文件檔案管理制度15篇

　　在當下社會(huì )，制度起到的作用越來(lái)越大，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒？以下是小編整理的文件檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

文件檔案管理制度1

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類(lèi)別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

　　6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等

　　7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等

　　9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等

　　10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的.政策法規、公司各類(lèi)剪報等

　　12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

文件檔案管理制度2

　　物業(yè)公司文件檔案管理制度

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類(lèi)別與形式公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會(huì )文件:董事會(huì )構成、股本構成、董事會(huì )決議、記要等3.公司管理制度:公司運營(yíng)、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動(dòng)合同》等6.公司經(jīng)營(yíng)策略規劃:客戶(hù)需求分析、市場(chǎng)分析、各種調查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò )、實(shí)施計劃等7.公司客戶(hù)名冊:客戶(hù)名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶(hù)拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項對外服務(wù)的.內部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價(jià)體系等9.公司客戶(hù)服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶(hù)溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調查底稿、客戶(hù)提供之資料等10.公司客戶(hù)檔案:已結案客戶(hù)的完整檔案,包括客戶(hù)服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設計成果等

　　11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購買(mǎi)的政策法規、公司各類(lèi)剪報等

　　12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統購買(mǎi)、訂購的各種圖書(shū)、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來(lái)文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

文件檔案管理制度3

　　為了更進(jìn)一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類(lèi)

　　本公司文件、資料應歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下:

　　1、行政類(lèi):本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會(huì )議紀要。公司各類(lèi)證照。

　　2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi):公司規劃、年度計劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項目方案等。

　　3、人事類(lèi):勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。

　　4、財務(wù)類(lèi):各種財務(wù)票證、票據,財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料等。

　　5、音像類(lèi):公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類(lèi)、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類(lèi)者應先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號。

　　1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運管理有限公司中的“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母, SXK冠以編號之首。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi),代碼為: 1行政類(lèi); 2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi); 3人事關(guān)類(lèi); 4財務(wù)類(lèi); 5音像類(lèi)。

　　3、公司文件、資料的`歸檔編號按照入檔時(shí)間的先后,以百位數進(jìn)行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。

　　“A”一般級文檔包含:公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)方針、各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結和領(lǐng)導講話(huà)、一般性會(huì )議紀錄等。

　　“AA”重要級文檔包含:公司重要會(huì )議紀要、重要經(jīng)營(yíng)項目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。

　　“AAA”機密級文檔:內控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰略和經(jīng)營(yíng)規劃、經(jīng)營(yíng)項目及決策、戰略性的合作協(xié)議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類(lèi)別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。

　　例如:將20xx年第—份歸檔的公開(kāi)發(fā)布的行政類(lèi)文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應部門(mén)的專(zhuān)管員保管。其中:股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )專(zhuān)項《文檔》由董事會(huì )秘書(shū)負責保管;人事專(zhuān)項《文檔》由人力資源部負責保管;財務(wù)專(zhuān)項《文檔》由財務(wù)會(huì )計部負責保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人負責保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專(zhuān)管員負責填寫(xiě)《文檔管理登記冊》,并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。

　　3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進(jìn)行調閱。調閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。

　　5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫(xiě)《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。

　　四、公司文件、資料的歸檔保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )會(huì )議記要、公司各類(lèi)證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權債務(wù)憑證。公司規劃、年度計劃、年度經(jīng)營(yíng)總結、技術(shù)資料、長(cháng)期項目合同、年度財務(wù)會(huì )計報表、年度統計報表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會(huì )計檔案,統計資料各種財務(wù)票證、票據等按國家相關(guān)規定執行。

　　3、五年保存:期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門(mén)工作計劃及其工作總結、完結后的部門(mén)請示報告、經(jīng)核定己完結且無(wú)必要保存的文檔。

　　五、公司文件、資料檔案的銷(xiāo)毀

　　1、原則上,應每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷(xiāo)毀。

　　2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報《文檔銷(xiāo)毀申請單》,并經(jīng)相應批準人批準后,方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。

　　機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀。

　　3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀登記表》。

　　4、《文檔銷(xiāo)毀申請單》和《文檔銷(xiāo)毀登記表》各—式三份供申請部門(mén)、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下?tīng)I運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關(guān)聯(lián)公司可參照執行。

　　本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執行。

文件檔案管理制度4

　　一、目的

　　為了規范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

　　三、職責

　　1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。

　　2、各部門(mén)負責本部門(mén)文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；

　　3、各部門(mén)安全員負責本部門(mén)文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時(shí)將安全生產(chǎn)檔案上報公司安全職能部門(mén)備案。

　　四、內容

　　1、文件資料的收集

　　安全生產(chǎn)文件檔案內容如下：

　�。�1）國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規、標準規范及其它要求；

　�。�2）上級主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復文、領(lǐng)導指示材料及會(huì )議資料等；

　�。�3）公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規程、安全會(huì )議記錄材料、安全學(xué)習資料、住建指示材料等；

　�。�4）安全生產(chǎn)工作計劃、總結、報告等；、

　�。�5）各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

　�。�6）供應商、承包商、施工單位相關(guān)材料等；

　�。�7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

　�。�8）食品安全、職業(yè)衛生評價(jià)報告等；

　　2、立卷歸檔

　�。�1）、文件資料應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用；

　�。�2）、應根據文件資料的`重要性，立案時(shí)間分永久、長(cháng)期和短期三種，進(jìn)行時(shí)間整理、分類(lèi)歸檔；

　�。�3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統一保存；

　�。�4）、各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統化，應層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、標定卷內文件資料目錄；

　�。�5）、不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應當區別管理，單獨立卷；

　　3、檔案保管

　�。�1）、檔案應入架、科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放；

　�。�2）、應采取防潮、防蟲(chóng)措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　�。�1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，并辦理續借手續；

