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關(guān)于Excel數據表格中的分分合合
《三國演義》開(kāi)宗明義的第一句話(huà)就是“天下大勢，分久必合，合久必分”，這句帶有辯證思想的名言揭示了世間萬(wàn)物在不斷變化的規律。作為Office中人，經(jīng)常需要處理一些分分合合的數據，若沒(méi)有幾下高招，有人恐怕一個(gè)回合就要繳械投降。
一、數據的拆分與提取
學(xué)員小劉是一名業(yè)績(jì)非常出色的銷(xiāo)售經(jīng)理，他在記錄客戶(hù)的通訊地址和郵政編碼時(shí)，將它們放在了一個(gè)單元格中，到了年底想利用Word中的“郵件合并”功能給每位客戶(hù)發(fā)送賀卡郵件時(shí)，看著(zhù)三四千條客戶(hù)信息，才發(fā)現這樣的記錄方式有問(wèn)題，趕緊發(fā)郵件向我求助。幸運的是，這個(gè)Excel文檔中填寫(xiě)地址和郵政編碼數據的中間有一個(gè)空格，所以可以在10秒鐘之內輕松搞定。
（1）數據拆分操作
由于數據量較大，所以要先通過(guò)列號將整列全部選中。進(jìn)入“數據→分列”命令，選擇默認的“分隔符號”選項，單擊“下一步”按鈕。然后將中間“空格”的選項選中，會(huì )在下方看到分列的預覽。再進(jìn)入“下一步”，單擊“完成”按鈕，好了，大功告成。
如果中間沒(méi)空格，前面的客戶(hù)地址信息文本長(cháng)度又不一致呢？也不難，15秒即可完成。無(wú)法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函數。在Excel中文本提取函數常用的有3種：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分別從“左”、“右”和“中間”提取單元格中的文本字符。本例中，分別使用“LEFT”和“RIGHT”來(lái)提取客戶(hù)地址信息和郵政編碼。
（2）文本提取函數的操作
先來(lái)看看右側“郵政編碼”數據的提取。將光標定在B2單元格中，輸入公式“=RIGHT（A2，6）”，回車(chē)后，就能自動(dòng)提取出數據源A2單元格右側第6位文本字符，也就是郵政編碼數據信息，最后填充柄填充就能計算出下方地址中所有右側的6位郵政編碼信息面再來(lái)看看左側“客戶(hù)地址”數據的提取。將光標定在第1個(gè)客戶(hù)地址單元格后面C2單元格中，然后在單元格中輸入公式“=LEFT（A2，LEN（A2）-6）”�；剀�(chē)，再用填充柄向下填充所有客戶(hù)地址信息。
小提示：由于左側的文本字符長(cháng)度不一致，所以要在“LEFT函數”的第2個(gè)參數中嵌套一個(gè)“LEN函數”�！癓EN函數”的作用是計算出A2單元格的總字符個(gè)數，然后用總的字符數減去6位郵政編碼，計算出地址的文本字符數。
二、數據的合并
除了把數據進(jìn)行拆分或提取，數據常常需要合并，有兩種常用方法。
下面來(lái)看一個(gè)例子，客戶(hù)所在的“城市”和“地址”信息分別記錄在了兩個(gè)單元格中，現在需要將它們合并到一起，生成一個(gè)“通訊地址”，如何實(shí)現？
將光標定在C2單元格中，然后在其中輸入公式“=A2&"市"&B2”（這個(gè)公式說(shuō)明有3個(gè)文本相加，分別是城市名稱(chēng)、“市”字符和客戶(hù)地址信息）�；剀�(chē)后，銷(xiāo)售城市地區和客戶(hù)地址信息就合并到了一起，最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函數”，在B2單元格中輸入“=CONCATENATE（A2，"市"，B2）”，也可以把多個(gè)文本進(jìn)行合并，大家可根據個(gè)人喜好自由選擇。
名師點(diǎn)睛：
很多公司或人員都把Excel當作小型數據庫來(lái)使用，數據查詢(xún)工作必不可少。這些查詢(xún)功能有一個(gè)相同的前提，就是盡可能地將數據按照不同的內容分類(lèi)，把數據拆分成信息單一的“字段”表的形式。例如，為通訊地址信息分別建立“城市”和“地址”2個(gè)字段，為電話(huà)信息分別建立區號”、“總機”和“分機”3個(gè)字段。這樣才能按照字段進(jìn)行排序、篩選、數據透視表、甚至使用一些查找函數來(lái)查詢(xún)和檢索數據。
在使用或查看數據信息時(shí)，有時(shí)又需要較完整的數據信息，那么就需要將數據進(jìn)行合并。無(wú)論拆分還合并只是一種操作手段，目的是利用Excel將數據信息管理好，讓它為我們的應用提供便利，成為我們辦公中的得力助手。
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