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工程項目資料檔案管理知識要點(diǎn)
工程實(shí)行監理制的監理單位，代表建設單位對工程建設勘察、設計、施工到竣工驗收實(shí)行全過(guò)程、全方位控制管理，對工程文件質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。下面是小編為大家分享工程項目資料檔案管理知識要點(diǎn)，歡迎大家閱讀瀏覽。
工程檔案管理應采取哪些有效措施
(1)建立健全規章制度。
建設、勘察、設計、施工和監理單位應依據工程建設法律法規和規章，并結合本單位實(shí)際，建立健全工程檔案的管理制度，明確工程文件形成、收集、整理、歸檔內容和相關(guān)部門(mén)的責任。
(2)落實(shí)工程檔案收集責任制。
建設單位在工程招標及與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，應對工程文件的套數、費用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確的要求，保證檔案與工程建設同步形成，不得事后補編。
(3)建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò )，明確專(zhuān)兼職檔案員崗位職責。
要求勘察、設計、施工、監理等單位將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個(gè)環(huán)節和有關(guān)人員的職責范圍，并將其納入工程程序和考核內容中。
(4)發(fā)揮監理單位作用，保證工程文件質(zhì)量落到實(shí)處。
工程實(shí)行監理制的監理單位，代表建設單位對工程建設勘察、設計、施工到竣工驗收實(shí)行全過(guò)程、全方位控制管理，對工程文件質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。
(5)檔案的驗收移交納入工程驗收環(huán)節。
一方面建設單位的檔案部門(mén)要主動(dòng)參與到工程竣工驗收，檢查檔案的系統性和完整性。另一方面從制度上保障，只有通過(guò)檔案部門(mén)的驗收，該工程才能通過(guò)竣工驗收，只有檔案完成移交，才能進(jìn)行工程結算，否則不予結算。
如何讓讓工程檔案管理更扎實(shí)
一、快，快速收集
關(guān)鍵點(diǎn)：從事后收集，轉變?yōu)楣こ坦芾砼c檔案收集同步走起
工程檔案包含立項文件、施工合同、設計資料、監理文檔、竣工決算等多項內容，在以往管理中，工程建設與檔案的收集有一定的脫節，導致事后收集困難重重，工作量也較大。在今年的管理中，我們力求在工程開(kāi)展的各環(huán)節中實(shí)時(shí)收集資料，如要求施工單位將竣工決算資料一式兩份，在資料送審環(huán)節直接收集留存，既避免疏漏，又事半功倍，將檔案管理緊密融入日常管理工作，成為密不可分的一部分。
二、嚴，嚴格把關(guān)
關(guān)鍵點(diǎn)：完整、準確、真實(shí)
工程檔案專(zhuān)業(yè)性強，且與公司的投資成本緊密相關(guān)，重要性非同小可。從13年工程建設任務(wù)經(jīng)理手冊編制開(kāi)始，工程建設部多次對全體員工、分公司工程片人員進(jìn)行了檔案審核方面的專(zhuān)門(mén)培訓。今年上半年，結合實(shí)際對關(guān)鍵審核要點(diǎn)再次作了提煉：
完整性：各環(huán)節文檔齊備、簽字蓋章齊全。
準確性：除各類(lèi)技術(shù)參數外，重點(diǎn)審核工程量、設計變更、材料平衡數據。
真實(shí)性：重點(diǎn)根據文本內容，再次確保隱蔽工程100%到現場(chǎng)記錄及簽證手續完備。
三、齊，歸檔齊全
關(guān)鍵點(diǎn)：巧借“他山之石”，學(xué)習與合作
學(xué)習先進(jìn)歸檔經(jīng)驗，做好資料臨時(shí)保管工作。從收集到歸檔需要一定周期，由于工程資料滾動(dòng)速度快，數量龐大，臨時(shí)保管也是重要課題。經(jīng)過(guò)學(xué)習，工程建設部對收集的資料進(jìn)行分類(lèi)、編號，統一存放，確保資料妥善保管。
通過(guò)學(xué)習平臺檢索及實(shí)地考察，思考并形成對歸檔后資料的調閱使用管理模式，即創(chuàng )建了通過(guò)索引目錄實(shí)現資料的齊全及追溯管理模式。
四、清，清晰索引
關(guān)鍵點(diǎn)：千頭萬(wàn)緒，一招“檔案目錄”搞定
工程建設平均每年專(zhuān)項達到20個(gè)以上，單項建設量更是高達上萬(wàn)個(gè)。各不同類(lèi)型的檔案對于單項是多對多的收納模式，對應單項的各類(lèi)文檔之追溯與尋找十分困難，效率較低。工程建設部首先對有線(xiàn)專(zhuān)業(yè)單項資料目錄管理作了嘗試，今年在全部專(zhuān)業(yè)進(jìn)行推廣，在各單項工程生命周期中，以單項任務(wù)號為索引，建立完備的檔案索引管理目錄，并在整期工程結束后同步歸檔，電子目錄留存在工程建設部，紙質(zhì)文檔移交綜合辦，實(shí)現清晰索引，并雙重備份。
五、理，清理家底
關(guān)鍵點(diǎn)：斷舍離，騰空間
隨著(zhù)工程建設工作的開(kāi)展，工程檔案管理也經(jīng)歷了多次模式轉變，倉庫中存在一些老資料的堆砌現象。工程建設部對老資料進(jìn)行了全面清查，逐個(gè)核實(shí)，力爭不多頭管理、不重復歸檔，排除管理干擾，減少無(wú)效管理成本。
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