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外貿公司銷(xiāo)售月度工作總結
貿易公司，主要是以代理各類(lèi)廠(chǎng)家產(chǎn)品，通過(guò)自身?yè)碛械匿N(xiāo)售對象資源優(yōu)勢和對當地市場(chǎng)的了解程度，賺取代理商品中間差價(jià)利潤。從組成結構方面，一般分為：銷(xiāo)售部，財務(wù)部，物流部，總經(jīng)辦等。而銷(xiāo)售部又根據銷(xiāo)售對象上的區別，分為商用部，KA部，BC部，流通部等。而財務(wù)部根據職能的區別分為，財務(wù)報表統計人員，銷(xiāo)售內勤人員，出納，單據管理人員，稅務(wù)登報人員等。通過(guò)銷(xiāo)售部的業(yè)務(wù)開(kāi)展和市場(chǎng)反饋，物流部門(mén)的產(chǎn)品配送，財務(wù)部的資金流管理，總經(jīng)辦的全局策劃，市場(chǎng)分析和流程管理控制，從而實(shí)現銷(xiāo)售的整體環(huán)節高效率完成和良性循環(huán)。
2，產(chǎn)品
在代理產(chǎn)品方面，根據產(chǎn)品的知名度和地域影響力，一般分為一線(xiàn)品牌，二線(xiàn)品牌，補充品牌等。比如我們代理的生活用紙，維達，潔柔為市場(chǎng)影響力比較大的名牌產(chǎn)品，也就是一線(xiàn)產(chǎn)品，而同時(shí)代理的貝柔，銀洲湖系列，根據它的地域影響力和廠(chǎng)家規模，為二線(xiàn)品牌。
一線(xiàn)品牌的優(yōu)勢在于，知名度高，市場(chǎng)影響力大，而二線(xiàn)品牌的優(yōu)勢在于，產(chǎn)品結構靈活，價(jià)格適中，在市場(chǎng)需求方面，能有效補充一線(xiàn)品牌不足的地方，比如價(jià)格優(yōu)勢。
3，銷(xiāo)售對象
根據不同的銷(xiāo)售方式，我們貿易公司的銷(xiāo)售對象主要分為：商超，分銷(xiāo)商，直銷(xiāo)用戶(hù)。商超又根據它的賣(mài)場(chǎng)規模大小和組成結構上，分為KA連鎖，BC場(chǎng)，便利店，分銷(xiāo)商。KA連鎖的優(yōu)勢在于，顧客群體大，有品牌影響力，地理優(yōu)勢和賣(mài)場(chǎng)規模較大，有較強的競爭優(yōu)勢，產(chǎn)品的量上面有保證。BC場(chǎng)的優(yōu)勢在于，彌補KA場(chǎng)無(wú)法遍地開(kāi)花的數量?jì)?yōu)勢，雖然產(chǎn)品銷(xiāo)量上面不如KA場(chǎng)，但賣(mài)場(chǎng)數量巨大和操作模式簡(jiǎn)單，是它的優(yōu)勢。
在實(shí)際的業(yè)務(wù)操作流程方面，又分為內部流程和對外流程。
1，內部流程
銷(xiāo)售經(jīng)理通過(guò)對市場(chǎng)的分析和反饋，制定具體的操作方案，比如產(chǎn)品分類(lèi)，報價(jià)，每月促銷(xiāo)，注意事項及當月重點(diǎn)事宜，下發(fā)給銷(xiāo)售各部門(mén)，由銷(xiāo)售的各部分去執行。銷(xiāo)售部根據上級文件和方案，在自己所管轄的區域賣(mài)場(chǎng)中執行當月銷(xiāo)售方案。拿回的商超訂單，交由對單人員核對產(chǎn)品價(jià)格。業(yè)務(wù)員根據不同的賣(mài)場(chǎng)結算類(lèi)型，制定不同的結算方式。比如現采現結，購銷(xiāo)月結，稅票，支票，轉賬，收據結算等等。對單人員核對完訂單，無(wú)異常的情況下，及時(shí)知會(huì )物流部安排送貨，物流部拿回銷(xiāo)售清單和驗收單據后，及時(shí)交給回單管理人員。