會(huì )計電算化管理制度
會(huì )計電算化管理：
第一章 總則
第一條 為了指導和規范公司會(huì )計電算化工作，保證會(huì )計電算化工作的順利開(kāi)展，根據財政部《會(huì )計電算化管理辦法》和《會(huì )計電算化工作規范》，結合公司財務(wù)管理和會(huì )計核算的有關(guān)規定制定本制度。
第二條 本制度適用于公司各財務(wù)核算單位。
第三條 本制度包括會(huì )計電算化崗位責任制度、會(huì )計電算化操作管理制度、計算機硬軟件和會(huì )計數據管理制度、電算化會(huì )計檔案管理制度。
第四條 本制度所指的計算機硬件是指支撐財務(wù)軟件正常運行的計算機及其相關(guān)設備，計算機軟件是指用友財務(wù)軟件及其他相關(guān)軟件
第五條 信息技術(shù)中心應指定專(zhuān)人對財務(wù)軟件系統進(jìn)行日常維護及對數據庫的管理。各分支機構財務(wù)系統技術(shù)服務(wù)由本單位系統管理員負責。
第二章 會(huì )計電算化崗位責任制
第六條 公司各財務(wù)核算單位必須使用公司指定的財務(wù)軟件進(jìn)行本單位的財務(wù)核算，并建立本單位的會(huì )計電算化崗位責任制，明確各電算化崗位的職責范圍。
第七條 電算化會(huì )計崗位和工作職責劃分如下：
(一)電算主管崗
由財務(wù)管理總部設立，負責公司會(huì )計電算化的規劃和管理，協(xié)調公司財務(wù)用計算機的使用及財務(wù)軟件的運行;對電算化操作人員的權限進(jìn)行分配及管理;協(xié)調、督促財會(huì )人員的電算化工作，完善公司的電算化制度。
(二)電算維護崗
由信息技術(shù)中心指派專(zhuān)人兼任，負責計算機硬件、軟件系統管理及維護;負責開(kāi)、關(guān)服務(wù)器，維護財務(wù)網(wǎng)絡(luò )的安全、正常運行;管理服務(wù)器數據庫及數據備份工作;協(xié)助電算主管規劃和推進(jìn)公司會(huì )計電算化工作;負責對VPN證書(shū)及密鑰的管理、授權工作;會(huì )同電算主管負責電算化系統的升級工作等。
(三)軟件操作崗
由各財務(wù)核算單位設立，負責對本單位的會(huì )計事項進(jìn)行會(huì )計處理并及時(shí)輸入記賬憑證等會(huì )計數據，輸出記賬憑證、會(huì )計賬簿、報表，進(jìn)行部分會(huì )計數據處理工作;負責會(huì )計資料的整理、登記、保管、保密工作;負責建立健全會(huì )計檔案借閱、使用登記制度。
(四)審核記賬崗
負責對輸入計算機的會(huì )計數據(記賬憑證和原始憑證)的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核;操作會(huì )計軟件登記機內賬簿，沒(méi)有審核的憑證不能記賬;對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認審核。
此崗位人員應具備會(huì )計和計算機知識。各財務(wù)核算單位均應設立專(zhuān)職或兼職崗。
第八條 會(huì )計電算化崗位責任的考核
實(shí)行電算化后，定期對會(huì )計電算化各崗位人員進(jìn)行考核，考核結果納入個(gè)人的年度考評內容。對不按照本制度履行崗位職責，給公司造成嚴重后果的，按照公司有關(guān)規定追究相關(guān)責任人的責任。
第三章 會(huì )計電算化操作管理制度
第九條 本章所稱(chēng)會(huì )計電算化操作人員，是指按照會(huì )計電算化崗位設置，行使崗位職責的會(huì )計電算化人員或經(jīng)財務(wù)負責人(總部為財務(wù)管理總部負責人，分支機構為財務(wù)負責人)批準賦予臨時(shí)操作、查詢(xún)權的其他人員。
第十條 操作人員必須以“命名用戶(hù)方式”登錄財務(wù)軟件系統，操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密，泄漏密碼產(chǎn)生嚴重后果的應追究相關(guān)責任人的責任。
財務(wù)軟件系統登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統一設定初始密碼，并通知會(huì )計電算化操作人員，再由會(huì )計電算化操作人員在客戶(hù)端自行更改。
第十一條 會(huì )計電算化人員在財務(wù)軟件系統中均應以實(shí)名進(jìn)行用戶(hù)登記，并由電算主管根據內部控制制度規定的原則賦予相應操作權限。
