單證員年終的工作總結-年終總結

　　時(shí)光如白駒過(guò)隙，不經(jīng)意間今年已經(jīng)從我們指縫中悄悄溜走。掐指一算，到單位上班已經(jīng)三四個(gè)月。為了更好的開(kāi)展今年的工作，現對今年的工作做如下總結：

　　作為單證，日常工作主要安排貨物出運的所有單據。等收到業(yè)務(wù)員確定的跟單聯(lián)系單，信用證，PI等資料開(kāi)始。主要是制作報關(guān)資料，樣單給貨代。做報關(guān)資料，最重要的是品名，單位，跟報關(guān)金額，容不得有半點(diǎn)差錯，因為會(huì )涉及到工廠(chǎng)開(kāi)票，以及我們公司是否能夠順利完成退稅工作。貨代等報關(guān)完成，拉預錄單給我，一并打印報關(guān)發(fā)票給會(huì )計做賬核對。根據信用證要求核對確認好提單給貨代，以確保目的港客戶(hù)可以順利清關(guān)。在開(kāi)船之后，制作信用證項下的各種單據。我們單據最主要就是重量問(wèn)題，需要根據信用證上開(kāi)立的重量跟數量做相應的調整，因為會(huì )涉及到客戶(hù)進(jìn)口交關(guān)稅的多少。特別是詳細重量單上的配件，每次做完都先發(fā)客戶(hù)確認。等客戶(hù)確認之后，再做產(chǎn)地證等其他的單據。

　　一般在開(kāi)船之后三個(gè)工作日左右能簽出正本提單，貨代發(fā)送掃描件給我，當天寄正本提單給我司，我會(huì )把提單掃描件發(fā)一份給業(yè)務(wù)留底。拿到正本提單，查下該票船到港時(shí)間，以便合理安排給客戶(hù)單據確認時(shí)間，同時(shí)告知業(yè)務(wù)員，特別是PIL（太平船務(wù)）的目的港免費用箱時(shí)間只有四天，在船到港之前讓業(yè)務(wù)員及時(shí)催促客戶(hù)付款買(mǎi)單，以免客戶(hù)在目的港產(chǎn)生不必要的滯箱費。只要收到業(yè)務(wù)可以交單的指示，把所有的單據打印蓋章，附上面函，匯票跟DHL面單，自己登記好面單號，告訴財務(wù)對應票號金額，財務(wù)在做好登記之后去銀行交單。跟銀行電話(huà)聯(lián)絡(luò )，讓他們當天幫我們出單。保險起見(jiàn)，第二天在網(wǎng)上查下快遞信息，確保單據確實(shí)已經(jīng)寄出。同事告訴業(yè)務(wù)快遞單號，讓客戶(hù)可以自行查詢(xún)單據情況。一般一個(gè)月左右，貨代會(huì )把報關(guān)單退稅聯(lián)退給我司。按照退稅相關(guān)要求，打印兩份報關(guān)發(fā)票，合同，提單，托書(shū)，交給財務(wù)。到這一步，貨物也順利出運，基本制單的工作算是完成了。后期可能銀行會(huì )發(fā)拒付通知書(shū)，通知業(yè)務(wù)員讓客戶(hù)買(mǎi)單即可。

　　在工作過(guò)程中，總有百密一疏的時(shí)候，難免也要犯錯誤。一票信用證項下的提單居然正本都沒(méi)有簽章，通過(guò)工行寄單的，不管是我還是銀行居然都沒(méi)看出來(lái)，直接寄去開(kāi)證行了。開(kāi)證行當著(zhù)客戶(hù)面打開(kāi)快遞袋，提單正本格式件居然只有兩份，經(jīng)過(guò)多次跟貨代，船公司協(xié)商溝通，我們出了保函給船公司，最后客戶(hù)順利提貨。還有一票信用證，因為我的粗心馬虎，導致提單上要修改信用證號碼，給公司增加了不必要的費用，心里深感內疚。這是一次很好的教訓，為我以后工作敲響了警鐘，時(shí)時(shí)刻刻提醒自己，千萬(wàn)不可馬虎，凡事要仔細。在工作上，需要跟同事有很多方面的學(xué)習，比如對產(chǎn)品的了解，以及好的工作方法，在保證不出錯的前提下，盡可能提高自己的工作效率。對報關(guān)單退稅聯(lián)做好登記，及時(shí)督促貨代退單，并讓財務(wù)做好簽收，做到有據可查。