如送貨當中出現貨物數量不中，單品缺少，因各類(lèi)意外無(wú)法按時(shí)完成送貨任務(wù)的，要及時(shí)知會(huì )業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員及時(shí)跟賣(mài)場(chǎng)協(xié)商溝通，妥善解決，盡量不影響到合作關(guān)系。銷(xiāo)售部每月執行的促銷(xiāo)計劃，及時(shí)交給促銷(xiāo)管理人員，由其備份，統計，找廠(chǎng)家申報費用，促銷(xiāo)管理人員知會(huì )業(yè)務(wù)人員申報結果，協(xié)助業(yè)務(wù)人員及時(shí)拿回各類(lèi)核銷(xiāo)資料，核銷(xiāo)各類(lèi)促銷(xiāo)費用。業(yè)務(wù)人員根據每月各賣(mài)場(chǎng)的對賬結款日期，找回單管理人員領(lǐng)取需要對賬結款的單據，按時(shí)對賬結賬，同時(shí)反饋給回單管理人員，回款進(jìn)程。業(yè)務(wù)人員收回的現金，支票，轉帳通知單，各類(lèi)扣除的費用單據，及時(shí)交到出納人員開(kāi)好收據，找回單管理人員清銷(xiāo)賬目。
2，對外流程
開(kāi)常為了更大的增加自己的業(yè)績(jì)量，提高公司的市場(chǎng)占有率，業(yè)務(wù)人員需要在條件允許的情況下，和未接觸的賣(mài)場(chǎng)建立良好的合作關(guān)系。前期需要了解賣(mài)場(chǎng)的實(shí)際銷(xiāo)售情況，地理優(yōu)勢，賣(mài)場(chǎng)面積，是否為連鎖，周邊環(huán)境優(yōu)勢，同類(lèi)品牌的銷(xiāo)售和代理商情況等各類(lèi)信息。找采購或負責人洽談實(shí)際的合作項目，包括產(chǎn)品品牌品項，進(jìn)場(chǎng)優(yōu)勢和意義，了解該場(chǎng)各類(lèi)費用明細。根據實(shí)際了解的情況，制定新品進(jìn)場(chǎng)計劃表，交由公司銷(xiāo)售經(jīng)理審核批復。得到經(jīng)理的明確回復后，找賣(mài)場(chǎng)負責人簽定產(chǎn)品進(jìn)場(chǎng)銷(xiāo)售合同，要清楚合同較重要的條款，比如合同費用，新品進(jìn)場(chǎng)費用，合作時(shí)間，季度性費用，結算周期和方式，費用扣除方式，返點(diǎn)返利以及賣(mài)場(chǎng)要求的一些特殊支持等等。
客情維護。在賣(mài)場(chǎng)的操作當中，客情維護是重中之重的。良好的客情可以爭取到對自己最有利的賣(mài)場(chǎng)資源，最大化的提高產(chǎn)品銷(xiāo)量�？颓榫S護之前，一定要找準此賣(mài)場(chǎng)對自己銷(xiāo)售最有影響的幾個(gè)人。比如采購，連鎖超市的主管，店長(cháng)，紙品區理貨和收貨人員，貨款結算人員。因為每個(gè)場(chǎng)的管理模式是不一樣的，有些店是采購下單，有些是店長(cháng)直接負責，有時(shí)候是連鎖中單店主管負責下單和日常陳列管理。只有從下單，收貨，產(chǎn)品陳列，貨款結算方面，都沒(méi)有大的阻礙的情況下，才能更高效的提高自己工作效率和工作時(shí)間上的安排。
