通知的格式

　　隨著(zhù)社會(huì )一步步向前發(fā)展，很多地方都會(huì )使用到通知，下達指示、布置工作、傳達有關(guān)事項、傳達領(lǐng)導意見(jiàn)、任免干部、決定具體問(wèn)題，都可以用通知。你知道通知怎樣才能寫(xiě)的好嗎？下面是小編收集整理的通知的格式，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　通知的格式，包括標題、稱(chēng)呼、正文、落款。

　�、贅祟}：寫(xiě)在第一行正中�？芍粚�(xiě)“通知”二字，如果事情重要或緊急，也可寫(xiě)“重要通知 ”或“緊急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面寫(xiě)上發(fā)通知的單位名稱(chēng)，還有的寫(xiě)上通知的主要內容。

　�、诜Q(chēng)呼：寫(xiě)被通知者的姓名或職稱(chēng)或單位名稱(chēng)。在第二行頂格寫(xiě)。(有時(shí)，因通知事項簡(jiǎn)短 ，內容單一，書(shū)寫(xiě)時(shí)略去稱(chēng)呼，直起正文。)?

　�、壅�文：另起一行，空兩格寫(xiě)正文。正文因內容而異。開(kāi)會(huì )的通知要寫(xiě)清開(kāi)會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn) 、參加會(huì )議的對象以及開(kāi)什么會(huì )，還要寫(xiě)清要求。布置工作的通知，要寫(xiě)清所通知事件的目 的、意義以及具體要求和作法。

　�、苈淇睿悍謨尚袑�(xiě)在正文右下方，一行署名，一行寫(xiě)日期。

　　寫(xiě)通知一般采用條款式行文，可以簡(jiǎn)明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執行。

　　怎樣寫(xiě)通知

　　通知一般用于上級對下級組織對成員布置工作\傳達事情及召集會(huì )議等。通知就其形式而言，可分為書(shū)面通知和口頭通知兩種形式.對通知的考查側重于對通知格式及通知正文時(shí)態(tài)的應用等方面。寫(xiě)好一份通知，需要掌握下面三點(diǎn)：

　　一、通知的形式

　　通知有多種分類(lèi)。從形式上可分為書(shū)面通知(written notice)和口頭通知(an nouncement)。書(shū)面通知強調語(yǔ)句簡(jiǎn)練，用詞貼切，用語(yǔ)書(shū)面化;而口頭通知比較靈活簡(jiǎn)練，用詞表達可隨便些，較為口語(yǔ)化。

　　二、通知的結構

　　通知一般由標題、正文和結尾三部分組成。標題部分包括常用標題語(yǔ)和發(fā)出通知的單位名稱(chēng);正文包括事情、通知對象、要求、時(shí)間(有時(shí)還包括地點(diǎn))等;結尾部分主要包括發(fā)通知的具體日期。英文通知的格式一般是將NOTICE(每個(gè)字母都大寫(xiě))寫(xiě)在通知正文上面一行的正中間。發(fā)出通知的單位名稱(chēng)可以寫(xiě)在NOTICE上面，也可以寫(xiě)在通知正文的右下角;發(fā)通知的日期一般寫(xiě)在通知正文的左下角。書(shū)面通知的格式如圖所示：

　　三、通知的書(shū)寫(xiě)

　　1.發(fā)出通知的單位和對象在一般情況下用第三人稱(chēng)，如要求同學(xué)們按時(shí)到會(huì )，不說(shuō)“We must to…”或“You should…”，而應寫(xiě)成：All the students are requested to be there on time.

　　2.在語(yǔ)言上，口頭通知的句型應該做到口語(yǔ)化，多用簡(jiǎn)單句和祈使句，語(yǔ)言上盡可能用精煉的文字表達明確的信息。通知中提及的事情都是計劃要做的，時(shí)態(tài)多用將來(lái)時(shí)，語(yǔ)態(tài)多用被動(dòng)式。

　　在句式上，常以“Boys and girls/Ladies and gentlemen”等作為稱(chēng)呼語(yǔ)。開(kāi)頭常用句式是“May I have your attention，please?/Attention，please./Ive got some- thing important to say./Im very glad to tell you that.../Please be quiet,everyone! I have something to say./I have some good news for you!/There will be a talk tomor row./The sports meeting will be held.../It has been decided that well pay a visit to…”，在通知結尾處常用句式“Please be there on time”并以“Thats all. Thank you”作為客套結束語(yǔ)。

　　3.書(shū)面通知常以布告形式張貼或寫(xiě)在布告牌、黑板上，把事情通知到有關(guān)人員等。為醒目起見(jiàn)，標題的每個(gè)字母可以用大寫(xiě)(如NOTICE)。一開(kāi)頭需要交代說(shuō)明何事(what)、何地(where)、何時(shí)(when)、何人(who)。