　�。�2）、借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉借他人；

　�。�3）、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷(xiāo)；

　　5、檔案銷(xiāo)毀

　　對于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導批準，可以定期銷(xiāo)毀，必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄；

　　五、相關(guān)記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負解釋?zhuān)�自發(fā)布之日起實(shí)施。

文件檔案管理制度5

　　一、目的

　　通過(guò)對經(jīng)營(yíng)部檔案的管理確保公司所有經(jīng)營(yíng)資料的完整性并保障公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的可追溯性,有效督導經(jīng)營(yíng)部職員嚴格執行相關(guān)工作程序并作為公開(kāi)、公平考核經(jīng)營(yíng)部職員工作成績(jì)的依據。

　　二、適用范圍

　　適用于經(jīng)營(yíng)部所有工作人員的檔案管理,并作為經(jīng)營(yíng)部人員文件處理程序指導文件。

　　三、管理職責

　　3.1經(jīng)營(yíng)部配備檔案管理員運用專(zhuān)用電腦及文件柜開(kāi)展檔案管理工作。

　　3.2檔案管理員負責經(jīng)營(yíng)部檔案的電腦輸入、輸出處理及分類(lèi)整理、保密管理,提供檔案處理意見(jiàn);負責對檔案的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工作;負責管理檔案的借閱、外調;負責客戶(hù)定單的傳真、確認工作。

　　3.3經(jīng)營(yíng)部主管負責檔案管理員的工作指導、監督及檔案資料處理的建議工作;負責經(jīng)營(yíng)部職員經(jīng)營(yíng)資料的監督管理及相關(guān)經(jīng)營(yíng)資料評審程序監督管理。

　　3.4經(jīng)營(yíng)部職員按工作程序開(kāi)展工作并配合檔案管理員工作及時(shí)提供準確、全面的經(jīng)營(yíng)資料,以便于轉化為經(jīng)營(yíng)部檔案。

　　3.5財務(wù)部負責經(jīng)營(yíng)部合同、定單、發(fā)貨記錄等經(jīng)濟類(lèi)檔案的審計、統計、報告工作;負責經(jīng)營(yíng)部檔案管理專(zhuān)用電腦與財務(wù)部電腦聯(lián)網(wǎng)的管理工作。

　　3.6總經(jīng)理負責財務(wù)部與經(jīng)營(yíng)部檔案管理工作的協(xié)調及監督;負責經(jīng)營(yíng)部經(jīng)營(yíng)資料歸檔情況的監督;負責經(jīng)營(yíng)部檔案借閱、外調的審批及經(jīng)營(yíng)部檔案處理的最終審批。

　　3.7董事長(cháng)負責財務(wù)部對經(jīng)濟類(lèi)檔案管理工作的監督審核及報告的審批。

　　四、管理程序

　　4.1經(jīng)營(yíng)部合同必須依照公司相關(guān)要求逐級審批后簽訂并結合合同評審文件方可視為有效文件存檔。

　　4.2客戶(hù)訂單經(jīng)逐級審批后發(fā)貨的文檔方可視為有效文件存檔。

　　4.3客戶(hù)反饋情況的書(shū)面報告、經(jīng)營(yíng)部職員工作總結報告、經(jīng)營(yíng)部工作計劃(工作報告)經(jīng)有關(guān)人員或領(lǐng)導批示意見(jiàn)后方可視為有效文件存檔。

　　4.4經(jīng)營(yíng)部會(huì )議記錄由參會(huì )人員簽名后作為有效文件存檔。

　　4.5客戶(hù)聯(lián)系資料、客戶(hù)經(jīng)營(yíng)情況由客戶(hù)負責人簽名后作為有效文件存檔。

　　4.6經(jīng)營(yíng)部投標文件經(jīng)公司領(lǐng)導確認標書(shū)內容之日起存檔。

　　4.7量體訂制的客戶(hù)個(gè)人資料自客戶(hù)驗收產(chǎn)品之日起存檔。

　　4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨并傳真客戶(hù)確認之日起作為有效文件存檔。

　　4.9經(jīng)營(yíng)部職員出差記錄、經(jīng)營(yíng)部制度及工作程序文件由經(jīng)營(yíng)部負責人簽名確認后交檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。

　　4.10檔案管理員將1-9文件轉化為檔案時(shí)必須依據有效文件要求進(jìn)行核對后方可進(jìn)行文件轉化處理。

　　4.11檔案管理員發(fā)現不符合要求的文件應反饋至經(jīng)營(yíng)部負責人進(jìn)行監督協(xié)調,保障文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件經(jīng)營(yíng)部負責人應調查研究事情原因并出具說(shuō)明性文件交總經(jīng)理審批后作為該文件的補充資料一同交檔案管理員進(jìn)行存檔管理。

　　4.12檔案管理員應對不完整的文件監督并催促相關(guān)人員或領(lǐng)導補充完整進(jìn)行轉化并管理。

　　4.13檔案管理員應先對有效文件進(jìn)行分類(lèi)整理編號,并就文件名稱(chēng)、文件編號、主題內容、歸檔時(shí)間、檔案年限、存放位置等相關(guān)內容輸入專(zhuān)用電腦并按數據庫管理要求進(jìn)行檔案管理。

　　4.14檔案管理員的檔案柜應進(jìn)行分類(lèi)編號并將檔案按電腦內所示內容及存放位置放入專(zhuān)用檔案柜。

　　4.15經(jīng)營(yíng)部打印資料由檔案管理員于專(zhuān)用電腦及設備進(jìn)行操作,便于文件的轉換工作。未在專(zhuān)用電腦中處理過(guò)的合同文件必須原文輸入電腦,合同原件放于檔案柜內。

　　4.16財務(wù)部電腦與經(jīng)營(yíng)部檔案管理專(zhuān)用電腦聯(lián)網(wǎng)并進(jìn)行維護工作。便于隨時(shí)查閱、審核、統計合同、發(fā)貨單、客戶(hù)訂單等相關(guān)經(jīng)濟類(lèi)檔案資料。

