【精】公司檔案管理制度

　　在當今社會(huì )生活中，制度的使用頻率呈上升趨勢，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

公司檔案管理制度 篇1

　　第一章 基本原則

　　第一條為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務(wù)，特制定本制度。

　　第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線(xiàn)、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。

　　第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作實(shí)績(jì)、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據，是反映個(gè)人成長(cháng)歷史的憑證和依據，應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。

　　第四條在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

　　第二章 檔案管理體制

　　第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分，集中納入人力資源處統一管理，業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檢查指導。

　　第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

　　第七條人事檔案工作人員要認真學(xué)習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。

　　第三章 材料的收集歸檔

　　第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱(chēng)職務(wù)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jì)的文件材料，充實(shí)檔案內容。具體收集歸檔范圍見(jiàn)附件。

　　第九條公司各級黨委（總支）、各廠(chǎng)、各處室（科室）要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的.工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類(lèi)材料必須在離公司前全部移交檔案館。

　　第十條收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過(guò)認真地鑒別，屬于歸檔的材料應真實(shí)準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

　　第十一條不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分別情況予以處理。凡銷(xiāo)毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專(zhuān)人負責監銷(xiāo)。

　　第十二條人事檔案材料，須統一使用十六開(kāi)規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

　　第四章 檔案管理和利用

　　第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進(jìn)行代管，并按有關(guān)部門(mén)的規定收取管理費。

　　第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度，建立各類(lèi)檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。嚴格執行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無(wú)誤。

　　第十五條根據安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學(xué)地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專(zhuān)用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房?jì)葢�保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

　　第十六條檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關(guān)規定執行。

　　第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話(huà)里泄露檔案內容。

　　第十八條做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實(shí)現人事檔案的現代化管理，便于提供利用。

　　第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應認真核實(shí)簽署意見(jiàn)并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

　　第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

　　第五章 檔案的轉遞

　　第二十一條人事檔案應通過(guò)機要交通渠道轉遞或派專(zhuān)人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專(zhuān)人來(lái)提取，必須持人事或組織部門(mén)出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

　　第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見(jiàn)方可轉出。有關(guān)部門(mén)同時(shí)把本人的現實(shí)表現、體檢表或技術(shù)檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后，逾期一個(gè)月未見(jiàn)對方退回回執應寫(xiě)信催回，以防丟失。

　　第二十三條為使人事檔案能夠隨著(zhù)公司的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調整，公司人力資源處應將人事變動(dòng)情況、干部調動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關(guān)部門(mén)應在一個(gè)月以?xún)茸坊貦n案，最多不超過(guò)三個(gè)月。

　　第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開(kāi)除等，在沒(méi)收到人力資源處轉來(lái)的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關(guān)部門(mén)的收費規定收取檔案保管費。

　　第二十五條公司各單位、部門(mén)應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學(xué)生分配單位有變化時(shí)應及時(shí)通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

公司檔案管理制度 篇2

　　第一章　總　則

　　第一條 為加強公司企業(yè)檔案工作，服務(wù)于企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理工作，根據《集團有限公司企業(yè)檔案工作規定》和檔案相關(guān)法律法規，結合公司實(shí)際，制定本辦法。

　　第二條 企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。其構成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，包括計劃統計、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應、財務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面檔案。

　　第三條 知識產(chǎn)權檔案是指在知識產(chǎn)權創(chuàng )造、運用、保護和管理工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值、應當歸檔的各種載體的檔案文件。

　　第四條 重大活動(dòng)檔案是指在重大活動(dòng)中直接形成的具有長(cháng)久保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子、標志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

　　第五條 企業(yè)檔案實(shí)行統一領(lǐng)導、統一管理、統一制度、統一標準。

　　第六條 公司各單位包括全資子公司應設置專(zhuān)職或兼職資料員或文書(shū)員，負責本單位文件材料的管理工作，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò )。并在業(yè)務(wù)上接受公司檔案館指導。

　　第七條 境外企業(yè)檔案管理參照《集團有限公司境外企業(yè)檔案工作指導意見(jiàn)》執行。

　　第二章 工作職責

　　第八條 檔案館職責

　�。ㄒ唬�學(xué)習貫徹并執行上級檔案主管部門(mén)及國家檔案局的檔案精神及法律法規。

　�。ǘ�）按照“統一領(lǐng)導、分級管理”原則，監督、指導、檢查公司各職能部門(mén)及項目的檔案前期的資料整理工作。

　�。ㄈ�）制定年度檔案工作計劃，并組織實(shí)施。

　�。ㄋ模┟鞔_各門(mén)類(lèi)檔案歸屬與流向。

　�。ㄎ澹┒酱俟�司各職能部門(mén)對重大固定資產(chǎn)投資專(zhuān)項資料的前期的收集、整理，對達到歸檔要求的資料予以接收，并配合上級單位完成對公司檔案專(zhuān)項檢查與驗收工作。

　�。�六）對公司達到歸檔要求的文件材料予以接收、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。

　�。ㄆ撸┲笇Ц髀毮懿块T(mén)、項目及專(zhuān)項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

　　第九條 公司及子公司各職能部門(mén)職責

　�。ㄒ唬└髀毮懿块T(mén)應按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)歸檔”原則，收集、整理、歸檔本部門(mén)（項目）文件，并定期向檔案館移交，對歸檔文件的完整性、準確性和系統性負責。

　�。ǘ�）各職能部門(mén)負責人，應對本部門(mén)歸檔文件的完整性和系統性負責。

　　第十條 加強企業(yè)重大活動(dòng)檔案管理工作，應依照有關(guān)規定，進(jìn)行重大活動(dòng)檔案的立卷歸檔。應遵循集中統一管理的原則，確保重大活動(dòng)檔案的系統、完整、安全。

　　第三章 業(yè)務(wù)工作

　　第十一條 企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)

　�。ㄒ唬�檔案工作應納入公司領(lǐng)導工作議事日程、企業(yè)規章制度及工作流程、部門(mén)和有關(guān)人員的經(jīng)濟或崗位責任制。

　�。ǘ�）檔案館或檔案人員應參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開(kāi)箱驗收等活動(dòng)。

　�。ㄈ�）公司在下達項目計劃任務(wù)、檢查項目計劃進(jìn)度、驗收或鑒定項目成果、進(jìn)行項目總結時(shí)，應同時(shí)對項目文件提出歸檔要求、檢查積累情況、驗收或鑒定歸檔情況、做好歸檔交接。

　　第十二條 文件的形成與積累

　�。ㄒ唬┪募�形成時(shí)應使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式；

　�。ǘ�）文件形成者應將辦理完畢、有保存價(jià)值的文件及時(shí)交部門(mén)、項目或專(zhuān)項資料員保管。

　　第十三條 文件整理與歸檔

　�。ㄒ唬┪募�整理

　　1. 文件立卷整理應遵循文件形成規律，區分保管期限，保持文件間的有機聯(lián)系。

　　2. 文書(shū)、科技、會(huì )計、聲像、實(shí)物檔案等門(mén)類(lèi)文件的整理，應分別符合《文書(shū)檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會(huì )計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實(shí)物檔案管理辦法》等標準、文件的要求。

　　3. 固定資產(chǎn)投資項目文件整理，

　�。ǘ�）文件歸檔范圍

　　1. 公司在籌備、建設、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。

　�。�1）企業(yè)資產(chǎn):包括各種物業(yè)(如樓宇、房產(chǎn)、土地)的產(chǎn)權證、使用證，資產(chǎn)的注入、劃撥、劃轉、無(wú)形資產(chǎn)買(mǎi)入的請示、批復、權屬證明及產(chǎn)權變動(dòng)證明材料，清產(chǎn)核資工作中形成的各種文件材料；

　�。�2）注冊登記:包括企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及與各方簽訂的合同)；

　�。�3）行政管理:包括董事會(huì )、監事會(huì )形成的會(huì )議記錄、紀要、決議等材料及文秘工作、勞動(dòng)工資、人事管理、法律事務(wù)、外事公關(guān)、安全保衛等工作形成的文件材料；

