OA辦公系統實(shí)用指南

　　不同OA廠(chǎng)商都會(huì )對用戶(hù)灌輸其各自的OA理念，從各自的優(yōu)勢特點(diǎn)去闡述OA的不同特征，引導用戶(hù)投懷送抱，但很少有企業(yè)會(huì )完全清楚OA到底好在哪里，能給企業(yè)帶來(lái)哪些切身好處。OA的概念很多有產(chǎn)品型OA、項目型OA、平臺型OA、概念型OA，這其中，泛微OA主打協(xié)同管理，致遠OA主打渠道為王，華天動(dòng)力OA主打技術(shù)溫情牌，藍凌OA主打大客戶(hù)首選。下面是YJBYS小編整理的OA辦公系統實(shí)用指南，希望對你有幫助！

　　第一、平臺型OA系統是企業(yè)首選

　　不管哪種類(lèi)型的OA系統，對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)需要發(fā)展，只有平臺型的OA系統最適合企業(yè)選擇。

　　平臺型OA在宣傳自己的OA系統時(shí)，通常會(huì )強調平臺型OA構建在通用軟件平臺上、定制開(kāi)發(fā)能力極強、易用性好、易擴展、易集成的明顯優(yōu)勢，大行其道�？春闷脚_型OA，一些技術(shù)初級、系統簡(jiǎn)陋的傳統OA廠(chǎng)商也紛紛借機披上“平臺型OA”、“平臺型協(xié)同”的外衣，宣稱(chēng)自己的OA產(chǎn)品也是平臺型協(xié)同軟件，讓用戶(hù)難于判別“平臺型OA”的綜合實(shí)力，從而陷入選型的誤區。

　　所謂平臺，沒(méi)有數年之功是沒(méi)有辦法檢驗出來(lái)的，建議企業(yè)在選型平臺型OA是要注意選擇十年以上的品牌。避開(kāi)一些打著(zhù)平臺OA系統頭銜的新進(jìn)者，時(shí)間是最好的試金石。

　　第二、平臺型OA系統要打通信息孤島

　　經(jīng)過(guò)多年信息化建設，OA、CRM、進(jìn)銷(xiāo)存、HR甚至ERP等應用軟件在企業(yè)中開(kāi)始普及，但由于各個(gè)軟件屬于不同廠(chǎng)商，沒(méi)有形成統一的技術(shù)平臺，很容易讓企業(yè)信息成為“孤島”，企業(yè)迫切需要解決“孤島之痛”。于是一些OA廠(chǎng)商為迎合企業(yè)，打起“平臺型OA”的旗子，號稱(chēng)已能打破“信息孤島”，而其所謂能打破“信息孤島”就是給用戶(hù)一個(gè)導數據的功能，將其他系統數據導入到OA系統內，以供用戶(hù)查詢(xún)。

　　OA系統在數據上的系統集成能力，表現在對企業(yè)已建立起來(lái)的數據的整合應用能力。需要具備豐富的數據整合經(jīng)驗才可以更好的整合。服務(wù)的企業(yè)客戶(hù)少了，不太可能積累巨量的數據整合經(jīng)驗。選擇諸如：“泛微OA、致遠OA、華天動(dòng)力OA、藍凌OA”等這些品牌OA的產(chǎn)品，相對會(huì )有比較好的保障。

　　“導數據”功能只能算是邁出了解決數據整合、集成的第一步。如果數據并不能有效的關(guān)聯(lián)、共享，在提供決策分析的功能還是較薄弱，不能稱(chēng)其為真正意義的數據融合和集成，也不能有效解決“信息孤島”問(wèn)題。數據集成、融和真正要解決的是數據互聯(lián)互通，即一個(gè)系統的數據可以和其他系統數據進(jìn)行共享共用，這不是簡(jiǎn)單的“導數據”所能解決的。比如，在一個(gè)同時(shí)使用平臺型OA、ERP系統的企業(yè)里，借款報銷(xiāo)實(shí)現了集成，企業(yè)能先通過(guò)OA系統實(shí)現有關(guān)支付流程的審批，然后把審批金額寫(xiě)入ERP的AP模塊，形成相關(guān)發(fā)票數據，再進(jìn)行支付操作。

　　而企業(yè)與上下游供應鏈的數據整合，與上下游合作商共享產(chǎn)品信息、共享市場(chǎng)信息、項目協(xié)作等，是數據集成、融合的更高境界。這個(gè)層次的數據強調更加集中融合，更為智能化，讓OA這個(gè)信息技術(shù)助力整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈實(shí)現共享共贏(yíng)。當然，能達到這個(gè)境界非普通OA廠(chǎng)商所能達到，必須是真正的平臺型OA的行業(yè)龍頭能達到。