　　4.17借閱經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)營(yíng)部負責人同意;外調經(jīng)營(yíng)部檔案須經(jīng)經(jīng)營(yíng)部負責人同意并有總經(jīng)理簽名同意。檔案管理員應對借閱、外調檔案進(jìn)行登記并及時(shí)督促回收。

　　4.18檔案管理員應參照《公司機密管理程序》保證經(jīng)營(yíng)部檔案的保密工作,設置電腦密碼、鎖好檔案柜,保管好鑰匙。保障檔案的整潔,進(jìn)行對檔案柜防潮、防蟲(chóng)處理,對電腦資料進(jìn)行及時(shí)備份處理。

　　五、獎懲條例

　　5.1檔案管理員恪盡職守,保證了文件轉化為檔案資料手續的準確正規,保證了檔案資料的'機密性、保證了公司經(jīng)營(yíng)的有效追溯的將進(jìn)行表彰及相應的經(jīng)濟獎勵。

　　5.2經(jīng)營(yíng)部職員能主動(dòng)、及時(shí)、準確、全面的提供文件資料進(jìn)行歸檔工作,全力配合檔案管理員進(jìn)行工作的將進(jìn)行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作為經(jīng)營(yíng)部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

　　5.3對于違反檔案管理程序條例,未按程序進(jìn)行文件審批,不準確、全面提供文件資料,未配合檔案管理員工作的將進(jìn)行批評、警告及經(jīng)濟處罰并作為工作不良記錄存檔,供工作考核、評定工資、獎金時(shí)的重要依據。

　　5.4對于未按照本程序進(jìn)行操作的檔案管理員按所造成的影響和損失進(jìn)行批評、警告及相應經(jīng)濟處罰,并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。

　　5.5對于未經(jīng)許可私自動(dòng)用檔案管理專(zhuān)用電腦,私自開(kāi)啟檔案柜,私自調閱檔案資料,私自對進(jìn)行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關(guān)條款進(jìn)行處罰并作為不良記錄存檔。

文件檔案管理制度6

　　1.目的

　　為進(jìn)一步規范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規定，結合公司實(shí)際，制定本制度。

　　2.適用范圍

　　適用于本公司安全文件、檔案管理

　　本制度所稱(chēng)安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，對國家、社會(huì )及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　3.管理體制與職責

　　3.1公司的安全生產(chǎn)直接責任人負責安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。

　　3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應具有安全生產(chǎn)及檔案專(zhuān)業(yè)知識，集中統一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對各部門(mén)、車(chē)間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監督與指導。

　　3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責

　　(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。

　　(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責任制和規章制度。

　　(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應忠于職守，認真執行有關(guān)法律、法規和相關(guān)標準，協(xié)助各職能部門(mén)、車(chē)間對收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。

　　(4)公司辦公室負責收集公司領(lǐng)導在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。

　　4.檔案的范圍、收集與移交

　　4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內容：

　　1)基礎檔案

　　(1)企業(yè)基本情況；

　　(2)廠(chǎng)區平面布置圖；

　　(3)主要管理人員登記表；

　　(4)企業(yè)證照文書(shū)；

　　(5)危險化學(xué)品登記證；

　　(6)職業(yè)危害申報表及申報回執單；

　　(7)應急預案備案回執單；

　　(8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險崗位一覽表；

　　(10)特種設備登記表；

　　(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復印件)。

　　2)組織機構

　　(1)安全生產(chǎn)組織架構圖；

　　(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組的通知；

　　(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；

　　(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責和安全管理制度的通知。

　　(5)其他與安全組織有關(guān)的內容。

　　3)安全職責

　　各部門(mén)、各級人員安全生產(chǎn)職責

　　4)安全管理制度

　　安全標準化規定的安全管理制度。

　　5)安全操作規程

　　6)教育培訓

　　(1)企業(yè)安全教育培訓計劃；

　　(2)企業(yè)主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；

　　(3)員工三級教育培訓卡；

　　(4)員工三級安全教育培訓記錄；

　　(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓記錄；

　　(6)復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；

　　(7)日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；

　　(8)應急救援預案演練記錄及總結，

　　(9)其他安全培訓記錄。

　　7)安全檢查

　　(1)各級政府及行業(yè)主管部門(mén)監督檢查所發(fā)的安全檢查指令書(shū)、整改通知書(shū)等各類(lèi)執法文書(shū)；

　　(2)企業(yè)執行各類(lèi)執法文書(shū)所采取的措施及上報主管部門(mén)的報告；

　　(3)安全監督執法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。

　　(4)安全檢查及整改通知書(shū)(企業(yè)自檢部分)。

　　(5)車(chē)間(部門(mén))、班組例行安全檢查記錄；

　　(6)各專(zhuān)項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；

　　(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組組織季度、年度安全檢查記錄；

　　(8)各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；

　　(9)各項安全檢查的總結匯報材料；

　　8)安全投入

　　(1)全年安全投入的計劃及專(zhuān)項安全投入計劃；

　　(2)安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；

　　(3)安全隱患整改方面的投入記錄；

　　(4)勞動(dòng)防護用品方面的投入記錄；

　　(5)安全防護設備、設施方面的投入記錄；

　　(6)安全評價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設的投入；

　　(7)其他與安全有關(guān)的投入。

　　9)“三同時(shí)”

　　(1)有關(guān)安全設施和勞動(dòng)防護職業(yè)衛生方面“三同時(shí)”項目的文件、資料；

　　(2)“三同時(shí)”項目的'設計圖紙及相關(guān)資料；

　　(3)“三同時(shí)”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料；

　　(4)其他與“三同時(shí)”項目相關(guān)的文件、資料。

　　10)防護裝置(含職業(yè)衛生設備、下同)