　　我要加強經(jīng)驗的積累，及時(shí)掌握信息新動(dòng)向，不管是海關(guān)的還是銀行方面的。利用空余時(shí)間，對產(chǎn)品做系統全面的了解，做到不懂就問(wèn)，最后可以了然于心。

　　在工作崗位上，盡心盡力做好自己的本份工作，在工作效率上在上一個(gè)臺階。信用證制單方面，還是有很多方面可以學(xué)習的，盡可能把單據做的盡善盡美。我覺(jué)得不管做什么工作，最重要的一點(diǎn)就是要有責任心，有著(zhù)強烈責任人的人做出的工作結果是不一樣的。出了責任心之外，還要動(dòng)腦筋簡(jiǎn)化工作，如何讓自己的工作效率高起來(lái)。通過(guò)與Murad確認單據為契機，重新重視英語(yǔ)，希望自己的英語(yǔ)表達能力有所提高。正所謂學(xué)到老，才能活到老，利用一切可以學(xué)習的機會(huì )。

　　對于公司的現狀，我提幾點(diǎn)小的想法，希望可以對公司的管理上有所參考價(jià)值。資料保存歸檔問(wèn)題，電腦就怕有時(shí)候中毒或者系統盤(pán)壞掉，到時(shí)候資料沒(méi)有拿出來(lái)，建議每半年把重要的資料刻盤(pán)保存以備不時(shí)之需。年底到了，某些人開(kāi)始賺年終獎了，查驗率就會(huì )相對高點(diǎn)�？梢钥紤]申請A類(lèi)企業(yè)，這樣相對來(lái)說(shuō)，查驗率會(huì )減小一些。加強品牌意識，對于我們產(chǎn)品的比較暢銷(xiāo)的，在孟加拉已經(jīng)形成一定影響力的牌子，可以申請專(zhuān)利�？赡艿胶笃�，這個(gè)品牌會(huì )帶來(lái)意想不到的收獲。展望明年，新的起點(diǎn)，新的征程，新的希望，機遇蘊含精彩，發(fā)展充滿(mǎn)信心，號角催人奮進(jìn)，愿公司在經(jīng)理的帶領(lǐng)下，公司業(yè)績(jì)蒸蒸日上，開(kāi)創(chuàng )新局面！

　　我們公司的單證操作基本的程序如下：

　　1、老板或者業(yè)務(wù)員簽訂的PROFORMA INVOICE(以下簡(jiǎn)稱(chēng)PI)，根據PI向國內工廠(chǎng)訂貨，并簽訂工礦內購產(chǎn)品合同。

　　2、把內購合同里相關(guān)條款填入到《內購合同登記表》中，比如工廠(chǎng)的聯(lián)系方式，負責人，傳真電話(huà)等等。這樣做最大的好處是方便業(yè)務(wù)員從表中及時(shí)獲得相關(guān)的國內客戶(hù)信息。

　　3、單證員要及時(shí)翻閱所有的工礦內購合同，根據合同的交貨期限進(jìn)行催貨。催貨時(shí)，單證員要明白電話(huà)催貨的幾個(gè)要點(diǎn)：

　　A、貨物什么時(shí)候可好？

　　B、包裝明細什么時(shí)候可以出來(lái)？

　　如果貨物的品名有監管條件，需要做商檢，單證員更要提前把包裝明細要到，做商檢資料給客戶(hù)。商檢需要準備的資料如下：PK，I，商檢委托書(shū)（客戶(hù)用的那種，蓋公章和法人章，不需要填寫(xiě)）。一般來(lái)說(shuō)，PK和I可以用COPY件，但是商檢委托書(shū)要是正本。還有就是有些地方商檢還需要報關(guān)委托書(shū)。另外，商檢委托書(shū)上一定要注明公司的商檢編號。

