英文商務(wù)書(shū)信：如何寫(xiě)出好的開(kāi)頭與結尾
How can I write a good opening and a good ending?
如何寫(xiě)出好的開(kāi)頭與結尾?
• 如何寫(xiě)出好的開(kāi)頭?
1) 想想你的讀者和主題。
2) 清楚說(shuō)明你的主題或寫(xiě)作目的。
3) 說(shuō)明你的目的，同時(shí)考慮到你希望讀者如何處理這份文件。
4) 點(diǎn)出文件的內容大綱。
• 如何寫(xiě)出好的結尾?
1) 把重點(diǎn)再復述一遍，有可能的話(huà)指出相關(guān)細節。
2) 確定新的信息被清楚地標示出來(lái)
3) 向對方致謝。
4) 表示愿意回答任何問(wèn)題，也愿意盡量提供更多信息。
5) 如果其他地方?jīng)]有寫(xiě)明，提供絡(luò )方式。
忙碌的商務(wù)讀者會(huì )略讀，只搜尋關(guān)鍵的信息。人們在略讀的時(shí)候，會(huì )先閱讀開(kāi)頭，然后閱讀結尾，但是中間一大部分往往都略過(guò)去。因此要協(xié)助你的讀者善用這份文件，就把重要的`信息擺在他們最有可能找到的地方，也就是文件的開(kāi)頭或結尾，或者用項目符號把它們編成醒目的列表。
如果你的文件內容比較多，里面可能會(huì )包含好幾個(gè)不同的小主題，在開(kāi)頭的地方就點(diǎn)出這些小主題，協(xié)助讀者迅速了解文件的內容。例如，在一份講到最新?tīng)I銷(xiāo)活動(dòng)的備忘錄里，你可以把內容分成“new print campaign”(最新平面廣告營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng))、“new radio campaign”(最新廣播營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng))、“new direct mail solicitations”(最新電子郵件營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng))等部分。
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