　　(1)各類(lèi)安全防護設備的種類(lèi)及型號等基本情況資料；

　　(2)各類(lèi)安全防護設備運行維護保養情況記錄；

　　(3)應急救援設備的種類(lèi)、數量、型號及管理部門(mén)、狀況記錄；

　　(4)其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄；

　　11)特種設備

　　(1)特種設備制造單位、合格證書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)、安裝技術(shù)文件和資料；

　　(2)特種設備的定期檢驗記錄；

　　(3)特種設備的日常使用及維護保養記錄；

　　(4)特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；

　　(5)特種設備運行故障和事故記錄。

　　12)安全用電

　　(1)變、配電室運行狀況記錄。

　　(2)臨時(shí)用電申請及拆除記錄；

　　(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設施運行記錄；

　　(4)變配電室平面圖及供電系統圖。

　　13)工傷保險

　　(1)參加工傷保險員工的名單；

　　(2)企業(yè)為員工繳納保險費的憑證或單據；

　　(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；

　　(4)其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據。

　　14)職業(yè)病防治

　　(1)本公司內產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類(lèi)；

　　(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況；

　　(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告；

　　(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

　　(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；

　　(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

　　15)勞動(dòng)防護用品

　　(1)各類(lèi)勞動(dòng)防護用品發(fā)放記錄；

　　(2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護用品的記錄；

　　(3)其他與勞動(dòng)防護用品有關(guān)的文件、材料。

　　16)事故調查處理

　　(1)事故調查收集各類(lèi)證據；

　　(2)事故調查的相關(guān)會(huì )議記錄；

　　(3)工傷事故調查處理報告書(shū)(表)；

　　(4)按“四不放過(guò)”原則對事故進(jìn)行處理的文件；

　　(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。

　　17)消防安全

　　(1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄；

　　(2)消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；

　　(3)消防設施、器材平面布置及應急疏散平面圖；

　　(4)火險火災應急處置預案框圖及實(shí)施細則；

　　(5)義務(wù)消防隊人員名單及其消防裝備情況；

　　(6)建筑物或者場(chǎng)所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；

　　(7)消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；

　　(8)消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；

　　(9)有關(guān)電氣設備檢測(包括防雷、防靜電)等記錄資料；

　　(10)火災隱患及其整改情況記錄；

　　(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。

　　18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內容。

　　4.2收集與移交

　　(1)歸檔材料應是企業(yè)開(kāi)展安全生產(chǎn)標準化管理中形成的各種文件、記錄、臺帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。

　　(2)歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標準化管理活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史過(guò)程。

　　(3)用紙、用筆標準(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。

　　(4)具有重要保存價(jià)值的電子文件，應與內容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

　　(5)本公司及各部門(mén)在安全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的材料應隨時(shí)歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料，可在項目結束后整理歸檔。

　　(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負責有關(guān)歸檔材料的審核。

　　(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應對各部門(mén)送交的各類(lèi)安全生產(chǎn)檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式二份)上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續。

　　(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組應負責安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調，按國家有關(guān)法規做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。

　　5.檔案處理

　　1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與�；�品企業(yè)安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類(lèi)別，并根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。

　　(1)法律、法規和標準

　　(2)機構和職責

　　(3)風(fēng)險管理；

　　(4)管理制度；

　　(5)培訓教育；

　　(6)生產(chǎn)設施及工藝安全

　　(7)作業(yè)安全

　　(8)職業(yè)健康

　　(9)危險化學(xué)品管理

　　(10)事故與應急

　　(11)檢查與自評

　　2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤(pán))可按載體形式、所反映問(wèn)題或形成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號。

　　3)檔案保存，設專(zhuān)用柜屜，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補和復制。

　　4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長(cháng)期(五年)、短期(一年)三種。

　　5)對保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定，對經(jīng)過(guò)鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案，應寫(xiě)出鑒定報告并編制銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)鑒定人員簽字后，報安全生產(chǎn)第一責任人審批。銷(xiāo)毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續，由兩人以上監銷(xiāo)，銷(xiāo)毀清冊長(cháng)期保存。

　　6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續后方可離崗。

　　6.檔案利用

　　(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責任人或安全生產(chǎn)直接責任人的批準。

　　(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權益。

　　(3)應積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監督管理部門(mén)對安全生產(chǎn)檔案管理工作的監督指導。

文件檔案管理制度7

　　一、公司員工必須切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的'齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人事部門(mén)要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜要保持整潔衛生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

　　七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。

　　八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。

文件檔案管理制度8

　　第一章文件管理制度

　　第一條本條規定所指文件是總公司及公司各部門(mén)與外界來(lái)往的文書(shū)及公司內部各部門(mén)來(lái)往文書(shū),從行文、收發(fā)、歸檔全部過(guò)程的辦理與控制。

　　第二條公司與外部來(lái)往的文書(shū)的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來(lái)文書(shū)的打印、復制、收發(fā)、登記、分類(lèi)、校對、監印、歸檔管理。

　　第三條各部門(mén)指定專(zhuān)人負責公司內部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

　　第四條公司常用公文種類(lèi)為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會(huì )議紀要等,要求按公文規定格式行文。

　　第五條以公司名義向上級機關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。

　　第六條公司內部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

　　第七條發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

　　第八條打印、復印資料憑部門(mén)負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條制發(fā)文件涉及到多部門(mén)時(shí),由主辦部門(mén)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商會(huì )簽。

　　第十條綜合管理部對傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

　　第十一條公司重要文件資料及各部門(mén)接收的重要外來(lái)文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

　　第二章檔案管理制度

　　第十二條公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關(guān)部門(mén)分類(lèi)管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的`文件、材料,由承辦部門(mén)、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

　　第十三條公司綜合管理部設專(zhuān)門(mén)檔案工作,負責管理公司的全部文書(shū)、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條歸檔資料包括:

　　1、公司與有關(guān)單位的來(lái)往信件,各種協(xié)議、合同;