第十二條 財務(wù)軟件系統中的服務(wù)器操作系統、數據庫系統及系統管理的超級管理員密碼由電算主管和電算維護員共同管理，雙方各執一半密碼，每人掌握密碼的長(cháng)度不得少于6位，密碼更換的間隔時(shí)間不得超過(guò)三個(gè)月，在密碼輸入時(shí)應予以回避。超級管理員密碼必須密封存放于保險箱中，并登記備案。
財務(wù)軟件系統的集團用戶(hù)由電算主管及財務(wù)管理總部指定人員管理與使用，其他人員未經(jīng)授權不得擅自使用。
第十三條 出納人員只有現金管理系統的管理權限。
第十四條 日常操作程序
(一)電算維護員每天到崗后，首先檢查服務(wù)器是否正常開(kāi)啟，檢查計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò )是否正常運行，為其他工作做好準備;
(二)會(huì )計人員根據原始憑證運用正確的會(huì )計科目填制記賬憑證，并打印機制記賬憑證，同時(shí)簽名或蓋章確認;
(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證，審核無(wú)誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認，并立即對機內對應記賬憑證執行“審核”操作。如未即時(shí)核對機內記賬憑證，應將原打印出的記賬憑證與機內憑證核對無(wú)誤后，才能對機內記賬憑證執行“審核”操作，嚴禁未經(jīng)核對執行“成批審核”操作。
審核人員應對自己審核過(guò)的原始憑證、記賬憑證負責，如出現問(wèn)題按相關(guān)財務(wù)制度規定承擔相應責任。
(四)審核人員將已審收(付)款憑證交給出納;
(五)每天工作結束后，電算維護員可依據工作情況選擇是否關(guān)閉服務(wù)器，如要關(guān)機應提前通知電算主管，由電算主管通知各在線(xiàn)操作人員，各在線(xiàn)操作人員退出后方能關(guān)閉服務(wù)器。
(六)操作人員離開(kāi)操作使用計算機的工作現場(chǎng)，應立即退出財務(wù)軟件系統，否則應承擔被人利用本人登錄名進(jìn)行操作的全部責任。
第四章 計算機硬件、軟件和會(huì )計數據管理制度
第十五條 各核算單位應為開(kāi)展會(huì )計電算化配備必要的計算機，硬件設備和軟件。
第十六條 計算機硬件設備的維護主要包括以下內容：
(一)電算維護員應經(jīng)常對有關(guān)設備進(jìn)行保養，保持機房和設備的整潔，防止意外事故的發(fā)生;
(二)電算維護員應定期對計算機存放場(chǎng)所的安全措施進(jìn)行檢查，包括對消防和報警設備、地線(xiàn)和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設備和措施進(jìn)行檢查，保證這些措施的有效性;
(三)電算維護員應對硬件運行過(guò)程中出現的故障及時(shí)排除，由于本身條件沒(méi)有能力解決的或不能解決的應及時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷(xiāo)售商聯(lián)系解決，并對故障情況和處理措施及結果等予以記錄;
(四)需要對硬件設備更新、擴充、更換，應及時(shí)提出建議，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后及時(shí)實(shí)施，并及時(shí)做好數據備份工作，保證機內會(huì )計數據的連續和安全，同時(shí)作好相應記錄。
第十七條 計算機軟件的維護分為系統軟件維護和財務(wù)軟件維護，包括以下內容：
(一)系統軟件維護包括檢查系統文件的完整性，系統文件是否被非法刪除和修改，以保證系統軟件的正常運行。
(二)財務(wù)軟件維護包括操作維護與程序維護：
對財務(wù)軟件日常操作維護工作過(guò)程中發(fā)現的問(wèn)題，電算維護員應及時(shí)解決。如不能排除，應立即報告電算主管并聯(lián)系財務(wù)軟件供應商予以指導或現場(chǎng)處理。
對財務(wù)軟件的修改、版本升級等程序維護由財務(wù)軟件供應商負責，電算主管及電算維護員應與軟件供應商進(jìn)行聯(lián)系，及時(shí)得到新版財務(wù)軟件。
對正在使用的財務(wù)軟件進(jìn)行升級，應報經(jīng)財務(wù)管理總部和信息技術(shù)中心負責人審批后進(jìn)行，并記錄升級時(shí)間及模塊。
第十八條 未經(jīng)電算主管和電算維護員同意，任何人不得擅自更改計算機及其附屬設備的連接與設置，不得更改系統軟件、財務(wù)軟件系統的設置，不得更改網(wǎng)絡(luò )連接設置、網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)名及網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)IP地址。
