【精華】公司檔案管理制度

　　隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步，越來(lái)越多地方需要用到制度，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。這些規則蘊含著(zhù)社會(huì )的價(jià)值，其運行表彰著(zhù)一個(gè)社會(huì )的秩序。你所接觸過(guò)的制度都是什么樣子的呢？以下是小編為大家收集的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

公司檔案管理制度1

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員

　　負責部門(mén)檔案的管理。

　　4、各部門(mén)負責人

　　1）負責對部門(mén)檔案管理監督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》 。

　　2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。

　　b）檔案資料的標識各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)后。

　　c）檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內。

　�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　�、俏募�資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d）檔案借閱

　�。�1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關(guān)領(lǐng)導批準；

　�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；

　�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；

　　e）檔案銷(xiāo)毀⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)總經(jīng)理批準，批準后方可銷(xiāo)毀。

　�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　�、殴�司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；

　�、乒�司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；

　�、潜竟�司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；

　�、裙�司領(lǐng)導的批示、指示等；

　�、芍匾�的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；

　�、史从彻�司主要職能活動(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　�、斯�司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；

　�、瘫竟�司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；

　�、捅竟�司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　�、伪竟�司發(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；

　�、媳竟�司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的.剪報、照片、錄音、錄像等；

　�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；

　�、沿攧�(wù)檔案資料；

　�、腋鞣N實(shí)物檔案；

　�、悠渌�具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　�、茸游募�應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。

　　4、檔案資料的歸檔時(shí)間

　�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：

　　a）公司規定的密級文件；

　　b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c）合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；

　　d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e）其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。

　�、贫ㄆ跉w檔

　　a）部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；

　　b）部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

　�、请娮勇曄駲n案的歸檔

　　a）重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。

　　c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。

　　5、檔案交接⑴部門(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a）經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；

　　c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　�、艡n案編號

　　a）檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

　　b）檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c）檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。

　　d）檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。

　　e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。

　　六、相關(guān)記錄

　　1、 《文件（合同）管理記錄目錄》

　　2、 《文件檔案移交目錄》

　　3、 《檔案移交清單表》

　　4、 《檔案借閱審批單》

　　5、 《檔案分類(lèi)編號表》

　　6、 《檔案管理流程》

公司檔案管理制度2

　　第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律、法規，制定本規定。

　　第二條本規定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

　　第三條企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。

　　第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監督和指導。

　　中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。

　　第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責：

　　貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度；

　　統籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作；指導本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監督、指導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。

　　第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

　　第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的.收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

　　第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　第九條企業(yè)根據有關(guān)規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

　　第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)行監銷(xiāo)。

　　第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )

　　有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

　　第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

　　第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

　　第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)提供真實(shí)、準確的檔案。

　　第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì )和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

　　第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動(dòng)，應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。

　　國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)淸算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

　　第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

　　第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進(jìn)行處理。

　　第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。

　　第二十一條本規定自xx年9月1日起實(shí)施�！秶鵂I(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。

公司檔案管理制度3

　　第1條 檔案的管理：

　　(一)辦公室是檔案的執行管理部門(mén),并由專(zhuān)人負責檔案管理;

　　(二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報表,都必須及時(shí)歸檔;

　　(三)檔案管理人員堅持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔,并分門(mén)別類(lèi),做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料;

　　(四)檔案管理使用專(zhuān)用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

　　第2條 檔案歸檔范圍：

　　(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

　　(二)政府、項目批文、合同,公司董事會(huì )形成的文件材料;

　　(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等);

　　(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的`文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

　　(五)公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(工作流程、公司決定等),發(fā)展規劃、工作總結等;

　　(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門(mén)留用復印件備份等;

　　(七)公司各部門(mén)年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);

　　(八)公司有效證照、證件;

　　(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

　　(十)公司重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

　　(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

　　(十二)公司獲得的各種社會(huì )榮譽(yù)資料;

