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簽訂購銷(xiāo)合同管理辦法
簽訂購銷(xiāo)合同管理辦法
為適應市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展的需要,搞好購銷(xiāo)合同管理工作,特制定本制度。
一、合同管理工作機構及職責
公司購銷(xiāo)合同管理工作,實(shí)行總經(jīng)理負責制。公司營(yíng)運部統一負責,營(yíng)運部指定專(zhuān)人進(jìn)行管理。各經(jīng)營(yíng)單位設兼職合同員進(jìn)行管理。
合同管理工作的職責:
。ㄒ唬┱J真貫徹執行合同法。
。ǘ⿲彶楸酒髽I(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的購銷(xiāo)合同,并按級上報審批。
。ㄈ┫蛏霞壊块T(mén)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)中的問(wèn)題及建議,積極提供進(jìn)、銷(xiāo)、存情況,為經(jīng)營(yíng)決策、服務(wù)。
。ㄋ模┓e極開(kāi)展“重合同、守信譽(yù)”活動(dòng)。
。ㄎ澹╅_(kāi)展遵紀守法教育,依法經(jīng)商。
二、簽訂購銷(xiāo)合同,實(shí)行法人委托制
。ㄒ唬┖炗嗁忎N(xiāo)合同,必須持有法定代表人的授權委托書(shū)。
。ǘ┓ㄈ宋袝(shū)發(fā)放范圍
企業(yè)除法定代表人外,總經(jīng)理、采配經(jīng)理、采購員以及有權簽訂購銷(xiāo)合同的人員。被委托人必須掌握有關(guān)經(jīng)濟合同的法律、法規,參加培訓及考核,由法定代表人授權業(yè)務(wù)部門(mén)辦理委托手續后確認。
。ㄈ⿲Υ_有必要簽訂合同,但不持法人委托書(shū)或超出授權范圍簽訂合同的,由營(yíng)運部辦理經(jīng)法定代表人認可的法人委托證明信。(法人委托證明信只限本人在有效期內一次性使用)。
。ㄋ模┓ㄈ宋袝(shū)根據不同商品,授予權限。
。ㄎ澹┓ㄈ宋袝(shū)有效期為壹年。到期后,統一更換。凡超過(guò)法人委托書(shū)或委托證明信期限的,自行作廢。凡持證者,因工作調動(dòng)或離開(kāi)公司,應辦注銷(xiāo)手續。
三、簽訂購銷(xiāo)合同的要求
(一)簽約權限
各級采購人員依法人委托書(shū)授權范圍訂合同。對于簽定大額購銷(xiāo)合同,即一般商品每筆(一個(gè)品種)金額在十萬(wàn)元以上;高檔貴重商品每筆金額在伍拾萬(wàn)元以上;以及先匯款后付貨,攜帶巨額匯票、現金外出者,必須報財務(wù)部審定,經(jīng)總經(jīng)理、董事長(cháng)審批后,方可執行。
(二)合同文本
所有購銷(xiāo)合同,一律采用書(shū)面形式。合同文本使用統一“購銷(xiāo)合同”一式肆份,雙方各持兩份。供貨方是全國性大公司(站)必須使用其統一文本的,雙方必須簽署購銷(xiāo)總協(xié)議。
(三)條款的填寫(xiě)
1、標的及規格
標的即商品。填寫(xiě)要準確、詳細、具體、不準使用簡(jiǎn)稱(chēng)或可以多種解釋的名稱(chēng)。規格要求不能模棱兩可,如規格花色過(guò)多,可附表或附小樣。
2、單位和數量
按國家規定的法定計量單位數量分大小包裝、數量、總數量、以及按季、分月的到貨數量。
3、價(jià)款及酬金
除國家規定必須執行國家定價(jià)的以外,雙方協(xié)商價(jià)格。執行國家定價(jià)且在合同規定的交付期限內遇國家價(jià)格調整,需按交付時(shí)價(jià)格計價(jià),逾期交貨的按原價(jià)格執行。價(jià)格下降時(shí),按新價(jià)格執行。逾期提貨或逾期付款的,遇價(jià)格上漲時(shí)按新價(jià)格執行。價(jià)格下降時(shí),按原價(jià)格執行。酬金應在合同中注明,如折扣、宣傳費以及支付的勞務(wù)費等。
4、質(zhì)量標準
有國家強制性標準或行業(yè)強制性標準的,不得低于國家或行業(yè)強制性標準。無(wú)國家或行業(yè)強制性標準的.,由雙方協(xié)商簽定。對成套產(chǎn)品,應規定附件的質(zhì)量要求和配件數。對必須安裝調試才能發(fā)現質(zhì)量缺陷的產(chǎn)品,應提出質(zhì)量異議的條件和時(shí)間,對常有易損件的商品,應注明易損件的名稱(chēng)、數量,有些產(chǎn)品還要規定保修期限。
5、交貨地點(diǎn)及運雜費負擔
交貨地點(diǎn)要具體寫(xiě)明貨物運交何處(如倉庫、車(chē)站、門(mén)店等)。寫(xiě)清采取何種運輸方式,運雜費由誰(shuí)負擔,當供方將產(chǎn)品錯發(fā)到貨地或接貨單位(人)時(shí),還要承擔因此而多支付的運雜費。需方錯填或臨時(shí)變更到貨地點(diǎn)時(shí)需方要承擔因此而多支出的費用。
