word怎么設置公文頁(yè)碼

　　頁(yè)碼是書(shū)的每一頁(yè)面上標明次序的號碼或其他數字。下面是小編為您整理的關(guān)于word怎么設置公文頁(yè)碼的相關(guān)資料，歡迎閱讀！

　　一、黨政機關(guān)公文格式處理存在的主要問(wèn)題

　　黨政機關(guān)公文格式設置的主要問(wèn)題體現在機關(guān)標志的設置、發(fā)文字號與簽發(fā)人的排列和分隔線(xiàn)的制作上。

　�。ㄒ唬┌l(fā)文機關(guān)標志設置的主要問(wèn)題有二

　　1．欠精確�！饵h政機關(guān)公文格式》規定信函發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，命令為20mm，余者為35mm。有些秘書(shū)在發(fā)文機關(guān)標志前分別空3、2、3.5 行， 根據版心高225mm 和一般每頁(yè)排22 行的規定，機關(guān)標志與上邊緣距離約為30.7、20.5、35.8mm，不合規范，此法不妥。亦有人僅在發(fā)文機關(guān)標志前空一行，將該行的行距設置為2.9、2.4、3.4 倍，或根據毫米與磅的換算關(guān)系設置行距為85、71、99 磅。此二法亦非精確設置途徑，且未能考慮發(fā)文機關(guān)標志前標注份號、密級與保密期限、緊急程度等占行的需要。

　　2．操作步驟復雜。熟悉Word 處理技術(shù)的秘書(shū)都采用文本框定位法設置機關(guān)標志。此法需三步操作。首先插入橫排文本框，其次輸入發(fā)文機關(guān)標志，完成字體字號調整和套色工作，最后改變文本框屬性。第一步和最后一步相當繁瑣。第一步執行“插入”-“文本框”-“橫排”時(shí)，立即跳出“在此建立圖形”的對話(huà)框，若在對話(huà)框內建立文本框，對話(huà)框將占據一定頁(yè)面，破壞公文格式。最后一步需作三項工作。一是將線(xiàn)條設為無(wú)色。二是把“文本框”-“內部邊距”所有數值設為“0”，同時(shí)去掉“Word 在自選圖形中自動(dòng)換行（W）”前的“√”，選中“重新調整自選圖形以適應文本（T）”，使文本框自動(dòng)調整邊框，緊密貼近文字。三是進(jìn)入高級頁(yè)面，將文字環(huán)繞設為“上下型”，以使機關(guān)標志占滿(mǎn)所在行空間，“圖片位置”-“水平對齊”選為“相對于頁(yè)邊距居中對齊”，垂直對齊則選擇“絕對位置”-“頁(yè)邊距”，下側將信函、命令設為3.2厘米，其余文件設為3.5 厘米。

　�。ǘ�）發(fā)文字號與簽發(fā)人的排列欠規范。

　　發(fā)文字號年份部分應當用六角括號（“〔〕”）括起。由于鍵盤(pán)沒(méi)有該符號，一些秘書(shū)用四角括號（“［］”）或弧形括號即“（）”替代。當發(fā)文字號與簽發(fā)人同行排列時(shí)，有個(gè)別文件未能分別居左空一字或居右空一字。居某個(gè)方向空字排列出錯的還有署名及成文日期、印發(fā)機關(guān)與印發(fā)日期、頁(yè)碼等。

　�。ㄈ�）分隔線(xiàn)定位欠準確

　　除了命令，其余14 種公文都需印制分隔線(xiàn)。

　　版頭處，信函以外的13 種公文，其分隔線(xiàn)印制于發(fā)文字號之下4 mm 處，信函的分隔線(xiàn)則印制于發(fā)文機關(guān)之下4mm 處。此處的分隔線(xiàn)一般采用圖片定位法制作。13 種公文在貼近發(fā)文字號下邊緣處插入一條橫線(xiàn)，雙擊之，執行“版式”-“高級”，“圖片位置”-“水平對齊”選擇“相對于頁(yè)邊距居中對齊”，“垂直對齊”則選擇“絕對位置”-“行（或段落）”，下側設為“0.4”厘米。在發(fā)文字號下邊緣插入橫線(xiàn)不好把握距離。遠或近了，分隔線(xiàn)將不是相對發(fā)文字號距離0.4 厘米，而是相對于發(fā)文字號的下一行或上一行距離0.4 厘米。信函則在發(fā)文機關(guān)標志下插入雙線(xiàn)（武文線(xiàn)），由于發(fā)文機關(guān)采用文本框定位，線(xiàn)條與文本框之間沒(méi)有適合的方法設置出0.4 厘米的距離，往往導致信函版頭雙線(xiàn)定位不準確。

