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怎樣快速學(xué)會(huì )辦公軟件
辦公軟件有多種分類(lèi)方法，可以按平臺進(jìn)行分類(lèi)，也可以從品牌的角度進(jìn)行分類(lèi)。以下是小編為大家收集的怎樣快速學(xué)會(huì )辦公軟件，希望對大家有所幫助。
一、Office三大軟件PPT、Excel、Word到底先優(yōu)先學(xué)習那個(gè)？
答案是都不是，而是Outlook，收發(fā)電子郵件啊，這玩意需要學(xué)嗎？大多數人能“自學(xué)成才”，EQ比較高的人會(huì )懂得電子郵件的發(fā)送禮儀。需要注意是Outlook的很多功能都是和郵件發(fā)送禮儀有關(guān)的，這個(gè)大家應該都“懂”！秦老師在IT公司上班當軟件售后培訓的時(shí)候，Outlook給企業(yè)培訓是最多的，學(xué)完后大家都是這樣�！鞍�！原來(lái)Outlook管理郵件是這樣的��！”，“太厲害了，還可以時(shí)間管理，部門(mén)可以實(shí)現團隊管理，不用每天寫(xiě)什么日報周報了，老板隨時(shí)看到…”啊，原來(lái)打印自己的日程表那么簡(jiǎn)單��！我以前都用Excel做的”等等各種感嘆。好吧！Outlook優(yōu)先級最高。
那排名第二呢？就看自己的工作職位的需要！比如行政文員可能Word用得比較多，做數據分析管理的用Excel比較多，銷(xiāo)售市場(chǎng)或經(jīng)理級別用PPT比較多。員工用PPT大多數是為了做工作匯報。比較有有趣的是IT工程師往往用到Word也比較多，因為要寫(xiě)系統維護文檔給客戶(hù)，不會(huì )玩Word會(huì )被多章節排版搞瘋的，就是傳說(shuō)中的1.1、1.1.1，那玩意。
總結，根據自己工作的使用頻率最高軟件來(lái)絕對先掌握那個(gè)軟件。從秦老師培訓的角度來(lái)看，Excel培訓需求最高，其次是PPT，最后是Word。
但秦老師的建議是，掌握Word是掌握其他兩個(gè)軟件的關(guān)鍵，所以Word一定要掌握，關(guān)鍵Word好學(xué)，不靈活，該怎么設置文檔就該是什么樣子。還有就是從工作流程的角度，任何工作都是先從“文案”開(kāi)始。沒(méi)文案你怎么開(kāi)始干活？
二、如果確定了要學(xué)的軟件，那具體應該如何入手？
這個(gè)問(wèn)題不得不提到，軟件“個(gè)性”的問(wèn)題，說(shuō)白了就是套路，學(xué)習任何的東西都有套路，也就是我們所謂的方法，學(xué)習某個(gè)專(zhuān)業(yè)技能的方法，其實(shí)這個(gè)套路應該是在大學(xué)教育里培養出來(lái)的，作為一個(gè)大學(xué)生的最“基本”能力就是能快速掌握學(xué)會(huì )本專(zhuān)業(yè)相關(guān)的新技能和方法�？墒俏覀冎袊拇髮W(xué)教育你們都懂的，所以幾乎所有的求職者簡(jiǎn)歷上都會(huì )信誓旦旦的寫(xiě)著(zhù)：熟練掌握辦公軟件。秦老師有一段時(shí)間也兼職過(guò)幾天的面試官，我常問(wèn)求職者的一個(gè)問(wèn)題，如果文件夾內十個(gè)Excel工作簿，如何一次性把他們都打開(kāi)？幾乎沒(méi)有能解答出來(lái)？因為這就不是一個(gè)Office問(wèn)題！你知道不知道？方法很簡(jiǎn)單，選中這十個(gè)工作簿，敲回車(chē)就好了。
又跑題了，好吧就我就是什么都不懂，我就是想學(xué)Office，能用來(lái)上班？到底應該怎么辦？干貨終于來(lái)了。
Word 學(xué)習方法
首先了解每個(gè)軟件的“個(gè)性”。首先來(lái)講講Word。學(xué)習Word一定是承上啟下，一口氣搞定。什么意思？技巧和技巧是環(huán)環(huán)相扣的，前面操作有問(wèn)題，就會(huì )影響后面的操作。
下圖的金字塔結果來(lái)看，越頂端也“高端”！
大部分人的水平都在頁(yè)面設置階段甚至偏下，更多人可能就是用來(lái)打字存儲文字內容的，通過(guò)系統的學(xué)習可以達到“排版自動(dòng)化進(jìn)階”水平，也就意味著(zhù)可以把公司的文檔都做成格式模板直接調用就好了，這已經(jīng)極大的提高了文案排版的效率。