　�。�4）經(jīng)營(yíng)管理:包括經(jīng)營(yíng)決策、計劃統計、財務(wù)管理、稽核審計等工作形成的文件材料，各種合同、協(xié)議及公證書(shū)，企業(yè)內部管理與整頓形成的文件材料；

　�。�5）生產(chǎn)技術(shù)管理:包括生產(chǎn)調度、質(zhì)量管理、勞動(dòng)管理、能源管理、科技管理、計量工作、標準化工作等形成的文件材料及企業(yè)各種資質(zhì)證書(shū)及相關(guān)材料；

　�。�6）社團工作:包括黨、團組織、工會(huì )、協(xié)會(huì )、紀檢監察、宣傳教育等方面形成的文件材料；

　�。�7）投資開(kāi)發(fā):包括境內外投資項目中的項目建議(申請)書(shū)、意向書(shū)，可行性研究報告、項目評估、項目批準文件，合同、章程、協(xié)議等及其審批文件、批準證書(shū)，項目勘察設計、施工、竣工驗收等活動(dòng)形成的文件材料，承包工程、設計咨詢(xún)項目中的招投標、中標、簽訂合同、施工準備、施工、竣工驗收、工程移交等活動(dòng)形成的文件材料，科技經(jīng)貿合作項目中的合同、協(xié)議，及實(shí)施合作過(guò)程中形成的主要文件材料，勞務(wù)合作項目中的合同、協(xié)議、人事管理、財務(wù)管理等活動(dòng)形成的文件材料；

　�。�8）基本建設:包括本企業(yè)各種基建工程形成的依據性、基礎性材料，設計文件、施工文件、監理文件和竣工文件材料；

　�。�9）設備儀器:包括各種自制、外購設備及安裝調試文件材料；

　�。�10）產(chǎn)品生產(chǎn):包括每種產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)、設計到工藝、工程安裝、加工制造、檢驗、包裝、商標、廣告等方面形成的文件材料；

　�。�11）科學(xué)研究:包括從開(kāi)題到實(shí)驗、總結報告、技術(shù)鑒定、成果推廣應用及轉讓等系列活動(dòng)中形成的文件材料；

　�。�12）聲像實(shí)物:包括各種活動(dòng)形成的照片、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)、證書(shū)、獎狀、獎?wù)�、獎杯、獎牌、錦旗、書(shū)畫(huà)等；

　　2. 歸檔文件的主要來(lái)源有：公司形成的文件；公司引進(jìn)項目、外購設備等接收的文件；所屬單位及參股企業(yè)向公司提交的文件；公司參與的合作項目，合作單位按要求應向公司提交的文件；公司執行、辦理的外來(lái)文件。

　　3. 管理類(lèi)和會(huì )計、科技、聲像、實(shí)物等門(mén)類(lèi)文件歸檔范圍和保管期限，應符合文書(shū)檔案管理辦法》《科技檔案管理辦法》《會(huì )計檔案管理辦法》《聲檔案管理辦法》《實(shí)物檔案管理辦法》等有關(guān)規定的要求。

　�。ㄈ�）文件歸檔時(shí)間

　　1. 經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

　　2. 科研開(kāi)發(fā)、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長(cháng)的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應定期或按階段歸檔。

　　3. 產(chǎn)權產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權等文件應隨時(shí)歸檔；外購設備儀器或引進(jìn)項目的文件應在開(kāi)箱驗收或接收后即時(shí)登記歸檔。

　　4. 會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料應在會(huì )計年度終了后由會(huì )計部門(mén)整理歸檔，保管1年后的第一季度向檔案館移交。

　　5. 磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應在工作結束后及時(shí)歸檔，或與相應內容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。

　　6. 更新、補充的文件，企業(yè)內部機構變動(dòng)和干部職工調動(dòng)、離崗時(shí)應清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應隨時(shí)歸檔。

　　7. 涉密檔案文件歸檔時(shí)間，應按國家和企業(yè)保密規定執行。

　�。ㄋ模┪募�歸檔要求

　　1. 各部門(mén)、項目及專(zhuān)項工作專(zhuān)兼職資料員應按規定將文件整理后歸檔。

　　2. 歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長(cháng)久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱(chēng)的質(zhì)量要求。歸檔文件模糊不清或破損的，應予以修復。

　　3. 歸檔的文件應為原件。因故無(wú)原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔，復制件需加蓋歸檔單位公章。

　　4. 非紙質(zhì)文件應與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

　　5. 歸檔文件一般一式一份。重要、利用頻繁和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。

　　6. 兩個(gè)以上單位合作完成的項目，應以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔任務(wù)相關(guān)的正本文件。

　　7. 文件形成部門(mén)應就歸檔文件填寫(xiě)“檔案交接登記表”（附件1）。重要項目文件歸檔時(shí)，應由項目管理部門(mén)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明，并經(jīng)項目負責人審核簽字。

　　8. 文件形成部門(mén)應按期將“檔案交接登記表”隨同已整理的文件向檔案館移交；檔案館接收時(shí)應認真核對，并檢查檔案質(zhì)量；雙方在“檔案交接登記表”簽字后各保留一份，履行交接手續、形成歸檔記錄。

　　9. 具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的`電子文件，應形成一份紙質(zhì)文件歸檔。電子檔案實(shí)行“雙套制”管理，應與其他載體檔案區分，單獨整理存放，并通過(guò)互見(jiàn)號與其他載體檔案建立對應關(guān)系。

　　10. 因公出國考察帶回的技術(shù)材料、影像資料，應及時(shí)整理、立卷、移交檔案館。

　　第十四條 檔案與資料的收集

　�。ㄒ唬┙邮账鶎賳挝灰虍a(chǎn)權變動(dòng)后屬本企業(yè)所有檔案。

　�。ǘ�）根據資產(chǎn)管理權限接收無(wú)法人資格的所屬單位檔案。

　�。ㄈ�）根據需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

　�。ㄋ模└鶕�研發(fā)和市場(chǎng)競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍相關(guān)的資料。

　　第十五條 檔案整理工作

　�。ㄒ唬�檔案館應區分全宗進(jìn)行檔案的分類(lèi)、排列與編目。

　�。ǘ�）分類(lèi)方案應依據企業(yè)管理職能，結合檔案形成特點(diǎn)制定，并應附有分類(lèi)說(shuō)明。

　�。ㄈ�）類(lèi)別號可采用阿拉伯數字、英文字母、拼音字母中的1種或2種混合方法設定。

　�。ㄋ模┤�宗內檔案按類(lèi)別集中排列，類(lèi)別內檔案按類(lèi)目順序排列編號。

　�。ㄎ澹└鶕�分類(lèi)方案和排列順序編制檔號，檔號編制方法見(jiàn)《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）。

　�。�六）檔案全宗、分類(lèi)編號，應按《中國中車(chē)集團有限公司檔案分類(lèi)編號辦法》執行。

　�。ㄆ撸┘堎|(zhì)檔案應與對應的非紙質(zhì)載體檔案設立互見(jiàn)號�；ヒ�(jiàn)號是反映同一內容其它載體檔案保管單位的檔號。

　�。ò耍┌慈�宗、類(lèi)目、保管期限編制檔案目錄。

　　第十六條 檔案保管工作

　�。ㄒ唬�檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架、底圖不宜折疊，磁性載體應配備防磁設施。重要檔案應實(shí)行異地異質(zhì)備份、確保檔案安全。

　�。ǘ�）檔案入庫前一般應去污、消毒，受損的檔案應及時(shí)修復或補救，易損的制成材料和字跡、應采取復制手段加以保護。

　�。ㄈ�）庫房管理

　　1. 庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。

　　2. 庫房設備運轉和檔案害蟲(chóng)及霉菌防治情況應定期檢查，并及時(shí)排除隱患。

　　3. 庫藏檔案應定期清理核對、做到賬物相符，數量發(fā)生變化時(shí)應記錄說(shuō)明。

　�。ㄋ模�館藏檔案應保持其歷史的真實(shí)面目，可采用縮微技術(shù)進(jìn)行檔案的搶救和保管，受損檔案、珍貴檔案或檔案孤本應進(jìn)行縮微拍攝，原件和縮微品并存。

　　第十七條 檔案鑒定工作

　�。ㄒ唬┏闪⒂芍鞴茴I(lǐng)導、職能部門(mén)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì )（組），負責確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

