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職場(chǎng)通信禮儀大全
通信也是一種商務(wù)交往方式。人們可通過(guò)電話(huà)、短信及電子郵件了解對方的意圖、性格、情緒及心境等。對于陌生人來(lái)說(shuō)，甚至還可以判斷出對方的風(fēng)度、氣質(zhì)、修養—這就是通信形象。
電話(huà)禮儀
1、撥打電話(huà)
環(huán)境。在撥打電話(huà)時(shí)撥打電話(huà)，一定要選擇合理的通話(huà)環(huán)境。以嘈雜的吵鬧聲、電視聲、嬰兒哭鬧聲為通話(huà)背景是極為不禮貌的，容易使對方產(chǎn)生聯(lián)想，影響通話(huà)質(zhì)量。
時(shí)間。公事的通話(huà)時(shí)間盡量控制在上午9:00-11:00，下午14:00-16:00之間，這段期間是人們辦公效率最佳時(shí)段。即便是私事，也要盡力避開(kāi)對方休息及用餐時(shí)間，不要早于早8:00或晚于22:00，如遇緊急情況，電話(huà)接通后要先致歉。
等待。等待對方接聽(tīng)電話(huà)，一定不要讓電話(huà)響太久，5-6聲后仍無(wú)人接聽(tīng)應掛斷，以免打擾另一方周?chē)娜恕?/p>
通話(huà)。一般而言，通話(huà)時(shí)間控制在10分鐘內。如需長(cháng)時(shí)間談話(huà)，通話(huà)之初要告知對方并征求同意。
語(yǔ)言。得體的語(yǔ)言將緊湊的內容表達出來(lái)才能體現預期的效果。在撥打電話(huà)之前，尤其是打電話(huà)給重要人物時(shí)，列出提綱是非常重要的。擬出通話(huà)要點(diǎn)，理順通話(huà)順序，并準備好紙筆，以便隨時(shí)記錄。保證自己有條不紊，不會(huì )語(yǔ)無(wú)倫次。
結束。掛電話(huà)講求順序，平級之間通話(huà)一般是主動(dòng)打電話(huà)一方有禮貌的先掛斷，接電話(huà)方再掛斷，以免對方有沒(méi)有說(shuō)完的話(huà)。但如果與上級、長(cháng)輩通話(huà)，無(wú)論是發(fā)話(huà)人還是受話(huà)人，都應等對方掛斷后自己再掛斷。
2、接聽(tīng)電話(huà)
原則。接聽(tīng)電話(huà)的最佳時(shí)機是電話(huà)鈴響2-3聲時(shí)，既不會(huì )讓對方感到突然，又不會(huì )讓其久等。避免兩個(gè)極端：寧死不接、一響就接。如果電話(huà)鈴聲響過(guò)6聲接聽(tīng)，要第一時(shí)間致歉：“抱歉，讓您久等了”。
確認。對方打來(lái)電話(huà)，一般會(huì )自己主動(dòng)介紹。如果沒(méi)有介紹或者你沒(méi)有聽(tīng)清楚，就應該主動(dòng)問(wèn)：“請問(wèn)您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”
中斷。結束通話(huà)時(shí)按照前面講述的禮儀規范掛斷電話(huà)，但如果自己恰巧有急事，需要終止通話(huà)，應禮貌向對方說(shuō)明原因，請求對方原諒，并告知對方自己一有時(shí)間馬上回電。
錯打。經(jīng)常有人打錯了電話(huà)，反倒問(wèn)你是誰(shuí)，你的號碼是什么。這實(shí)在是很過(guò)分的，這時(shí)要記住，把你的姓名和電話(huà)號碼給一個(gè)陌生人絕對不是聰明之舉!