　　盡管OA行業(yè)內有一種說(shuō)法，泛微、致遠、華天動(dòng)力、藍凌屬于OA系統的品牌第一集團。但是筆者認為華天動(dòng)力以技術(shù)見(jiàn)長(cháng)，應該屬于第一集團末尾第二集團的排頭位置。

　　企業(yè)想要的平臺型OA的數據集成，是平臺之上業(yè)務(wù)融合、平臺之下數據融合，并不只是初級的、簡(jiǎn)單的導數據。

　　第三、SAAS模式的OA系統可以選嗎?

　　當下興起的SaaS模式為OA系統提供了一種新的生存發(fā)展空間，由軟件服務(wù)商通過(guò)在線(xiàn)服務(wù)平臺為企業(yè)提供包括OA在內等各種軟件應用，用戶(hù)只需按月支付少許租賃費就可隨時(shí)隨地進(jìn)行自動(dòng)化辦公，并可共用共享其他管理軟件。

　　在一項調查結果中顯示：目前中國企業(yè)選擇SAAS模式的OA系統的企業(yè)92%是小微初創(chuàng )企業(yè)，這些企業(yè)對成本控制要求較高，只要實(shí)用就可以。

　　SaaS模式能夠節省前期投入，減少了應用風(fēng)險，也獲得先進(jìn)技術(shù)帶來(lái)的方便與快捷，受到不少小型企業(yè)的青睞。不過(guò)，相較于平臺型OA，目前用戶(hù)對SaaS型OA服務(wù)有5個(gè)擔心，即安全性、可控性、個(gè)性化、穩定性和持續性，這影響著(zhù)用戶(hù)的選擇。具體而言，第一，軟件租賃可能存在信息外泄和數據安全的風(fēng)險;第二，自主性不強，將來(lái)可能存在失去對軟件系統及其內的信息資料的控制而受制于人的可能;第三，行業(yè)專(zhuān)業(yè)性不強，SaaS標準化服務(wù)與客戶(hù)業(yè)務(wù)個(gè)性化多樣化存在著(zhù)較大的矛盾;第四，如果服務(wù)商SaaS網(wǎng)絡(luò )運營(yíng)出問(wèn)題，用戶(hù)企業(yè)不間斷關(guān)鍵業(yè)務(wù)該如何進(jìn)行和索賠，服務(wù)會(huì )缺乏保障;最后，租賃模式雖然前期投入少，但是長(cháng)期使用其累積起來(lái)的費用也是相當大的，這有如買(mǎi)房與租房之別。而相對而言，平臺型OA用戶(hù)沒(méi)有這些擔心，正因為此，它更為適合對安全、可控要求較高的企業(yè)。

　　第四、OA系統定制開(kāi)發(fā)也有局限性

　　世界在變化，企業(yè)在發(fā)展，OA是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)、不斷變化的管理系統，OA系統使用一段時(shí)間后一般都會(huì )產(chǎn)生新需求，而產(chǎn)品型OA以標準化解決客戶(hù)的通用需求，但對客戶(hù)個(gè)性化的需求則是捉襟見(jiàn)肘，難于發(fā)力。相比較而言，平臺型OA是基于某個(gè)技術(shù)平臺基礎上進(jìn)行構建，綜合了產(chǎn)品型OA和項目型OA(或稱(chēng)方案型OA)的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)又很好地解決了項目型OA和產(chǎn)品型OA所存在的不足，可靈活響應系統運行過(guò)程中的各種業(yè)務(wù)需求和變更，能夠精確、快速實(shí)施客戶(hù)需求，尤其是提供了強大的二次開(kāi)發(fā)功能可滿(mǎn)足系統未來(lái)的不斷擴展。

　　許多企業(yè)的IT人員會(huì )以為購買(mǎi)平臺型協(xié)同OA系統就等于定制開(kāi)發(fā)OA辦公系統，甚至認為可以隨心所欲地定制開(kāi)發(fā)。其實(shí)，負責任的OA廠(chǎng)商是不會(huì )承諾開(kāi)發(fā)可完全“自助”，可無(wú)限滿(mǎn)足需求的，因為這樣會(huì )使自己和用戶(hù)陷入需求定制的苦海之中，讓實(shí)施前的系統和實(shí)施后的系統安全走了樣，成本驟增，企業(yè)也會(huì )苦不堪言，OA系統也變成“四不像的OA”。

