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商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則
在探討商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作原則時(shí)，我們首先需要明確這些信函在商務(wù)溝通中的核心作用：它們不僅是信息傳遞的媒介，更是企業(yè)形象與專(zhuān)業(yè)性的直接體現。一封得體的商務(wù)英語(yǔ)信函應當能夠清晰、準確、禮貌且高效地傳達信息，促進(jìn)雙方的合作與理解。以下是小編整理的商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則
商務(wù)英語(yǔ)信函是一種常用的商務(wù)英語(yǔ)應用文，它是貿易雙方相互了解、 進(jìn)行貿易往來(lái)的主要手段，在以書(shū)面形式溝通商務(wù)信息的同時(shí)，它也體現著(zhù)一個(gè)公司或機構的商務(wù)形象。因此，商務(wù)英語(yǔ)信函的內容雖然很重要，但表達方式也同樣重要。商務(wù)英語(yǔ)信函的寫(xiě)作是有一定規范的，即應遵循一定的寫(xiě)作原則，從而使商務(wù)信函表意準確，語(yǔ)言流暢，更易于貿易雙方的溝通與理解。
商務(wù)英語(yǔ)信函是商家開(kāi)展對外業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具，其目的多是處理業(yè)務(wù)磋商的各種問(wèn)題，或是與對方建立良好的關(guān)系。因此，在商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作中，應遵循7 Cs原則，即禮貌(courtesy) 、 體諒(consideration) 、 完整(completeness) 、 清楚(clarity) 、 簡(jiǎn)潔(concise-ness) 、 具體(concreteness)和正確(correctness) 。
1、禮貌原則。
禮貌是商務(wù)場(chǎng)上的重要法則，禮貌周到的信函可贏(yíng)得對方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等禮貌用語(yǔ)。
業(yè)務(wù)往來(lái)難免有爭端、 摩擦,此時(shí)也需要禮貌來(lái)作為潤滑劑，化解雙方對峙的僵局。信函中在索賠、抱怨、 拒絕接受時(shí)，措詞要力求客氣、 心平氣和、 語(yǔ)氣委婉;在回復對方信函時(shí)，無(wú)論對方態(tài)度如何，在堅持自己立場(chǎng)的同時(shí)，都要有禮貌地作答。
首先，要善于使用被動(dòng)語(yǔ)句，因為被動(dòng)語(yǔ)態(tài)能使你的請求顯得更加溫和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 會(huì )更好。
其次，要善于使用疑問(wèn)句。向對方提出要求時(shí)，陳述句、 祈使句與疑問(wèn)句相比，疑問(wèn)句較其他兩類(lèi)句式更婉轉、 更禮貌。請看下面三句話(huà)：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口氣太強硬;第二句太直接，有下命令之嫌;第三句既表達了自己的意圖，又表示了對對方的尊重，避免了過(guò)于直率和盛氣凌人。此外，還要善于使用條件句，以使建議聽(tīng)起來(lái)更具有試探性，語(yǔ)氣更委婉。
2、體諒原則。
不少人寫(xiě)作時(shí)習慣于從自己的角度出發(fā)思考問(wèn)題。與其他寫(xiě)作不同，商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作強調的是信息溝通的效果，不僅要關(guān)心內容的正確與完整，還必須重視對方的反應，只有站在對方的立場(chǎng)上思考和處理問(wèn)題，才能獲得滿(mǎn)意的溝通效果。
首先，應注意強調對方利益。在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中，對方獲取信息的最根本目的是要了解他們將獲得什么利益以及這些利益是否能滿(mǎn)足他們的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment .You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash. 第二句讓對方對自己所得的利益一目了然，優(yōu)于第一句。
其次，應突出積極因素，用肯定句代替否定句。積極因素較消極因素更能激發(fā)對方興趣，獲得對方認同。如 “We do not believe that you will have cause for