　　(十三)會(huì )計統計、年度計劃、統計報表、財務(wù)會(huì )計預算報表及其說(shuō)明,各種季度報表、月報表,政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類(lèi)文件材料(此類(lèi)檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);

　　(十四)組織人事教育培訓、員工變動(dòng)表、花名冊、教育培訓;

　　(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　第3條 檔案立卷要求：

　　(一)辦公室應及時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管工作;財務(wù)和物業(yè)應自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

　　(二)公司各部門(mén)應及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門(mén)必須嚴格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料;

　　(三)各部門(mén)向辦公室提交檔案時(shí),要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類(lèi)造冊,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;

　　(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點(diǎn),保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系,區別不同的價(jià)值,便于保管和利用;

　　(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫(xiě)頁(yè)號;

　　(六)有關(guān)卷內材料的情況說(shuō)明,都應逐填寫(xiě)在目錄備注內;

　　(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。

　　第4條 檔案歸檔時(shí)間:

　　(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;

　　(二)財務(wù)部門(mén)需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結論情況以書(shū)面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

　　(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書(shū)面報辦公室存查。

　　第5條 檔案的借閱:

　　(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,并應及時(shí)歸還。

　　(二)各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準,然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿,方可借閱;

　　(三)公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負責人批準,否則不予借閱;

　　(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo);

　　(五)借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)公司總經(jīng)理批準;

　　(六)借閱的檔案用完后,應及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

　　(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

　　(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規定辦理;

　　(九)會(huì )計檔案一律不準外借。內部調閱應經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會(huì )計檔案時(shí),應持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì )計檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

　　第6條 檔案保密級別:

　　(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類(lèi)。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;

　　(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;

　　(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

　　(四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內予以及時(shí)提供利用;對外按借閱手續經(jīng)辦公室主任批準辦理。

公司檔案管理制度4

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內容，實(shí)行系統收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線(xiàn)路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì )決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的`各項規章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡(jiǎn)歷、身份證復印件、上崗證、學(xué)歷證復印件、職稱(chēng)證復印件、工作變動(dòng)記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì )計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業(yè)委會(huì )批準使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴密管理，并保存復印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標準化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當的保存方法。

　　2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢(xún)系統。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。

　　2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內容分類(lèi)，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。

　　2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。

公司檔案管理制度5

　　第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。

　　第二條本制度所稱(chēng)檔案信息是指工程建設活動(dòng)中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的'、綜合的具有保存價(jià)值的文件、批件、標書(shū)、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。

　　第三條公司規劃建設管理部負責工程類(lèi)檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。

　　第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門(mén)是檔案信息資料的來(lái)源，負責相關(guān)資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。

　　第五條各種檔案信息資料應按要求分類(lèi)編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風(fēng)。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。

　　第六條工程竣工圖紙及相關(guān)資料應在歸檔的同時(shí)向生產(chǎn)運行相關(guān)部門(mén)及時(shí)提供。

　　第七條舊管網(wǎng)改造時(shí)，由規劃建設管理部進(jìn)行現場(chǎng)測繪，及時(shí)繪制改造后的圖紙并向相關(guān)部門(mén)提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。

　　第八條檔案資料的借閱執行綜合檔案相關(guān)條款。

　　第九條檔案信息需要同時(shí)向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

　　第十條保存三年以上的工程類(lèi)檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留復印件。

　　第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。

　　第十二條本制度從二o一二年一月一日起執行。

公司檔案管理制度6

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體(以下統稱(chēng)機關(guān))檔案工作，推進(jìn)機關(guān)檔案科學(xué)、規范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規，制定本規定。

　　第二條 本規定所稱(chēng)的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì )有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

　　第三條 機關(guān)檔案工作是檔案工作開(kāi)展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎性工作，是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個(gè)人合法權益、維護機關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項重要工作。

