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怎樣在用友U8中的UFO表中做資產(chǎn)負債表
利用用友UFO系統可以編制對外報表又可以編制內部報表，還可對報表進(jìn)行審核和匯總，也可根據預定格式生成報表，它是報表數字處理的工具，它的任務(wù)是涉及報表的格式和編輯的公式從總賬和其他業(yè)務(wù)系統中取得有關(guān)的會(huì )計信息并自動(dòng)編制會(huì )計報表的數據。筆者通過(guò)學(xué)習用友UFO報表系統，對如何快捷的掌握UFO系統以及如何靈活運用UFO系統總結操作程序。下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的關(guān)于怎樣在用友U8中的UFO表中做資產(chǎn)負債表的知識，歡迎閱讀。
首先，編制對外報表的操作程序：
1、打開(kāi)或新建會(huì )計報表。
在UFO系統文件菜單下點(diǎn)擊“打開(kāi)”按鈕，如系統已生成的“資產(chǎn)負債表”，或當系統中沒(méi)有生成任何報表時(shí)點(diǎn)擊文件菜單下“新建”按鈕，則可生成一份空白表格，根據規定的格式輸入內容即可。
2、選擇會(huì )計報表模板。
由于生成空的表格后輸入內容比較耗時(shí)，U8軟件中已經(jīng)預定了行業(yè)的會(huì )計報表，稱(chēng)為模板，在模板報表中選出最適合的報表。在窗口“格式”下拉菜單下選擇“報表模板”，出現選擇框(您所在行業(yè)：新會(huì )計制度科目(假設)，財務(wù)報表：利潤表(假設))，則電腦提示，模板覆蓋，按“確定”后電腦會(huì )確定一張“利潤表”。
3、修改格式。
如果生成的會(huì )計模表不適合本單位，也可對這張報表進(jìn)行修改，在“編輯”下拉菜單下增加“行”“列”“加寬”“縮小”等進(jìn)行調整�？梢詫γ恳粏卧獙傩�(含類(lèi)型、對齊方式、字體顏色、表格邊框)進(jìn)行修改，也可對相鄰的單元合并成一個(gè)單元，稱(chēng)為組合單元。具體操作為在“格式”下拉菜單下點(diǎn)擊“單元屬性”，在常用工具欄中點(diǎn)擊“合并單元格”等。
4、試算(輸入關(guān)健字和確定賬套)。
表頭部分的“公司名稱(chēng)，年，月”用于區別同一格式，不同數據來(lái)源的表頁(yè)，在UFO系統中稱(chēng)為關(guān)健字。如何選擇關(guān)健字?通過(guò)介面左下角的“格式”狀態(tài)進(jìn)行切換為“數據”菜單下點(diǎn)擊“關(guān)健字”，出現對話(huà)框，錄入相關(guān)內容(含單位名稱(chēng)、單位編號、年、季、月、自定義)，輸入完畢后系統會(huì )出現“是否重算?”，點(diǎn)擊“是”，則報表的各單元格會(huì )出現數據，這組數據可以在用友企業(yè)門(mén)戶(hù)中的“總賬”系統進(jìn)行核對。如何確定賬套?當前生成的報表就為當前操作窗口下的賬套，如果想在當前窗口下生成別的賬套的報表數據，則在“數據”菜單下“計算時(shí)選擇賬套”，則電腦會(huì )跳出新登陸號，選擇一個(gè)賬套，則報表中的數據源就不一樣了。
5、修改公式。
當報表的格式修改完之后，下一步我們就要確認報表取數的公式定義得對不對，能不能把這套賬的準確的數據取出來(lái)，我們知道UFO報表中在格式狀態(tài)下表示數字的地方用“公式單元”表示，也即意此單元可用公式描述出來(lái)，這個(gè)公式實(shí)際就是取數的方式，我們叫取數函數。由取數函數來(lái)表示取數的規則最直接的辦法就是檢查取數函數。檢查的方法有：一是激活要檢查單元公式，在編輯欄中可以看到公式，如果發(fā)生的公式不準確，則要修改，可以用編輯欄中的“fx”修改，點(diǎn)擊“fx”，出現一個(gè)定義公式框，先刪除原來(lái)的公式，就需輸入正確的公式，當不熟悉系統時(shí)點(diǎn)擊“函數向導”，出現第一個(gè)選擇框：左邊是函數分類(lèi)指與UFO系統有接口的具體業(yè)務(wù)分類(lèi)如財務(wù)函數，右邊是函數名指與函數分類(lèi)有關(guān)的名稱(chēng)如發(fā)生額。點(diǎn)出“確定”出現業(yè)務(wù)函數的函數錄入的第二個(gè)選擇框：在不熟悉系統是先點(diǎn)出“參照”按鈕，系統就會(huì )出現財務(wù)函數選擇框，具有(1)賬套號(默認)(2)會(huì )計年度(默認)，默認表示當前打開(kāi)的賬套號，如果不想默認，也可在下拉單中選其他賬套號。