公司總部財務(wù)軟件系統使用的系統服務(wù)器、數據庫服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò )連接方式及防火墻設置的更改，均需經(jīng)電算維護員同意方可進(jìn)行。
營(yíng)業(yè)部財務(wù)用計算機禁止與營(yíng)業(yè)部交易內網(wǎng)相連接。
財務(wù)軟件系統客戶(hù)端以VPN方式通過(guò)防火墻與(公司總部服務(wù)器進(jìn)行連接，不得以任何形式、任何方式繞過(guò)防火墻直接進(jìn)行入系統�？蛻�(hù)端的防火墻證書(shū)及密鑰由信息技術(shù)中心統一發(fā)放，防火墻證書(shū)每年進(jìn)行一次更新。各單位電算維護員必須妥善保管信息技術(shù)中心下發(fā)的各類(lèi)證書(shū)和密鑰。如因保管不善，導致泄密并產(chǎn)生嚴重后果的，應追究相關(guān)責任人的責任。
第十九條 會(huì )計數據的備份
(一)會(huì )計數據的備份由電算維護員負責，包括至少每天進(jìn)行一次硬盤(pán)備份或啟用自動(dòng)備份系統，對重要會(huì )計數據更新或修改后應及時(shí)進(jìn)行備份，會(huì )計年度結束后及時(shí)進(jìn)行刻錄備份。
(二)電算維護員應對每次備份情況做詳細記錄，記錄的內容應包括：本次備份的時(shí)間、所備份的會(huì )計數據狀態(tài)(是否過(guò)賬、結賬等)和所涵蓋的會(huì )計期間等。
(三)電算維護員或檔案管理員應根據存儲介質(zhì)的不同情況定期對備份存貯介質(zhì)進(jìn)行可用性檢查，發(fā)現缺損或備份數據丟失的，應立即補充備份。
(四)計算機內的會(huì )計數據遭到非法操作和毀損等需要恢復時(shí)，在經(jīng)電算主管及電算維護員同意后，必須使用最新的正式備份。
第二十條 各核算單位應健全必要的防治計算機病毒的措施，確保財務(wù)系統的正常運行。
各單位財務(wù)用計算機應配備優(yōu)良的正版殺毒軟件，以預防、檢測、清除計算機病毒，并定期進(jìn)行病毒庫的升級及版本的更新。
禁止在財務(wù)用計算機上使用、打開(kāi)來(lái)歷不明的軟件及郵件，對外來(lái)的存儲介質(zhì)必須先殺毒后才能使用。禁止在財務(wù)用計算機上玩游戲，會(huì )計電算化系統的服務(wù)器不能直接接入互聯(lián)網(wǎng)，不具備防范條件的會(huì )計電算化系統的終端機不允許接入互聯(lián)網(wǎng)。
第五章 電算化會(huì )計檔案管理制度
第二十一條 電算化會(huì )計檔案管理是公司重要的會(huì )計基礎工作，要嚴格按照財政部《會(huì )計檔案管理辦法》及相關(guān)要求，對電算化會(huì )計檔案進(jìn)行管理。
第二十二條 電算化會(huì )計檔案管理的內容和范圍：
電算化會(huì )計檔案包括存儲在磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)上的會(huì )計數據和計算機打印的書(shū)面等形式的會(huì )計數據。
會(huì )計數據是指記賬憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表(包括報表格式和計算公式)等數據，以及財務(wù)軟件系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會(huì )計資料。
財務(wù)軟件設計書(shū)、軟件程序、用戶(hù)操作手冊、本單位電算化系統構成說(shuō)明和財務(wù)軟件工作日志等，視同會(huì )計檔案保管。
第二十三條 電算化會(huì )計檔案的日常管理
(一)各核算單位使用計算機打印的書(shū)面形式的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表，由本單位財務(wù)負責人或會(huì )計主管負責保管。
(二)會(huì )計電算化記賬憑證制單完成后應立即打印輸出，打印的記賬憑證上應有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財務(wù)負責人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應有出納人員簽名或蓋章。