　　4、我們公司目前的貨物，都是由專(zhuān)門(mén)的貨代在做，主要是考慮到我們的產(chǎn)品比較復雜，品目繁多，換貨代不是有利于我們的順利報關(guān)和出貨。單證員除了工作要認真外，還需要和相關(guān)貨代保持良好的工作關(guān)系，這樣子有利于開(kāi)展工作。我會(huì )在后面的章節中提到一般如何和貨代之間會(huì )有怎么樣的聯(lián)系。

　　5、貨物到了交貨時(shí)間，就要提醒老板去訂艙。一般老板會(huì )提前通知單證員，貨到交貨時(shí)間了，發(fā)貨運委托書(shū)給貨代，但是以后老板會(huì )越來(lái)越忙，所以可能會(huì )忽略一些小的單子，這樣，單證員得及時(shí)提醒老板。如果以后老板忙不過(guò)來(lái)，單證員也可以自己比運價(jià)，然后訂艙，但是訂艙前，最好跟老板匯報情況，老板對運價(jià)把握的非常清楚，這樣做是為了不讓貨代人為提高海運價(jià)格，減少不必要的損失和矛盾。訂艙之前如果還沒(méi)有拿到相關(guān)的毛重，箱數等數據，可以跟貨代商量，先訂艙，稍后補全數據的。訂艙委托書(shū)上一定要加蓋公司的長(cháng)條章，這樣才具有訂艙效力。

　　6、訂艙好后，就要叮囑貨代發(fā)放進(jìn)倉通知。進(jìn)倉通知來(lái)了后，單證員按照公司的進(jìn)倉通知格式另外做一份，并加蓋長(cháng)條章給客戶(hù)傳過(guò)去。進(jìn)倉通知上的進(jìn)倉地址，進(jìn)倉編號，進(jìn)倉時(shí)間，聯(lián)系人電話(huà)是最重要的信息，一定不能有任何的錯誤。另外傳真后，盡量和客戶(hù)電話(huà)確認下，是否收到傳真件，怕萬(wàn)一出現晚進(jìn)倉影響裝運。

　　7、貨代的進(jìn)倉通知上會(huì )有報關(guān)單的郵寄時(shí)間，盡量在指定的時(shí)間的前一天把報關(guān)資料寄出。

　　報關(guān)所需資料如下：報關(guān)單，報關(guān)委托書(shū)，PK，I，CONTRACT，核銷(xiāo)單。我個(gè)人主張寄報關(guān)資料時(shí)，最好如果付款方式是T/T的話(huà)，I和PI基本上差不多，只需要改掉發(fā)票號碼和發(fā)票的時(shí)間，貨物描述，數量，單價(jià)和總價(jià)，基本上都是一樣。但是有時(shí)候也要根據實(shí)際出貨數量去做I，這樣總價(jià)和數量可能會(huì )發(fā)生變化。PK里的貨物描述，數量要和發(fā)票一致。毛，凈重以及體積根據客戶(hù)報過(guò)來(lái)的包裝明細仔細填寫(xiě)。根據個(gè)人的經(jīng)驗，我們可以把DOC分成報關(guān)資料和交單（或者寄客戶(hù)）的資料兩套去做。因為給客戶(hù)的PK，I必須是非常詳細的，客戶(hù)除了根據我們寄過(guò)去的PK，I做清關(guān)資料外，還需要根據這些資料去查貨，去銀行付匯。所以我們最好，先做交客戶(hù)的資料。報關(guān)資料因為僅是用于我們國內海關(guān)報關(guān)，所以我們可以相對簡(jiǎn)化一些，但是簡(jiǎn)化歸簡(jiǎn)化，PK總的數量，毛，凈重，立方數，I上的數量，總價(jià)，還是必須和交客戶(hù)的資料一樣的，這個(gè)在單證中叫做“單單相符”。記�。簣箨P(guān)的PK，I是根據交單的詳細資料做出來(lái)的，它只是交單資料的簡(jiǎn)化。以前有單證員先做報關(guān)資料，結果交單時(shí)又得重新算數據，做無(wú)用功，在此提醒一下。