至于更多高端的“綜合應用進(jìn)階”，只需要掌握“郵件合并”即可。不過(guò)說(shuō)起來(lái)容易，郵件合并的強大功能可以讓你學(xué)好幾天，掌握“信函”和“標簽”就夠你用了，當然如果能輸出到outlook里面自動(dòng)生成郵件發(fā)出去，那就完美了。
(Word有專(zhuān)門(mén)的郵件面板，足以說(shuō)明這個(gè)功能的強大)
所以一定把Word的學(xué)習當成一個(gè)“整體”去學(xué)習，而且一定是系統的學(xué)習，學(xué)習所謂的分散的Word小技巧，提整體的Word辦公提升效果并不明顯。
Excel 學(xué)習方法
Excel這個(gè)軟件的個(gè)性就是多面手，他的各個(gè)層面可以各成“體系”，從下圖可以很容易看懂，每個(gè)“體系”可以解決一種層面的問(wèn)題，也就說(shuō)如果工作中用Excel缺哪兒不會(huì )就補哪兒，如果全都缺，就全部補，每個(gè)都了解一點(diǎn)點(diǎn)也行，不用玩得特別深，就可以足以應付工作。比如Excel一點(diǎn)都不會(huì )，那就學(xué)表格整理操作技巧。如果數據分析玩不轉，就學(xué)數據分析部分。如果老板對圖表有要求，那就把圖表制作做好。當然如果先把Excel做成模板，那函數必不可少，當然掌握幾個(gè)常用函數也會(huì )讓工作效率翻倍。如果會(huì )玩點(diǎn)VBA，你就是超級大神牛人(IB用)。
在秦老師的Office企業(yè)培訓中，Excel的定制課程也是非常多的，有專(zhuān)門(mén)的函數課，專(zhuān)門(mén)的圖表課，專(zhuān)門(mén)的數據分析的課。當然還有就是全面體系講解的，但由于時(shí)間的問(wèn)題，所以需要講每個(gè)體系中抓取工作中最容易碰到的問(wèn)題變成授課的內容，讓企業(yè)員工們都知道有這樣的功能，工作時(shí)候搞不好會(huì )碰到，至少做到有了“眼界”，不然連Excel問(wèn)題出現，百度都不知道該怎么用關(guān)鍵詞。也許這就是秦老師培訓課程的受到大家歡迎之處，因為積累知道大家的“痛點(diǎn)”在哪里！幫助大家減少學(xué)習Office的彎路。
總結一下，Excel是個(gè)多面手，缺哪兒補哪兒，“體系”比較平等，技巧之間的聯(lián)動(dòng)性相對Word較少，但功能技巧之間的搭配也很重要，比如某個(gè)函數和某個(gè)函數搭配可以解決某類(lèi)問(wèn)題等等，甚至能夠放入某個(gè)工作場(chǎng)景里，否則大家會(huì )有一問(wèn)題？我干嘛要學(xué)這個(gè)技巧？這個(gè)技巧和我有關(guān)系嗎？
最后要說(shuō)明一下的是，Excel這個(gè)軟件目前向著(zhù)大數據對接的思路在進(jìn)行發(fā)展，比如可以與SQL數據庫直接進(jìn)行數據加載讀取，比如集成PowerBI這樣的強大數據商務(wù)智能分析，這些都算是專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的使用。如果對前面的技能比較熟練的基礎上可以在對此部分進(jìn)行了解和學(xué)習，讓Excel成為你工作的IB(install B )利器。
PPT學(xué)習方法
PPT這個(gè)軟件有點(diǎn)“深藏不露”的個(gè)性。這個(gè)軟件是三大Office辦公套件中，面板上按鈕個(gè)數最少的軟件之一，僅次于Outlook，但這個(gè)軟件是職場(chǎng)中必用的一個(gè)軟件，做工作匯報必用。要求高一點(diǎn)銷(xiāo)售對外銷(xiāo)售的時(shí)候演示使用，要求更高市場(chǎng)部做產(chǎn)品發(fā)布等，需要用到設計更加專(zhuān)業(yè)的PPT要求，設置有些需求已經(jīng)超過(guò)了PPT本身的需求。
PPT的這個(gè)軟件的優(yōu)勢在于，用比較簡(jiǎn)單的操作實(shí)現比較專(zhuān)業(yè)的演示表達。但某些PPT愛(ài)好者會(huì )過(guò)度使用這個(gè)軟件，導致為了達到一個(gè)效果，而浪費大量的工作時(shí)間。