促銷(xiāo)。促銷(xiāo)是提高產(chǎn)品銷(xiāo)量，打擊競爭對手，維護賣(mài)場(chǎng)客情的重要手段。一份合理的促銷(xiāo)方案，不僅在提高賣(mài)場(chǎng)的市場(chǎng)影響力，在提高賣(mài)場(chǎng)對品牌的重視度，在提高自已的業(yè)績(jì)量，都會(huì )有至關(guān)重要的影響。同樣，促銷(xiāo)是分為很多種的。首先你要了解該賣(mài)場(chǎng)的消費群體和整體產(chǎn)品結構及賣(mài)場(chǎng)當中自身的產(chǎn)品結構。比如工業(yè)區，卷紙和抽紙不分的地方，大力推廣低價(jià)位卷紙和方巾，是提高量的有效方式。高檔社社區店，盒抽和高品質(zhì)卷紙，一般都是主打。風(fēng)景區，旅游區，各類(lèi)手帕紙有很大的量的空間。同樣，根據不同的活動(dòng)檔期，搭配不同的產(chǎn)品類(lèi)型促銷(xiāo)方案，也是非常重要的。促銷(xiāo)還有一個(gè)要點(diǎn)，就是多重促銷(xiāo)的覆蓋。公司的促銷(xiāo)方案，現采，為特殊賣(mài)場(chǎng)制定的特殊促銷(xiāo)方案，都是很有必要的。比如新店開(kāi)業(yè)，一次優(yōu)質(zhì)的場(chǎng)外活動(dòng)，是很有必要的，提高賣(mài)場(chǎng)人氣的同時(shí)，也提高了自身的產(chǎn)品知名度。
市場(chǎng)反潰定期的市場(chǎng)反饋，有利于公司制定更完善的銷(xiāo)售方案，更好的調整自身的產(chǎn)品結構，更大的提高自身的市場(chǎng)占有率。比如敏感單品的市場(chǎng)價(jià)格調查，賣(mài)場(chǎng)間產(chǎn)品的價(jià)格對比，現采單品競爭對手的報價(jià)情況。優(yōu)質(zhì)賣(mài)場(chǎng)的產(chǎn)品銷(xiāo)售的偏重點(diǎn)。同類(lèi)單品的價(jià)格比對，促銷(xiāo)情況。賣(mài)場(chǎng)的要求及最新的動(dòng)態(tài)等。
結算流程。良性的結算流程，有助于公司抽出更多的資金流，投入到更大的市場(chǎng)競爭當中。一個(gè)公司的資金流，就是一個(gè)公司的血液，只有快速優(yōu)質(zhì)的新陳代謝，才能有更強大的活力，更旺盛的生命力。了解自己手里面每個(gè)賣(mài)場(chǎng)的結算流程，是我們平時(shí)業(yè)務(wù)工作當中的重中之重。什么時(shí)候對賬，什么時(shí)候交稅票，結算是轉賬，還是開(kāi)支票，以及周期是多長(cháng)的支票，或者現金結算，收據結算，合同扣款明細，做好一份詳細的對賬明細表，準時(shí)按期的去對賬結款，有助于我們更好的開(kāi)展工作。
做為一個(gè)BC場(chǎng)的業(yè)務(wù)，在操作以上所有的流程的當中，也有自己的一些體會(huì )和自認為操作當中的一些要點(diǎn)。
1 深入了解自身產(chǎn)品，包括產(chǎn)品特點(diǎn)，賣(mài)點(diǎn)，適合于什么環(huán)境和什么賣(mài)場(chǎng)，市場(chǎng)的反饋情況，產(chǎn)品的價(jià)格體系。產(chǎn)品的價(jià)格就是產(chǎn)品的武器，一個(gè)優(yōu)良的價(jià)格體系，才能在質(zhì)和量的上面，產(chǎn)品的競爭力上，有較好的體現。產(chǎn)品的類(lèi)型體系，不管是卷紙，軟抽，盒抽，手帕紙，商用紙品等方面，每個(gè)品牌都會(huì )有它的優(yōu)勢一面，合理的搭配和促銷(xiāo)，才能銷(xiāo)量更好。熟悉自己產(chǎn)品的價(jià)格，工作當中，會(huì )給自己帶來(lái)更大的方便，在和采購的談判當中，才能更好的利用自己的優(yōu)勢資源，做到量最大化。
