績(jì)等，及入職手續、畢業(yè)證書(shū)、身份證復印件等材料。
3、工作資料：包括工作性質(zhì)、職務(wù)、職稱(chēng)、工資、獎金、崗位說(shuō)明書(shū)、工作任務(wù)分配、考核記錄、考勤記錄和加班情況等。
4、健康檢查：包括體檢報告、病歷、職業(yè)病防護檢查記錄等。
5、培訓記錄：包括培訓計劃、培訓記錄、培訓考核成績(jì)等。
6、辭職/退休/離職手續：包括辭職申請、離職申請、退休申請、離職原因、離職說(shuō)明、身份證復印件等。
7、其它：包括獎懲證明、個(gè)人評優(yōu)材料、用工合同、個(gè)人社保、公積金賬戶(hù)檔案、工作交接材料等。
五、員工檔案的保密
1、員工檔案須嚴格保密，任何單位和個(gè)人未經(jīng)授權不得查閱、使用或拷貝。
2、員工檔案保密責任主體為員工檔案保管員和相關(guān)部門(mén)管理人員。
六、追究責任
違反員工檔案管理制度的員工將給予相應處罰，并由公司追究相應責任人的.責任。如果因管理不善造成員工個(gè)人信息泄露，公司將承擔相應法律責任。
七、其他
1、員工離職后，其檔案在離職當月內必須整理好并轉入離職檔案室，經(jīng)過(guò)五年以上后，留存已過(guò)時(shí)且重要檔案，并有計劃銷(xiāo)毀非必要的檔案。
2、員工檔案由公司保管，不得私自帶離公司；如確需出差、考勤等情況，需填寫(xiě)特殊出入登記表，并經(jīng)領(lǐng)導同意。
3、員工應當確保其檔案中信息的真實(shí)性和完整性，如有虛假、失實(shí)或遺漏情況，由當事人承擔相應責任。
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