6、結算方式及期限
結算方式要填清“匯款”、“托收承付”、“貨到驗收后付款”、“帳期”、“售完付款”,期限應根據商品經(jīng)營(yíng)情況,按經(jīng)銷(xiāo)、代銷(xiāo)形式寫(xiě)清承付貨款的具體時(shí)間。嚴格堅持外埠商品無(wú)合同的,合同員不傳票,物價(jià)員不定價(jià),會(huì )計不付款。本市商品無(wú)進(jìn)貨計劃審批表的,合同員不傳票,物價(jià)員不定價(jià),會(huì )計不付款。交貨期限,可按日、按旬、按月或按季度交貨,交貨方式可一次交清,也可分期分批。
7、合同簽約地點(diǎn)要求準確寫(xiě)清合同簽約的地名、地址。
8、合同有效期要求準確寫(xiě)清合同有效期的年、月、日不準用含糊時(shí)限。
合同文本應具備違約責任或對違約責任的具體解釋條款。
合同備注欄中應注明:貨票同行等;注意信函往來(lái)不得以個(gè)人名義,殘品開(kāi)紅票,廠(chǎng)方稅務(wù)登記號。
合同文本必須備有合同雙方當事人簽字,開(kāi)戶(hù)銀行賬號,單位地址,郵編及雙方單位合同專(zhuān)用章。
合同文本背面右下角按規定粘貼印花稅票。
(四)、“購銷(xiāo)合同電報、電話(huà)記錄”的使用
電報(話(huà))記錄是作為購銷(xiāo)合同工后咱補充,和臨時(shí)要(發(fā))貨的文字記錄。使用時(shí),必須詳細記錄供貨單位名稱(chēng)。收電人的姓名、電報(話(huà))內容,記錄人、領(lǐng)導指示及處理情況。使用電報(話(huà))記錄后,應及時(shí)依據其內容補充相應購銷(xiāo)合同,條款以合同文本為準。
四、購銷(xiāo)合同變更和解除
。ㄒ唬┓舶l(fā)生下列情況之一者,允許變更或解除合同
1、當事人雙方經(jīng)協(xié)商同意,且不損害國家利益和社會(huì )公共利益。
2、由于不可抗力致使購銷(xiāo)合同的全部義務(wù)不能履行。
3、對方在合同約定的期限沒(méi)有履行合同。
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1、填寫(xiě)“原簽購銷(xiāo)合同協(xié)商單”
在履行合同期間,對需要變更和解除合同的,由采購員提出意見(jiàn),經(jīng)理審批后,填制“原簽購銷(xiāo)合同協(xié)商單”。
填寫(xiě)“協(xié)商單”時(shí),原簽合同編寫(xiě)必須在協(xié)商單中準確反映出來(lái),便于查找。變更終止數量應與原簽合同數量相對應。不得大于或小于原簽數量。備注欄應注明變更,解除的理由。理由要充分合情合理。
協(xié)商單由各由各課商物秘書(shū)在合同注銷(xiāo)前十五天以?huà)焯栃判问桨l(fā)往供貨單位,并將掛號信存根與商單一聯(lián)一并保存,收據貼在協(xié)商單正面右下角邊。
2、違約責任及約金的承擔
由于當事人一方的過(guò)錯,造成合同不能履行或不能完全履行,由過(guò)錯方承擔違約的責任。如屬雙方的過(guò)錯,根據實(shí)際情況,由雙方分別承擔各自應負的違約責任。當事人一方不可抗力的原因不能履行經(jīng)濟合同的,應及時(shí)向對方通報不能履行或者延期履行及部分履行合同的理
由,在取得有關(guān)證明后,允許延期履行、部分履行或者不履行。并可根據情況,部分或全部免予承擔違約責任。
當事人一方違反購銷(xiāo)合同時(shí),應向對方支付違約金。如果由于違約已給對方造成的損失超過(guò)違約金的,還應進(jìn)行賠償,補償違約金不足部分。對方要求繼續履行合同的,應繼續履行。
五、經(jīng)濟糾紛一經(jīng)發(fā)生,當事人必須立即以書(shū)面形式向營(yíng)運部及總經(jīng)理匯報。
發(fā)生合同糾紛,雙方可協(xié)商解決的,將解決結果書(shū)面報營(yíng)運部、配送中心存查。雙方協(xié)商不能解決的,要通過(guò)綜合辦公室以及法律顧問(wèn),向仲裁機構申請仲裁或向人民法院起訴。送交仲裁機構及人民法院的起訴書(shū)、答辯狀、申請書(shū)等材料,必須報營(yíng)運部并呈總經(jīng)理審批同意。最終將裁決結果告知有關(guān)負責部門(mén)。
對由于失職、瀆職或其它違法行為,造成重大事故或嚴重損失的直接責任者個(gè)人應追究經(jīng)濟、行政責任,直至追究刑事責任。
六、合同履行的監督與檢查
由公司總經(jīng)理牽頭,營(yíng)運部經(jīng)理負責,綜合辦公室、勞動(dòng)部、各門(mén)店合同管理員參加,組成合同履行的監督與檢查小組,定期對合同履行的有關(guān)部門(mén)的合同履行情況進(jìn)行檢查,考查合同履約情況,對不正常履約的部門(mén),要進(jìn)行認真調查,查明原因,并作出相應的處理。
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