要寫(xiě)英語(yǔ)報告書(shū)，怎么辦？
E-mail一般使用非正式的文體，因此正文前的稱(chēng)呼無(wú)需使用諸如 "Dear Mr. John"之類(lèi)的表達，Dear …的使用通常在書(shū)信或初次傳遞郵件的對象。在同輩的，親朋好友或是同事間可以直呼起名，但是如果是你的上級或是長(cháng)輩，最好使用頭銜比如：Mr. Smith, Thank you for your enquiry / e-mail.（謝謝你的提問(wèn)/郵件。）
這是一句通常正文的開(kāi)頭。在商務(wù)郵件中，雖然看信者不一定會(huì )仔細的注意你的語(yǔ)法。但是也應減少拼法，文法及內容等錯誤。以免引起誤解。以快速取勝的郵件，更重要的是避免錯誤信息流出。以下列舉常見(jiàn)錯誤：
很多人常犯的錯誤是把e-mail寫(xiě)成復數e-mails或an e-mail。 mail是信件和名信片的總稱(chēng)，故為不可數名詞。如果需要可以加上message之類(lèi)的'單詞。變成：send me an e-mail message 或者 send me an e-mail letter來(lái)表示 。另外不要忘了"internet"要加"the"，是表示世界上獨一無(wú)二的專(zhuān)有名詞。經(jīng)常是大寫(xiě)并加the。例如：discuss on the Internet 等。還有一些錯誤句子："Thank you for these information." "I need to improve my vocabularies." "Let's discuss about it later." 等應分別改成this ，vocabulary， discuss it。
商務(wù)電子文件不同一般的信件，只敘述重點(diǎn)和相關(guān)事情。因此簡(jiǎn)潔是最重要的，尤其是在電子布告欄中的使用。 比如：
To put you in the picture regarding silk carpets， we would like to give you the following information.（為了讓你了解有關(guān)絨毯的情況，我們提供下述情況。）
報告書(shū)的目的就是為了提供資料，匯報情況。報告的正文開(kāi)頭一般用一段話(huà)概括基本情況，點(diǎn)出依據和原因，然后用“現將有關(guān)概況報告如下” 的來(lái)承上啟下起主干部分�；蛘呦裆暇�"we would like to give you the following information"來(lái)引出下面的內容。如果分支有好幾點(diǎn)，希望可以分段用數字或(●)來(lái)表示。讓人一目了然。
電子郵件的英語(yǔ)雖然不是很正式，但是也絕對不能沒(méi)禮貌，這是溝通的原則。使用婉轉表達方法對于由禮貌地溝通起到較好的效果。例如對事情無(wú)法斷言可以采取保留的態(tài)度，具體的方法是以：I think …… I wonder if ……等起頭。使用否定句會(huì )比肯定句委婉。比如 Will you …Won’t you…? Could you 比Can you 更好。再者注重簡(jiǎn)潔的電子郵件不喜歡過(guò)于婉轉，因此表示適當的禮貌和恰當的長(cháng)度就可以了。
商務(wù)信件簡(jiǎn)潔明了，姓尾客套話(huà)常常只須一個(gè)詞，如美式英語(yǔ)常用"Thanks: "Best"，"regards"，"sincerely"， 英式英語(yǔ)則為 "yours truly"，"yours sincerely"，"Best wishes"。稱(chēng)呼和正文之間、段落之間，正文和結尾客套話(huà)之間一般空一行，開(kāi)頭無(wú)需空格。
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