2清楚哪些人對你的工作是最有幫助的。一個(gè)好的領(lǐng)導，會(huì )讓你的工作方向和計劃安排上，更順利，讓你更快的得到提升。一個(gè)好的戰友，會(huì )讓你工作當中更省時(shí)省心，每個(gè)人都有自己的優(yōu)點(diǎn)和長(cháng)處，取長(cháng)補短。每個(gè)好朋友都是一面鏡子，你看不到的東西，他會(huì )給你足夠的提醒和指引。工作當中不懂的，不會(huì )的，會(huì )努力協(xié)助你，最快捷的完成每項任務(wù)。在你失落的時(shí)候，會(huì )給你最大的鼓勵，一起并肩做戰的朋友，一定是你工作當中最了解你的人。一個(gè)好的合作伙伴，雙贏(yíng)是大家的共同目的。雖然大多是利益上的合作，但每一個(gè)人都會(huì )有十個(gè)以上的商業(yè)圈子，建立良好的合作關(guān)系，會(huì )讓你在工作開(kāi)展和工作延伸，對商業(yè)動(dòng)態(tài)訊息采集，都會(huì )有很大的幫助。
3學(xué)會(huì )做人。盡量做到和同事之間關(guān)系融洽，和朋友間的親密無(wú)間，對領(lǐng)導的尊敬和學(xué)習。對幫助過(guò)你的人學(xué)會(huì )感恩，對傷害過(guò)你的人學(xué)會(huì )忘記，對人做到寬厚謙和。多聽(tīng)取朋友的建議，及時(shí)改掉自己身上的缺點(diǎn)，不輕浮，不驕傲，不為利損人。多傾聽(tīng)別人的心聲，給予自己的建議和幫助，助人為快樂(lè )之本，幫助別人的同時(shí)，你自己也是快樂(lè )的。成功的時(shí)候，一起分享，一起歡呼。失落的時(shí)候，給予一個(gè)有力的擁報，肯定的眼神。不因只是工作去聯(lián)系人，戰友也是朋友，工作以外的關(guān)心和問(wèn)候，會(huì )讓你自己的生活更充實(shí)和快樂(lè )。
4風(fēng)險控制。當你去做每一件的時(shí)候，一定要先去想到三步。一，怎么做。二，做了的結果如何。三，這樣的結果該如果處理。生意之間往往都會(huì )有風(fēng)險的，在工作的這幾個(gè)月當中，我就碰到過(guò)兩次清常在這個(gè)高速發(fā)展的城市里，每天的都會(huì )有賣(mài)場(chǎng)在倒閉，每天也會(huì )有新的賣(mài)場(chǎng)在開(kāi)業(yè)。安全的庫存，良性的結款流程，是風(fēng)險控制的根本。每月對一些銷(xiāo)售不順的場(chǎng)進(jìn)行分析，提高關(guān)注度。為什么量會(huì )減少，貨款拖欠時(shí)間開(kāi)始變長(cháng)，為什么量在增加，貨款結算卻在減少。把握好尺度，對這個(gè)廠(chǎng)的具體情況不太了解的可以多問(wèn)同行，收集信息，減少發(fā)貨，把貨與款的比度控制在正常的情況下。
5投入產(chǎn)出比計算。學(xué)會(huì )每個(gè)場(chǎng)，每單生意的利潤率計算。只有把握良好的利潤尺度，才能在競爭力，利潤率上，有錢(qián)可賺。對那些帳期長(cháng)的場(chǎng)，可以適當提高產(chǎn)品的單價(jià)，敏感單品的利潤也要控制在一個(gè)合理的尺度中。做生意就是為了賺錢(qián)，相信沒(méi)有人會(huì )去做賠錢(qián)買(mǎi)賣(mài)，做好投入產(chǎn)出比的計算，不管是對現在的工作，還是以后自己的人生規劃，都會(huì )一生受益。
6資源合理分配。主力的賣(mài)場(chǎng)，可以出量的賣(mài)場(chǎng)，可以多投資源。比如海報費用，堆頭費用，每月的促銷(xiāo)費用。在打擊競爭對手的賣(mài)場(chǎng)，也可以多投資源，費用，特批價(jià)格，現采，客情費用，一系列的投入，在維護客情和賣(mài)場(chǎng)銷(xiāo)售的份額的占有上，必定能占到優(yōu)勢，有效的打擊競爭對手。對那些結款周期上，產(chǎn)量不高，流程較麻煩的賣(mài)場(chǎng)，可以適當的減少費用投入，以達到平衡。
8合同管理。清楚自己的賣(mài)場(chǎng)所有合同條款是非常重要的，因為每次的對賬結款都會(huì )涉及到費用的扣除。清楚費用明細，可以減少工作中的失誤。更有效率的做好每個(gè)流程。