dissatisfaction.” 改寫(xiě)成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 會(huì )更好。
3、完整性原則。
在信函寫(xiě)作中，信息完整很關(guān)鍵。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之類(lèi)的表達方式要盡量少用，盡可能提供完整的信息，讓對方一目了然。
4、清楚原則。
清楚是商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作最重要的原則。一封含糊不清、 辭不達意的書(shū)信會(huì )引起誤會(huì )與歧義，甚至會(huì )造成貿易損失。清楚表達應注意選擇準確、 簡(jiǎn)煉的詞以及正確的句子結構。
(1) 盡量選擇常用詞。作為一種世界貿易語(yǔ)言，英語(yǔ)為一百多個(gè)非英語(yǔ)國家的商務(wù)人員在商務(wù)書(shū)信中使用，而這些商務(wù)人員并非個(gè)個(gè)精通英語(yǔ)。因此，在選詞上應
注意選擇那些簡(jiǎn)單的、為人熟悉并且符合常規的表達方式，避免使用復雜、生僻和容易產(chǎn)生歧義的詞。
(2) 起修飾限定作用的詞語(yǔ)應該緊跟被修飾的詞，這樣可以避免產(chǎn)生歧義。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一詞的位置使這句話(huà)可能產(chǎn)生兩種不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions” ) ，如將其改為 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。
(3) 在一句話(huà)中，要避免重復使用一個(gè)有兩種不同含意的詞。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一個(gè)“firm” 的意思是 “strong”, 第二個(gè) “firm” 的意思是 “corporatio n” .而如果將句子改為:“We shall take a strong line with the firm.” 這樣整個(gè)句子的意思就更清楚了。
5、簡(jiǎn)潔原則。
有力、 生動(dòng)的措詞是增強國際商務(wù)信函有效性的一大法寶。在具體運用過(guò)程中，可適當選用那些為人熟知的外貿縮略語(yǔ)。但縮略語(yǔ)的運用切忌過(guò)雜過(guò)亂，要盡可能使用那些通用的或本專(zhuān)業(yè)常用的縮略語(yǔ)，例如：L/ C(letter of credit 信用證) ,B/ L (bill of lading提單) ,C I F(cost ,insurance and freight 成本加保險加運費價(jià)格) ,EAT(estimated arrival time 預計到達時(shí)間) ,A/ S(at sight 即期) ,FYI (for you information 供你方參考) ,S/ C ( sales contract 銷(xiāo)售合同) ,D/ D ( demand draft 票匯) ,T/ T(telegraphic trans fer 電匯) ,M/ T(mail draft 信匯) ,D/ P(documents against payment 付款交單)等。
此外，句子結構也應簡(jiǎn)潔,盡量用單詞替換詞組和從句，在保證意思完整的情況下，使行文更加簡(jiǎn)潔。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其從句 “What you have requsted” 可以用一個(gè)詞 “requested” 來(lái)代替，這句話(huà)改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 則更簡(jiǎn)潔。
需要指出的是，在保證禮貌的前提下，還要避免使用那些僅起填充作用、 可有可無(wú)的詞組和表達法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若將該句中的 “Please be advised” 刪除，不僅不會(huì )改變意思的完整性，反而使句子更簡(jiǎn)潔。
6、具體原則。
在商務(wù)信函中，要盡可能使所傳遞的信息具體、準確而形象。試比較:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No. 845 for theinv oice amount .US S | 560100 ,under y our L/ C No. 246 of the China Bank.很顯然，第二句包括了更具體、 詳細的信息，使人對寫(xiě)作者所要傳遞的信息一目了然;而第一句過(guò)于籠統，讀后還要再經(jīng)過(guò)仔細揣摩，才能明白其所包含的意思。