　　報關(guān)單的填寫(xiě)不是很難，但是如果貨物的品名多了，填寫(xiě)報關(guān)單就是件非常辛苦的工作，因為牽涉到品名的合并。海關(guān)有規定，一份報關(guān)單只能寫(xiě)5個(gè)品名，一份核銷(xiāo)單只能報20個(gè)品名，即一份核銷(xiāo)單頂多只能用5張報關(guān)單，如果超過(guò)20個(gè)品名，就必須另用一份核銷(xiāo)單。產(chǎn)品的品名一多，就比較復雜，在合并品名時(shí)，一定要先問(wèn)過(guò)老板，因為我們公司產(chǎn)品太多，我們單證員不一定對每種產(chǎn)品都非常熟悉。所以不能隨便去合并品名，因為牽涉到廠(chǎng)家給我們開(kāi)增值稅發(fā)票，廠(chǎng)家開(kāi)增值稅發(fā)票是有開(kāi)票內容限制的，切記這點(diǎn)。核銷(xiāo)單的領(lǐng)取在財務(wù)處，領(lǐng)取核銷(xiāo)單時(shí)，最好帶上整套資料，這樣以便登記詳細。一般我們?yōu)榱素攧?wù)部做帳方便，把價(jià)格都報成FOB價(jià)格，但是實(shí)際的合同可能是CIF和CFR，所以要登記清楚。報關(guān)委托書(shū)比較好填，這里就不多說(shuō)。報關(guān)資料里的PK，I一般都是兩份，另外請付兩張蓋好長(cháng)條章的空白紙，以防數據變動(dòng)時(shí)之需。

　　8、如果是付款方式L/C，就一定要仔細閱讀信用證里的條款，最好在復印件上做好記錄。PK，I里的貨物描述必須嚴格按照L/C的規定，收貨人也必須按照L/C上的APPLICANT出具。另外如果L/C需要FORMA A或者C/O，它的發(fā)，收貨人，地址，貨物描述，也必須嚴格按照L/C上的規定去辦。C/O一般要先進(jìn)行網(wǎng)上申報，具體如何填寫(xiě)，請參照我以前的填寫(xiě)模式。申報完畢，還要看是否通過(guò)，通過(guò)了，就可以帶長(cháng)條章去上海市貿促會(huì )現場(chǎng)打單。為了節約不必要的開(kāi)支，請在申請時(shí)的備注一欄注明：自備C/O空白單據。這樣現場(chǎng)打單會(huì )節約單據費，如果不注明，要出單據費。

　　FORMA的辦理比C/O麻煩點(diǎn)，需要三套資料：

　　A、手寫(xiě)的FORMA資料（可以參照我以前的填寫(xiě)模式），

　　B、普惠制產(chǎn)地證申報單，

　　C、空白FORMA表格一套（要蓋章，老板親筆手簽），

　　D、PK，I一套。

　　以上資料備好后，給李瑞軍，他是手簽員，就可以由它去上海市商品檢驗檢疫局辦理了。

　　9、貨物在裝運的過(guò)程中，有個(gè)提單的核對過(guò)程，這個(gè)過(guò)程是一些重復性工作。提單核對關(guān)鍵的是核對以下幾個(gè)要點(diǎn)：發(fā)貨人，收貨人，通知人，目的港，MARKS，貨物描述，重量和體積。當付款方式是L/C時(shí)，一定要非常仔細，嚴格按照L/C，如果信用證單詞有錯誤，也必須將錯就錯，不能自行修改。提單的核對要不厭其煩，一直核對到提單完全沒(méi)有一點(diǎn)問(wèn)題為止。牽涉到提單早出晚出的問(wèn)題，要配合貨代，盡量提單當時(shí)修改。貨代一出提單，馬上要他們傳真一份過(guò)來(lái)。一般只要提單一出來(lái)，我們就要把相關(guān)的交客戶(hù)的資料準備一份，先給客戶(hù)傳真件。