公私分明。一般情況下，盡量不在辦公環(huán)境進(jìn)行私人通話(huà)，但若家人或朋友主動(dòng)打來(lái)，應及時(shí)接聽(tīng)輕聲交談，長(cháng)話(huà)短說(shuō)，以免耽誤工作及影響他人。
3、手機禮儀
放置。手機的最佳放置位置是隨身公文包。而在商務(wù)場(chǎng)合，最不佳的位置是擺在桌子上，引人注目。拿在手里則顯得累贅、不專(zhuān)業(yè)。
使用。通訊時(shí)代手機要保持暢通，公共場(chǎng)合遵守道德公約，不用怪異鈴聲，或調整成震動(dòng)。值得注意的是，開(kāi)車(chē)時(shí)不要接打電話(huà)，保障出行安全。個(gè)人隱私的內容不要存在手機里，以防泄露。
信息。在開(kāi)會(huì )或訪(fǎng)客接待時(shí)不要頻繁查看新信息，設置好提示音，在活動(dòng)結束后回復。
電子郵件禮儀
1、電子郵件書(shū)寫(xiě)
主題明確。每一封電郵一定要有一個(gè)主題，使收件人一目了然地了解郵件涉及的事項和討論內容，快速判斷輕重緩急。比如：“關(guān)于XX的準備事宜”就比“準備事宜”四個(gè)字明確好多。
語(yǔ)言流暢。電子郵件也是信函的一種，網(wǎng)絡(luò )流行語(yǔ)及表情符號不宜在商務(wù)及其他正式場(chǎng)合溝通使用的郵件中出現。
內容簡(jiǎn)潔。郵件內容應盡力控制在數行之內，簡(jiǎn)潔切題。如有較長(cháng)的文件，可將其整理成格式規范的文檔形式，作為附件發(fā)給對方。
用好附件。附近可發(fā)送文檔、照片、音頻、視頻等。在使用附件中，應對其內容作簡(jiǎn)要說(shuō)明，以便收件人整理和閱讀。
2、電子郵件發(fā)送
確認發(fā)送。郵件發(fā)送后要確認是否發(fā)送成功，發(fā)信后檢查“已發(fā)送”郵件箱，或幾分鐘后檢查個(gè)人郵箱中是否有系統退信郵件。有時(shí)由于網(wǎng)絡(luò )等原因以為發(fā)出的郵件實(shí)際并未發(fā)送成功。
通知查收。重要郵件發(fā)送后一定要通知收件人查收，確認是否收到并閱讀郵件內容，以免耽誤重要事項。
3、電子郵件回復
收到他人的郵件后，回復對方是對他人的尊重,按照緊急、重要程度，郵件的回復時(shí)間在兩個(gè)小時(shí)至二十四小時(shí)內。
如果事情復雜，無(wú)法確切回復，至少應該及時(shí)通知對方郵件已收到，正在處理中，不要讓對方盲目空等。如正在休假或外出，應設定自動(dòng)回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
僅回復“好的”、“是的”、“對”等字眼，是非常不禮貌的�；貜袜]件一般不少于10個(gè)字，顯示對發(fā)件人的尊重。
4、關(guān)于“收件人”、“抄送”、“密送”
“收件人”地址是直接收信人，負有回復郵件的責任。
“抄送”地址是間接收件人，只是要他們知曉郵件涉及內容，僅供參考，并沒(méi)有回復郵件的責任。
“密抄”和“抄送”差不多，區別在于“收件人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的郵箱地址，即“密抄”對上述兩者不可見(jiàn)。
接聽(tīng)電話(huà)禮儀
1、聽(tīng)到電話(huà)響后，最好是三聲之內接起，如果響聲超過(guò)6下，那首先要跟對方說(shuō)聲對不起。
2、接聽(tīng)電話(huà)時(shí)要面帶微笑，因為微笑是會(huì )傳遞的，雖然對方看不到，但是能從你的話(huà)語(yǔ)中感受出來(lái)。
3、接聽(tīng)電話(huà)的時(shí)候要專(zhuān)心，不要同事干別的事情或與旁邊的人交談，這樣做會(huì )讓對方感到你很不用心，從而也感到自己沒(méi)有被尊重。
4、接聽(tīng)電話(huà)的時(shí)候要注意身姿正確，不要躺著(zhù)或者是把腳放到臺面上，因為身姿不正確也會(huì )影響聲音的效果，同時(shí)也容易導致電話(huà)滑落，會(huì )讓對方覺(jué)得不舒服。
5、在電話(huà)旁應該隨時(shí)準備一些白紙和筆，當對方需要你記什么或者讓你給上司傳話(huà)，都可以快速準確記錄下來(lái)，以免傳達有誤。如果事先沒(méi)有準備好紙和筆，而要求對方等待，這也是很不禮貌的行為。
撥打電話(huà)的禮儀
1、撥打電話(huà)的時(shí)候要選擇好時(shí)間段，如果不是十分重要的事情，請不要在休息、用餐的時(shí)間段給別人打電話(huà)，同時(shí)也不要在節假日打電話(huà)給對方。
2、要把握好通話(huà)時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)通話(huà)時(shí)間不應超過(guò)3分鐘，這也就是“3分鐘原則”。
