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會(huì )計檔案將實(shí)行電子化
會(huì )計檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)結果最直觀(guān)的數據記錄，記錄了企業(yè)各項活動(dòng)產(chǎn)生的各種經(jīng)營(yíng)數據。如平時(shí)最常用的費用報銷(xiāo)單、支出憑證、借款單等財務(wù)單據，都需要按照原始憑證所要求填列的項目逐項填列齊全，不得遺漏和省略，而會(huì )計電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會(huì )計核算的專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據下面是小編精心整理的會(huì )計檔案將實(shí)行電子化，歡迎大家分享。
會(huì )計檔案將實(shí)行電子化
據悉，按照現行的1998年制定的《會(huì )計檔案管理辦法》，“采用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案”。而在信息化時(shí)代，電子檔案管理的法律規范和技術(shù)較為成熟，要求同時(shí)保存紙質(zhì)和電子的會(huì )計檔案的意義不大，且會(huì )大大增加檔案的管理成本。權衡利弊之后，今年12月11日，《會(huì )計檔案管理辦法》經(jīng)財政部部務(wù)會(huì )議、國家檔案局局務(wù)會(huì )議修訂通過(guò),修訂后的《會(huì )計檔案管理辦法》將于2016年1月1日起正式施行。
金蝶EAS會(huì )計檔案電子化解決方案
若要符合辦法要求，企業(yè)信息化管理平臺的建設與嵌入尤為關(guān)鍵，金蝶EAS系統對企業(yè)推行會(huì )計檔案電子化優(yōu)勢明顯。
其一，金蝶EAS系統是業(yè)務(wù)財務(wù)一體化高度集成整合的系統，系統能夠固化公司每項業(yè)務(wù)處理流程，并完整地記錄了公司自業(yè)務(wù)前端傳遞而來(lái)的營(yíng)收、采購、工程、運營(yíng)等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)信息，這些信息中有關(guān)會(huì )計核算的部分則會(huì )根據既定的會(huì )計準則及標準化程序自動(dòng)形成相應的會(huì )計憑證，從而自動(dòng)成為會(huì )計檔案的主要內容。并且系統可以對接相關(guān)影像系統，對EAS憑證數據進(jìn)行影像化處理，真正實(shí)現了會(huì )計信息的規范化、統一化和自動(dòng)化管理。
其二，EAS會(huì )計檔案電子化系統解決方案能夠確保電子會(huì )計資料來(lái)源真實(shí)有效，由相應的信息系統生成和傳輸;使用的會(huì )計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會(huì )計資料數據，能夠輸出符合歸檔格式的會(huì )計憑證、賬簿、報表等會(huì )計資料，設定并履行了經(jīng)辦、審核、審批等必要的電子簽證程序。
會(huì )計檔案電子化節省企業(yè)成本
會(huì )計檔案電子化具有流程化、系統化、全員化等特點(diǎn)，對于各類(lèi)業(yè)務(wù)經(jīng)濟事項的執行、報賬的發(fā)起，依據會(huì )計的審核要素、財務(wù)內部分工作業(yè)、會(huì )計檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節均會(huì )產(chǎn)生重要影響。
此外，電子票據會(huì )計檔案將極大方便會(huì )計工作的監督與檢查，為多層次、全方位加強會(huì )計管理提供全面、準確的信息，實(shí)現“復核式監督”和“實(shí)時(shí)監督”，從而提高事后監督的時(shí)效性，有效防范會(huì )計核算風(fēng)險。同時(shí)，所有的會(huì )計信息資料通過(guò)電子影像傳遞，加之系統權限設置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對會(huì )計資料進(jìn)行人為修改，嚴密財務(wù)工作流程，確保會(huì )計賬務(wù)組織體系的完整性和嚴肅性。
多措并舉推進(jìn)會(huì )計檔案管理電子化
一、完善電子憑證集中存儲系統，保障會(huì )計數據安全性和完整性�！肮珓�(wù)之家”平臺上線(xiàn)運行以來(lái)，以公務(wù)卡差旅電子憑證報銷(xiāo)為切入點(diǎn)，率先實(shí)現了全流程電子化管理，徹底告別了傳統“貼票”報銷(xiāo)模式，進(jìn)一步規范了各預算單位公務(wù)人員差旅行為管理，有效降低了黨政機關(guān)行政運行成本。同時(shí)，市財政局國庫支付中心積極溝通對接，建立完善電子憑證集中存儲系統，預算單位報賬員可將報銷(xiāo)數據通過(guò)擺渡盤(pán)上傳到會(huì )計電子原始憑證管理客戶(hù)端，上傳成功后支付中心工作人員遠程審核，既可對電子憑證進(jìn)行跨部門(mén)高效溯源查詢(xún)，也可對電子憑證實(shí)施加密備份存儲，防范數據丟失，保障電子原始憑證安全，查閱便捷，存儲時(shí)間長(cháng)久。
