運用word修訂的方法介紹

　　在共享文檔提交審閱時(shí)，Word 能跟蹤每個(gè)用戶(hù)所作的修訂，并在 每個(gè)用戶(hù)都保存之后將所有的修訂記錄起來(lái)。如果不止一個(gè)人對文 檔中的同一個(gè)區域進(jìn)行了操作，Word 會(huì )分辨有沖突的修訂，詢(xún)問(wèn)用 戶(hù)是否接受前面用戶(hù)所作的修訂。

　　修訂標記能夠讓作者跟蹤多位審閱者對文檔所做的修改，這樣作 者可以一個(gè)接一個(gè)地復審這些修改并用約定的原則來(lái)接受或者拒絕 所做的修訂。

　　10.3.1 使用修訂標記

　　使用修訂標記，即是對文檔進(jìn)行插入、刪除、替換以及移動(dòng)等編 輯操作時(shí)，使用一種特殊的標記來(lái)記錄所做的修改，以便于其他用 戶(hù)或者原作者知道文檔所做的修改，這樣作者還可以根據實(shí)際情況 決定是否接受這些修訂。

　　使用修訂標記來(lái)記錄對文檔的修改，需要設置文檔使其進(jìn)入修訂 狀態(tài)，可以按照如下方法進(jìn)行：

　�。�1）打開(kāi)要做修訂的文檔。

　�。�2）選擇【工具】菜單項中的【修訂】菜單項，再從級聯(lián)菜單 中選擇【突出顯示修訂】菜單項，打開(kāi)如圖10-7 所示的【突出顯示 修訂】對話(huà)框。

　�。�3）單擊選中【編輯時(shí)標記修訂】復選框。同時(shí)選中【在屏幕 上突出顯示修訂】復選框，可以在修改處顯示修訂標記。如果選中 了【在打印出的文檔中突出顯示修訂】復選框，可以在打印文檔的 同時(shí)打印文檔的修訂標記。

　�。�4）單擊【確定】按鈕。

　　用戶(hù)也可以在狀態(tài)欄中雙擊標記，使該標記激活為，此 時(shí)文檔也進(jìn)入修訂狀態(tài)。進(jìn)入修訂狀態(tài)的文檔，當對文檔進(jìn)行編輯 操作時(shí)，會(huì )以修訂標記來(lái)顯示，如圖10-8 所示。

　　10.3.2 設置修訂標記選項

　　默認情況下，Word 用單下劃線(xiàn)編輯添加的部分，用刪除線(xiàn)標記刪除的部分。用戶(hù)也可以根據需要來(lái)自定義修訂標記。如果是多位審 閱者在審閱一篇文檔，更需要使用不同的標記顏色以互相區分，所 以用戶(hù)有時(shí)需要對修訂標記進(jìn)行設置，設置修訂標記選項步驟 如下：

　�。�1）單擊【突出顯示修訂】對話(huà)框的【選項】按鈕，或者單擊 【工具】菜單中的【選項】菜單項，在彈出的【選項】對話(huà)框中選 擇【修訂】選項卡，如圖10-9 所示。

　�。�2）根據用戶(hù)的需要，分別對【插入的文字】、【刪除的文字】、 【修改過(guò)的格式】和【修改過(guò)的行】選擇標記和顏色。

　�。�3）單擊【確定】按鈕。

　　10.3.3 接受或者拒絕修訂

　　文檔進(jìn)行了修訂后，可以決定是否接受這些修改，步驟如下：

　�。�1）單擊【工具】菜單中的【修訂】菜單項，再從級聯(lián)菜單中 選擇【接受或拒絕修訂】菜單項，出現如圖10-10 所示的【接受或 拒絕修訂】對話(huà)框。

　�。�2）如果接受當前的修訂，單擊【接受】按鈕。如果接受全部 的修訂，則單擊【全部接受】按鈕。

　�。�3）如果不接受當前的修訂，單擊【拒絕】按鈕，如果不接受 全部的修訂，則單擊【全部拒絕】按鈕即可。

　�。�4）要按順序把修訂的地方逐項審閱，單擊按鈕可以 向前查找前一處修訂，單擊按鈕可以向后查找下一處修 訂。

　　10.3.4 比較審閱后的文檔

　　如果審閱者直接修改了文檔，而沒(méi)有讓W(xué)ord 加上修訂標記，此 時(shí)可以用原來(lái)的文檔對修改后的文檔進(jìn)行比較，以查看哪些地方進(jìn) 行了修改。步驟如下：

　�。�1）選擇【工具】菜單中的【修訂】菜單項，然后從其級聯(lián)菜 單中選擇【比較文檔】。

　�。�2）在彈出的【選擇與當前文檔比較的文件】對話(huà)框中選擇比 較的文件。

　�。�3）如果Word 發(fā)現兩個(gè)文檔有差異，Word 會(huì )在原文檔中作出修 訂標記，用戶(hù)可以根據需要接受或拒絕這些修改。

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