　　第四條 機關(guān)檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理。國家檔案行政管理部門(mén)負責全國機關(guān)檔案工作的統籌規劃、組織協(xié)調、統一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門(mén)在上級檔案行政管理部門(mén)指導下，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的統籌協(xié)調、制度建設，負責本行政區域內機關(guān)檔案工作的監督、指導和檢查。檔案行政管理部門(mén)履行檢查職責時(shí)，以進(jìn)入相關(guān)場(chǎng)所檢查，詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開(kāi)展。中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)應當根據本專(zhuān)業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門(mén)指導下對本系統和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監督、指導。中央、地方專(zhuān)業(yè)主管機關(guān)進(jìn)行監督、指導時(shí)，應當遵循統一領(lǐng)導、分級管理原則。

　　第五條 機關(guān)的全部檔案應當集中、統一管理。機關(guān)檔案管理應當維護檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開(kāi)發(fā)。

　　第六條 機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎設施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算。

　　第二章 機構和人員

　　第七條 機關(guān)應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構，下同)及相關(guān)部門(mén)負責人組成的檔案工作協(xié)調機制，協(xié)調處理本機關(guān)、本系統檔案工作重大事務(wù)和重要事項。

　　第八條 機關(guān)應當按規定設立檔案工作機構。不具備檔案工作機構設立條件的機關(guān)，應當指定檔案工作負責部門(mén)。檔案工作負責部門(mén)的名稱(chēng)應當反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門(mén)同意，辦公地點(diǎn)相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數量較少的多個(gè)機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構，對相應機關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。

　　第九條 機關(guān)檔案工作機構或檔案工作負責部門(mén)(以下簡(jiǎn)稱(chēng)機關(guān)檔案部門(mén))應當配備與工作量相匹配的專(zhuān)職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書(shū)或業(yè)務(wù)部門(mén)應當指定人員，承擔相應部門(mén)文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應當建立以機關(guān)檔案部門(mén)為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò )�？h級或形成檔案數量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數量的專(zhuān)(兼)職檔案工作人員。

　　第十條 機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是：

　　(一)貫徹執行檔案工作的法律法規和方針政策，建立健全檔案工作，并將規范本單位、本系統檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門(mén)備案;

　　(二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規劃或計劃;

　　(三)對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監督和指導，對所屬機構的檔案工作進(jìn)行監督和指導;

　　(四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開(kāi)工作;

　　(五)負責機關(guān)檔案信息化工作并統籌機關(guān)及所屬機構檔案信息一體化工作，推動(dòng)傳統載體檔案數字化和電子文件、電子檔案規范管理;

　　(六)接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查，執行年度制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

　　(七)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓，開(kāi)展檔案宣傳、活動(dòng);

　　(八)對檔案工作中取得突出成績(jì)的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門(mén)或個(gè)人，向機關(guān)提出處理建議。

　　第十一條 機關(guān)通過(guò)政府購買(mǎi)服務(wù)方式輔助實(shí)現檔案工作基本任務(wù)的，應當嚴格限定社會(huì )化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門(mén)監督、指導和檢查。機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì )化服務(wù)限于檔案整理、傳統載體檔案數字化、紙質(zhì)檔案數字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì )化服務(wù)應當符合《檔案服務(wù)外包工作規范》(DA/T68)規定。

　　第十二條 檔案工作人員應當為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應當熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應當經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識和技能培訓。

　　第十三條 檔案工作人員調離崗位或退休的，應當在離崗前辦好交接手續。涉密檔案工作人員的`調離應當按照國家有關(guān)保密法律法規執行。

　　第三章 基礎設施

　　第十四條 機關(guān)應當分別設置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據工作需要設置展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等。檔案庫房應當根據載體類(lèi)型分別設置，不具備條件的應當根據載體類(lèi)型分區設置�？h級或形成檔案數量較少的機關(guān)設置庫房以外其他檔案用房時(shí)，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區設置。

