編寫(xiě)Word論文十大技巧

現在正是大學(xué)畢業(yè)生完成畢業(yè)設計、撰寫(xiě)畢業(yè)論文的時(shí)候，大家往往要苦熬一個(gè)多月才能完成自己的畢業(yè)論文�，F在大家主要都是用Microsoft Word來(lái)編輯論文(不論各位用哪個(gè)版本，基本功能都是一致的，以下簡(jiǎn)稱(chēng)Word)。如果不能充分Word的一些強大功能，大家在撰寫(xiě)和編輯較長(cháng)篇幅的科技論文的時(shí)候，可能經(jīng)常要為不斷地調整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓總結一下，以求拋磚引玉。

一篇論文應該包括兩個(gè)層次的含義：內容與表現，內容是指文章作者用來(lái)表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節段落結構等，表現則是指論文頁(yè)面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內容可以有不同的表現，例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì )有不同的表現；而不同的內容可以使用相同的表現，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。

筆者認為，論文“表現”的編輯，是一個(gè)非常費時(shí)費力的工作。如果在寫(xiě)論文之前，做了各方面的準備，并按照一定的規律來(lái)編寫(xiě)和排列，會(huì )起到事半功倍的效果；否則，會(huì )給你帶來(lái)無(wú)窮無(wú)盡的痛苦。筆者根據自己寫(xiě)碩士論文的體驗，向各位提供如下建議，供大家參考。

1、用好樣式

編寫(xiě)論文，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。 如果你發(fā)現自己是用選中文字然后用格式欄來(lái)設定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話(huà)，最好就定義一個(gè)樣式。對于相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會(huì )。如果要對排版格式（文檔表現）做調整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由 Word 自動(dòng)生成各種目錄和索引。

一般情況下，不論撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文，相應的雜志社或學(xué)位授予機構都會(huì )根據其具體要求，給論文撰寫(xiě)者一個(gè)清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，論文的撰寫(xiě)者就可以在撰寫(xiě)論文前對樣式進(jìn)行一番設定，這樣就會(huì )很方便的編寫(xiě)論文了。

如筆者用Microsoft Office Word 2003進(jìn)行樣式設計如下圖：

2、使用交叉引用設置編號

一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動(dòng)輸入的編號極可能給你文章的修改帶來(lái)無(wú)窮的后患。標題的編號可以通過(guò)設置標題樣式來(lái)實(shí)現，表格和圖形的編號通過(guò)設置題注的編號來(lái)完成。在寫(xiě)“參見(jiàn)第x章、如圖x所示”等字樣時(shí)，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以后，當插入或刪除新的內容時(shí)，所有的編號和引用都將自動(dòng)更新，無(wú)需人力維護。并且可以自動(dòng)生成圖、表目錄。

3、對齊

一定不要用手動(dòng)敲空格來(lái)達到對齊的目的。只有英文單詞間才會(huì )有空格，中文文檔沒(méi)有空格。所有的對齊都應該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進(jìn)等來(lái)進(jìn)行。如果發(fā)現自己手動(dòng)打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過(guò)其他方法來(lái)避免。同理，一定不要通過(guò)敲回車(chē)來(lái)調整段落的間距。

4、繪圖技巧

論文中會(huì )用到很多圖表，筆者強烈建議論文撰寫(xiě)者分清論文中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進(jìn)行編寫(xiě)，很簡(jiǎn)單，這里就不再贅述了�？驁D和流程圖的編輯，筆者強烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Professional 2003畫(huà)。如果不能忍受Visio對象復制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。

5、編輯數學(xué)公式

在論文中編輯數學(xué)公式，個(gè)人建議使用MathType5.0，其實(shí)Word集成的公式編輯器就是它的3.0版。安裝MathType后，Word會(huì )增加一個(gè)菜單項，其功能一目了然。推薦使用 MathType 的自動(dòng)編號和引用功能，這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動(dòng)更新編號。Word 正文中插入公式的一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題是把上下行距都撐大了，很不美觀(guān)，這部分可以通過(guò)固定行距來(lái)修正。但是要提醒論文撰寫(xiě)者，如果你計算機上安裝了MathType5.0后，撰寫(xiě)公式的速度非�？�，占用少量的CPU。但是，當你準備打印論文的時(shí)候，要記得找個(gè)按照了MathType5.0的計算機打印，不然，我們的公式就“不翼而飛”了。