(三)現金日記賬和銀行存款日記賬可采用計算機打印的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊，應每天登記并打印，做到日清月結。對每天業(yè)務(wù)較少、不能滿(mǎn)頁(yè)打印的，也可按旬打印。一般賬簿按年打印，遇稅務(wù)、審計等管理部門(mén)檢查時(shí)，應按其要求，及時(shí)打印有關(guān)賬簿、報表等。
(四)各類(lèi)賬簿在每一會(huì )計年度結束后一個(gè)月內必須完整打印，裝訂成冊存檔。發(fā)現已打印的紙質(zhì)會(huì )計檔案有缺損時(shí)，必須補充打印。
所有記賬憑證數據和明細分類(lèi)數據都存儲在計算機內的情況下，總分類(lèi)賬可用“總分類(lèi)賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
(五)每月結束后10日內、年度結束后30日內，財務(wù)人員應將打印的記賬憑證分月、按憑證序號整齊裝訂成冊，由財務(wù)負責人或財務(wù)主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章，存檔妥善保管。
(六)每月結束后15日內、年度結束后45日內，財務(wù)人員應將打印的會(huì )計報表和有關(guān)會(huì )計資料整齊裝訂成冊，并加蓋單位公章由單位負責人、財務(wù)負責人或財務(wù)主管簽名或蓋章并加蓋單位公章，存檔妥善保管。
(七)存儲在磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲介質(zhì)上的會(huì )計電子文檔由電算維護員保管。
(八)電算維護員每月至少將工作日志備份一次，經(jīng)電算主管審核確認，交會(huì )計檔案管理員保存。未做備份的工作日志不得刪除。
(九)保存的會(huì )計檔案應為本單位積極提供利用，檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
第二十四條 電算化會(huì )計檔案的保管要求
(一)電算化會(huì )計檔案存放地點(diǎn)應達到防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲(chóng)蛀、防霉爛和防鼠咬等要求，重要會(huì )計檔案應準備雙份，并盡可能存放在兩個(gè)不同建筑物內。
(二)對紙質(zhì)會(huì )計檔案和存貯介質(zhì)保存的會(huì )計檔案應分類(lèi)保存。
(三)會(huì )計電算化檔案的保管時(shí)間
計算機打印的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表的保管期限及電子會(huì )計檔案的保管期限與手工賬保管期限一致;
購買(mǎi)會(huì )計電算化專(zhuān)用的計算機、打印機的報價(jià)單、保修單、使用說(shuō)明書(shū)、購機清單等資料作為會(huì )計電算化硬件檔案保管，保管期限至相應硬件被出售、報廢等處置完畢;
電算化系統軟件的程序盤(pán)、使用說(shuō)明、合同等全套軟件檔案應妥善永久保存。
(四)日常備份存貯介質(zhì)由電算維護員妥善保管、統一編號，應裝在保護封套或包裝盒中，并置于保存柜中。年度以存貯介質(zhì)保存的會(huì )計數據備份盤(pán)交由紙質(zhì)檔案管理員統一歸檔保存。
第二十五條 電算化會(huì )計檔案必須嚴格執行安全和保密制度，會(huì )計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
各種會(huì )計資料(包括紙質(zhì)和用存貯介質(zhì)保存的會(huì )計數據)，未經(jīng)單位領(lǐng)導同意，不得外借和帶出單位。經(jīng)單位領(lǐng)導同意借閱會(huì )計資料，應該履行相應的借閱手續。存放在存貯介質(zhì)上的會(huì )計資料借閱歸還時(shí)，還應該認真檢查其安全性和完整性，防止感染病毒和數據丟失。
第二十六條 電算化會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)后，按財政部《會(huì )計檔案管理辦法》的要求進(jìn)行銷(xiāo)毀。
第六章 附則
第二十七條 本制度由財務(wù)管理總部會(huì )同信息技術(shù)中心負責解釋。
第二十八條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
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