　�。ǘ�）根據文件對企業(yè)、國家和社會(huì )所具有的現實(shí)和今后工作查考、憑證作用以及歷史研究?jì)r(jià)值確定檔案保管期限。

　�。ㄈ�）檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。

　�。ㄋ模┓彩欠从潮酒髽I(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會(huì )有長(cháng)遠利用價(jià)值的文件，應為永久保管檔案。

　�。ㄎ澹┓彩欠从潮酒髽I(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)期對本企業(yè)各項工作有參考利用價(jià)值的文件，應為定期保管檔案，可根據其參考價(jià)值分為30年和10年。

　�。�六）定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定：經(jīng)檔案鑒定委員會(huì )（或小組）鑒定，需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限；無(wú)保存價(jià)值的檔案應登記造冊、填寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)行監督銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀清冊永久保存；涉密檔案還須經(jīng)企業(yè)保密委員會(huì )批準后進(jìn)行監督銷(xiāo)毀。

　　第十八條 檔案統計工作

　�。ㄒ唬�檔案館應及時(shí)、準確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統計報表。

　�。ǘ�）建立檔案工作統計臺賬，主要內容包括：檔案館（室）藏情況、年度出入庫情況、檔案利用情況、檔案專(zhuān)兼職人員情況、檔案設施設備情況、檔案銷(xiāo)毀情況等。

　�。ㄈ�）檔案統計工作應保持連續性，按國家檔案局有關(guān)規定填報企業(yè)檔案室基本情況年報表。

　　第十九條 檔案利用工作

　�。ㄒ唬�檔案館應加強檔案檢索系統建設，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，及時(shí)有效地提供檔案利用服務(wù)。

　�。ǘ�）根據保密規定和知識產(chǎn)權管理要求，設定檔案利用權限，越權利用須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批。

　�。ㄈ�）檔案利用應按規定審批、登記，填寫(xiě)借閱登記表，涉密文件還須填寫(xiě)涉密檔案調卷審批單；利用效果突出的宜進(jìn)行登記，填寫(xiě)利用效果登記表，收集、積累利用效果事例，申報開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源成果。

　�。ㄋ模┛刹捎弥苯硬殚�、電話(huà)調閱等方式，提供利用原件、復制件，復制件需加蓋“檔案復制專(zhuān)用章”。

　�。ㄎ澹┙栝啓n案的人員，應保持案卷的完整與安全，不得轉借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密。

　�。�六）借閱檔案在歸還時(shí)，檔案管理人員應嚴格檢查驗收，確認沒(méi)有問(wèn)題后，雙方辦理交接手續。

　�。ㄆ撸┕�司宜對檔案信息進(jìn)行分類(lèi)匯總，形成專(zhuān)題匯編，如規章制度匯編、專(zhuān)題文件匯編等。

　�。ò耍┕�司宜對檔案信息進(jìn)行綜合整理，形成專(zhuān)題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡(jiǎn)介、工程項目簡(jiǎn)介、設備的更新?lián)Q代、市場(chǎng)的變化等。

　�。ň牛┕�司宜對檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標統計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。

　　第四章 檔案的保密工作

　　第二十條 檔案資料是企業(yè)的寶貴財富，檔案人員和檔案利用人員應有高度的保密意識，遵守保密制度。

　　第二十一條 檔案只限歸檔人員利用，其他人員需填寫(xiě)“借（查）閱申請表”（見(jiàn)附件4），并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導簽字審核后方可借閱�？萍紮n案、聲像實(shí)物檔案須經(jīng)總工程師批準；文書(shū)檔案須經(jīng)公司保密委員會(huì )主任批準；會(huì )計檔案須經(jīng)總會(huì )計師批準。

　　第二十二條 有密級檔案經(jīng)批準查閱后，只允許在檔案室查閱，不允許帶離檔案室，并禁止摘抄。

　　第二十三條 檔案人員違反保密制度，丟失或擅自提供檔案、泄漏檔案機密，應根據情節輕重給予處分，直至依法追究刑事責任。

　　第二十四條 對嚴格執行檔案保密制度，對保密工作有重大貢獻的單位和個(gè)人，應給予表?yè)P或獎勵。

公司檔案管理制度 篇3

　　1、公司辦公室應有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各處、部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

　　4、檔案要分類(lèi)，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。

　　8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的.檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。

公司檔案管理制度 篇4

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整。結案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專(zhuān)人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的.文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì )議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會(huì )議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

　　5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。

　　5、檔案文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。

　　6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關(guān)規定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長(cháng)期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫(xiě)出書(shū)面報告，報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時(shí)匯報，追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛(ài)護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號等。

　　6、不準轉借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

　　7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

公司檔案管理制度 篇5

　　1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。

　　2、借閱部門(mén)保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門(mén)經(jīng)辦的，由部門(mén)負責人批準;借閱非本部門(mén)經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(cháng)批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的.，須經(jīng)綜合處處長(cháng)批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(cháng)報經(jīng)理批準。

　　5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

　　6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當事人責任。

　　7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。

公司檔案管理制度 篇6

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性、系統性和安全性，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規，結合公司實(shí)際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案材料的管理，包括但不限于文書(shū)檔案、會(huì )計檔案、科技檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統一領(lǐng)導、分級管理、集中保管、便于利用”的原則，實(shí)行檔案信息化、規范化、科學(xué)化管理。

　　第二章 管理機構與職責

　　第四條 公司設立檔案管理中心（或指定部門(mén)），負責全公司檔案工作的規劃、組織、協(xié)調和監督。其主要職責包括：

　　1. 制定和修訂公司檔案管理制度；

　　2. 組織公司檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和利用工作；

　　3. 指導和監督各部門(mén)檔案管理工作；

　　4. 開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓，提高全員檔案意識和管理水平；

　　5. 推進(jìn)檔案信息化建設，實(shí)現檔案數字化管理。

　　第五條 各部門(mén)應指定專(zhuān)（兼）職檔案員，負責本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，并與檔案管理中心保持密切聯(lián)系。

　　第三章 檔案的收集與整理

　　第六條 檔案收集應遵循“應歸盡歸、應收盡收”的'原則，確保各類(lèi)檔案材料的齊全完整。各部門(mén)在辦理完畢的文件材料，應及時(shí)整理并移交檔案管理中心。

　　第七條 檔案整理應遵循檔案形成的自然規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　第八條 檔案整理過(guò)程中，應對檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號、編目，并編制檢索工具，確保檔案檢索的便捷性。

　　第四章 檔案的鑒定與保管

　　第九條 公司應定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。鑒定工作由檔案管理中心組織，相關(guān)部門(mén)參與。

　　第十條 檔案保管應確保檔案的安全與完整，采取防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防塵、防污染等措施。電子檔案應定期備份，確保數據安全。

　　第五章 檔案的利用與開(kāi)放

　　第十一條 公司檔案應根據公司內部規定，向相關(guān)部門(mén)和人員提供利用服務(wù)。利用檔案應履行登記手續，確保檔案的安全與完整。

　　第十二條 檔案利用應遵循保密原則，嚴格控制檔案密級，確保不泄露公司機密。

　　第十三條 對于具有歷史價(jià)值或社會(huì )影響的檔案，公司可根據實(shí)際情況，在遵守相關(guān)法律法規的前提下，向社會(huì )開(kāi)放。

　　第六章 檔案信息化建設

　　第十四條 公司應積極推進(jìn)檔案信息化建設，實(shí)現檔案的數字化、網(wǎng)絡(luò )化管理，提高檔案管理效率和利用水平。

　　第十五條 檔案管理中心應負責電子檔案系統的建設、維護和安全保障工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整和可用。

　　第七章 附則

　　第十六條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，解釋權歸公司檔案管理中心所有。

　　第十七條 隨著(zhù)公司發(fā)展和檔案管理工作的需要，本制度將適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。

公司檔案管理制度 篇7

　　一、目的

　　加強檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　1、公司內部經(jīng)營(yíng)形成的各種資料。

　　2、外部政府機關(guān)、行業(yè)部門(mén)形成的與公司經(jīng)營(yíng)或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復等資料。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責

