商品采購管理制度
在日常生活和工作中，我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度具有合理性和合法性分配功能。大家知道制度的格式嗎？下面是小編為大家整理的商品采購管理制度，希望對大家有所幫助。
一、商場(chǎng)采購合同的內容
商場(chǎng)采購合同的條款構成了采購合同的內容,應當在力求具體明確,便于執行,避免發(fā)生糾紛的前下,具備以下主要條款:
1.商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規格應規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國寶統一的計量單位標出。必要時(shí),可附上商品品種、規格、數量明細表。
2.商品的質(zhì)量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質(zhì)量標準,注明是國家或部頒標準;無(wú)國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例,并注明其標準;對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品,應寫(xiě)明具體條款;對商品包裝材料、包裝式樣、規格、體積、重量、標志、及包裝物的處理等,均應有詳細規定。
3.商品的價(jià)格和結算方式
合同中對商品和價(jià)格的規定要具體,規定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等,以及規定對副品、次品的折扣辦法;規定結算方式和結算程序。
4.交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規定,并考慮雙方的`實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運輸條件等確定。同時(shí),應明確商品的發(fā)送方式(送貨、代運、自提)。
5.商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。
6.違約責任
簽約一方不履行合同,違約方應負物質(zhì)責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時(shí),應明確規定,供應者有以下三種情況時(shí)應付違約金或賠償金:
(1)未近合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;
(2)未按合同規定的商品質(zhì)量標準交貨;
(3)逾期發(fā)送商品。購買(mǎi)者有逾期結算貨款或提貨,臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等,應付違約金或賠償金。
7.合同的變更和解除條件
在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過(guò)什么手續來(lái)變更或解除合同等情況,都應在合同中予以規定。
除此之外,采購合同應視實(shí)際情況,增加若干具體的補充規定,使簽訂的合同更切實(shí)際,更有效力。
二、采購合同的簽訂
1.簽訂采購合同的原則
(1)合同的當事人必須具備法人資格。這里的法人,是指有一定的組織機構和獨立支配財產(chǎn),能夠獨立從事商品流通活動(dòng)或其他經(jīng)濟活動(dòng),享有權利和承擔義務(wù),依照法定程序成立的企業(yè)。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內容和手續應符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細則的規定。
(3)必須堅持平等互利,充分協(xié)商的原則簽訂合同。
(4)當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
(5)采購合同應當采用書(shū)面形式。
2.簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進(jìn)行協(xié)商,取得一致意見(jiàn),并簽署書(shū)面協(xié)議的過(guò)程。一般有以下五個(gè)步驟:
(1)訂約提議。訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議,也稱(chēng)要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等,以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾。
(2)接受提議。接受提議是指被對方接受,雙方對合同的主要內容表示同意,經(jīng)過(guò)雙方簽署書(shū)面契約,合同即可成立,也稱(chēng)承諾。承諾不能附帶任何條件,如果附帶其他條件,應認為是拒絕要約,而提出新的要約。新的要約提出后,原要約人變成接受新的要約的人,而原承諾人成了新的要約人。實(shí)踐中簽訂合同的雙方當事人,就合同的內容反復協(xié)商的過(guò)程,就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過(guò)程。
(3)填寫(xiě)合同文本。
(4)履行簽約手續。
(5)報請簽約機關(guān)簽證,或報請公證機關(guān)公證。
有的經(jīng)濟合同,法律規定還應獲得主管部門(mén)的批準或工商行政管理部門(mén)的簽證。對沒(méi)有法律規定必須簽證的合同,雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
三、商場(chǎng)采購合同的管理
采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作:
1.加強商場(chǎng)采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理。在簽訂合同之前,應當認真研究市場(chǎng)需要的和貨源情況,掌握商場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據本商場(chǎng)的購銷(xiāo)任務(wù),收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據;二是對簽訂合同過(guò)程加強管理,在簽訂合同時(shí),要按照有關(guān)的合同法規定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。
2.建立合同管理機制和管理制度,以保證合同的履行
商場(chǎng)應當設置專(zhuān)門(mén)機構或專(zhuān)職人員,建立合同登記、匯報檢查制度,以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況,及時(shí)發(fā)現問(wèn)題,采取措施,解決糾紛,保證合同的履行。同時(shí),可以加強與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的順利實(shí)現。
3.處理好合同糾紛
當經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時(shí),雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成,可以向國家工商行政管理部門(mén)申請調解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4.信守合同
合同的履行情況好壞,不僅關(guān)系到商場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行,而且也關(guān)系本商場(chǎng)的聲譽(yù)和形象。
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