　　版記處，一如上文采用圖片定位法。由于13 種公文版記處需印制三條分隔線(xiàn)，依此法需分別設置線(xiàn)高、版式和對齊方式，較為繁瑣。信函版記因只有一條上細下粗的雙線(xiàn)（文武線(xiàn)），則相對好處理，又因暫無(wú)其他更好的方法，故信函版記的分隔線(xiàn)沿用圖片定位法。

　　二、精確設置黨政機關(guān)公文格式的方法

　　黨政機關(guān)公文格式設置可分為兩部分：頁(yè)面設置和各要素排列。此處就Word 的處理技術(shù)，對一些容易出錯的格式進(jìn)行精確設置的探討。

　�。ㄒ唬╉�(yè)面設置

　　1.頁(yè)邊距的設置。公文用紙天頭為37mm，訂口為28mm，版心尺寸為156 mm×225mm。由于Word 文檔不能直接設置版心，需要通過(guò)頁(yè)邊距設置，即將上下左右頁(yè)邊距設置為3.7、3.5、2.8、2.6 厘米。

　　2.版心文字排列。版心“一般每面排22 行，每行排28 字”，執行“頁(yè)面設置”-“文檔網(wǎng)格”，將“網(wǎng)格”、“字符- 每行”、“行- 每頁(yè)”分別設置為“指定行和字符網(wǎng)格”、“28”、“22”。

　�。ǘ�）各要素的設置

　　1．密級和保密期限的排列。密級和保密期限之間要插入一個(gè)五角星，需三步驟。首先執行“插入”-“圖片”-“自選圖形”-“星與旗幟”-“五角星”，于“在此創(chuàng )建圖形”對話(huà)框外插入五角星。隨后調整五角星大小，使其與三號字相仿。最后，雙擊五角星，跳出“設置自選圖形格式”對話(huà)框，將“填充顏色”和“版式”設置為“黑色”、“嵌入型”。經(jīng)嵌入型設置，密級和保密期限若需調整位置，五角星將與之移動(dòng)，避免了額外操作程序。最后，將五角星移到密級與保密期限之間。

　　2．發(fā)文機關(guān)標志與版頭分隔線(xiàn)的設置。采用表格定位法設置機關(guān)標志，同時(shí)完成版頭分隔線(xiàn)的制作。執行“表格”-“插入”-“表格”，插入行數、列數均為“1”及固定列寬為“15.6”或“17”厘米的表格。隨后在表格內輸入機關(guān)標志信息，調整字體、字號和顏色，再單擊右鍵，執行單元格對齊方式，選擇“居中”處理。接著(zhù)雙擊表格左上角的“田”字符號，執行“表格”-“文字環(huán)繞”，單擊“環(huán)繞”圖標，隨后單擊環(huán)繞圖標右側的定位，執行表格定位。將水平對齊設為“相對于頁(yè)邊距居中”，垂直位置設為“相對于頁(yè)邊距2 或3 厘米對齊”，將距正文的所有數值設為“0”，全部去點(diǎn)選項前的“√”，單擊確定，返回表格頁(yè)面。最后，單擊邊框與底紋，將信函的線(xiàn)型選為上粗下細的武文線(xiàn)（13 種公文無(wú)需此項操作），顏色選為紅色。然后單擊預覽處上、左、右線(xiàn)條以去掉表格相應線(xiàn)條。僅保留下線(xiàn)作為分隔線(xiàn)。若為信函，將光標移到發(fā)文機關(guān)標志所在行，執行“格式（必須單擊工具欄）”-“段落”-“間距”，將段后設為“0.4”厘米。若是13種公文，則在表格內完成發(fā)文字號與簽發(fā)人輸入，于發(fā)文字號所在行設置“段后0.4”厘米。

　　聯(lián)署發(fā)文，分情況處理。若機關(guān)個(gè)數為奇數，可在中間的機關(guān)名稱(chēng)后添加“文件”二字，其余機關(guān)名稱(chēng)以中間機關(guān)名稱(chēng)為基準左側對齊即可。若為偶數個(gè)機關(guān)發(fā)文，只能采用文本框定位法。各用一個(gè)文本框輸入機關(guān)名稱(chēng)和“文件”二字，調整字體字號和套色后，參照本文第二部分提及的文本框定位法處理。注意，僅對機關(guān)名稱(chēng)文本框進(jìn)行版式設置，在最后一個(gè)機關(guān)名稱(chēng)后連按四次“空格”鍵，留出兩字空格，拉動(dòng)文本框右邊框，使空字行剛好顯示段落標記，再以機關(guān)名稱(chēng)中部為基準，將“文件”文本框移到其右側，其右邊框與機關(guān)名稱(chēng)文本框的右邊框重合。最后，去掉文本框線(xiàn)條顏色。此法繁雜，卻是無(wú)奈之舉。