　　1、行政部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；

　　2）向行政部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員

　　1）負責部門(mén)檔案的管理。

　　4、各部門(mén)負責人

　　1）批準對自己部門(mén)資料或合同復印件的處置；

　　2）負責對本部門(mén)檔案管理的監督檢查。

　　5、各公司總監/副總

　　1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。

　　2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。

　　a)歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。

　　b)檔案資料的標識行政部及各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)《公司檔案管理規定》。

　　c)檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號保存；

　�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；

　�、俏募�資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d)檔案借閱

　�、沤栝啓n案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門(mén)主管、副總經(jīng)理和行政部批準，且只帶復印機，不帶原件；

　�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；

　�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，嚴禁擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發(fā)現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　�、煞潜竟�司職工或單位需查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或本人身份證復印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導批準后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。

　　e)檔案銷(xiāo)毀

　�、艑σ咽�去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)經(jīng)理和部門(mén)分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷(xiāo)毀。

　�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管和總經(jīng)理的批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　�、殴�司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；

　�、乒�司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；

　�、潜竟�司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；

　�、裙�司領(lǐng)導的批示、指示等；

　�、芍匾�的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；

　�、史从彻�司主要職能活動(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　�、斯�司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；

　�、瘫竟�司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；

　　3、檔案資料的.歸檔要求

　�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政部以影印本歸檔。

　�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　�、入娮游募�應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。

　　4、檔案資料的歸檔時(shí)間

　�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：

　　a)公司規定的密級文件；

　　b)重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；

　　d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e)其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。

　�、贫ㄆ跉w檔

　　a)部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；

　　b)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；

　�、请娮勇曄駲n案的歸檔

　　a)重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。

　　c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。

　　5、檔案交接

　�、挪块T(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政部見(jiàn)證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進(jìn)行修裱、復制或加邊，對大小不一、長(cháng)短不齊的文件折疊理齊。

　　b)采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫(xiě)，要求字跡工整、清楚、準確。

　　c)結合文書(shū)材料的形成時(shí)間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。

　　d)經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；

　　f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認無(wú)疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。

公司檔案管理制度 篇8

　　第一章總則

　　第一條為規范企業(yè)境外檔案管理，維護國家利益和企業(yè)合法杈益，滿(mǎn)足境外資產(chǎn)監管需要，根據《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律法規，制定本制度。

　　第二條本制度適用于中華人民共和國境內企業(yè)作為投資主體或母公司在境外設立的全資企業(yè)、控股企業(yè)、項目部、辦事機構等(以下統稱(chēng)境外單位)的檔案工作。

　　第三條本制度所稱(chēng)的境外檔案是指境外單位在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理或項目合作等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

　　第四條境外檔案工作應當在遵循所在國家或地區法律法規的.基礎上，本著(zhù)有利于維護國家利益和企業(yè)合法權益、有利于工作、有利于保密、有利于應對突發(fā)事件的原則，以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統一領(lǐng)導、統一管理，確保境外檔案完整、準確、有效、系統和安全。

　　第五條投資主體或母公司在設立境外單位時(shí)應當在公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用、移交等事項，確保中方權益。

　　第二章管理職責與人員

　　第六條各級檔案行政管理部門(mén)根據職責負責境外檔案工作的監督、指導;外交部和我駐外使領(lǐng)館按照工作職責，結合實(shí)際情況，為境外檔案的應急管理提供必要協(xié)助;國家商務(wù)主管部門(mén)、發(fā)展改革部門(mén)、國有資產(chǎn)監督管理部門(mén)應當將境外檔案工作納入境外投資、資產(chǎn)、合作項目管理內容;海關(guān)為境外檔案出入境提供通關(guān)便利，境外檔案出入境制度由國家檔案局會(huì )同海關(guān)總署共同制定并實(shí)施。

　　第七條投資主體或母公司負責本企業(yè)境外單位檔案工作監督、指導。

　　第八條境外檔案工作應當有明確的分管領(lǐng)導、歸口管理部門(mén)、專(zhuān)職檔案人員。

　　第九條境外檔案工作主要內容：

　　(一)編制檔案工作發(fā)展規劃和年度工作計劃;

　　(二)制定文件材料歸檔和檔案管理制度;

　　(三)指導文件材料形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)負責檔案收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和信息化等工作;

　　(五)組織檔案宣傳、培訓、研究和業(yè)務(wù)交流工作;

　　(六)負責境外檔案移交工作。

　　第十條境外檔案管理人員應當具備相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓;一般選用中方員工。

　　第十一條境外單位工作人員有保護境外檔案的責任和義務(wù)。崗位變動(dòng)時(shí)，應當及時(shí)辦理文件材料移交手續，并清退借閱未還的檔案。

　　第三章文件材料的形成與歸檔

　　第十二條境外單位文件材料形成、積累、整理和移交工作應當納入業(yè)務(wù)工作流程，納入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，納入業(yè)務(wù)部門(mén)職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，納入考核體系和獎懲制度。

　　第十三條境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據所在國家、地區及中華人民共和國法律法規，結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報投資主體或母公司審批。資本結構或主營(yíng)業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應當及時(shí)修訂完善。

　　第十四條境外文件材料應當按照歸檔范圍及時(shí)收集整理，按規定期限向檔案部門(mén)移交進(jìn)行集中管理。任何個(gè)人不得將應歸檔的文件材料據為己有或拒絕歸檔。

　　第十五條歸檔文件材料應當符合如下要求：

　　(一)歸檔文件材料形成符合有關(guān)技術(shù)標準，完整、準確、系統，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式

　　(二)歸檔文件材料為原件;因故無(wú)原件的，將具有憑證作用的復制件歸檔并作出說(shuō)明。

　　(三)電子文件與其元數據一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。

　　(四)非紙質(zhì)文件與其文字說(shuō)明一并歸檔;外文文件材料若有中文譯文的，應當一并歸檔;沒(méi)有中文譯文的，譯出標題和目錄后歸檔。

　　(五)歸檔文件材料一般一式一份;重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。

　　第十六條管理、建設項目、設備儀器、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品及業(yè)務(wù)、會(huì )計、人事等各類(lèi)文件材料，參照國內同類(lèi)文件材料的歸檔時(shí)間并結合境外業(yè)務(wù)實(shí)際定期歸擋。

　　第十七條境外單位業(yè)務(wù)信息系統應當具備電子文件歸檔管理功能，符合電子檔案管理要求。

公司檔案管理制度 篇9

　　第1條 檔案的管理：

　　(一)辦公室是檔案的執行管理部門(mén)，并由專(zhuān)人負責檔案管理;

　　(二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、材料、聲像、報表，都必須及時(shí)歸檔;

　　(三)檔案管理人員堅持文書(shū)隨時(shí)立卷歸檔，并分門(mén)別類(lèi)，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內容包括從成立之日起每年在經(jīng)營(yíng)管理工作中形成或公司制發(fā)的應歸檔的文件材料;

　　(四)檔案管理使用專(zhuān)用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔;未經(jīng)辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。

　　第2條 檔案歸檔范圍：

　　(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;

　　(二)政府、項目批文、合同，公司董事會(huì )形成的文件材料;

　　(三)反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等);

　　(四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);

　　(五)公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(工作流程、公司決定等)，發(fā)展規劃、工作總結等;

　　(六)工程進(jìn)度計劃控制文件(含業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙，工程部門(mén)留用復印件備份等;

　　(七)公司各部門(mén)年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);

　　(八)公司有效證照、證件;

　　(九)具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

　　(十)公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

　　(十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

　　(十二)公司獲得的.各種社會(huì )榮譽(yù)資料;

　　(十三)會(huì )計統計、年度計劃、統計報表、財務(wù)會(huì )計預算報表及其說(shuō)明，各種季度報表、月報表，政府主管部門(mén)下發(fā)的有關(guān)財務(wù)類(lèi)文件材料(此類(lèi)檔案由公司財務(wù)部自行保管存查);

　　(十四)組織人事教育培訓、員工變動(dòng)表、花名冊、教育培訓;

　　(十五)其他需要歸檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來(lái)的.對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　第3條 檔案立卷要求：

　　(一)辦公室應及時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管工作;財務(wù)和物業(yè)應自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查;