　　第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設標準》執行。閱覽用房面積應當滿(mǎn)足不同類(lèi)型檔案閱覽需求，適應涉密檔案與非涉密檔案分區閱覽的需要。檔案庫房面積應當滿(mǎn)足機關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長(cháng)量×存放年限)×60m/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測算。檔案數量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數字化用房、服務(wù)器機房等用房面積應當滿(mǎn)足業(yè)務(wù)開(kāi)展需要。

　　第十六條 檔案用房宜集中布置，自成一區。檔案辦公用房選址應當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應當防潮、防火、避免陽(yáng)光直射，利于檔案保護。檔案庫房不應設置在地下或頂層，地處濕潤地區的還不宜設置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛生間、食堂(廚房)、變配電室、車(chē)庫等可能危及檔案安全的用房。

　　第十七條 檔案辦公用房建筑設計應當符合《辦公建筑設計規范》(JGJ67)規定，整理用房、閱覽用房建筑設計應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。檔案庫房?jì)炔坏迷O置其他用房和明火設施，不應設置除消防以外的給水點(diǎn)，其他給水排水管道不應穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門(mén)窗設置應當符合《檔案館建筑設計規范》(JGJ25)規定。

　　第十八條 檔案庫房應當根據需要配備符合國家規定的密閉五節柜、密集架、光盤(pán)柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門(mén)柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應當滿(mǎn)足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應小于8kN/m或按檔案裝載情況相應增加。

　　第十九條 檔案庫房應當配備溫濕度監測調控系統，安裝漏水報警設備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統。保存重要檔案或具備條件的，應當安裝恒溫恒濕設備，必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設備。

　　第二十條 檔案庫房應當配備消防系統。根據檔案重要程度和載體類(lèi)型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設備。檔案庫房應當安裝甲級防火門(mén)，配備火災自動(dòng)報警設備。

　　第二十一條 檔案庫房應當安裝全封閉防盜門(mén)窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設施，可以選擇設置智能門(mén)禁識別、紅外報警、視頻監控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統。整理用房、閱覽用房、檔案數字化用房應當設置視頻監控設備。

　　第二十二條 機關(guān)應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿(mǎn)足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。智能庫房管理基礎設施設備應當滿(mǎn)足溫濕度調控、漏水監測、消防報警、安全防范、視頻監控等系統集成管理以及其他智能管理需要。檔案數字化、電子文件及電子檔案管理基礎設施設備應當符合本規定第五章要求�？h級或形成檔案數量較少的機關(guān)按照本規定第十九條至第二十二條配備基礎設施設備的，應當滿(mǎn)足溫濕度調控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

公司檔案管理制度7

　　為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應將相關(guān)資料的`復印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設存放檔案的專(zhuān)門(mén)檔案柜，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類(lèi)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　6、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。

　　6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。

公司檔案管理制度8

　　為進(jìn)一步加強檔案管理工作，夯實(shí)檔案工作基礎，切實(shí)提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《干部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：

　　本辦法適用于我縣機關(guān)事業(yè)單位副科級以下的管理人員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和工勤人員的檔案管理工作，實(shí)行單位一把手負責制，選配政治素質(zhì)好、作風(fēng)正派的專(zhuān)門(mén)工作人員(以下簡(jiǎn)稱(chēng)人事干部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，并保證人員相對穩定。

　　檔案工作應遵循五大原則，即黨管干部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實(shí)準確、完整規范，方便利用、安全保密。

　　各單位人事干部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實(shí)準確，完整規范，堅決杜絕非專(zhuān)職人員辦理檔案相關(guān)事宜。

　　一、檔案內容

　　檔案材料主要涉及干部職工工作及學(xué)習過(guò)程中形成的供組織考察的各類(lèi)資料，包括十大類(lèi)：一是履歷類(lèi)材料，二是自傳和思想類(lèi)材料，三是考核鑒定，四是學(xué)歷學(xué)位、職稱(chēng)、論文、培訓，五是政審、審計類(lèi)，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級并行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。

