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每周回顧:一小時(shí)拯救

發(fā)布時(shí)間:2017-06-15    來(lái)源:職場(chǎng)勵志

     你手上是忙碌的生活和做不完的任務(wù)清單,不幸的是,向你的任務(wù)清單里添加新任務(wù)并不真正意味著(zhù)它們會(huì )被完成。想想,如果你能從工作上和家里的各種任務(wù)中抽身出來(lái)、清楚地知道自己有哪些事要做、甚至還有一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間可以思考你如何能更聰明地工作,是不是比每天埋頭苦干更好呢?

 
什么是周回顧?
 
簡(jiǎn)言之,周回顧是每周保留一段時(shí)間,通常一個(gè)或兩個(gè)小時(shí),用于組織未來(lái)一周(的任務(wù)),以確保沒(méi)有事情被遺漏掉。稍后我們會(huì )講到怎么來(lái)做,現在要記住的最重要的是:每周回顧是留給你的時(shí)間,用來(lái)規劃你的個(gè)人和職業(yè)生涯,組織你的任務(wù),制作你的人際清單,安排優(yōu)先順序,從而使你總是可以專(zhuān)注于真正重要的事。
 
這意味著(zhù)你不應該把你的回顧時(shí)間用去做實(shí)際的工作。而是像一個(gè)公司的行政總監,一個(gè)優(yōu)秀的經(jīng)理——在回顧時(shí),應當安排(任務(wù)的)優(yōu)先級,而不是進(jìn)行微觀(guān)的管理。
 
GTD時(shí)間管理方法創(chuàng )始人和周回顧的支持者,戴維·艾倫(David Allen),曾經(jīng)說(shuō)過(guò),如果你不做周回顧,那你就沒(méi)有在真正地執行GTD時(shí)間管理。當然,你不需要按照GTD的方式來(lái)進(jìn)行周回顧。你所需要的是對更好地掌控你的工作和生活的渴望。
 
周回顧應該幫助你完成三件事情:變得清晰、掌控當下、獲得創(chuàng )造力。
 
變得清晰;ㄐ⿻r(shí)間清理你的工作場(chǎng)所,清空你的收件箱。然后回顧你的項目,哪一個(gè)是最重要的?哪些項目里程碑下周即將到期?按優(yōu)先級和緊急程度組織它們。這樣當你開(kāi)始新的一周時(shí),你就知道該從哪里開(kāi)始而不用再思索了。
 
掌控當下。檢視你的日程表。也許下周你和老板有一個(gè)很重要的關(guān)于軟件更新的會(huì )議,但你忘記打電話(huà)給供應商了解細節了。把這個(gè)電話(huà)放進(jìn)下周(日程中),并在和老板開(kāi)會(huì )前給你自己留下足夠的時(shí)間研究。最后,檢查你在等待的任何郵件,在下周制訂一個(gè)備注或約會(huì )來(lái)檢查一下它們。
 
獲得創(chuàng )造力?纯茨切┠憧偸窍虢鉀Q的項目,比如重新設計你的個(gè)人網(wǎng)站,思考那些項目中哪些小的部分可能放進(jìn)你的日程表。思考你如何能變得更有效率——也許你是一名系統管理員,有一個(gè)新工具可以降低你每周向服務(wù)器推送補丁所花費的時(shí)間;ㄐ⿻r(shí)間從眼前的生活中跳出來(lái),而不是僅僅坐在乘客的座位上。
 
重中之重:把周回顧放進(jìn)日程表中
 
選一個(gè)對你合適的日子——不管那天是周末,還是你必須完成的一項重要工作之后的一天——把你的周回顧安排在那天日程表的最后。如果你等到把整個(gè)周回顧都計劃好了才去做,你永遠都不會(huì )去做它。理想情況下,它是那天你要做的最后一件事情,為它安排一到兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間。
 
我把我的周回顧安排在周五下午5點(diǎn),一直到7點(diǎn)鐘,我通常在那個(gè)時(shí)候離開(kāi)辦公室。這段時(shí)間看起來(lái)很長(cháng),但是當你開(kāi)始后,有許多事要仔細檢查,你需要這么長(cháng)的時(shí)間。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的練習,你甚至可以把你的周回顧壓縮到30分鐘。這不是不可能,如果你提早結束,你可以早點(diǎn)回家,不是嗎?不管怎樣,把它放進(jìn)日程表中,后面就好辦了。
 
建立你的檢查清單
 
一張周回顧清單是確保你做到以上提到的三件事情的基本工具。這里是一張周回顧清單的基本范例:
 
變得清晰
 
·收集活頁(yè)紙和各種材料
 
·清空收件箱
 
·清空大腦
 
掌控當下
 
·回顧行動(dòng)清單
 
·回顧過(guò)去的日程表
 
·回顧未來(lái)的日程表
 
·回顧等待清單
 
·回顧項目(以及更大的事項)清單
 
·回顧任何相關(guān)的清單
 
獲得創(chuàng )造力
 
·回顧將來(lái)/也許清單
 
·變得更有創(chuàng )造力、更有勇氣
 
如果你需要更多的細節,戴維·艾倫在他的網(wǎng)站上提供了一個(gè)清單模板(免費的,但需要注冊)使你能夠開(kāi)始(周回顧),這張清單(往下滾動(dòng)到Weekl Review處)是另外一個(gè)很好的范例。在GTD論壇上,一些用戶(hù)分享他們自己的清單以獲得啟示。不管你是用一個(gè)現成的模板還是自己從頭做起(這不會(huì )花很長(cháng)時(shí)間——只要你確保你每周都做),確保你在其中填入的是你想要回顧的東西而不是你要做的事。記住,你不能在周回顧的時(shí)候花時(shí)間來(lái)工作——只能回顧。
 
我的檢查清單是根據我的活動(dòng)高度定制化的,如果你開(kāi)始是用一張模板的,后來(lái)也會(huì )變成這樣。例如,如果你不使用紙,那么你就沒(méi)有每周花時(shí)間清理辦公桌的理由。另外,不要忘記把你的私事放到周回顧中——你正在整修房屋嗎?計劃裝修公寓嗎?把這些項目也放到你的檢查清單中,這樣你就同樣不會(huì )忘記檢查他們的進(jìn)度了。
 
嘗試使用觸發(fā)清單
 
如果你在建立檢查清單時(shí)遇到困難,你可以考慮每周使用“觸發(fā)清單”來(lái)喚起你的記憶。觸發(fā)清單僅僅是一張長(cháng)長(cháng)的事項列表,列出了你在周回顧的時(shí)候需要審視的事情,以確保你不會(huì )忘記任何事情。它被設計為用來(lái)觸發(fā)你的記憶,幫助你回憶起可能遺忘了的事情。
 
要建立你的觸發(fā)清單,只需拷貝粘貼模板,移除其中沒(méi)有意義的東西。對需要一點(diǎn)點(diǎn)跟進(jìn)的項目和你生活中的領(lǐng)域進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。然后只要把它們加到觸發(fā)清單中。就像對待你的檢查清單一樣,不要忘記同樣把你的個(gè)人生活加入進(jìn)去——你在理事會(huì )的義務(wù)、社區小組、家庭事件、甚至工作生活平衡與社會(huì )事件。你所需要的最后一件事是當你花費時(shí)間組織你的職業(yè)生涯時(shí),積累你的個(gè)人和社會(huì )責任。建立類(lèi)似“自己的CEO”,思考你作為你自己一生的CEO——不僅僅是你工作的CEO。它們(你生活的各個(gè)方面)就如同同一家公司的不同部門(mén),但如果其中一個(gè)失敗了,公司就容易全都失敗了。
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