　　(二)公司各部門(mén)應及時(shí)向辦公室移交發(fā)生的檔案材料，如材料還需使用，也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續;各部門(mén)必須嚴格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交歸檔的文件材料;

　　(三)各部門(mén)向辦公室提交檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按文件材料分類(lèi)造冊，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間;

　　(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點(diǎn)，保持檔案質(zhì)檢的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用;

　　(五)卷內檔案材料應按材料排序，依次編寫(xiě)頁(yè)號;

　　(六)有關(guān)卷內材料的情況說(shuō)明，都應逐填寫(xiě)在目錄備注內;

　　(七)案卷封面，應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

　　第4條 檔案歸檔時(shí)間:

　　(一)公司每半年進(jìn)行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論;

　　(二)財務(wù)部門(mén)需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結論情況以書(shū)面形式報總經(jīng)理批示后交辦公室存查;

　　(三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書(shū)面報辦公室存查。

　　第5條 檔案的借閱:

　　(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為，并應及時(shí)歸還。

　　(二)各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿，方可借閱;

　　(三)公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負責人批準，否則不予借閱;

　　(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo);

　　(五)借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準;

　　(六)借閱的檔案用完后，應及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄;

　　(七)借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失;

　　(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規定辦理;

　　(九)會(huì )計檔案一律不準外借。內部調閱應經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會(huì )計檔案時(shí)，應持正式公文，并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會(huì )計檔案時(shí)不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印，應經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。

　　第6條 檔案保密級別:

　　(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類(lèi)。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;

　　(二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用;

　　(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

　　(四)一般檔案管理，屬業(yè)務(wù)工作使用范疇，對內予以及時(shí)提供利用;對外按借閱手續經(jīng)辦公室主任批準辦理。

公司檔案管理制度 篇10

　　第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據有關(guān)法律、法規，制定本制度。

　　第二條本制度所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

　　第三條企業(yè)應遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。

　　第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門(mén)的監督和指導。

　　第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責：

　　(一)貫徹執行《檔案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度;

　　(二)統籌規劃并負責本企業(yè)檔案的`收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作;

　　(三)指導本企業(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

　　(四)監督、指導本企業(yè)所屬機構(含境外機構)的檔案工作。

　　第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的'檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

　　第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

　　第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

　　第九條企業(yè)根據有關(guān)制度，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。

　　第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

　　第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)制度經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)行監銷(xiāo)。

　　第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

　　第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

　　第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

　　第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)提供真實(shí)、準確的檔案。

　　第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì )和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。

　　第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動(dòng)，應按國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置辦法做好檔案的處置工作。

　　國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

　　第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。

　　第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按制度歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進(jìn)行處理。

公司檔案管理制度 篇11

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，促進(jìn)檔案資源的有效利用，特制定本管理制度。

　　第二條 本制度適用于公司所有部門(mén)及個(gè)人在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于文書(shū)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、項目檔案、技術(shù)檔案、電子檔案等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統一領(lǐng)導、分級管理、分類(lèi)歸檔、方便利用”的原則，實(shí)行集中與分散管理相結合的方式，確保檔案管理的規范化和科學(xué)化。

　　第二章 管理機構與職責

　　第四條 公司設立檔案管理部門(mén)（或指定專(zhuān)人），負責全公司檔案管理工作的規劃、組織、指導和監督。檔案管理部門(mén)的主要職責包括：

　　1. 制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施；

　　2. 負責公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、鑒定、保管、利用和銷(xiāo)毀工作；

　　3. 組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)知識培訓，提高全員檔案管理意識；

　　4. 協(xié)調解決檔案管理中的重大問(wèn)題，確保檔案管理的有序進(jìn)行。

　　第五條 各部門(mén)應指定兼職檔案員，負責本部門(mén)檔案的收集、整理、移交及日常管理工作，確保本部門(mén)檔案資料的完整性和準確性。

　　第三章 檔案收集與整理

　　第六條 各部門(mén)應按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料等歸檔。歸檔文件應齊全、完整，符合質(zhì)量要求。

　　第七條 歸檔文件應進(jìn)行分類(lèi)整理，編制目錄，注明檔號、題名、日期、頁(yè)數、保管期限等必要信息，便于檢索和利用。

　　第八條 電子檔案應按照公司電子文件管理相關(guān)規定進(jìn)行收集、整理、存儲和備份，確保電子檔案的安全性和完整性。

　　第四章 檔案保管與利用

　　第九條 檔案管理部門(mén)應建立檔案庫房，配備必要的'檔案保管設施，確保檔案的安全存放。檔案庫房應滿(mǎn)足防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防高溫等要求。

　　第十條 檔案的借閱、復制、外借等利用活動(dòng)應嚴格按照公司規定程序辦理，履行審批手續，確保檔案的安全和保密。

　　第十一條 檔案管理部門(mén)應定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，及時(shí)發(fā)現并處理檔案破損、丟失等問(wèn)題。對保管期滿(mǎn)的檔案，應按規定程序進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。

　　第五章 檔案信息化

　　第十二條 公司應積極推進(jìn)檔案信息化建設，利用現代信息技術(shù)手段提高檔案管理效率和服務(wù)水平。檔案管理部門(mén)應建立檔案信息系統，實(shí)現檔案的數字化、網(wǎng)絡(luò )化管理。

　　第十三條 各部門(mén)應積極配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案數字化工作，及時(shí)提供需數字化的檔案材料，確保檔案信息的準確錄入和及時(shí)更新。

　　第六章 監督與考核

　　第十四條 公司應建立檔案管理監督機制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)整改。

　　第十五條 將檔案管理工作納入公司績(jì)效考核體系，對在檔案管理工作中表現突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰獎勵；對違反檔案管理規定，造成檔案損失或泄密的，將依法依規追究責任。

　　第七章 附則

　　第十六條 本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，解釋權歸公司所有。隨著(zhù)公司發(fā)展和檔案管理工作的需要，本制度將適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。

公司檔案管理制度 篇12

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統與安全，提高檔案利用效率，根據《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規，結合公司實(shí)際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司各部門(mén)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的各種形式、各種載體的檔案材料的管理，包括但不限于文書(shū)檔案、會(huì )計檔案、科技檔案（含項目檔案、基建檔案、設備檔案等）、人事檔案、電子檔案等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統一領(lǐng)導、分級管理、集中保管、便于利用”的原則，實(shí)行檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)相結合的管理模式，確保檔案資源的有效整合與共享。

　　第二章 管理機構與職責

　　第四條 公司設立檔案管理部門(mén)（或指定專(zhuān)門(mén)機構），負責全公司檔案工作的規劃、組織、指導和監督。主要職責包括：

　　1. 制定并完善公司檔案管理制度；

　　2. 組織檔案的.收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用；

　　3. 監督指導各部門(mén)檔案工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓；

　　4. 推廣應用檔案管理先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現檔案管理現代化。

　　第五條 各部門(mén)應明確兼職檔案員，負責本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔及日常管理工作，與檔案管理部門(mén)保持密切協(xié)作。

　　第三章 檔案的收集與整理

　　第六條 各部門(mén)應按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，并按規定進(jìn)行整理、分類(lèi)、編目，形成規范的檔案卷冊或電子文檔。

　　第七條 檔案整理應遵循檔案的自然形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　第八條 歸檔文件材料應齊全完整，內容準確，標識清晰，載體和字跡應符合耐久性要求。

　　第四章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　第九條 公司定期對檔案進(jìn)行鑒定，區分檔案的保管期限，對無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)審批后按規定程序銷(xiāo)毀。

　　第十條 檔案鑒定工作由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)和專(zhuān)家進(jìn)行，確保鑒定結果的客觀(guān)公正。

　　第五章 檔案的保管與保護

　　第十一條 檔案管理部門(mén)應配備專(zhuān)用庫房和必要的設施設備，確保檔案的物理安全和信息安全。

　　第十二條 檔案庫房應保持適宜的溫度、濕度，采取防光、防塵、防火、防盜、防有害生物等措施，定期檢查檔案狀況，及時(shí)修復破損檔案。

　　第十三條 電子檔案應實(shí)行雙套制管理，即紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，確保數據的完整性和可恢復性。電子檔案應定期進(jìn)行備份，防止數據丟失。