　　二、檔案管理

　　檔案管理包括檔案材料的收集、鑒別、整理和接交。

　　收集檔案材料時(shí)應確保收集材料屬歸檔范圍，確保收集材料填寫(xiě)規范、真實(shí)完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長(cháng)297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(xiě)(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。

　　經(jīng)鑒別，符合歸檔范圍的材料自材料形成之日起一個(gè)月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發(fā)之日起，未及時(shí)移交的.檔案材料，檔案室不再接收。

　　三、檔案利用

　　檔案利用主要包括查(借)閱、復制和摘錄等。嚴禁拍攝復印檔案內容，因工作需要取證的，經(jīng)審查批準后方可復印。

　　查(借)閱檔案一般要求2名以上共產(chǎn)黨員按程序申請，

　　由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什么材料。嚴禁個(gè)人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。

　　查檔(含復制、摘錄)程序：查閱單位填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)單位和主管單位負責人同意后，報檔案室分管領(lǐng)導審批，人事干部持本人二代身份證及審批后的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑借調查證明材料查檔。

公司檔案管理制度9

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類(lèi)：

　　1、一般保密文件：公司的規劃文件、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同書(shū)、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來(lái)往信函、與公司有關(guān)的政府文件法律文件等。

　　2、專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件：專(zhuān)業(yè)技術(shù)圖紙、說(shuō)明書(shū)、資料、文件、書(shū)籍、軟件。

　　3、機密文件：上述專(zhuān)業(yè)技術(shù)文件以及年度計劃、統計文件、財務(wù)憑證、財務(wù)報表、審計文件、經(jīng)營(yíng)情況、勞動(dòng)工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關(guān)公司發(fā)展的圖片、錄像、實(shí)物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專(zhuān)人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類(lèi)情況，將文件資料分類(lèi)存檔保管。

　�。�1）如存檔文件資料為傳真件時(shí)，必須復印一份存檔。

　�。�2）凡涉及經(jīng)濟利益的來(lái)往函件、政府文件等資料，原則上應長(cháng)期保存；其他文件視其價(jià)值確定保存期限。

　�。�3）檔案的歸檔要及時(shí)，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

　�。�4）文件的電腦存檔。

　�。�5）公司發(fā)出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　�。�6）電腦文檔信息要按年度進(jìn)行存盤(pán)處理，將重要的信息資料轉存軟盤(pán)或光盤(pán)，并存放于磁盤(pán)盒內妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門(mén)主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經(jīng)經(jīng)理批準。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關(guān)的資料時(shí)，可直接借閱；如借閱與本職工作無(wú)關(guān)的檔案資料或機密資料，須經(jīng)本部門(mén)主管和行政部主管同意，必要時(shí)，需請主管副經(jīng)理批準。

　　3、借閱時(shí)，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時(shí)，須由經(jīng)理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經(jīng)部門(mén)主管批準；機密資料，須經(jīng)公司經(jīng)理批準。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個(gè)人原因致使機密文件丟失或泄露機密的.，其后果由責任人承擔，必要時(shí)公司將采取法律手段保護公司的利益。

　　四、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料的管理

　　1、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資料除另有規定外，公司指定技術(shù)部門(mén)專(zhuān)人管理。

　　2、屬于工作需要而發(fā)給有關(guān)部門(mén)的技術(shù)文件資料，在領(lǐng)用時(shí)必須辦理登記手續，實(shí)行“誰(shuí)領(lǐng)用誰(shuí)保管誰(shuí)負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發(fā)放文件資料的情況書(shū)面通知行政部。

　　3、長(cháng)期領(lǐng)用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時(shí)要及時(shí)歸還。同時(shí)，技術(shù)部門(mén)的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進(jìn)行一次核對。如發(fā)現有丟失，必須書(shū)面通知行政部，并上報公司經(jīng)理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經(jīng)理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷(xiāo)毀