提前做好每項計劃，會(huì )讓你的工作變的有條不絮。
每天。計劃好明天的行程安排，工作計劃，帶好各類(lèi)需要用到的報價(jià)，促銷(xiāo)，清楚自己拜訪(fǎng)的目的。晚上回去記錄一天工作的內容，注意事項，哪些任務(wù)完成，哪些計劃需要再次跟進(jìn)，如何去優(yōu)化。確定下去的拜訪(fǎng)時(shí)間。
每星期。周末做好本周的工作總結，清楚自己的回款量，本周業(yè)務(wù)量，銷(xiāo)售量，月度銷(xiāo)售任務(wù)的完成比率。制定下星期的工作計劃和安排。
1、有關(guān)客戶(hù)最基本的原始資料，包括客戶(hù)的名稱(chēng)、地址、電話(huà)、經(jīng)營(yíng)管理者、法人代表及他們的個(gè)人性格、興趣、愛(ài)好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力、經(jīng)歷背景，與本會(huì )館交往的時(shí)間，消費種類(lèi)等，這些資料是客戶(hù)管理的起點(diǎn)和基礎，需要通過(guò)銷(xiāo)售人員對客戶(hù)的訪(fǎng)問(wèn)來(lái)收集、整理歸檔形[font=楷體_GB2312]成的。在會(huì )館內的一些客人表現出對會(huì )館的態(tài)度和意見(jiàn)，則要通過(guò)各部門(mén)來(lái)收集，可做為針對性服務(wù)或改善服務(wù)的方向準則。
2、關(guān)于客戶(hù)特征方面的資料，主要包括客戶(hù)所從事工作的市場(chǎng)區域、業(yè)務(wù)范圍、公司銷(xiāo)售能力、發(fā)展潛力、經(jīng)營(yíng)觀(guān)念、經(jīng)營(yíng)方式、經(jīng)營(yíng)政策、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)等。其中對大客戶(hù)，還要特別關(guān)注和收集客戶(hù)市場(chǎng)區域的政府貿易政策動(dòng)態(tài)及信息。這樣可針對客戶(hù)公司的經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)對會(huì )館進(jìn)行有針對性的推銷(xiāo)。
3、關(guān)于與競爭對手的關(guān)系及太原市行業(yè)發(fā)展趨勢。其中對于客戶(hù)的“市場(chǎng)流向”，要準確到每一個(gè)“訂單”;與競爭者的關(guān)系要有各方面的比較數據。這樣有利于銷(xiāo)售部門(mén)對會(huì )館在每一階段整體市場(chǎng)大趨勢的了解和把握。
4、關(guān)于交易現狀的資料，主要包括客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)現狀、存在的問(wèn)題，會(huì )館銷(xiāo)售戰略、未來(lái)的展望�？蛻�(hù)公司的形象、聲譽(yù)，財務(wù)狀況、信用狀況等。
二、客戶(hù)檔案的分類(lèi)整理歸檔
客戶(hù)信息是不斷變化的，客戶(hù)檔案資料就會(huì )不斷的更新，所以客戶(hù)檔案的整理必須具有管理的動(dòng)態(tài)性。根據會(huì )館基本的銷(xiāo)售運作程序，可以把客戶(hù)檔案資料分成六大類(lèi)，編號排列定位并活頁(yè)裝卷。
第一大類(lèi)，客戶(hù)基礎資料，包括：客戶(hù)入會(huì )登記表、客戶(hù)身份證復印件、有效簽單人員名單、客戶(hù)背景資料、客戶(hù)入會(huì )時(shí)的一切初始資料(包括銷(xiāo)售人員對客戶(hù)的走訪(fǎng)、調查的情況報告)。
