計算機在供電局科技檔案管理中的應用

　　摘要：科技技術(shù)帶來(lái)了計算機技術(shù)的廣泛應用。檔案管理作為供電局管理中的重要工作內容，可以有效降低檔案管理的成本，提升檔案管理的工作效率�？萍紮n案管理作為信息時(shí)代產(chǎn)物，計算機的應用在其中起著(zhù)重要作用。完善計算機在供電局科技檔案管理中的應用，是使供電局科技檔案管理更能發(fā)揮自身優(yōu)勢的必要措施。本文基于計算機在供電局科技檔案管理中的作用和應用現狀，討論計算機如何更好的在供電局科技檔案管理中應用。

　　關(guān)鍵詞：計算機應用;科技檔案管理;檔案管理

　　引言

　　科技檔案管理是指通過(guò)相關(guān)的科學(xué)技術(shù)實(shí)現對檔案資料的管理和信息開(kāi)發(fā)利用工作[1]�？萍脊軝n案是重要的信息資源，科技檔案管理的重點(diǎn)就是對檔案的檢索和整理速度進(jìn)行管理。計算機無(wú)論是在貯存功能、檢索功能還是編制功能都能很好的為科技檔案管理服務(wù)，大大提升了科技檔案管理的工作效率。

　　一、計算機在供電局科技檔案管理中的作用

　　1.1有效的對檔案信息流通進(jìn)行管理

　　供電局的檔案主要用于查閱，通過(guò)計算機的痕跡查詢(xún)功能可以清楚的了解有多少人使用過(guò)供電局檔案。這樣不僅有助于供電局檔案管理規范化，也是保證檔案保密不外泄的重要方法。一旦出現惡劣的檔案信息外泄事件，計算機的痕跡查詢(xún)功能為事件調查提供重要的依據。

　　1.2提升科技檔案管理的檢索功能

　　檢索功能是計算機字科技檔案管理中最常用也是最重要的功能，它極大的改善了傳統檔案管理中查詢(xún)檔案信息的不便性，讓檔案信息能夠得到充分使用，減少了檔案管理人員的工作量，提升了科技檔案管理的整體效率[2]。供電局的用戶(hù)信息是一個(gè)龐大繁雜的數據，如果只是依靠人工去進(jìn)行檢索，對檔案工作管理人員來(lái)說(shuō)無(wú)疑是巨大的工作壓力和工作量。計算機的檢索功能能夠讓工作人員快速的找到自己需要的檔案信息，減少了檔案管理成本，提升了供電局的服務(wù)效率。

　　1.3有利于科技檔案管理的系統化

　　計算機系統操作是有一個(gè)程序的，通過(guò)對檔案信息的收集、整理、流通、檢索等步驟，供電局也有利于制定出一套完善的科技檔案管理操作流程及相關(guān)管理制度[3]。供電局應該如何管理科技檔案，如何規范使用，相關(guān)部門(mén)如何負責，負責的內容是什么……這些都可以以計算機的操作流程為依據進(jìn)行制定，使本供電局的科技檔案管理系統化，標準化。

　　1.4加強對檔案信息的數據處理

　　供電局的檔案信息內容多樣，數據龐大。僅僅是供電局的用戶(hù)檔案信息就包含了用戶(hù)的基本信息、用電情況、繳費情況等內容，如果沒(méi)有及時(shí)對檔案信息的數據進(jìn)行處理，不僅會(huì )影響到信息檢索的正常使用，還會(huì )導致整個(gè)科技檔案管理系統無(wú)法正常工作甚至陷入癱瘓。

　　二、計算機在供電局科技檔案管理中應用措施

　　2.1實(shí)現科技檔案管理自動(dòng)化

　　科技檔案管理因其引用了一系列相關(guān)的科技技術(shù)，省掉了很多傳統檔案管理中的人工工作環(huán)節。將計算機應用在供電局科技檔案管理中，是實(shí)現科技檔案管理的重要表現。通過(guò)計算機及相關(guān)技術(shù)，能夠有效地加快信息檢索，通過(guò)相關(guān)的程度有效的對檔案信息進(jìn)行整理。隨著(zhù)計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，微機通信技術(shù)和仿真技術(shù)能夠有效的對科技檔案資料進(jìn)行保護。當科技檔案管理系統出現故障時(shí)，微機通信技術(shù)能夠代替系統主機進(jìn)行基本的工作，保證科技檔案管理系統工作的正常運行。

　　2.2建設完善的計算機科技檔案管理網(wǎng)絡(luò )系統

　　完善的計算機科技檔案管理網(wǎng)絡(luò )系統能有效的利用計算機系統為科技檔案管理服務(wù)，即便如此，由于每個(gè)地方的供電局人力、物力和財力的不同，對計算機科技檔案管理系統的建設投入也是不一樣的[4]。供電局要根據自身情況，建立合適的計算機科技檔案管理網(wǎng)絡(luò )系統，既可以對檔案資料既能夠及時(shí)有效的更新，也可以擴大并加強科技檔案的服務(wù)能力。

　　2.3建立有效的溝通制度

　　無(wú)論何時(shí)有效溝通制度有助于企業(yè)更好的發(fā)展。供電局主要的服務(wù)對象是用電者，通過(guò)相關(guān)的計算機技術(shù)所建立起的溝通制度，用戶(hù)可以及時(shí)表達自己的觀(guān)點(diǎn)和意見(jiàn)，為供電局的樹(shù)立良好的社會(huì )形象，提升服務(wù)質(zhì)量有著(zhù)關(guān)鍵性的作用。

　　同時(shí)通過(guò)計算機建立起的溝通制度能夠及時(shí)更新檔案資料信息，及時(shí)的對新檔案信息進(jìn)行整理歸檔。在傳統檔案管理中一直存在檔案信息更新不及時(shí)，信息收集不完整，整理不完善等情況。這就會(huì )造成檔案信息無(wú)法等到足夠的利用，其中一些較為關(guān)鍵有效的信息也會(huì )因為其自身的時(shí)效性而失去效用。

　　2.4重視對計算機的維護工作

　　計算機的維護工作主要體現在兩個(gè)方面，即硬件和軟件的維護[5]。計算機硬件的維護關(guān)系到供電局科技檔案管理的正常工作，一旦計算機因為硬件維護不到位將直接影響供電局職員對檔案的正常使用。計算機硬件維護內容主要包括正常并合理的使用計算機硬件，定時(shí)對本供電局的計算機硬件進(jìn)行更新，保證計算機可以正常使用。

　　計算機軟件的維護主要體現在其系統的維護和更新。計算機系統直接影響著(zhù)科技檔案管理的效率，一旦計算機系統崩潰，科技檔案管理將無(wú)法進(jìn)行工作了，同時(shí)計算機系統的安全性直接關(guān)系到檔案信息的泄漏和隱私。因此日常對于計算機系統維護主要以系統的更新和系統的抗攻擊性為主，保證計算機系統的安全，也是保護檔案信息不被外泄的重要手段。

　　三、結論

　　檔案信息管理是供電局管理中重要的工作內容，運用當前先進(jìn)的計算機技術(shù)和相關(guān)的科學(xué)技術(shù)可以讓供電局在進(jìn)行檔案管理的工作事半功倍。隨著(zhù)計算機技術(shù)的發(fā)展和廣泛使用，供電局的檔案一定能夠得到更好的管理，檔案信息管理也能夠更好的為供電局和廣大用電者服務(wù)。

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