　　第六章 檔案的利用與開(kāi)放

　　第十四條 公司檔案應根據公司規定，向內部員工提供利用服務(wù)，支持公司各項工作的順利開(kāi)展。

　　第十五條 檔案利用應遵循保密原則，嚴格控制利用范圍，確保檔案信息安全。涉密檔案應按照國家保密法規進(jìn)行管理。

　　第十六條 檔案管理部門(mén)應積極開(kāi)展檔案編研工作，為公司決策和管理提供有價(jià)值的檔案信息支持。

　　第七章 監督與考核

　　第十七條 檔案管理部門(mén)應定期對各部門(mén)檔案工作進(jìn)行檢查，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)督促整改。

　　第十八條 公司將檔案工作納入部門(mén)績(jì)效考核體系，對檔案工作成績(jì)突出的部門(mén)和個(gè)人給予表彰獎勵；對違反檔案管理規定，造成檔案損失或泄密的，將依據公司規定追究相關(guān)責任。

　　第八章 附則

　　第十九條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，由公司檔案管理部門(mén)負責解釋。隨著(zhù)公司發(fā)展及法律法規的更新，本制度將適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。

公司檔案管理制度 篇13

　　第一章總則

　　第一條為了加強財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證財務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使其規范化、系統化，特制定本制度。

　　第二條財務(wù)部門(mén)是財務(wù)檔案的具體負責部門(mén)，財務(wù)檔案管理工作分為六大類(lèi)，包括會(huì )計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來(lái)文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據具體情況進(jìn)行詳細分類(lèi)。

　　第二章會(huì )計檔案管理

　　第三條會(huì )計檔案管理包括會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算的專(zhuān)業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料。

　　第四條每月形成的會(huì )計檔案，應由專(zhuān)人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會(huì )計檔案保管清冊，檔案依據分類(lèi)，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

　　第五條應指定專(zhuān)人負責會(huì )計檔案的保管工作，檔案柜由專(zhuān)人負責分類(lèi)整理，檔案柜鑰匙由專(zhuān)人負責保管。

　　第六條保存的會(huì )計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會(huì )計檔案的人員，不得在會(huì )計憑證上涂畫(huà)，不得拆封、抽換會(huì )計檔案。

　　第七條財務(wù)部門(mén)負責設置會(huì )計檔案查閱登記清冊，及時(shí)登記查閱人或者復制人的.姓名、部門(mén)、日期、查閱內容、歸還日期等。

　　第八條會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類(lèi)。

　　第九條會(huì )計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

　　第十條對會(huì )計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會(huì )批準。

　　第十一條保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：

　　1.編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明銷(xiāo)毀的.會(huì )計檔案名稱(chēng)、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。

　　2.集團總裁、財務(wù)總監在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀冊上簽署意見(jiàn)。

　　3.集團財務(wù)管理部負責銷(xiāo)毀會(huì )計檔案，財務(wù)總監與董事長(cháng)辦公室人員共同監銷(xiāo)。

　　4.監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后，應在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽字蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告公司總裁。

　　第十二條保管期滿(mǎn)但未結清債權債務(wù)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀。應獨立抽出立卷，保管到結清債權債務(wù)為止。

　　第十三條計算機電子財務(wù)文檔，原則上應當打印出書(shū)面會(huì )計檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成光盤(pán)進(jìn)行備份保管。

　　第十四條公司分立，會(huì )計檔案由分立后的一方統一保管，另一方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì )計檔案。對其中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規定辦法交接手續。

　　第十五條公司合并，原單位形成的會(huì )計檔案應當由合并后的單位統一保管。

　　第十六條公司之間交接會(huì )計檔案的，交接雙方應當辦理會(huì )計檔案交接手續。

　　第十七條交接會(huì )計檔案時(shí)，交接雙方應當按照會(huì )計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的財務(wù)負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　第三章年度會(huì )計報告及審計資料管理

　　第十八條年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據時(shí)間、類(lèi)別分別由專(zhuān)人保管。

　　第十九條年終報告、審計、驗資報告應長(cháng)期保存，分別裝訂，注明名稱(chēng)、日期等。如公司內部單位或股東等需要查閱或復制，

　　第二十條年度報告及審計資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門(mén)、數量等，并由接收人簽字或蓋章。

　　第四章資金類(lèi)檔案管理

　　第二十一條資金類(lèi)檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。

　　第二十二條資金類(lèi)檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類(lèi)保管。

　　第二十三條融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

　　第二十四條資金類(lèi)檔案的管理應執行公司保密制度。

　　第五章預算檔案管理

　　第二十五條預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調整方案，預算執行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。

　　第二十六條預算檔案按年度分類(lèi)保管。年度預算應永久保存。

　　第六章日常往來(lái)財務(wù)文件、決議檔案管理

　　第二十七條日常往來(lái)財務(wù)文件分為內部往來(lái)財務(wù)文件及外部財務(wù)文件兩大類(lèi)。其中內部往來(lái)財務(wù)文件包括各子公司、各部門(mén)之間以及部門(mén)內部發(fā)放的文件，包括“內部請示報告”、“內部通知”“股東會(huì )決議”“董事會(huì )決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內外往來(lái)文件。

　　第二十八條日常往來(lái)財務(wù)文件應依據內容進(jìn)行分類(lèi)保存，如內部規章制度，審計往來(lái)文件等等;外部往來(lái)財務(wù)文件應依據往來(lái)單位進(jìn)行分類(lèi)存檔。

　　第二十九條公司內部往來(lái)財務(wù)文件或外部財務(wù)文件亦需依據時(shí)間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

　　第七章合同檔案管理

　　第三十條依據集團合同管理規定建立合同臺賬，進(jìn)行合同檔案管理。

　　第三十一條按合同性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時(shí)處理。

　　第三十二條合同原件無(wú)特殊情況不得外借�？稍谪攧�(wù)部門(mén)查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，以影印件借出。

　　第三十三條合同文檔須指派專(zhuān)人負責。

　　第八章附則

　　第三十四條本辦法由集團財務(wù)管理部負責解釋、修訂。

　　第三十五條本辦法經(jīng)董事長(cháng)辦公室批準后生效，自生效之日起開(kāi)始實(shí)施。

公司檔案管理制度 篇14

　　一、總則

　�。ㄒ唬�為全面增強本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現檔案資料管理的規范化和標準化，特擬訂本制度。

　�。ǘ�）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶(hù)服務(wù)部門(mén)建立以來(lái)，在經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，擁有查閱、利用價(jià)值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書(shū)、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶(hù)資料以及音像、圖表等檔案資料。

　�。ㄈ�）檔案資料工作的基來(lái)源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶(hù)服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶(hù)服務(wù)中心詳細負責管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心均需建立獨立的檔案室。

　�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專(zhuān)責人員，部下的各客戶(hù)服務(wù)中心依據自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專(zhuān)人負責也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　�。�六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來(lái)文以及國家與當地有關(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門(mén)等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密關(guān)系或由企業(yè)肩負有關(guān)責任并需要執行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設備設備等方面及自然災禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過(guò)和辦理過(guò)程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門(mén)對企業(yè)進(jìn)行檢查的書(shū)面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實(shí)物、聲像類(lèi)檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交企業(yè)檔案管理部門(mén)，自行保留時(shí)要注意保護完好性。

　　7.榮譽(yù)類(lèi)檔案等其余各樣檔案資料。

　�。ㄆ撸└骺蛻�(hù)服務(wù)中心管理自己樓盤(pán)、業(yè)主和經(jīng)營(yíng)有關(guān)的檔案和資料，主要包含以下內容。

　　1.客戶(hù)服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區基本狀況資料。

　�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設備及其附著(zhù)物清單及表格等。

　�。�2）接收資料包含查收合格憑據、物業(yè)完滿(mǎn)狀況、接收文件。

　�。�3）技術(shù)資料包含工程預決算書(shū)、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會(huì )審記錄、完工查收證明書(shū)、房子及設備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書(shū)、住戶(hù)家庭狀況登記表、房子交接單、住戶(hù)入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶(hù)資料一定妥當保留并實(shí)時(shí)更新。