　　2、公司會(huì )議記錄、紀要、決定;

　　3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;

　　4、會(huì )議形成的領(lǐng)導講話(huà)、文件;

　　5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;

　　6、公司各部門(mén)的發(fā)文;

　　7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

　　8、外單位發(fā)給各部門(mén)的抄送信件;

　　9、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

　　第十五條檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門(mén)負責人及綜合管理部負責人批準。

　　2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂改、不經(jīng)允許不得復印檔案。

　　3、文件復制需經(jīng)綜合管理部負責人批準。

文件檔案管理制度9

　　1目的

　　為規范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內的管理體系運行中使用的各類(lèi)文件實(shí)施有效控制，以確保各過(guò)程、環(huán)節/場(chǎng)所使用的文件具有統一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關(guān)的部門(mén)均使用有效的現行版本文件，防止誤用作廢文件。

　　對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀(guān)證據，在必要時(shí)實(shí)現可追溯性。

　　2范圍

　　本程序包含了文件的編寫(xiě)、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規定了各過(guò)程負責人的職責，適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。

　　本程序包括記錄的填寫(xiě)、收集、保管、處置等子過(guò)程。適用于公司各部門(mén)的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。

　　3職責

　　3.1各過(guò)程管理部門(mén)職責：

　　3.1.1負責確定所管理的過(guò)程的文件需求。

　　3.1.2負責對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。

　　3.1.3負責過(guò)程管理文件的（程序、規定、制度、表格）組織編制。

　　3.1.4負責嚴格執行過(guò)程管理文件的規定，并按規定的表格做好相應的記錄。

　　3.1.5負責文件更改內容等。

　　3.2生產(chǎn)部職責：

　　3.2.1負責管理手冊的編制。

　　3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。

　　3.3各部門(mén)負責本部門(mén)各過(guò)程文件的編制、評審和批準。

　　3.4各部門(mén)負責本部門(mén)記錄的建立與管理。

　　4程序內容

　　4.1確定文件種類(lèi)

　　4.1.1為便于文件管理，根據不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。

　　4.1.2外來(lái)文件：外來(lái)文件系指國家、地方政府部門(mén)發(fā)布的法律、法規、條例和標準（見(jiàn)法律法規的識別與評價(jià)程序）；上級部門(mén)下發(fā)的`通知、要求、規定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。

　　4.1.3綜合管理體系文件

　　a.方針、目標和指標；

　　b.實(shí)現方針、目標和指標的策劃；

　　c.控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的程序、規定、指導書(shū)、表格。

　　4.1.4資料和記錄

　　相關(guān)的資料包括但不限于：

　　a.各類(lèi)分析/評價(jià)/統計數據；

　　b.特種設備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監察（檢測）資料；

　　c.建設（工程）項目可行性研究報告、HSE 預評價(jià)報告、設計方案和圖紙、HSE專(zhuān)篇、竣工驗收報告及相關(guān)審查結論和批復意見(jiàn)；

　　d.各類(lèi)檢查、教育培訓、演習及其他活動(dòng)記錄；

　　e.專(zhuān)項風(fēng)險評價(jià)、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價(jià)報告；

　　f.化學(xué)危險品安全標簽、安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)、儲存、使用防護指南；

　　g.�；�品應建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）

　　h.設施的設計、運行技術(shù)資料；

　　i.供應商和承包商檔案；

　　j.作業(yè)許可證等；

　　k.其他資料。

　　4.2提出文件的編制和修改需求

　　4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過(guò)程負責人提出申請。

　　4.2.2過(guò)程負責人確定所管理的過(guò)程的文件需求。

　　4.3指定編寫(xiě)人

　　4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專(zhuān)人編寫(xiě)。

文件檔案管理制度10

　　為了加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結合本校實(shí)際情況，特制定本制度。

　　一、總則

　　第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導小組，明確一位校領(lǐng)導分管檔案工作，負責協(xié)調、解決檔案工作中存在的問(wèn)題。

　　第二條學(xué)校設立綜合檔案室，隸屬教導處領(lǐng)導，統一管理學(xué)校各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，并負責指導其他各部門(mén)做好當年的檔案管理工作。

　　第三條根據檔案工作實(shí)際需要，綜合檔案室配備專(zhuān)職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門(mén)設兼職檔案人員，負責部門(mén)文件材料的形成、積累、整理，并按規定向綜合檔案室移交。

　　二、立卷、歸檔

　　第四條各部門(mén)平時(shí)要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門(mén)的一項重要任務(wù)，必須認真做好。

　　第五條各類(lèi)文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。

　　第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括上級文件，內部資料，活動(dòng)資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。

　　第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區分文件、資料的保存價(jià)值，便于保管和利用。

　　第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書(shū)、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會(huì )計、基建分類(lèi)，聲像檔案獨立編目組卷。

　　1、文書(shū)檔案按保管期限、年度分類(lèi)，由檔案管理員組卷歸檔。

　　2、會(huì )計檔案，按會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表和其會(huì )計文件材料分別排列，由財務(wù)室整理歸檔。

　　3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類(lèi)，按年級、班級組卷，由學(xué)生處負責收集、整理歸檔。

　　4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類(lèi)、整理，由教務(wù)處負責收集、整理歸檔。

　　5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。

　　6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類(lèi)排列，由電教室人員整理、歸檔。

　　7、學(xué)校各部門(mén)每學(xué)期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。

　　第九條保管期限分為永久、長(cháng)期、短期三種。

　　1、永久保存。凡是反映部門(mén)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的有長(cháng)遠利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

　　2、長(cháng)期保存。凡是在相當長(cháng)時(shí)間內需要查考的文件，劃為長(cháng)期保存。長(cháng)期保存為15年至50年。

　　3、短期保存。凡是在較短時(shí)間內需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

　　第十條文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。

　　2、會(huì )議文件應單獨組合。

　　3、統計、報表、名冊等各類(lèi)表格文件，應組合在一起。

　　4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門(mén)名稱(chēng)組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據具體情況進(jìn)行組合。