　　1、除物業(yè)公司經(jīng)理外，任何人無(wú)權私自銷(xiāo)毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應將沒(méi)有保存價(jià)值的文件銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)應先報請公司經(jīng)理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷(xiāo)毀；銷(xiāo)毀時(shí)，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷(xiāo)毀清單，經(jīng)主管副經(jīng)理簽字后，由專(zhuān)人負責辦理。銷(xiāo)毀清單應作為檔案資料長(cháng)期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經(jīng)辦理完畢具有保存價(jià)值的文檔組合成案卷；立案時(shí)應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁(yè)號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時(shí)，必須將所領(lǐng)借文檔資料全部歸還，由相關(guān)管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。

　　2、檔案資料轉移時(shí)，必須報請主管副經(jīng)理以上批準，并辦理交接手續。

　　3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時(shí)接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

公司檔案管理制度10

　　一、目的

　　加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　1、公司內部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。

　　2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復等資料。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責

　　1、行政部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員

　　1）負責部門(mén)檔案的管理。

　　4、各部門(mén)負責人

　　1）批準對自己部門(mén)資料或合同復印件的處置；

　　2）負責對本部門(mén)檔案管理的監督檢查。

　　5、各公司總監/副總

　　1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識行政部及各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)《公司檔案管理規定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號保存；

　�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　�、俏募�資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　�、沤栝啓n案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；

　�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；

　�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發(fā)現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　�、煞潜竟�司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷(xiāo)毀

　�、艑σ咽�去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷(xiāo)毀。

　�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　�、殴�司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；

　�、乒�司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；

　�、潜竟�司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；

　�、裙�司領(lǐng)導的批示、指示等；

　�、芍匾�的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；

　�、史从彻�司主要職能活動(dòng)的`報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　�、斯�司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；

　�、瘫竟�司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；

　�、捅竟�司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　�、伪竟�司發(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；

　�、媳竟�司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等；

　�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；

　�、沿攧�(wù)檔案資料；

　�、腋鞣N實(shí)物檔案；

　�、悠渌�具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　�、入娮游募�應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。

　　4、檔案資料的歸檔時(shí)間

　�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：

　　a)公司規定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。

　�、贫ㄆ跉w檔

　　a)部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　�、请娮勇曄駲n案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。

　　5、檔案交接

　�、挪块T(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進(jìn)行修裱、復制或加邊，對大小不一、長(cháng)短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，要求字跡工整、清楚、準確。

　　c)結合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復在前，請示在后；

　　正件在前，附件在后；

　　正本在前，定稿在后；

　　結論在前，依據在后。

　　d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　�、艡n案編號

　　a)檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

　　b)檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c)檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。

　　d)檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。

　　e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政部制定并負責解釋。

公司檔案管理制度11

　　第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。

　　第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。

　　第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　第五條歸檔范圍：

　　1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄(包括會(huì )議的'通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

　　2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

　　3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第六條檔案的借閱與索�。�

　　1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。

　　2、借閱檔案必須愛(ài)護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。

　　3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。

　　第七條檔案的銷(xiāo)毀：

　　1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。

　　2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀，一般內部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。

　　3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單，由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。

公司檔案管理制度12

　　一、文書(shū)檔案歸檔制度

　　1、各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

　　2、各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。

　　3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無(wú)缺頁(yè)、破損現象。

　　4、下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔，還應留有書(shū)面材料存檔。

　　5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書(shū)寫(xiě)整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě)，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。

　　6、重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印，但原件必須歸檔。

　　7、機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責任制

　　1、認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。

　　2、負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作，均由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)進(jìn)整理、歸檔，并定期向本機關(guān)檔案室移交。

　　三、機關(guān)領(lǐng)導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時(shí)交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。

　　四、凡本單位參加外出學(xué)習、考察、參加各種會(huì )議的人員返回單位后，三日內必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書(shū)人員，統一進(jìn)行歸檔文件整理。

　　五、各業(yè)務(wù)科室在辦件過(guò)程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

　　六、機關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)應在第二年上半年向本機關(guān)檔案室移交檔案，并辦理移交手續。