秦老師培訓教程的優(yōu)勢在于，利用良好的“性?xún)r(jià)比”，利用PPT的常規操作就可以將PPT制作得比較專(zhuān)業(yè)，滿(mǎn)足職場(chǎng)的中等演示需求。
這里秦老師給大家的學(xué)習經(jīng)驗是，在沒(méi)有掌握PPT美圖設計繪制之前，重點(diǎn)放在PPT的文案邏輯表達梳理和PPT這個(gè)軟件是實(shí)用操作上，也就是下圖的開(kāi)始兩個(gè)階段。
如果對軟件的功能有初步的認識后，可以開(kāi)始學(xué)習PPT設計的部分，其實(shí)就是對文案的圖文混排操作，這時(shí)“平面設計”的相關(guān)理念甚至是“三維的設計理念”會(huì )隨之引入。這不設計部分的學(xué)習就沒(méi)有底線(xiàn)了，因為每個(gè)人對PPT美的標準都沒(méi)底，所以只需滿(mǎn)足一般平面設計的審美標準即可。學(xué)習那種有標準的設計思路與布局。
比較有意思的是，PPT設計這個(gè)層面是很多所謂的ppt高手善于發(fā)揮的部分，就是因為他沒(méi)有標準，所以可以任意發(fā)揮，所以教程的質(zhì)量就因人而異了。所以學(xué)PPT不滿(mǎn)意就會(huì )抱怨說(shuō)：“哎呀，主要是我的審美太低，太不會(huì )配色，才會(huì )那么難看的”。在秦老師看來(lái)PPT設計實(shí)際是有標準可參考的，在視頻里和上課時(shí)候把參數告訴大家，所有人都可以做出不錯的PPT演示文稿出來(lái)，而且效率奇高無(wú)比。
所以你會(huì )發(fā)現大部分的PPT的教程都會(huì )集中在“要把PPT做好看”這個(gè)層面，但在實(shí)際職場(chǎng)中可能PPT的邏輯表達和文案的準備，比PPT做好看更重要。
所以在職場(chǎng)中，秦老師給大家的學(xué)習PPT的建議是，用70%時(shí)間來(lái)準備文案梳理PPT的邏輯順序是否符合演講需求，30%時(shí)間用一定的平面設計標準來(lái)“設計”P(pán)PT即可。
最后我們聊聊PPT動(dòng)畫(huà)部分，這部分如果單獨拎出來(lái)研究，都可以分成好幾個(gè)層次，通常的理解，“動(dòng)畫(huà)”的一般作用有兩個(gè)，一個(gè)是控制演講者的演講流程，二是對復雜圖形或流程的分解演示，有助于觀(guān)眾理解其運行方式。如果要高階，可以將PPT的動(dòng)畫(huà)與切換功能進(jìn)行配合做成“宣傳片”，這個(gè)技能非一日之寒，但也有思路技巧可循，但在職場(chǎng)的使用幾率相對較低，找專(zhuān)業(yè)廣告公司就能搞定，無(wú)需自己學(xué)習，通常PPT愛(ài)好者可自行研究。
還是那句話(huà)PPT這個(gè)軟件的學(xué)習，秦老師推薦職場(chǎng)更多的是用在邏輯梳理和操作技能上，在輔助一部分的圖形設計，就可以讓自己的工作匯報與眾不同。
三、三個(gè)軟件都學(xué)會(huì )了，應該怎么用？
三個(gè)軟件都熟練就要學(xué)會(huì )相互的協(xié)調辦公，比如PPT的文案內容可以通過(guò)Word整理好再導入。Excel的數據可以通過(guò)Word的郵件合并進(jìn)行后期的文案加工。Excel的圖表可以方便的與Word或PPT進(jìn)行數據更新等等，這類(lèi)相互合作的工作技巧也會(huì )使工作效率大大的提高。還是那句話(huà)，Office三大件學(xué)會(huì )了終身受用，甚至我老媽都用Excel來(lái)記錄每天的買(mǎi)菜情況，做出環(huán)形圖分析賣(mài)肉買(mǎi)魚(yú)買(mǎi)蔬菜的金額比例已進(jìn)行適當的調整。秦老師也推薦大家用Excel進(jìn)行購物記賬管理，你就會(huì )發(fā)現，很多可以不買(mǎi)的東西真可以不買(mǎi)，在沒(méi)有賺到第一桶金前，鈔票一定是省出來(lái)的。所以千萬(wàn)不要被所謂“錢(qián)是掙出來(lái)的這種理論所忽悠”。
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