　　第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重復文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續。

　　第十三條歸檔時(shí)間。

　　1、階段歸：凡專(zhuān)項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門(mén)一個(gè)月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類(lèi)整理好，由專(zhuān)項負責人審定后，交綜合檔案室歸檔。

　　2、隨時(shí)歸：上級文件、通知，人事調動(dòng)材料，在落實(shí)好文件精神或辦好調動(dòng)手續后交綜合檔案室歸檔。

　　3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門(mén)一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類(lèi)整理好，由各部門(mén)負責人審定后，向綜合檔案室移交。

　　第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門(mén)移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

　　1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學(xué)校各項活動(dòng)的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。

　　2、歸檔文件、材料必須系統齊全、完整。

　　3、每個(gè)案卷必須填寫(xiě)案卷文件目錄、編件號、頁(yè)號、案卷封面，填寫(xiě)時(shí)用黑色筆書(shū)寫(xiě)或打印，字跡要工整、清晰。

　　4、檔案盒的名稱(chēng)要注意內容準確，文字簡(jiǎn)練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

　　第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。

　　三、檔案的管理和利用

　　第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的`要求，對存放的各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，分類(lèi)保管，編制各類(lèi)檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

　　第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實(shí)做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防盜。經(jīng)常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進(jìn)行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

　　第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關(guān)登記表，檔案用完后應及時(shí)歸還。

　　第十九條借用檔案人員必須做到：

　　1、調閱人員應自覺(jué)維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。

　　2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應及時(shí)歸還，歸還時(shí)要進(jìn)行清查、核對和注銷(xiāo)。

　　3、調閱一般檔案由教導處主任批準。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導同意方可進(jìn)行。只有在上一級黨政領(lǐng)導機關(guān)或司法機關(guān)必須以檔案原件作為證據或者學(xué)校某項工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。

　　4、調閱人員摘抄、復制檔案時(shí)，應征得檔案管理人員同意。

　　第二十條檔案室工作人員應做到：

　　1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。

　　2、要仔細檢查歸還檔案，發(fā)現對檔案有損壞或泄密者，應及時(shí)向分管領(lǐng)導報告，按有關(guān)規定處理。

　　3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　4、平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內容分類(lèi)、收集、整理，應保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時(shí)請求補發(fā)或取得復印件，以便存檔和查閱。

　　四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導、主要部門(mén)負責人員參加的鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導小組，負責學(xué)校檔案鑒定、銷(xiāo)毀。

　　第二十二條制定各類(lèi)檔案保管期限，作為檔案鑒定銷(xiāo)毀的依據。

　　第二十三條銷(xiāo)毀檔案程序

　　1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的要擬寫(xiě)銷(xiāo)毀報告并登記造冊。

　　2、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀，應經(jīng)上級主管部門(mén)的批準。

　　3、其他檔案銷(xiāo)毀應由學(xué)校鑒定領(lǐng)導小組簽字，兩人以上參加銷(xiāo)毀，密件按規定要求銷(xiāo)毀。

　　4、銷(xiāo)毀的文件要造冊存檔備查。

　　五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全

　　第二十四條檔案管理員要認真學(xué)習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規，嚴格遵守國家統一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規章制度。

　　第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。

　　第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進(jìn)入檔案庫房。

　　第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。

　　第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導批準，在調閱室內閱讀，不準帶走。

文件檔案管理制度11

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活

　　動(dòng)中所直接形成的.對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦

　　盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員

文件檔案管理制度12

　　為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過(guò)程監督，特制定本制度。

　　1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級來(lái)文和下發(fā)文件，先行登記、分類(lèi)存放，按照領(lǐng)導簽批意見(jiàn)督辦落實(shí)。

　　2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。

　　3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過(guò)程一檔，每項活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。

　　4、基礎檔案資料要分類(lèi)存檔保管，檔案分為長(cháng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿(mǎn)3年之后可以進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。

　　5、檔案基礎資料管理信息，必須實(shí)現從購臵到退出市場(chǎng)的全過(guò)程監督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。

　　6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續，經(jīng)公司主要領(lǐng)導審批同意后方可借閱。

　　7、檔案資料由安全科安排專(zhuān)人負責管理，實(shí)習專(zhuān)柜存放，落實(shí)防護措施，防止損毀。

文件檔案管理制度13

　　文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續,但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調動(dòng)等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個(gè)新臺階,同時(shí)為以后的工作提供依據,體現'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實(shí)現生產(chǎn)和內業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。

　　(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義

　�、傥募�及技術(shù)檔案管理的任務(wù)是

　　按照一定的原則和要求,系統地收集記述工程建設全過(guò)程中具有保存價(jià)值的用于指導施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類(lèi)整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門(mén)。

　�、谖募�及技術(shù)檔案管理的意義是

　　可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時(shí)性,組織有序的交流,及時(shí)滿(mǎn)足施工生產(chǎn)的需要,出了問(wèn)題,有據可查,從而起到穩定正常生產(chǎn)的作用。

　　(2)文件及技術(shù)檔案管理制度

　�、傥募�管理制度

　　施工過(guò)程中發(fā)生的往來(lái)文件,項目經(jīng)理部應設專(zhuān)職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理,并形成硬性規定,并由此建立文件管理制度。

　�、诩夹g(shù)檔案管理制度

　　施工過(guò)程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應設專(zhuān)職人員,按照is09001:20xx 的要求進(jìn)行專(zhuān)門(mén)管理,并形成制度貫徹落實(shí)。

　　(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法

　�、傥募�管理方法

　　a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

　　b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來(lái)文或發(fā)文進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)和有秩序地排列。分類(lèi)應根據文件的行文類(lèi)別區分。同時(shí)按文件的`收發(fā)時(shí)間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