(3)會(huì )計科目：指反映的是哪一會(huì )計科目如主營(yíng)業(yè)務(wù)收入。(4)期間：指這張表是按什么范圍來(lái)取數的如月份。(5)方向：指會(huì )計科目屬于借方還是貸方。(6)包含未記賬憑證(有要求時(shí)可選擇)六個(gè)要素，其中最重要的是選擇會(huì )計科目，點(diǎn)出“確定”，退回到定義公式的窗口，公式修改完畢。改動(dòng)已有的單元公式另一種方法也可在當前單元格雙擊鼠標，就可修改。錄入新的函數時(shí)用“fx”或直接在鍵盤(pán)上按“=”，但不可用當前單元在編輯格中錄“=”號，財整個(gè)報表的格式錄入完成。
6、增加表頁(yè)。
我們進(jìn)行以上關(guān)健字的錄入后則會(huì )產(chǎn)生一個(gè)新的報表，如錄入2002年7月份的報表，如果我要生成2002年8月的報表，就要對7月的報表保存，也即是進(jìn)行添加表頁(yè)的操作。在數據狀態(tài)下，選擇窗口菜單下“編輯”下拉菜單“插入或追加表頁(yè)”設定為“1”再“確認”，則2002年7月的報表為“第一頁(yè)”，也可對其進(jìn)行重新測算，在“關(guān)鍵字”輸入2002年5月，則2002年5月的報表就為“第一頁(yè)”。
7、保存文件和輸出報表。
在文件菜單下“保存”按紐，第一次系統會(huì )自動(dòng)生成一個(gè)文件名：reporl1，文件名可以改動(dòng)，可以在指定的文件下，要改名時(shí)點(diǎn)擊“另存為”按紐。通過(guò)“頁(yè)面設置”可以對生成的報表進(jìn)行輸出前的紙張設置，邊框設置等，點(diǎn)出“打印”就可以輸出報表。
其次，編制自制內部報表的操作程序。
1、在“企業(yè)門(mén)戶(hù)”工作臺上進(jìn)入UFO報表系統，在文件菜單下點(diǎn)擊“新建”或工具欄中的“新建”，建立一張空白的報表。
2、確定報表的行數和列數
在“格式”菜單下點(diǎn)擊“表尺寸”功能，假設定行數為14，列數為4.則報表區域確定，在“編輯”菜單下點(diǎn)擊“增加行(列)”或“刪除行(列)”可增加或減少報表的行和列。也可以設定表的高與寬，調整完行高，列寬之后，我們就要輸入欄目的名稱(chēng)，表體，表行的具體內容。
3、接下來(lái)的工作就是劃表線(xiàn)。
先選定區域，然后在“格式”菜單下點(diǎn)擊“單元屬性”，打開(kāi)后出現4個(gè)屬性，先點(diǎn)“邊框”屬性，接著(zhù)點(diǎn)“線(xiàn)型”，再“內框線(xiàn)”“外框線(xiàn)”，最后按“確認”。
4、表線(xiàn)劃好后，對表格的外貌再進(jìn)行修改如字體對齊
在“格式”菜單下點(diǎn)擊“單元屬性”的“對齊”功能中的“居中”，則所有報表的字體全部居單元格中間。另外可對單元格進(jìn)行整體組合，按行組合，對表頭字加粗，調整各欄的寬度等操作。
5、輸入關(guān)鍵字。
前面我們已介紹過(guò)了什么是關(guān)鍵字，如何輸入關(guān)鍵字呢?光標在表頭A2單元格上，在“數據”菜單下點(diǎn)擊“設置”中的“單位名稱(chēng)”輸入后確定，則在A(yíng)2是會(huì )出現紅字的單位名稱(chēng)。同樣光標移在C2單元格上輸入“年”，“月”，年和月都會(huì )變成紅字。關(guān)鍵字可以不受單元格邊界線(xiàn)的限制，稱(chēng)為游離單元。當關(guān)鍵字重疊時(shí)，我們可以定義關(guān)鍵字的“偏移”功能，向左表示負數，向右表示正數。
6、取數(即單元公式)。
一般是從總賬上取數，也可用以下方法取數：(1)賬務(wù)取數公式如FS()，LFS()，QC()，QM()。(2)表頁(yè)內部統計公式。如求和，平均值，計數，最大值等。(3)本表它頁(yè)取數公式。一般格式：<目標區域>=<數據源區域>@<頁(yè)號>，用SELECF表示本表它頁(yè)取數函數，如B=SELECT(B，年@=年+1;表示表頁(yè)中假設關(guān)鍵字“年”為1994的本頁(yè)B列取關(guān)鍵字“年”為1993年的表頁(yè)中B列的數值。B=SELECT(C，年@年-1);表示表頁(yè)中假設關(guān)鍵字“年”為1994頁(yè)B列取關(guān)鍵字“年”為1995年的表頁(yè)中C列數值。B1：C4=SELECT(B1：C4，單位編號=1011;表示本頁(yè)B1：C4取關(guān)鍵字“單位編號”為1011的表頁(yè)中B1：C4列中的數值。(4)報表之間取數公式。格式：<目標區域>=“<報表名，[rep]”_><數據源區>[@<頁(yè)號>]，當頁(yè)號缺省時(shí)，為本表格頁(yè)分別取它各頁(yè)數據。具體輸入單元公式的操作是，用fx或按鍵盤(pán)“=”輸入公式即可，當不太熟悉公式時(shí)，可利用“函數向導”，點(diǎn)擊“參照”按鈕輸入。各欄均按以上方法定義，合計數欄可用以上方法，也可有向下求和的方法，還可有“管理費用”科目用統計函數求各后與上面兩種方法核對。