　　4.在句式寫(xiě)法上必須注意以下幾點(diǎn)：①盡可能用精煉的文字表達明確的信息，多用簡(jiǎn)單句或短句、單句，以避免繁雜;②通知往往著(zhù)重對活動(dòng)內容、對象進(jìn)行說(shuō)明，多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，如“The class meeting will be held…”(班會(huì )將舉行……)等等;③通知是要求下級成員該做什么或注意什么，多用祈使句;④通知中所告的事情大部分是未進(jìn)行的，故多用將來(lái)時(shí)態(tài)。

　　簡(jiǎn)而言之，一份好的書(shū)面通知應具備以下三點(diǎn)：

　　1.四多一少。四多：被動(dòng)語(yǔ)態(tài)多，將來(lái)時(shí)態(tài)多，簡(jiǎn)單句多，祈使句多。一少：修飾性詞語(yǔ)少。

　　2.通知的開(kāi)頭要交代清楚活動(dòng)的內容、對象、時(shí)間和地點(diǎn)。我們稱(chēng)之為四

　　“W”。即：what，who，when，where.

　　3.層次清晰。一個(gè)層次表達一件事，切忌在一個(gè)句子中表達多件事情。

　　拓展：通知格式要求

　　一、通知標題和主送機關(guān)

　　1.通知的標題

　　通知的標題一般采用公文標題的常規寫(xiě)法，由發(fā)文機關(guān)+主要內容+文種組成。如《中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于嚴禁用公費變相出國(境)旅游的通知》。

　　也可以省略發(fā)文機關(guān)，由主要內容+文種組成標題。如《關(guān)于印發(fā)〈規范國有土地租賃若干意見(jiàn)〉的通知》。

　　發(fā)布規章的通知，所發(fā)布的規章名稱(chēng)要出現在標題的主要內容部分，并使用書(shū)名號。

　　批轉和轉發(fā)文件的公文，所轉發(fā)的文件內容要出現在標題中，但不一定使用書(shū)名號。如《國務(wù)院辦公廳轉發(fā)教育部等部門(mén)關(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會(huì )化改革意見(jiàn)的通知》。

　　2.通知的主送機關(guān)

　　通知的發(fā)文對象比較廣泛，因此，主送機關(guān)較多，要注意主送機關(guān)排列的規范性。如人事部《關(guān)于解除國家公務(wù)員行政處分有關(guān)問(wèn)題的通知》的主送機關(guān)：

　　各省、自治區、直轄市人事(人事勞動(dòng))廳(局)、監察廳(局);國務(wù)院各部委、各直屬機構人事(干部)部門(mén)、監察局(室)：

　　由于級別、各稱(chēng)不同，主送機關(guān)的稱(chēng)法和排列非常復雜，這個(gè)序列顯然是經(jīng)過(guò)深思熟慮后確定下來(lái)的。

　　二、通知的正文

　　1.通知緣由

　　發(fā)布指示、安排工作的通知，這部分的寫(xiě)法跟決定、指示很接近，主要用來(lái)表述有關(guān)背景、根據、目的、意義等。

　　曉諭性的通知，也可參照上述寫(xiě)法。如《國務(wù)院關(guān)于更改新華通訊社香港分社、澳門(mén)分社名稱(chēng)問(wèn)題的通知》，采用了根據與目的相結合的開(kāi)頭方式;《國務(wù)院辦公廳關(guān)于成立國家信息工作領(lǐng)導小組的通知》，采用的是以“為了”領(lǐng)起的“目的式”開(kāi)頭方式。

　　批轉、轉發(fā)文件的通知，根據情況，可以在開(kāi)頭表述通知緣由，但多數以直接表達轉發(fā)對象和轉發(fā)決定為開(kāi)頭，無(wú)需說(shuō)明緣由。

　　發(fā)布規章的通知，多數情況下篇段合一，無(wú)明顯的開(kāi)頭部分，一般也不交代緣由。

　　2.通知事項

　　這是通知的主體部分，所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這一部分中有條理地組織表達。內容復雜的需要分條列款。

　　曉諭性通知，有時(shí)需要列出新成立的組織的成員名單，以及改變名稱(chēng)或隸屬關(guān)系之后職權的變動(dòng)等。

　　3.執行要求

　　發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結尾處提出貫徹執行的有關(guān)要求。如無(wú)必要，可以沒(méi)有這一部分。

　　其它篇幅短小的通知，一般不需有專(zhuān)門(mén)的結尾部分。

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