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「商務(wù)日語(yǔ)」公司業(yè)務(wù)及會(huì )議安排
你知道公司業(yè)務(wù)及會(huì )議安排的相關(guān)知識有日語(yǔ)如何表達嗎?下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的關(guān)于公司業(yè)務(wù)及會(huì )議安排的商務(wù)日語(yǔ)，歡迎閱讀。
業(yè)務(wù)マニュアル 會(huì )議進(jìn)行
會(huì )議の必要性
1.會(huì )議とは
3人以上の參加者が共通の場(chǎng)で対面し、情報の伝達や加工を行って問(wèn)題の解決をはかることをいいます。
2.會(huì )議の目的
會(huì )議を開(kāi)くのは目的があるからです。この目的が不明確であると、「なんの結論も出ない」ことになりかねません。
3.會(huì )議の効用
會(huì )議には直接的効果だけでなく、効用(副次的効果)もあります。
4.會(huì )議の機能別分類(lèi)
會(huì )議をどの形態(tài)で進(jìn)めるかを決定する。
伝達會(huì )議とは???情報の伝達と確認
創(chuàng )造會(huì )議とは???問(wèn)題解決會(huì )議
調整會(huì )議とは???組織間の調整
決定會(huì )議とは???企業(yè)行動(dòng)の意思決定
5.日本企業(yè)の會(huì )議の現狀
ボトムアップ型の経営は日本企業(yè)の特徴です。メリットはありますが、意思統一のために會(huì )議の數は多くなります。
6.會(huì )議の効率化
まず第一に、會(huì )議參加者が基本ルールをきちんと守ることが大切です。また、「不要な會(huì )議をなくすこと」や「いくつかの會(huì )議を合併させること」などの努力で、會(huì )議のムダを省くこともできます。
機能別會(huì )議の運営ステップ
會(huì )議の目的に応じて、どのような種類(lèi)の會(huì )議を開(kāi)くのかが決められます。
會(huì )議の位置づけが明確でないと、十分な成果は得られません。會(huì )議を開(kāi)く前、會(huì )議中、會(huì )議終了後には、それぞれ次のような運営ステップが必要とされます。
(1)伝達會(huì )議
情報の伝達と確認を目指す會(huì )議
〔事前〕 伝達內容の把握と資料化
〔會(huì )議〕
1)情報の伝達(情報そのものと、背景、実例などを説明する)
2)伝達した情報に対する質(zhì)疑応答
3)情報をまとめ、理解度を確認
〔事後〕 フォローアップまたは情報の追加
(2)創(chuàng )造會(huì )議
「問(wèn)題解決會(huì )議」ともいわれ、さまざまな課題に対して問(wèn)題點(diǎn)を分析したり、解決策を考えるために行う會(huì )議
〔事前〕 解決すべき問(wèn)題點(diǎn)の明確化
〔會(huì )議〕
1)発散會(huì )議
問(wèn)題解決のためのアイデアを全員で出し合う
2)収束會(huì )議
出されたアイデアを整理、評価して具體策にまとめる
〔事後〕 具體策に、再度全體的な検討を行う !
(3)調整會(huì )議
各部門(mén)の活動(dòng)が適切であるか、また、部門(mén)ごとの活動(dòng)にムダがないかなどをチェックし、調整するための會(huì )議
〔事前〕 調整すべき項目の明確化
〔會(huì )議〕
1)調整すべき項目の説明と、組織間での対立點(diǎn)の明確化
2)対立點(diǎn)の解決策を検討
3)解決策の確認と各自が実施すべき內容を確認
〔事後〕 雙方の実施狀況の確認
(4)決定會(huì )議
企業(yè)活動(dòng)を決定するための縊死決定を行う會(huì )議
〔事前〕 議案についての判斷資料を用意し、出席者に事前に配布
〔會(huì )議〕
1)議案の説明
2)議案についての質(zhì)疑応答
3)議案についての討議
4)議案についての評決
5)実施責任者に実施上のアドバイス
〔事後〕
1)実施責任者は決定議案の実行計畫(huà)を作成
2)実行計畫(huà)の検討と評価
會(huì )議のマネジメントレベル診斷シート
會(huì )議のマネジメントに當たっては、會(huì )議の設定、運営、資料作成、參加者數などについて、十分な吟味、合理的な判斷が必要となってきます。ムダを省き、効率的な會(huì )議を設定するために、次のような點(diǎn)をもう一度チェックして見(jiàn)直しましょう。
設問(wèn)
(1)不要な會(huì )議をやっていないか
1)簡(jiǎn)単な打合せや回覧だけで済ませられないか
2)ある部門(mén)や擔當者が責任を持って決めれば會(huì )議の必要性はなくなるのではないか。
3)あらかじめ標準化しておけば、會(huì )議で協(xié)議しなくて済むのではないか
4)會(huì )議を合併して回數を減らせないか
(2)會(huì )議運営のための仕組みは整っているか
1)部門(mén)全體の年間會(huì )議スケジュールや開(kāi)催場(chǎng)所は決まっているか
2)會(huì )議ごとの目的は明確になっているか
3)會(huì )議間で重複しているなど、ムダな討議をしていないか
4)會(huì )議ごとの擔當者は決まっているか
5)會(huì )議ごとの出席者は適切か
6)定例會(huì )議の基本プログラムは設定されているか
(3)會(huì )議案內、會(huì )議資料、議事録の作成がスムーズに行われているか
1)定例會(huì )議參加者への會(huì )議案內は書(shū)式化されているか
2)定例會(huì )議で常に使用する資料は、一覧表化されているか
3)定例會(huì )議で常に使用する資料は、書(shū)式化されているか
4)會(huì )議ごとの議事録は、きちんと作られ、參加者に配布されているか
(4)會(huì )議參加者を少なくできないか
1)代理出席は認めない
2)會(huì )議中、1回も発言しない者は次回より出席させない
3)前回の決定や継続討議內容を忘れてしまったという人は、出席に及ばない
4)自部門(mén)の都合だけで発言する人は、出席に及ばない
會(huì )議診斷シート(會(huì )議開(kāi)催者側の)
會(huì )議を開(kāi)く前の準備段階から會(huì )議終了後のフォローまで、スムーズな親好を得るためには留意すべき點(diǎn)がいくつかあります。以下の項目について、評価してください。
1 開(kāi)催連絡(luò )は正しく伝えているか
2 配付資料は、わかりやすく簡(jiǎn)潔か
3 資料の事前配布はよいか
4 課題ごとの時(shí)間配分は適切か
5 討議課題の討議角度を示しているか
6 決定に持ち込む課題の根回しは十分か
7 定刻前に全員そろっているか
8 開(kāi)會(huì )の前置きは長(cháng)すぎないか
9 前回の議事內容を確認しているか
10 わかりやすい議事の説明
11 全員が、十分理解したかの確認をしているか
12 司會(huì )者として意見(jiàn)を言いすぎていないか
13 ときどき要點(diǎn)をまとめて確認をしているか
14 會(huì )議の混亂をうまくさばいているか
15 まんべんなく発言させているか
16 會(huì )議のムードをこわす離席は多くないか
17 あなたは課題ごとに結論を要領(lǐng)よくまとめ、皆の確認を得ているか
18 討議打切りのタイミングはよいか
19 全體の時(shí)間調整はうまくやれているか
20 結論は実施に移せる形か
21 あなたは、なんらかの形で、議事について最終確認をしているか
22 議事録を作成し、參加した人に配布しているか
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