第二大類(lèi)，客戶(hù)與會(huì )館簽訂的合同、協(xié)議情況，包括：歷次簽訂合同協(xié)議記錄，具體合同協(xié)議文本。合同協(xié)議要按簽訂的時(shí)間先后排列。
第三大類(lèi)，客戶(hù)的欠款還款情況(簽單客戶(hù))，包括：客戶(hù)還款計劃(簽單合同)，客戶(hù)信用額度，歷次欠款還款情況，欠款還款協(xié)議，延期還款審批單。其中對于直接外銷(xiāo)客戶(hù)，還應有付款方式、授信金額抵押保證登記。
第四大類(lèi)，客戶(hù)投訴、折價(jià)情況，包括：折價(jià)審批，投訴折價(jià)原因，責任鑒定，退會(huì )會(huì )員基本資料及退會(huì )原因說(shuō)明等。
第五大類(lèi)，同行業(yè)發(fā)展趨勢，包括：與我會(huì )館同檔次的會(huì )館賓館的基本情況，現行促銷(xiāo)方案，提成方式等一系列行業(yè)動(dòng)態(tài)。
第六大類(lèi)，會(huì )館內部人員促銷(xiāo)方案，內部人員銷(xiāo)售記錄，提成情況。外聯(lián)促銷(xiāo)人員促銷(xiāo)方案，外促人員的促銷(xiāo)記錄、提成記錄。
以上每一大類(lèi)都必須填寫(xiě)完整的目錄，并編號，以備查詢(xún)和資料定位;客戶(hù)檔案每年分年度清理、按類(lèi)裝訂成固定卷保存。每位客戶(hù)經(jīng)理在各大類(lèi)中均有自己獨立的卷章。
三、檔案審批
1、客戶(hù)經(jīng)理在提交檔案前要認真審核、校對確保檔案的真實(shí)準確性。
2、所有客戶(hù)檔案均需有客戶(hù)簽名、經(jīng)辦人、直接領(lǐng)導審批簽字方可入檔。
四、檔案的查閱
1、每位客戶(hù)經(jīng)理有權隨時(shí)查閱自己所負責客戶(hù)的檔案記錄。
2、總經(jīng)理、銷(xiāo)售部經(jīng)理有權查閱會(huì )館所有客戶(hù)的檔案記錄。
3、其它客戶(hù)經(jīng)理或部門(mén)經(jīng)理需查閱客戶(hù)檔案時(shí)，需有銷(xiāo)售部經(jīng)理或總經(jīng)理的審批方可查閱。
客戶(hù)檔案屬會(huì )館保密資料，嚴禁外泄。
五、檔案的增加、修改、刪除與管理
行業(yè)在發(fā)展，消費者的消費理念在不斷的更新，不斷的理性化，所以檔案資料也要不斷的更新。以便更好的確立會(huì )館正確發(fā)展方向。
1、檔案的增加，對于客戶(hù)在建檔時(shí)不完善的資料進(jìn)行補充，新的行業(yè)發(fā)展趨勢，競爭對手的最新動(dòng)態(tài)等。所有會(huì )館員工都有及時(shí)提供資料和完善客戶(hù)檔案的權利和義務(wù)。
2、檔案的修改，在建檔時(shí)客戶(hù)資料難免有差，所以及時(shí)的發(fā)現修改是極為重要的。對客戶(hù)檔案進(jìn)行修改前要得要銷(xiāo)售部經(jīng)理的同意批示，并在留存修改記錄，和修改原因。
3、對錯誤和過(guò)時(shí)行業(yè)情報、死檔進(jìn)行及時(shí)的刪除。刪除時(shí)需有銷(xiāo)售部經(jīng)理的同意批示，刪除原因。對確定刪除的資料也要有一個(gè)月保留期，確定刪除時(shí)再進(jìn)行徹底刪除，以免誤刪除有用資料。
4、銷(xiāo)售部會(huì )同其它一線(xiàn)部負責人每月召開(kāi)一次客史檔案補充更新專(zhuān)題會(huì )，確定月度重點(diǎn)關(guān)注的客人名單。每季度召開(kāi)一次消費分析會(huì )，并根據客戶(hù)消費情況，對其進(jìn)行各類(lèi)客史檔案動(dòng)態(tài)轉換，并做好各類(lèi)客戶(hù)上半年、下半年及年度消費的分析會(huì )議。
六、設立日常檔案