7、生成報表。
通過(guò)切換按鈕，可以輸入數據，進(jìn)行數據計算，通過(guò)輸入關(guān)鍵字“用友分司”及年月份，則報表會(huì )自動(dòng)生成數據。
最后，對生成的報表如何進(jìn)行審核、舍位平衡、報表查詢(xún)、賬目聯(lián)查等相關(guān)操作。
1、審核報表。
主要是利用公式來(lái)審核報表。審核公式的基本原則是(1)可以存在多個(gè)審核公式組。(2)篩選條件，關(guān)聯(lián)條件，提示信息有不同的審核公式應分為不同的審核公式組。(3)提示信息應盡量詳細明確，以便于檢查錯誤。(4)審核公式不能用函數。公式的簡(jiǎn)單式：<算式表達式><關(guān)系表達式><算式表達式>;MESSAGE“<提示信息>”。如何編制審核公式?在格式狀態(tài)下，在數據菜單下點(diǎn)擊“審核公式”則電腦會(huì )跳出你所點(diǎn)擊的單元格的公式如單元格C13的公式，如果正確，則點(diǎn)擊“確定”，再用此方法審核另外單元格公式。怎樣進(jìn)行審核計算?光標切換在數據狀態(tài)下，在數據菜單下，點(diǎn)擊“審核”則跳出對話(huà)框，當顯示“正確”時(shí)，表示審核完畢，當顯示“二者不符”時(shí)，表示要對審核公式修改，重算，再在數據菜單下點(diǎn)擊“審核”保證報表數據的正確性。
2、舍位平衡。
所謂舍位平衡是指對生成的數據重新舍位，是會(huì )計報表中經(jīng)常用到的，包括舍位操作和平衡態(tài)調整。確定平衡調整公式首先要確定如下參數：(1)舍位表名。必須各當前文件名不同，可以默認為當前目錄下。(2)舍位范圍。要把所有要舍位數據包括在內。(3)舍位位數。指1-8位數，當舍位位數為1，數據除10;當舍位位數為2，數據除100;依次類(lèi)推。(4)平衡公式。必須倒著(zhù)順序定，首先寫(xiě)最終運算結果的，然后一步一步向前推。每個(gè)公式一行，各公式之間用逗號隔開(kāi)，最后一條公式不用定逗號。公式中只能使用“+、-”，公式等號的左邊只能為一個(gè)單元。具體操作如下。在格式狀態(tài)下，在數據菜單下點(diǎn)擊“舍位公式”，則出現參數對話(huà)框，舍位表名、舍位范圍、舍位位數、平衡公式四個(gè)參數，注意當插入一行時(shí)范圍自動(dòng)調整，平衡公式中的公式之間必須用“，”隔開(kāi)。參數輸入后點(diǎn)擊“完成”，轉到數據狀態(tài)下，選擇數據菜單下的“舍位平衡”，出現對話(huà)框：是否要全表重新計算?是或否。這里一定要選擇“否”，則可生成一張舍位計算結果表。怎樣可以看到我們生成的是舍位表呢還是本表呢?首先我們可以在標題欄上可以看到“費用舍位”字樣，則表示是一張舍位表。另外，在“窗口”下拉菜單在“費用舍位”前打勾，表示這張表是一張舍位平衡表。
3、保護報表。
、為防止他人改動(dòng)報表，必須保護報表。有兩種方式，第一種，在格式狀態(tài)下或在數據狀態(tài)下的格式菜單下的“格式加鎖”輸入新口令，則報表只有需要口令才可以改動(dòng)。第二種，在文件菜單下“文件口令”輸入新口令，則在打開(kāi)報表時(shí)，就要輸入口令。
4、表頁(yè)數據及報表查詢(xún)工作。
報表做好后，經(jīng)常要對不同時(shí)期報表及多個(gè)表頁(yè)的數據進(jìn)行查詢(xún)，以便分析或統計數據。具體操作有兩種，第一種，叫透視操作。指查找本表中各頁(yè)指定區域或單元格的數據。如查不同時(shí)期的“差旅費”。在數據狀態(tài)下的數據菜單下“透視”功能，則系統提出區域范圍如“D4”，確定后，電腦會(huì )顯示不同時(shí)期的“差旅費”的數據了。第二種，叫匯總操作。指表頁(yè)之間的匯總，可以在本表下匯總，也可匯總到一張新表上。在數據狀態(tài)下的數據菜單下“表頁(yè)匯總”，電腦跳出“匯總條件按關(guān)鍵值匯總或按物理位置匯總的條件，選擇完點(diǎn)擊”下一步“完成操作。
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