3、如果對方并不知道你是誰(shuí)的情況下，你應該要首先進(jìn)行自我介紹，同時(shí)要多使用敬語(yǔ)。
手機使用注意事項
手機禮儀一：手機放哪兒有講究
前不久，某人和同事A一起去給客戶(hù)匯報產(chǎn)品方案，匯報的地點(diǎn)選在對方的會(huì )議室，當天參加會(huì )議的人很多，還有不少領(lǐng)導，會(huì )議室里非常擁擠。同事可能是覺(jué)得有些熱，就把外衣放在了一邊，沒(méi)想到這卻出了問(wèn)題。正在我們匯報到一半兒的時(shí)候，突然手機響了，小欒意識到這是自己的手機。但屋里人太多，他的外衣卻放在門(mén)口，手機一直響個(gè)不停，中間也隔著(zhù)好多人，小欒要過(guò)去拿的話(huà)大家都得起身才能讓他過(guò)去，會(huì )場(chǎng)秩序一時(shí)間搞的很亂，也讓對方的領(lǐng)導感到有些不滿(mǎn)，弄得我們都很尷尬。
作為職場(chǎng)人員，同事A顯然沒(méi)有考慮過(guò)公共場(chǎng)合手機應該放在哪里合適，很多人習慣于把手機隨意擺放，這在自己家里或者工位上沒(méi)有問(wèn)題。但在公共場(chǎng)合手機的擺放是很有講究的，但很多人并沒(méi)有意識到。手機在不使用的時(shí)候，可以放在口袋里，也可以放在書(shū)包里，但要保證隨時(shí)可以拿出來(lái)，免得像同事A那樣。在與別人面對面時(shí)，最好不要把手機放在手里，也不要對著(zhù)別人放置，這都會(huì )讓對方感覺(jué)不舒服。而對于職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，最好也不要把手機掛在脖子上，這會(huì )讓人覺(jué)得很不專(zhuān)業(yè)。
手機禮儀二：打電話(huà)前考慮對方
如今，手機作為溝通的重要工具，自然是聯(lián)系客戶(hù)的重要手段之一。但在給自己重要的客戶(hù)打手機前，首先應該想到他是否方便接聽(tīng)你的電話(huà)，如果他正處在一個(gè)不方便和你說(shuō)話(huà)的環(huán)境，那么你們的溝通效果肯定會(huì )大打折扣，因此“打電話(huà)前考慮對方”這是職場(chǎng)人員必須要學(xué)會(huì )的一課。最簡(jiǎn)單的一點(diǎn)，就是在接通電話(huà)后，先問(wèn)問(wèn)對方是否方便講話(huà)，但僅有這是遠遠不夠的。
一般會(huì )在平時(shí)主動(dòng)了解客戶(hù)的作息時(shí)間，有些客戶(hù)會(huì )在固定時(shí)間召開(kāi)會(huì )議，這個(gè)時(shí)間一般不要去打擾對方。而電話(huà)接通后，要仔細傾聽(tīng)并判斷對方所處的環(huán)境，如果環(huán)境很嘈雜，可能說(shuō)明他正在外面而不在辦公室，這個(gè)時(shí)候你要考慮對方是否能夠耐心聽(tīng)你講話(huà)。而如果他小聲講話(huà)，則說(shuō)明他可能正在會(huì )場(chǎng)里，你應該主動(dòng)掛斷電話(huà)，擇機再打過(guò)去。
手機禮儀三：接聽(tīng)勿擾他人
除了要注意手機擺放位置之外，職場(chǎng)新人也要懂得接聽(tīng)手機的禮儀。手機最大的優(yōu)勢就是隨時(shí)隨地可以通話(huà)，這在帶給大家便利的同時(shí)自然也會(huì )帶來(lái)一些負面效果。同事B剛剛來(lái)到公司不久，在辦公室里接聽(tīng)手機的時(shí)候總是聲音很大，旁若無(wú)人。周?chē)耐掠械恼谒伎紭I(yè)務(wù)，有的正在和其他客戶(hù)通話(huà)聯(lián)系工作，他這樣大聲講話(huà)，影響了周?chē)苏５墓ぷ�，沒(méi)多長(cháng)時(shí)間就招來(lái)了同事們的不滿(mǎn)。
對于職場(chǎng)新人，給他人的第一印象往往很大程度上決定了日后的發(fā)展，而同事B這種行為給周?chē)肆粝碌挠∠缶褪切闹袥](méi)有他人，不考慮他人的感受。在公共場(chǎng)合接聽(tīng)手機時(shí)一定要注意不要影響他人。有時(shí)辦公室因為人多，原本就很雜亂，如果再大聲接電話(huà)，往往就會(huì )讓環(huán)境變得很糟糕。作為職場(chǎng)新人，在沒(méi)有熟悉環(huán)境之前，可以先去辦公室外接電話(huà)，以免影響他人，特別是一些私人的通話(huà)更應注意。
手機如今已是再平常不過(guò)的事物，但在職場(chǎng)中，一部手機卻可以折射出你的職場(chǎng)能力。因此提醒您，職場(chǎng)人員一定要掌握手機禮儀，讓手機成為自己的職場(chǎng)幫手，而不是減分利器。
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