　　4.平時(shí)管理服務(wù)資料，主要包含以下內容。

　�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻�(hù)服務(wù)中心人員的招聘、培訓、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱(chēng)等文件。

　�。�2）各部門(mén)平時(shí)的值班記錄，各樣來(lái)往信函，各樣內部通啟等文書(shū)資料。

　�。�3）設備檔案管理，包含設備的標記、設備臺賬和設備資料等。

　�。�4）物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。各客戶(hù)服務(wù)中心經(jīng)營(yíng)發(fā)展文件、小區管理文件、小區建設文件、委外、合作文件等。

　�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉）租文件、拜托書(shū)、公證書(shū)、證明、報告、分戶(hù)圖等。

　�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調系統圖。

　�。�7）各客戶(hù)服務(wù)中心或個(gè)人參加各樣活動(dòng)的資料。

　　5.小區創(chuàng )優(yōu)檔案資料及社區文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　�。ò耍┵Y料移交前管理。

　　1.各客戶(hù)服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員負責存檔管理。

　　2.各客戶(hù)服務(wù)中心一定將檔案資料分類(lèi)寄存人不一樣的檔案袋或盒內，保證檔案資料的完滿(mǎn)。

　　3.各客戶(hù)服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類(lèi)寄存。

　�。ň牛�檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類(lèi)整理好，并填寫(xiě)檔案資料移交表，執行移交鋒續。

　　2.進(jìn)行移交時(shí)，物業(yè)企業(yè)須認真查對移交的資料，確立無(wú)誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門(mén)公章。

　　3.移交清單調式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶(hù)服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調離手續前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認，方可辦理調離手續。

　�。ㄊ�）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶(hù)服務(wù)中心需依據本管理方法的歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時(shí)、正確、規范地進(jìn)行歸檔。

　　2.將需要歸檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類(lèi)擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時(shí)復印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的.文件，不可以以復印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數、份數及每份文件的頁(yè)數均應齊備完好。

　　5.實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應有相應的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　�。ㄊ�一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負責檢查、督查、指導并查核各客戶(hù)服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統計匯總各客戶(hù)服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶(hù)服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進(jìn)行檔案資料借閱使用時(shí)，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續即可；假如要查閱重要密級資料，須執行檔案借閱審批手續，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復印。

　�。ㄊ�三）檔案資料借閱的有關(guān)規定。

　　1.借閱的檔案資料一定準時(shí)送還，并實(shí)時(shí)辦理清戶(hù)手續。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續借手續，未辦理緩期手續且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責任人進(jìn)行瀆職問(wèn)責辦理，在借閱時(shí)期造成資料丟掉者，依據資料的重要程度進(jìn)行相應的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無(wú)損，不得在檔案資料上涂改、畫(huà)線(xiàn)、標記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對。

　　4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復印件供給利用。

　�。ㄊ�四）要注意保護業(yè)主和住戶(hù)的個(gè)人信息，業(yè)主個(gè)人信息檔案在有關(guān)客戶(hù)服務(wù)中心的檔案庫中，如需調用含有業(yè)主個(gè)人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶(hù)服務(wù)中心負責人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷(xiāo)毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　�。ㄊ�五）物業(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心依據自己實(shí)質(zhì)狀況設置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等功能，庫房?jì)群蛶旆苦徑鼑澜麛R置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標示嚴禁煙火標記。

　　2.庫房?jì)热�力按分�?lèi)設置，檔案資料按類(lèi)型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶(hù)垂直，防止陽(yáng)光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資料寄存地點(diǎn)索引。

　�。ㄊ�七）檔案資料統計，詳細要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶(hù)服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統計。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統計結果報物業(yè)企業(yè)負責人，部下各客戶(hù)服務(wù)中心檔案員將統計結果報給客戶(hù)服務(wù)部負責人。

　　3.統計工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應狀況，務(wù)必保證供給的數據正確，切合客觀(guān)實(shí)質(zhì)。

　�。ㄊ�八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導判定和贊同，任何人不得私自銷(xiāo)毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒(méi)法確立其保留價(jià)值的檔案資料，應持續保留至次年再進(jìn)行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準時(shí)，需附帶工程技術(shù)部門(mén)的專(zhuān)業(yè)建議。

　�。ㄊ�九）檔案資料的銷(xiāo)毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷(xiāo)毀的檔案資料，由檔案室負責人妥當辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷(xiāo)售。

　　2.銷(xiāo)毀檔案資料須有起碼兩名監銷(xiāo)人，監銷(xiāo)人應認真復核要銷(xiāo)毀的檔案資料。銷(xiāo)毀完成須在銷(xiāo)毀清冊上注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應實(shí)時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調整等工作。

　　七、獎罰

　�。ǘ�十）企業(yè)依據每年查核結果，關(guān)于在檔案管理過(guò)程中做出成績(jì)和貢獻，或許進(jìn)步特別突出的部門(mén)和個(gè)人賜予相應表彰或獎賞等。

　�。ǘ�十一）關(guān)于工作不負責，未認真貫徹執行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細工作人員和有關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行處罰。

　�。ǘ�十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫(xiě)、復制與轉借別人等狀況，將依據情節嚴重程度，賜予相應的處罰。

公司檔案管理制度 篇15

　　第一章 總 則

　　第一條 為規范金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業(yè)銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證劵法》等相關(guān)法律，結合金融企業(yè)業(yè)務(wù)工作實(shí)際，制定本規定。

　　第二條 本規定所稱(chēng)金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案，是指金融企業(yè)在貨幣金融、資本市場(chǎng)、保險、信托等金融業(yè)務(wù)辦理及服務(wù)活動(dòng)中形成并具有保存價(jià)值的各種載體形式的記錄。

　　第三條 本規定適用于在中華人民共和國境內依法設立的下列金融機構：

　　(一)政策性銀行、商業(yè)銀行、農村合作銀行，城市信用合作社，農村信用合作社。

　　(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設立的從事資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)的子公司。

　　(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產(chǎn)管理公司、保險專(zhuān)業(yè)中介機構。

　　(四)信托公司、金融資產(chǎn)管理公司、企業(yè)集團財務(wù)公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車(chē)金融公司、貨幣經(jīng)紀公司。

　　(五)從事匯兌業(yè)務(wù)、支付清算業(yè)務(wù)和基金銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的公司。

　　(六)其他經(jīng)批準從事金融業(yè)務(wù)活動(dòng)的企業(yè)。

　　第四條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案對維護金融企業(yè)和客戶(hù)利益，保護消費者權益，防控金融風(fēng)險，打擊經(jīng) 濟 犯 罪，保障國家經(jīng)濟安全，促進(jìn)經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展等具有十分重要的作用，是金融企業(yè)檔案的重要組成部分，是企業(yè)管理的基礎，應由企業(yè)檔案部門(mén)實(shí)行集中統一管理。

　　第五條 各級檔案行政管理部門(mén)根據職責負責金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作的指導、監督和檢查;各級金融業(yè)務(wù)監督管理機構及其派出機構負責將金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作納入金融業(yè)務(wù)監督管理制度、流程，與業(yè)務(wù)同監管。

　　第六條 金融企業(yè)檔案部門(mén)或檔案工作歸口管理部門(mén)(以下統稱(chēng)“檔案部門(mén)”)負責對本企業(yè)業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行統籌規劃、監督、指導和檢查，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)配合檔案部門(mén)組織實(shí)施。金融企業(yè)所屬各分支機構檔案部門(mén)負責本分支機構業(yè)務(wù)檔案管理工作，并對所屬分支機構的業(yè)務(wù)檔案工作進(jìn)行監督、指導和檢查。

　　第七條 金融企業(yè)應建立健全統一的業(yè)務(wù)文件材料歸檔管理制度;將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業(yè)務(wù)工作流程，列入業(yè)務(wù)工作或項目計劃，列入業(yè)務(wù)部門(mén)職責范圍和業(yè)務(wù)人員崗位責任制，列入企業(yè)考核體系和獎懲制度，確保業(yè)務(wù)文件材料的完整歸檔。

　　第八條 金融企業(yè)應當建立健全業(yè)務(wù)檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等工作的相關(guān)制度，確保業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，滿(mǎn)足企業(yè)在證據、責任、信息、存史等方面的需要。