對日常運營(yíng)中一些重要數據資料進(jìn)行歸檔，如各級會(huì )議記錄，日常來(lái)信 傳真，客戶(hù)預訂記錄，客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)表同，日銷(xiāo)售報表，周銷(xiāo)售的報表，月季年銷(xiāo)售報表及計劃總結，散客的表?yè)P、投訴及處理意見(jiàn)，各大活動(dòng)方案的計劃、實(shí)施、收效等文獻檔案。日常檔案要時(shí)時(shí)更新，重要記錄及時(shí)歸入各大類(lèi)檔案中。
七、“兩套制”
由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝(紙文檔)存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉化為檔案一般采勸雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時(shí)參照互補。
八、如何利用和完善客戶(hù)檔案
會(huì )館通過(guò)建立客戶(hù)檔案資料，加強主要客戶(hù)和潛在客戶(hù)管理，其目的是為會(huì )館銷(xiāo)售工作服務(wù)，著(zhù)重在兼顧銷(xiāo)售與收款兩個(gè)目標。因此，會(huì )館對客戶(hù)檔案的利用主要把握以下三個(gè)方面，并在利用中不斷的補充和完善客戶(hù)資料。
第一，通過(guò)對客戶(hù)檔案中各類(lèi)市場(chǎng)信息的利用，把握和預測會(huì )館準新策略方針的可行性及風(fēng)險規避，對尋找、挖掘新客戶(hù)起積極的參考作用。所以對于會(huì )館建立客戶(hù)檔案，在收集客戶(hù)背景材料時(shí)，不僅要充分了解客戶(hù)的喜好和消費能力;還要了解同等會(huì )館賓館在經(jīng)營(yíng)中的失敗案例，相關(guān)的法律法規行來(lái)發(fā)展趨勢等，在利用客戶(hù)檔案時(shí)要整體評價(jià)客戶(hù)的消費水平及意向，分析整體市場(chǎng)占有率和市場(chǎng)份額，以便決定會(huì )館服務(wù)和經(jīng)營(yíng)戰略的整體發(fā)展方向和戰略布局。
第二，通過(guò)對客戶(hù)檔案中交易狀況信息的利用，把握會(huì )館自身管理程序的適應性和市場(chǎng)定位，挖潛堵漏，降低銷(xiāo)售成本和經(jīng)營(yíng)成本，最大化整合、利用會(huì )館資源。提高會(huì )館服務(wù)水平和業(yè)內定位，應設法讓會(huì )館所有員工知道自己所在崗位的服務(wù)流程，并讓他們了解自己負責的工作與某些流程有何關(guān)聯(lián)。因為每個(gè)流程只要一個(gè)環(huán)節不到位，就可能導致賓客的不滿(mǎn)意或賠款損失，造成不好的影響，流失客源。
第三、通過(guò)利用客戶(hù)檔案的交易付款信息和客戶(hù)背景材料，把握企業(yè)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)中的賒銷(xiāo)比重，同時(shí)重視應收帳款管理工作，正確評估客戶(hù)信用狀況，減少交易風(fēng)險。在判斷和列入公司重要客戶(hù)時(shí)，不僅要看其預訂量，可能產(chǎn)生的消費費用，更要評價(jià)其真正的償付能力。因此，需要強化信用管理職能，并將信用管理風(fēng)險的權責合理地分配各客戶(hù)經(jīng)理中去，落實(shí)在從開(kāi)發(fā)客戶(hù)到欠款回收工作的全過(guò)程，解決“增加銷(xiāo)售額和保證欠款收回”這樣一個(gè)兩難問(wèn)題。
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