　　對于平臺型OA而言，其最終目標是把豐富的組件、組織模型、工作模式等技術(shù)融入協(xié)同思想中，融入企業(yè)本身文化活動(dòng)中，從而構建一個(gè)知識大管理平臺，并注入全生命周期管理，在實(shí)施前給予規劃，在實(shí)施中給予管控，在實(shí)施后給予糾偏，使OA系統更容易低成本布置、維護、推廣和使用，使企業(yè)IT建設不偏離軌道，不陷入無(wú)節制的需求定制的苦海中，從而達到快速改進(jìn)組織效率、推動(dòng)企業(yè)生態(tài)的進(jìn)化。

　　第五、OA系統的開(kāi)發(fā)語(yǔ)言Java和.Net

　　JAVA和.NET都具有一定的領(lǐng)先性和局限性，但是相對比較而言，目前國內多數的OA廠(chǎng)商都會(huì )選擇JAVA作為OA系統的開(kāi)發(fā)語(yǔ)言。

　　十年以上的傳統OA廠(chǎng)商均會(huì )選擇JAVA語(yǔ)言進(jìn)行開(kāi)發(fā)，相對建立了較為深厚的平臺基礎，以Java技術(shù)為平臺，易定制易開(kāi)發(fā)易擴展易集成。

　　Java以其兼容性、開(kāi)放性、安全性、擴展性等優(yōu)越特性，成為OA產(chǎn)品的首選并不意外。然而，對此也應有正確認識，美中語(yǔ)言都有一定的領(lǐng)先性和局限性。

　　筆者認為，所謂的平臺型OA是指綜合多種開(kāi)發(fā)技術(shù)(不管用哪種開(kāi)發(fā)架構與語(yǔ)言)、開(kāi)發(fā)語(yǔ)言，應用需求模型驅動(dòng)開(kāi)發(fā)，可實(shí)現業(yè)務(wù)與技術(shù)分離，有統一的多元數據建模平臺，一定具備統一開(kāi)發(fā)標準規范。同時(shí)，平臺型OA其所有的模塊應該是一個(gè)應需而變的業(yè)務(wù)模塊插件，具備必要的靈活性，易插拔、易擴展、易配置、易監控的特征，并且插件與插件之間可以相互調用和整合，這使的企業(yè)在業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)上不受接口所限制，能開(kāi)對接用戶(hù)單位所需的各種業(yè)務(wù)管理系統。不管什么樣的平臺型OA具有這些優(yōu)勢，都需要OA系統廠(chǎng)商在Java平臺或者.Net平臺之上進(jìn)行長(cháng)期的、大量的開(kāi)發(fā)工作，并經(jīng)過(guò)企業(yè)多個(gè)企業(yè)實(shí)踐應用所得。

　　在企業(yè)的選型過(guò)程中，企業(yè)人員對于平臺型OA的理解還有不少誤區，如以為中小企業(yè)就不需要平臺型OA辦公系統、平臺型OA系統越高端越好、平臺型OA好看不中用等等觀(guān)念。企業(yè)的IT人員也要隨著(zhù)IT技術(shù)的變化與時(shí)俱進(jìn)。

　　現在，隨著(zhù)應用的不斷深入，平臺型OA還可能出現新的功能變化，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的興起，導致移動(dòng)OA系統的需求呈現幾何級數的增長(cháng)。

　　什么樣的OA系統都要堅持以“人”為本，以業(yè)務(wù)流為核心，以移動(dòng)化為手段，以知識為平臺，這是現在所有企業(yè)選型OA產(chǎn)品的理想標準。對于OA而言，只有其作為企業(yè)實(shí)施戰略信息化的最佳平臺真正得到全面發(fā)揮，讓各級管理者及時(shí)掌握各維度決策信息，支持用戶(hù)單位在快速發(fā)展過(guò)程中實(shí)現順利變革，創(chuàng )造更大、更長(cháng)遠價(jià)值，其自身的價(jià)值才能彰顯，其產(chǎn)品才能繼續發(fā)展延續。

　　OA系統在企業(yè)的業(yè)務(wù)流轉過(guò)程中扮演著(zhù)重要的角色，但是OA辦公系統并非解決企業(yè)效率低下的唯一解藥，企業(yè)選型OA系統軟件時(shí)，要本著(zhù)“實(shí)用、易用”的原則。

　　OA系統選型只有最合適的才是最好的。

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