　　第九條 金融企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進(jìn)行相應的懲處。

　　第十條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理人員應當具備相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和技能，并定期接受業(yè)務(wù)培訓。

　　第二章 業(yè)務(wù)文件材料的整理與歸檔

　　第十一條 金融企業(yè)應依據法律、行政法規、國務(wù)院金融監督管理部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的規章和規范性文件的要求，結合業(yè)務(wù)工作流程，制定本企業(yè)業(yè)務(wù)文件材料的歸檔范圍和業(yè)務(wù)檔案的保管期限表;當業(yè)務(wù)范圍或工作流程發(fā)生變化時(shí)，應及時(shí)修訂完善。

　　第十二條 金融企業(yè)檔案部門(mén)應當按照遵循文件材料形成規律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系、便于保管和查找利用的原則，依據國家有關(guān)規定研究確定業(yè)務(wù)文件材料歸檔整理和分類(lèi)編號方法，制訂相關(guān)標準并保持相對穩定。

　　第十三條 金融企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)應當按照有關(guān)規定，將應當歸檔文件材料按要求進(jìn)行整理、立卷，定期移交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理，并辦理歸檔交接手續。

　　第十四條 金融企業(yè)文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當增加份數。

　　第十五條 業(yè)務(wù)文件材料中屬于企業(yè)管理類(lèi)的文件材料，原件存入管理類(lèi)檔案，在與之相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案中可存放復印件并標明互見(jiàn)號。

　　第十六條 金融企業(yè)應當按國家有關(guān)規定進(jìn)行檔案著(zhù)錄。

　　第十七條 紙質(zhì)和電子文件同步歸檔的，在文件內容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業(yè)務(wù)檔案，須遵照國家有關(guān)電子文件歸檔和電子檔案管理的規定和標準執行。

　　第十八條 金融企業(yè)建設業(yè)務(wù)信息系統時(shí)，應當有檔案部門(mén)參與，由檔案部門(mén)提出電子文件歸檔管理的相關(guān)需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

　　第十九條 業(yè)務(wù)工作人員崗位變動(dòng)時(shí)，應當及時(shí)辦理移交所負責業(yè)務(wù)工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

　　第二十條 國內依法投資設立的金融企業(yè)有海外機構的`應當建立海外機構業(yè)務(wù)檔案管理制度。

　　第三章 業(yè)務(wù)檔案的管理

　　第二十一條 金融企業(yè)應當配備符合檔案保護和安全管理要求的業(yè)務(wù)檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設施設備的正常運轉。

　　第二十二條 金融企業(yè)應當按有關(guān)要求做好電子業(yè)務(wù)檔案的存儲和安全管理，保證電子業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全和可用，并對重要業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行異質(zhì)、異地備份，確保業(yè)務(wù)檔案安全。金融企業(yè)對檔案信息安全負最終責任。

　　第二十三條 金融企業(yè)將業(yè)務(wù)檔案管理外包的，應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質(zhì)。在簽訂合同協(xié)議時(shí)，應當明確有關(guān)檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款，以保障業(yè)務(wù)檔案的安全與利用。

　　第二十四條 金融企業(yè)檔案部門(mén)應做好業(yè)務(wù)檔案管理的統計工作和對統計數據的研究利用，保證統計數據的完整性、準確性和連續性。

　　第二十五條 金融企業(yè)應當建立業(yè)務(wù)檔案管理信息系統，逐步提高對電子業(yè)務(wù)檔案的管理水平。業(yè)務(wù)檔案管理信息系統的功能應當符合國家有關(guān)規定。

　　第四章 業(yè)務(wù)檔案的利用、鑒定與處置

　　第二十六條 金融企業(yè)應當編制業(yè)務(wù)檔案檢索工具，方便業(yè)務(wù)檔案的檢索與查詢(xún)。

　　第二十七條 金融企業(yè)應當對業(yè)務(wù)檔案的查閱利用進(jìn)行登記，對超權限利用應履行審批手續。

　　第二十八條 金融企業(yè)檔案部門(mén)應積極開(kāi)展業(yè)務(wù)檔案的提供利用服務(wù)工作，加強對業(yè)務(wù)檔案的編研開(kāi)發(fā)，滿(mǎn)足企業(yè)金融業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作的需要。

　　第二十九條 金融企業(yè)應當成立由主管領(lǐng)導、檔案部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業(yè)務(wù)檔案按照有關(guān)規定進(jìn)行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價(jià)值的到期業(yè)務(wù)檔案，由企業(yè)負責人審批簽字后方可予以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案應在指定地點(diǎn)并有專(zhuān)人負責監督。對被銷(xiāo)毀的檔案應當登記造冊，并與鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結清債權債務(wù)或有其他未了事項的業(yè)務(wù)檔案不得銷(xiāo)毀。對國家和社會(huì )具有重要保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案應當延長(cháng)保管期限。

　　第三十條 金融企業(yè)因各種原因變更、終止的，應當按國家有關(guān)規定對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行妥善處置。

　　第三十一條 未經(jīng)檔案行政管理部門(mén)許可，金融企業(yè)不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業(yè)務(wù)檔案攜帶出境。

公司檔案管理制度 篇16

　　第一章 總則

　　第一條 為規范公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、安全性與有效利用，促進(jìn)公司信息資源的整合與共享，根據國家相關(guān)法律法規及公司實(shí)際情況，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于公司各部門(mén)在日常經(jīng)營(yíng)、管理、研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄像、音頻資料等。

　　第三條 公司檔案管理遵循“統一領(lǐng)導、分級管理、集中存放、方便利用”的原則，確保檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等各個(gè)環(huán)節的科學(xué)化、規范化、信息化。

　　第二章 管理機構與職責

　　第四條 公司設立檔案管理部門(mén)（或指定專(zhuān)人負責），作為檔案管理的中樞機構，負責全公司檔案管理工作的規劃、組織、協(xié)調與監督。其主要職責包括：

　　1. 制定和完善公司檔案管理制度；

　　2. 組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀及開(kāi)發(fā)利用工作；

　　3. 指導和監督各部門(mén)檔案管理工作；

　　4. 提供檔案查詢(xún)、借閱服務(wù)；

　　5. 開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作。

　　第五條 各部門(mén)應設立兼職檔案員，負責本部門(mén)檔案的`初步整理、移交及日常管理工作，確保本部門(mén)檔案的完整與安全。

　　第三章 檔案收集與整理

　　第六條 各部門(mén)應按照公司檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集、整理本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案材料，確保檔案材料的齊全、完整和準確。

　　第七條 檔案整理應遵循分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號準確的原則，便于保管和利用。

　　第八條 電子檔案應實(shí)行雙套制管理，即在紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，將相應的電子文件及其元數據一并歸檔，并確保兩者之間的關(guān)聯(lián)性和一致性。

　　第四章 檔案保管與保護

　　第九條 公司檔案管理部門(mén)應設立符合檔案保管要求的專(zhuān)用庫房，配備必要的設施設備，確保檔案的安全與保密。

　　第十條 檔案管理人員應定期檢查檔案庫房的環(huán)境條件，如溫濕度、防塵、防蟲(chóng)、防火、防盜等，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。

　　第十一條 檔案應實(shí)行定期鑒定制度，對于失去保存價(jià)值的檔案，應按照規定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，并保留銷(xiāo)毀清冊。

　　第五章 檔案利用與保密

　　第十二條 公司檔案管理部門(mén)應建立檔案查詢(xún)、借閱制度，明確查詢(xún)、借閱的權限、程序和范圍，確保檔案的合理利用。

　　第十三條 借閱檔案應辦理登記手續，并按期歸還。借閱過(guò)程中，借閱人應妥善保管檔案，不得涂改、拆散、損壞或遺失。

　　第十四條 涉及公司機密或敏感信息的檔案，應嚴格按照公司保密制度進(jìn)行管理，未經(jīng)批準，不得擅自查詢(xún)、借閱或復制。

　　第六章 附則

　　第十五條 本制度由公司檔案管理部門(mén)負責解釋和修訂。

　　第十六條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)檔案管理規定與本制度不符的，以本制度為準。

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