　�、诩夹g(shù)檔案管理辦法

　　a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統一管理。

　　b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎上,對技術(shù)檔案材料進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)和有秩序地排列。分類(lèi)按技術(shù)檔案本身的自然形成規律進(jìn)行。工程技術(shù)檔案分類(lèi),原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類(lèi)別下,又可按專(zhuān)業(yè)分為若干類(lèi)。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。

　　(4)交工驗收及資料整理

　�、俳�立技術(shù)資料復核制,來(lái)源于施工過(guò)程中的資料,必須現場(chǎng)填寫(xiě)且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實(shí)際。

　�、诮还を炇召Y料的整理,要從工程施工一開(kāi)始就著(zhù)手抓,先化整為零,再化零為整。同時(shí)做到資料、圖紙和計量支付三者的統一。

　�、奂訌娊还を炇占百Y料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

　　(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

　�、僭诮还べY料的基礎上,進(jìn)一步完善成竣工資料,摒棄持久戰。

　�、诿恳环猪椆こ掏瓿珊�,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。

　�、郯芽⒐べY料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績(jì)掛鉤,作為獎罰的依據之一。

文件檔案管理制度14

　　一、目的

　　為加強與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件、記錄和檔案管理，規范并確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于公司安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、檔案資料的管理。

　　三、工作職責

　　1、企業(yè)主要負責人負責批準、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關(guān)管理體系文件。

　　2、綜合管理部負責體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷(xiāo)毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關(guān)上級來(lái)文的轉發(fā)。

　　3、安全環(huán)保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產(chǎn)有關(guān)的各類(lèi)文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業(yè)指導書(shū)、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產(chǎn)相關(guān)法律、法規、標準、規范、規章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。

　　4、職能部門(mén)負責職責范圍內文件的編制、審核，對職責范圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫(xiě)的規范性進(jìn)行指導及監督，負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統計工作。

　　四、管理要求

　　1、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的分類(lèi)

　�。�1）安全生產(chǎn)目標；

　�。�2）機構和職責；

　�。�3）安全投入；

　�。�4）法律法規和管理制度；

　�。�5）培訓教育；

　�。�6）設備設施、工藝信息；

　�。�7）作業(yè)安全；

　�。�8）隱患排查；

　�。�9）重大危險源監控；

　�。�10）職業(yè)健康；

　�。�11）應急救援；

　�。�12）事故調查、報告和處理；

　�。�13）績(jì)效評定和持續改進(jìn)。

　　2、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編號和標識

　　安全標準化管理手冊、管理制度、操作規程、作業(yè)指導書(shū)、記錄等文件的編號由安全保衛科負責，按管理體系要求統一進(jìn)行編號控制。

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時(shí)接受更改服務(wù)。持有文件人員因工作變動(dòng)，應將“受控”文件交回文件發(fā)放部門(mén)。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。

　　國家標準、行業(yè)標準、各級政府主管部門(mén)及上級單位下發(fā)的文件、規定等采用原名稱(chēng)及原編號。

　　3、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的編制、審核和批準

　　安全相關(guān)管理體系文件由安全保衛科組織編制、審核，職能部門(mén)負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門(mén)同時(shí)進(jìn)行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。

　　受控文件經(jīng)審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負責人批準發(fā)布。

　　4、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放

　　行政辦公室負責安全生產(chǎn)相關(guān)文件的相關(guān)登記、發(fā)放工作，并填寫(xiě)文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場(chǎng)所都得到相關(guān)文件的最新版本。

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領(lǐng)導或主要負責人批準后，由xx發(fā)放。

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網(wǎng)并實(shí)行無(wú)紙化辦公的，按照文件網(wǎng)上流轉程序實(shí)施文件的收發(fā)。

　　政策性方面主要的法律、法規、標準、規范、規章等由職能部門(mén)負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規與其他要求清單。

　　5、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的評審、修訂

　　企業(yè)安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進(jìn)行評估。經(jīng)評估需修訂的，或者由建議修訂的部門(mén)提出修訂意見(jiàn)和建議，由編制單位進(jìn)行修訂、完善后按原審批程序進(jìn)行發(fā)布。文件評審組織部門(mén)應保存文件評審和修訂的記錄。

　　對少量的變動(dòng)可由更改人采用“劃線(xiàn)更正法”進(jìn)行更改，當一頁(yè)有三處以上（含三處）的更改時(shí)，采取換頁(yè)的方式進(jìn)行并標注修改次數。安全生產(chǎn)相關(guān)文件的版次號從1開(kāi)始順序標注。當文件出現重大或多次修訂、機構發(fā)生重大調整等情況時(shí)，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。

　　所有安全生產(chǎn)相關(guān)文件的修訂方式由安全保衛科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。

　　6、安全生產(chǎn)相關(guān)文件的領(lǐng)用、借閱和復制

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件領(lǐng)用人應在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領(lǐng)用文件的，由文件使用部門(mén)向文件發(fā)放部門(mén)提出申請后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請，經(jīng)行政辦公室負責人審批同意后方可補發(fā)。

　　內外部人員借閱與安全管理體系有關(guān)的文件時(shí)，應填寫(xiě)文件借閱復制記錄，由行政辦公室負責人批準；內外部人員需復制安全管理體系文件時(shí)，由分管領(lǐng)導批準。

　　7、安全生產(chǎn)相關(guān)記錄的格式設計和填寫(xiě)

　　各部門(mén)專(zhuān)用的記錄格式，由各部門(mén)組織設計編制并經(jīng)部門(mén)負責人審批后交安全保衛部備案。

　　記錄表格樣式的設計應能充分反映規定的活動(dòng)，滿(mǎn)足支持性文件的有關(guān)要求。一般應包括：名稱(chēng)、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫(xiě)部門(mén)、填寫(xiě)人員、說(shuō)明等。