　　七、機關(guān)財務(wù)部門(mén)應把會(huì )議檔案保管二年期滿(mǎn)后，在三月末之前移交本機關(guān)檔案室，并辦理移交手續。

　　國土資源專(zhuān)業(yè)檔案立卷歸檔制度

　　為了做好國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。

　　1、凡是在國土資源管理辦件過(guò)程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門(mén)統一立卷。

　　2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰(shuí)主審，誰(shuí)立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。

　　3、國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的立卷，以國土資源專(zhuān)業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。

　　4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和復寫(xiě)5、案卷內要填寫(xiě)卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數。

　　6、編頁(yè)號。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫(xiě)順序頁(yè)號，不能有誤和遺漏。

　　7、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀(guān)，不掉張頁(yè)，采用三孔一線(xiàn)的裝訂方法。

　　8、擬寫(xiě)案卷標題。案卷標題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。

　　9、立好的案卷要按永久、長(cháng)期、短期三種保管期限分開(kāi)，按要求填寫(xiě)案卷封皮，注明專(zhuān)業(yè)檔案的種類(lèi)，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫(xiě)案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書(shū)檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規則》進(jìn)行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。

　　1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。

　　2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線(xiàn)裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數特別少的要在文件的`左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書(shū)釘裝訂，不許有散頁(yè)。

　　3、多份文件為一件的文件排序，來(lái)文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

　　4、采用年度一-保管期限-一問(wèn)題分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問(wèn)題分為黨群類(lèi)、行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)。

　　5、組件后在歸檔文件的首頁(yè)上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要注明全宗號、年度、室編件號、問(wèn)題、保管期限

　　6、按保管期限對歸檔文件材料進(jìn)行編號，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號。在同一保管期限內重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規范，黨、政分開(kāi)，排列清晰，便于查考。

　　7、歸檔文件目錄和卷盒封面內容要填寫(xiě)淸楚完整，不得漏項,填寫(xiě)歸檔文件日期單位數要用0占位。

　　8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用

　　9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

　　會(huì )計檔案立卷歸檔制度

　　會(huì )計檔案是國家檔案的組成部分，機關(guān)會(huì )計檔案是機關(guān)在經(jīng)濟管理和會(huì )計核算活動(dòng)中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。

　　1、機關(guān)會(huì )議檔案的整理原則是：財務(wù)部門(mén)每年形成的財務(wù)檔案應由財務(wù)部門(mén)按照會(huì )計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。

　　2、機關(guān)會(huì )計檔案的歸檔范圍是機關(guān)內其職能活動(dòng)中形成的會(huì )計報表、會(huì )計帳簿、會(huì )計憑證、銀行對帳單、工資表等有關(guān)會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料。

　　3、 整理會(huì )計檔案時(shí)鑒于過(guò)去沒(méi)有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時(shí)應該補上，檔號主要包括機關(guān)名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。

　　4、對于破損、缺頁(yè)、裝訂不牢固或不規范的案卷，應由財務(wù)部門(mén)負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。

　　5、會(huì )計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個(gè)案卷號。

　　6、會(huì )計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先后順序排好，然后將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號。

　　7、擬制案卷標題，要根據會(huì )計檔案每卷的具體內容進(jìn)行批制,使其能完整、準確的反映卷內內容。

　　8、編制會(huì )計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進(jìn)行。逐卷填寫(xiě)。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

　　9、會(huì )計檔案的歸檔時(shí)間是當年會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后,可在財務(wù)科保管二年期滿(mǎn)后，由會(huì )計部門(mén)編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續。

　　聲像檔案立卷歸檔制度

　　聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：

　　1、聲像檔案的歸檔范圍是機關(guān)在職能活動(dòng)中反映主要事件、會(huì )議、人物、主要活動(dòng)及有歷史價(jià)值的資料。

　　2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門(mén)統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

　　3、歸檔的聲像資料要根據形成的時(shí)間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實(shí)際，便于查找利用。