　　隨后，行數與列數均為“1”及固定列寬為“15.6”厘米的表格，輸入發(fā)文字號及簽發(fā)文，仿照前文設置版頭分隔線(xiàn)。

　　3．發(fā)文字號與簽發(fā)人的排列。六角括號執行“插入”-“特殊符號”-“標點(diǎn)符號”，雙擊“〔”即可。若為上行文，發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名同行排列，簽發(fā)人居右空一字。若簽發(fā)人僅占一行，可右鍵單擊發(fā)文字號所在行，執行段落，將左右縮進(jìn)均設為“2 字符”，然后于發(fā)文字號與簽發(fā)人之間連續按空格鍵，以未跳行為準。若簽發(fā)人占兩行或以上，在最后一行設置“左右縮進(jìn)2 字符”，其他行簽發(fā)人，全部居右處理，設為“右縮進(jìn)2字符”。

　　4．版記分隔線(xiàn)的制作。13 種公文，可采用表格定位法設置。第一步，插入一個(gè)列數為“1”、行數為“2”及固定列寬為“15.6”厘米的表格，輸入抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期的相關(guān)信息。第二步，雙擊表格左上角“田”字符號，參照發(fā)文機關(guān)標志表格定位法處理，所例外者有三。一是垂直位置選擇相對于頁(yè)邊距底端對齊，二是僅去掉左右線(xiàn)條，三是將首末二線(xiàn)之高設為“寬度1 磅”，即接近.35mm，將中線(xiàn)之高設為“寬度3/4 磅”，即接近0. 25 mm。需要說(shuō)明的是，此三線(xiàn)之高度，《格式》只推薦數值，未硬性要求，且表格線(xiàn)條的粗細只能設置磅值，不能以厘米為單位設置，故此作接近式設置。

　　信函，可用圖片定位法。插入橫線(xiàn)后，雙擊線(xiàn)條，將線(xiàn)型設為武文線(xiàn)，套色，寬度設為17厘米，執行“版式”-“高級”-“圖片位置”，水平設為相對于頁(yè)邊距居中對齊，垂直對齊選擇“絕對位置”-“頁(yè)邊距”，下側設為“20.5”厘米。由于版心高225mm， 在版心上邊緣下側205mm 處設置分隔線(xiàn)，該線(xiàn)距離下頁(yè)邊剛好是

　　20mm。亦可用表格定位法設置。插入一個(gè)行數、列數為“1”及固定列寬為“17”厘米的表格，將表格定位為水平位置相對于頁(yè)邊距居中，垂直位置相對于頁(yè)邊距底端對齊，隨后處理線(xiàn)型和顏色，去掉左、右、下三線(xiàn)，最后將表格高度設為“2”厘米。

　　由于信函每頁(yè)均需印制機關(guān)標志和版記分隔線(xiàn)，為避免操作麻煩，可執行“視圖”-“頁(yè)眉與頁(yè)腳”，分別設置機關(guān)標志和版記分隔線(xiàn)，退出頁(yè)眉與頁(yè)腳后，所有頁(yè)面將自動(dòng)出現以上要素。

　　5．頁(yè)碼。頁(yè)碼要求數字左右各放一條一字線(xiàn)，單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。執行“插入”-“頁(yè)碼”，對齊方式選擇“外側”，再單擊“格式”，數字格式選擇左右均帶橫線(xiàn)的形式。插入頁(yè)碼后，分別對任意單雙頁(yè)碼進(jìn)行縮進(jìn)字符設置即可。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。設置此格式，需要分節處理。將光標移到空白頁(yè)，執行“插入”-“分隔符”，分節符類(lèi)型選擇“連續”。執行“視圖”-“頁(yè)眉和頁(yè)腳”，彈出“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對話(huà)框，單擊“連接到前一個(gè)”圖標，跳出新對話(huà)框，單擊“否”，使本節頁(yè)眉頁(yè)腳的格式與上一節不同，刪除本節任意單雙頁(yè)碼。注意，編輯頁(yè)眉頁(yè)腳后，頁(yè)眉處出現一條橫線(xiàn)，應執行“格式”-“樣式和格式”，點(diǎn)擊“清除格式”將其去掉。信函首頁(yè)不顯示頁(yè)碼，執行“頁(yè)面設置”-“版式”，選擇“首頁(yè)不同”。

　　四、結束語(yǔ)

　　黨政機關(guān)公文格式關(guān)于文字字體、字號、顏色的格式要求相對簡(jiǎn)單，稍加學(xué)習就能掌握。由于公文主體處的格式主要涉及文字處理，故本文不述。頁(yè)面設置、要素的位置排列則相對復雜。本文僅對這些有難度的格式的精確設置提供途徑，供秘書(shū)工作者使用。

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