　　10、保險單。如果是做CIF，就一定要買(mǎi)保險。保險的金額一般要投保加成10%。貨物描述按照L/C上的規定，如果做T/T則按照PI上的規定。保單最好也進(jìn)行核對，和提單一樣，一直OK，才叫保險公司打單。如果填寫(xiě)保單的時(shí)間在船開(kāi)后，就要填寫(xiě)保函。個(gè)人的經(jīng)驗是，保單的簽發(fā)時(shí)間一定要在船開(kāi)前，也就是如果保單確實(shí)是在船開(kāi)后買(mǎi)的，要保險公司把保險的時(shí)間一定要簽在船開(kāi)前。

　　11、如果需要大使館認證的發(fā)票，辦理的地點(diǎn)也在上海市貿促會(huì )，可以去窗口問(wèn)訊辦理的方式。最好，去之前，先打電話(huà)問(wèn)過(guò)辦理使館認證的費用，如果費用其高，就要跟老板說(shuō)。因為有時(shí)候辦理使館認證的費用會(huì )比銀行查出不符點(diǎn)的費用高出很多，所以寧愿銀行查出不符點(diǎn)，當然這個(gè)也只是個(gè)人經(jīng)驗，具體操作還是多咨詢(xún)老板。如果做T/T，提單出來(lái)后，PK，I各準備三份，和提單一起，做好郵寄的準備，如果有其他的的單據，也都準備好。財務(wù)一旦確認該票貨物收貨人已經(jīng)打款，馬上就可以郵寄相關(guān)資料了。

　　如果是做L/C，根據上面交單所需要的DOC，一個(gè)個(gè)去準備。個(gè)人經(jīng)驗覺(jué)得銀行交單的過(guò)程實(shí)在是個(gè)累人的過(guò)程，通常銀行會(huì )非常仔細檢查我們所有的單據，希望可以找出我們的不符點(diǎn)。

　　12、交單完了，就要準備開(kāi)票資料了。做開(kāi)票資料前，一定要問(wèn)貨代要報關(guān)預錄單。開(kāi)票資料上的品名和數量，單位都是報關(guān)預錄單上的，要和報關(guān)預錄單一樣。金額是對應的工礦內購合同的人民幣金額。開(kāi)票資料做好，給老板看過(guò)，確認無(wú)誤，就FAX給客戶(hù)。開(kāi)票資料來(lái)了，在上面注明對應的發(fā)票號碼，就可以交給財務(wù)了。發(fā)票開(kāi)過(guò)，資料寄了，文件就可以歸檔了。

　　13、我們每出一票貨，就要填寫(xiě)《外銷(xiāo)合同登記表>>和〈出口登記表〉，這兩個(gè)表格和前面的〈內購合同登記表〉三表可以說(shuō)是關(guān)鍵，我們單證部的工作基本上都是圍繞著(zhù)這三個(gè)表格在運作。

　　我覺(jué)得做為一個(gè)好的單證員，最重要的一點(diǎn)就是一定要有責任心，其實(shí)做其它的工作也一樣，有著(zhù)強烈責任心的人做出的工作結果是有明顯的不一樣的。我們公司外銷(xiāo)的主要產(chǎn)品是五金產(chǎn)品，你可以不懂產(chǎn)品，因為咱們的產(chǎn)品的確是品種繁多，同一種產(chǎn)品規格也是多得不得了，剛開(kāi)始做咱們的產(chǎn)品，肯定存在著(zhù)對產(chǎn)品不熟悉的尷尬。在做很多個(gè)工廠(chǎng)產(chǎn)品合起來(lái)的大批量出貨物時(shí)，有一個(gè)竅門(mén)，就是仔細核對工礦內購合同上的嘜頭和PI上的商品名稱(chēng)，可以知道是哪家工廠(chǎng)的貨物，可以看我以前的單子，里面我出的每票貨物都注明了訂單號，品名，哪家工廠(chǎng)。當然做單證員，除了責任心外，還要動(dòng)腦筋去想如何簡(jiǎn)化工作，如何讓自己的工作高效率起來(lái)。

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