　　4、按要求填寫(xiě)好卷內目錄，編好號碼。

　　檔案利用制度

　　1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續，注明查閱目的，用后及時(shí)反饋利用效果。

　　2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。

　　3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。

　　4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時(shí),須經(jīng)辦公室主任同意。借出時(shí)間不得超過(guò)兩周，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。

　　5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門(mén)領(lǐng)導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會(huì )議記錄、班子會(huì )議記錄的須經(jīng)主管jU長(cháng)批準。

　　6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫(huà)、涂改、撕頁(yè)、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。

　　7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無(wú)關(guān)人員泄漏,違者按有關(guān)規定，給予批評教育或紀律處分。

　　檔案利用效果登記制度

　　一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時(shí)進(jìn)行利用效果的收集工作，對不能當場(chǎng)體現的，利用接待人員要跟蹤收集。

　　二、凡利用者利用檔案即時(shí)取得效果的，請利用者當場(chǎng)填寫(xiě)利用效果，并簽名確認。

　　三、利用者在利用檔案后，無(wú)法當場(chǎng)確定利用效果時(shí)，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時(shí)催繳”利用效果登記表”。

　　四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時(shí)整理。

公司檔案管理制度13

　一、目的

　　為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。

　　三、職責

　　3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。

　　3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。

　　3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。

　　3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。

　　四、人事檔案管理的內容

　　4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

　　4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

　　4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。

　　4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。

　　4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

　　4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。

　　4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的'認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

　　4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。

　　4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

　　4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

　　五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。

查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

　　六、相關(guān)支持文件及記錄

　　員工應聘申請表

　　轉遞人事檔案通知單

　　員工離職通知單

　　員工人事檔案統計表

　　公司員工人事檔案管理制度

　　第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。

　　第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

　　第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

　　第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

　　第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：

　　1、招聘登記表

　　2、聘用通知書(shū)

　　3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。

　　4、身份證復印件

　　5、照片

　　6、員工轉正申請表

　　7、聘用合同

　　8、獎懲材料

　　9、任免、升降、調薪等材料

　　10、其它材料

　　第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。

　　第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。

　　第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

　　第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

　　第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

　　第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

　　第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

　　第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

公司檔案管理制度14

　　為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現檔案管理工作的的制度化、規化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續健康發(fā)展，根據相關(guān)法律法規及規定，并結合我公司實(shí)際情況，制定本細則。

　　一、總則

　�。ㄒ唬┕�司檔案是在各項活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。

　�。ǘ�）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。

　�。ㄈ�）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì )計、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門(mén)不得分散保存。

　　二、檔案部門(mén)設置及其職責

　�。ㄒ唬┕�司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統一保管�；�本職責為：

　　1、制訂本公司檔案工作的'規定、管理辦法和工作計劃等。

　　2、在統一領(lǐng)導、分級管理的原則下根據本專(zhuān)業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監督和指導。

　　3、負責對本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。

　　4、辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　�。ǘ�）各部門(mén)設立兼職檔案員，其主要職責是：

　　1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監督、指導和檢查。

　　2、根據本公司各部門(mén)歸檔圍負責做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作并在規定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。

　　三、檔案接收與整理

　　(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據各部門(mén)的職責不同，主要有以下幾個(gè)面：

公司檔案管理制度15

　　一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。

　　二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續。

　　三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。

　　四、各類(lèi)規章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要、簡(jiǎn)報、重要電話(huà)記錄、接待來(lái)訪(fǎng)記錄、上級來(lái)文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。

　　五、各工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質(zhì)監及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。

　　六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

　　七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負責歸檔。

　　八、歸檔資料必須符合下列要求：

　�、傥募�材料齊全完整;

　�、诟鶕�檔案內容合并整理、立卷;

　�、鄹鶕�檔案內容的'歷史關(guān)系，區別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷，案卷標題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。

　　九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。

　　十、由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據有關(guān)規定的酌情處置。

　　十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

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