二、建立健全遠程報賬系統，進(jìn)一步規范會(huì )計檔案管理。日前，報賬管理系統正式上線(xiàn)運行，預算單位財務(wù)報銷(xiāo)審核無(wú)需親自到場(chǎng)，可通過(guò)系統進(jìn)行線(xiàn)上審批報銷(xiāo)賬務(wù)，實(shí)現了財務(wù)工作流程的網(wǎng)上申請、審批、核銷(xiāo)和付款，做到全線(xiàn)上應用、全流程管控、全過(guò)程留痕，所有原始憑證都以電子形式在云端存儲，電子會(huì )計憑證保存、傳輸、調閱等都更加便捷高效，會(huì )計檔案儲存功能得到加強，進(jìn)一步規范了會(huì )計檔案管理，為財務(wù)工作的監督檢查提供便利。
三、推進(jìn)預算管理一體化，實(shí)現預算執行與會(huì )計核算系統的有效銜接。麗江市預算管理一體化系統通過(guò)一系列安全認證技術(shù)，確保了電子憑證的有效性、安全性、真實(shí)性。實(shí)現從電子憑證源頭生成、財政加簽認證到會(huì )計核算全流程兼容，強化對電子會(huì )計檔案的有效管理。另一方面也使得支付中心的會(huì )計檔案更加直觀(guān)，提供便利的查閱環(huán)境，使傳統的以紙質(zhì)檔案為主轉為電子檔案與紙質(zhì)會(huì )計檔案并重，為實(shí)現“無(wú)紙化辦公”奠定了良好的基礎。
會(huì )計檔案電子化
會(huì )計檔案電子化即電子會(huì )計檔案是與當今企業(yè)數字化、智能化、網(wǎng)聯(lián)化同步的財務(wù)管理新趨勢，其重要意義不僅在于利用電子化技術(shù)手段對會(huì )計檔案起到方便檢索、保障安全、提升效率作用，亦使會(huì )計檔案電子化管理日益科學(xué)、合理、高效。
一、實(shí)現會(huì )計檔案電子化的意義：
財政部力推的會(huì )計檔案電子化試點(diǎn)看起來(lái)是會(huì )計檔案管理形式上的變化，其實(shí)質(zhì)是促進(jìn)財務(wù)智能化實(shí)質(zhì)性的變革。通過(guò)會(huì )計檔案的電子化管理推動(dòng)實(shí)現了業(yè)務(wù)數據的安全高效采集，業(yè)務(wù)數據將直接轉化為財務(wù)、檔案數據，通過(guò)業(yè)務(wù)、財務(wù)、檔案一體化流程打通，最終實(shí)現企業(yè)整體的業(yè)財檔案數字化轉型，其實(shí)這就是一條業(yè)財一體化路徑。
同時(shí)，業(yè)財檔案的數字化轉型，對于新環(huán)境下的財務(wù)及檔案管理提供了最新的智能計算，從而杜絕數據誤差，使業(yè)務(wù)與財務(wù)真正實(shí)現一個(gè)平臺對話(huà)，基于同一數據的分析、判斷與決策，即時(shí)調整業(yè)務(wù)行為，達成業(yè)務(wù)目標。
當然，會(huì )計檔案電子化對于財務(wù)部門(mén)本身來(lái)說(shuō)，其作用不可小覷，首先，會(huì )計檔案電子的智能組裝、自動(dòng)歸檔功能使得企業(yè)的報銷(xiāo)業(yè)務(wù)流程得到大大優(yōu)化，同時(shí)實(shí)現對檔案的多維檢索，并且通過(guò)設置借閱權限，實(shí)現可視化監督。
其次，由于實(shí)現了會(huì )計檔案電子化，從而改變了紙質(zhì)會(huì )計檔案的整理、裝訂、歸檔傳統工作方法。再次，會(huì )計檔案電子化，通過(guò)組織數據分離與分布存儲，加密技術(shù)以及防篡改預警功能，更好地保證了電子檔案的合規性與安全性。
二、實(shí)現會(huì )計檔案電子化的途徑：
�。ㄒ唬┙⒐芾碇贫�。明確管理職責和要求，規范管理流程。制度應當包括會(huì )計電子檔案形成、整理、移交等日常業(yè)務(wù)方面的內容，還包括電子數據備份管理、數據防篡改管控、信息系統運營(yíng)安全等內容。需要信息化部門(mén)或第三方服務(wù)機構、檔案管理部門(mén)、財務(wù)部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)人員共同參與，以使制度得以執行。
�。ǘ╅_(kāi)發(fā)管理系統。對現有系統進(jìn)行全面升級，實(shí)現與現有會(huì )計核算系統相結合，根據本企業(yè)業(yè)務(wù)運作特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)完善的會(huì )計檔案電子化管理系統。
�。ㄈ┡囵B管理人才。從紙質(zhì)文件的看護保管，變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò )資源、數據庫，甚至是“檔案云”的管理、使用、維護，要求引進(jìn)或招聘具備財務(wù)管理、計算機應用等復合性人才，一專(zhuān)多能，要求財務(wù)人員既能做財務(wù)管理，也能維護會(huì )計檔案電子化管理系統。
�。ㄋ模┍Ｕ线\行環(huán)境。會(huì )計檔案電子化，安全的運行環(huán)境至關(guān)重要。一要保障存儲介質(zhì)安全，以標準格式定期備份，計算機硬件設備和存儲介質(zhì)要放在指定場(chǎng)所，避免外界因素導致數據丟失。
二要保證信息系統安全，系統維護商應當定期完善、維護信息安全管理體系、保密體系、技術(shù)體系，以保證會(huì )計檔案信息系統安全、網(wǎng)絡(luò )安全。提升檔案管理人員的電子化管理意識和安全防護能力，意識到位、能力到位、執行到位。
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