7、正確性原則。
正確性不但指語(yǔ)法、句法、標點(diǎn)和拼寫(xiě)正確無(wú)誤，還指使用標準語(yǔ)言和商務(wù)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行恰當的陳述。商務(wù)信函中如果存在拼寫(xiě)錯誤、人稱(chēng)不一致、時(shí)態(tài)誤用、標點(diǎn)符號不當等問(wèn)題，會(huì )使其溝通效果大打折扣。此外，還應注意使用正式、規范的語(yǔ)言，例如省略語(yǔ) “I’ ll”, “we’ re” 等，顯得太過(guò)口語(yǔ)化，欠正式，商務(wù)信函中應改寫(xiě)成 “I shall”, “We are” ; 還有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，這樣的句子在語(yǔ)法上也是不規范的，應該分別加上主語(yǔ)和謂語(yǔ)，以使句子結構完整。
商務(wù)英語(yǔ)中有一些特定的表達法，它們在普通英語(yǔ)中一般不出現或雖然也使用但含義不同。這也是商務(wù)英語(yǔ)的一個(gè)特征。比如短語(yǔ) “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示條件，在日常用法中，沒(méi)有必要兩詞連用，但在商務(wù)信函中，為求精確、嚴謹，常成對使用。再如 “advise sb.of sth.” (通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “勸告” 、 “建議” 等意思。這種作為商業(yè)術(shù)語(yǔ)與普通用語(yǔ)含義不同的詞還有不少，如 “offer” 一般表示 “提供” 、“提議” 等，在商務(wù)里可指 “發(fā)盤(pán)” 、“報盤(pán)” ;同樣在保險業(yè)務(wù)中， “policy” 指“保險單”，而不是 “政策” 、 “方針”，“average” 指 “海損”，而不是 “平均的” 、 “一般的” ; “confirm” 的基本含義是 “確認”，用在信用證前面時(shí)，則表示 “保兌”，如confirmed letter of credit (保兌的信用證) 。
商務(wù)英語(yǔ)信函寫(xiě)作原則
1.明確性與直接性
清晰表達目的：開(kāi)篇即明，直接說(shuō)明信函的目的或請求，避免讀者在閱讀過(guò)程中產(chǎn)生困惑或誤解。
具體內容：詳細闡述具體事項、要求或提議，使用具體的數據、日期或事實(shí)來(lái)支持你的論點(diǎn)，使內容更加充實(shí)可信。
2.禮貌與尊重
正式語(yǔ)氣：保持語(yǔ)言的正式性，使用恰當的稱(chēng)謂和敬語(yǔ)，體現對對方的尊重。
積極態(tài)度：即使在表達拒絕或不滿(mǎn)時(shí)，也應采用積極、建設性的方式，避免使用過(guò)于強硬或指責性的語(yǔ)言。
感謝與贊賞：適時(shí)表達對對方之前工作的感謝或對其成就的贊賞，有助于建立良好的關(guān)系。
3.專(zhuān)業(yè)性與準確性
專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)：根據行業(yè)特點(diǎn)使用準確的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，確保信息的專(zhuān)業(yè)性和權威性。
語(yǔ)法與拼寫(xiě)：仔細檢查信函中的語(yǔ)法錯誤、拼寫(xiě)錯誤以及標點(diǎn)符號使用不當等問(wèn)題，維護公司形象。
事實(shí)核對：確保所有提供的信息和數據都是準確無(wú)誤的，避免誤導對方。
4.簡(jiǎn)潔與條理性
段落分明：合理安排段落，每個(gè)段落集中討論一個(gè)主題，使內容結構清晰。
要點(diǎn)突出：使用列表、編號等方式突出關(guān)鍵信息，便于讀者快速抓住重點(diǎn)。
避免冗長(cháng)：盡量用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言表達復雜的意思，避免不必要的贅述。
5.適應性與個(gè)性化
了解受眾：根據收信人的背景、職位和偏好調整信函的語(yǔ)氣和措辭，增加個(gè)性化色彩。
文化敏感性：在國際商務(wù)交流中，注意文化差異，避免使用可能引起誤解或冒犯的表達方式。
6.回復與跟進(jìn)
及時(shí)響應：對于收到的商務(wù)信函，應及時(shí)給予回復，展現高效與誠信。
有效跟進(jìn)：對于未決事項或需要進(jìn)一步討論的問(wèn)題，應主動(dòng)跟進(jìn)，確保溝通順暢。
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