　　安全生產(chǎn)相關(guān)記錄填寫(xiě)要及時(shí)、準確、真實(shí)、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫(xiě)；如因某種原因不能填寫(xiě)的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關(guān)欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。

　　8、安全生產(chǎn)相關(guān)文件保管、作廢與銷(xiāo)毀

　　安全生產(chǎn)相關(guān)文件由編制部門(mén)或使用部門(mén)分類(lèi)進(jìn)行保管。需歸檔保存的.安全生產(chǎn)相關(guān)文件，每年或項目完成時(shí)向檔案管理部門(mén)及時(shí)歸檔。

　　受控的安全生產(chǎn)相關(guān)文件失效或因其它原因需要作廢時(shí)，由原發(fā)放部門(mén)提出申請經(jīng)領(lǐng)導批準后方可作廢，作廢的文件應及時(shí)從使用場(chǎng)所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。

　　對要銷(xiāo)毀的作廢文件，由原發(fā)放部門(mén)填寫(xiě)文件記錄銷(xiāo)毀清單，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后方可銷(xiāo)毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤(pán)格式化，損壞光盤(pán)等。

　　9、安全生產(chǎn)檔案的分類(lèi)

　　歸檔材料應是在生產(chǎn)過(guò)程中形成的與安全生產(chǎn)有關(guān)的各種文件、規章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

　　應對下列主要安全生產(chǎn)資料實(shí)行檔案管理：

　�。�1）安全生產(chǎn)目標；

　�。�2）機構和職責；

　�。�3）安全投入；

　�。�4）法律法規和管理制度；

　�。�5）培訓教育；

　�。�6）設備設施、工藝信息；

　�。�7）作業(yè)安全；

　�。�8）隱患排查；

　�。�9）重大危險源監控；

　�。�10）職業(yè)健康；

　�。�11）應急救援；

　�。�12）事故調查、報告和處理；

　�。�13）績(jì)效評定和持續改進(jìn)。

　　10、安全生產(chǎn)檔案收集與移交的基本要求

　　歸檔材料應確保完整、準確真實(shí)、系統規范，反映企業(yè)安全生產(chǎn)各項活動(dòng)的真實(shí)內容和歷史過(guò)程。

　　歸檔材料應按照國家有關(guān)檔案管理的規定、標準和要求，進(jìn)行整理、編目造冊。

　　具有重要保存價(jià)值的電子文件，應與內容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

　　11、安全生產(chǎn)歸檔時(shí)間

　　各部門(mén)在安全生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動(dòng)內容歸檔。

　　12、安全生產(chǎn)檔案保存期限

　　安全生產(chǎn)檔案保管期限分為永久、長(cháng)期（1—5）年、短期（1年以下）三種。

　　檔案管理人員調動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續后方可離崗。

　　13、安全生產(chǎn)檔案的利用

　　借閱、復制有密級的安全生產(chǎn)檔案，必須按照國家有關(guān)保密的法律和法規辦理。

　　安全生產(chǎn)檔案利用中，要處理好安全生產(chǎn)檔案保密和利用的關(guān)系，既要保護企業(yè)的知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時(shí)，不得損害國家利益和他人的合法權益。

　　14、相關(guān)記錄

　　文件清單

　　文件發(fā)放記錄

　　文件回收記錄

　　文件銷(xiāo)毀記錄

　　文件評審記錄

　　文件修訂記錄

　　文件借閱、復制記錄

文件檔案管理制度15

　　1目的

　　規范分公司檔案資料的管理工作。

　　2適用范圍

　　適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

　　3職責

　　3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類(lèi)、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

　　3.2各部門(mén)負責管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

　　3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。

　　3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過(guò)保存期檔案資料的銷(xiāo)毀工作。

　　4實(shí)施程序

　　4.1歸檔保存的文件

　　4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計劃、外來(lái)文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統計資料等。

　　4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。

　　4.1.3在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì )議紀要、聲像檔案、工作記錄等專(zhuān)項檔案。

　　4.2文件、資料歸檔的要求。

　　4.2.1歸檔的'文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。

　　4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

　　4.2.3每類(lèi)建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準確性、系統性進(jìn)行鑒定和驗收。

　　4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號。

　　4.2.5案卷題名應確切反映卷內文件內容,并區分保管期限。

　　4.3檔案資料的保管。

　　4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

　　4.3.2存放檔案必須有專(zhuān)用柜架,在排列上架時(shí),應按照類(lèi)別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時(shí),要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。

　　4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時(shí)采取復制、拷貝。

　　4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對庫藏檔案進(jìn)行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補和復制,發(fā)現檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。

　　4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。

　　4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

　　4.4檔案資料借閱管理。

　　4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務(wù)。

　　4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。

　　4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應做到以下幾點(diǎn):

　　4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;

　　4.4.3.2要愛(ài)護檔案資料,不得丟失;

　　4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫(xiě);

　　4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。

　　4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。

　　4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調離手續。

　　4.5檔案鑒定和銷(xiāo)毀

　　4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。

　　4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

　　4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;

　　4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

　　4.5.3確定保管期限原則

　　4.5.3.1對有長(cháng)遠利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應永久保存。

　　4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(cháng)期或短期保存。

　　4.5.4鑒定工作應該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

　　4.5.5鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,應及時(shí)責成有關(guān)人員負責修改和補充。

　　4.5.6銷(xiāo)毀檔案的程序包括:

　　4.5.6.1鑒定小組應列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷(xiāo)毀清單及報告要保存。

　　4.5.6.2檔案銷(xiāo)毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊上簽名。

　　4.5.7銷(xiāo)毀檔案資料時(shí),要嚴格執行保密規定,對在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關(guān)規定進(jìn)行處理。

　　5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

　　5.1《檔案管理制度》

　　5.2《保密規定》

　　5.3《文件發(fā)放登記表》

　　5.4《文件借閱登記表》