單證管理員工作總結

　　總結是事后對某一階段的學(xué)習或工作情況作加以回顧檢查并分析評價(jià)的書(shū)面材料，它有助于我們尋找工作和事物發(fā)展的規律，從而掌握并運用這些規律，不妨讓我們認真地完成總結吧。但是卻發(fā)現不知道該寫(xiě)些什么，以下是小編精心整理的單證管理員工作總結，歡迎大家分享。

　　從事國際貿易單證工作需要掌握許多“要點(diǎn)”。從易學(xué)、易記和實(shí)踐中使用的頻率高低的角度，我們把單證工作的各個(gè)方面都以三“要點(diǎn)”的形式加以說(shuō)明，希望能對廣大從業(yè)人員理解和掌握相關(guān)知識有所幫助。

　　工作主線(xiàn)：合同、信用證、單據

　　這是一條貫穿整個(gè)國際貿易程序始終的主線(xiàn)。交易的雙方在從事貿易活動(dòng)時(shí)首先應訂立合同以確定彼此的權利和義務(wù)，在此基礎上(如果是信用證付款方式)由買(mǎi)方向本國開(kāi)證行提出開(kāi)證申請，并由后者向出口受益人開(kāi)出信用證，然后買(mǎi)賣(mài)雙方就以信用證和有關(guān)法律法規的規定為準來(lái)具體履行各自的義務(wù)，實(shí)踐中履行義務(wù)多通過(guò)單據的形式實(shí)現。這條主線(xiàn)可簡(jiǎn)記為“3Cs”:S/C(合同)———L/C(信用證)———DC(單據)。

　　工作過(guò)程：制作、審核、提交

　　任何一個(gè)環(huán)節的單證工作都可以縮略為上述三方面，該工作過(guò)程的主要依據是合同、信用證、有關(guān)慣例、規定和買(mǎi)賣(mài)貨物的原始資料。第一、制作單據。單據不同的出單人各異：發(fā)票、箱單、匯票等由賣(mài)方做;運輸部門(mén)通常會(huì )配合出具提單、運單、船證等;貨物的保險手續則一定由保險公司辦理，這就要求相關(guān)各方應密切協(xié)作，按要求順序出單。第二、對制作完成的單據應嚴格審核，審核的一般過(guò)程是：制單人及其所在公司內部先自行核實(shí)，確認所做單據沒(méi)有問(wèn)題的情況下，再向本國銀行/相關(guān)部門(mén)提交，銀行有關(guān)部門(mén)將結合信用證等對單據進(jìn)行逐字、逐句的審核，如單、證內容表面一致，銀行將通過(guò)一定方式把全部單據寄國外有業(yè)務(wù)往來(lái)的銀行(付款行)，付款行審核后如無(wú)異議即履行付款義務(wù)，買(mǎi)方從付款行贖單前也要對單據進(jìn)行審核，所以審核單據從出口方、出口銀行、進(jìn)口銀行和進(jìn)口方之間一直在進(jìn)行。第三、如果單據的制作和審核沒(méi)有發(fā)現任何問(wèn)題，按規定的時(shí)間、方式和要求的種類(lèi)、份數提交合格單據就成為順理成章的事了。

　　基本單據：發(fā)票、箱單、提單

　　一筆業(yè)務(wù)不管內容繁簡(jiǎn)，當事人位于哪個(gè)國家，有關(guān)當事方通常都會(huì )要求出口方提交這三種單據。如交易條件不同，要求的單據種類(lèi)也可能有所增減。比如CIF條件下出口方有義務(wù)提供保險單，如所出口的商品是法定檢驗商品，應有相應檢驗證;作為支付工具的匯票也不是每筆交易都需要的，有些業(yè)務(wù)根本不需要使用匯票;如果是易貨或邊境貿易，當事人一手錢(qián)，一手貨，可能不需要單據或只有發(fā)票即可，所以單證從業(yè)人員對這三種單據必須認真對待、了如指掌。

　　單據類(lèi)型：官方、商業(yè)、金融

　　單據的分類(lèi)有多種，上述分類(lèi)主要是從出單人和單據的作用角度進(jìn)行劃分的。官方單據主要指由官方機構核發(fā)的單據，諸如進(jìn)出口報關(guān)單、檢驗檢疫證、進(jìn)出口收付匯核銷(xiāo)單、原產(chǎn)地證和海關(guān)、領(lǐng)事發(fā)票等;商業(yè)單據主要是由進(jìn)出口商、運輸部門(mén)、保險公司等制作并提供的包括發(fā)票、裝箱單、提單、保單、受益人證明、裝運通知等在內的各種常見(jiàn)單據;金融單據用于取得貨款，包括匯票、本票和支票。此外，單據還有下列劃分方法：從貿易環(huán)節角度單據被分為：貨物單據、托運單據、報關(guān)單據、保險單據、結匯單據、核銷(xiāo)單據、退稅單據、(如發(fā)生爭議)爭議索賠單據等;從進(jìn)出口角度講有進(jìn)口單據和出口單據。

　　主要當事方：賣(mài)方(受益人)、買(mǎi)方(申請人)、第三方(銀行/海關(guān)/運輸部門(mén)等)

　　國際貿易中的每個(gè)環(huán)節都會(huì )涉及多個(gè)當事人，但都可以概括為三方：出口方(受益人)、進(jìn)口方(申請人)和某個(gè)第三方，所有單據的制作、流轉都是圍繞這三個(gè)人進(jìn)行。比如在辦理保險手續時(shí)，根據交易條件的不同，可以由買(mǎi)方( FOB 、 CFR )或賣(mài)方( CIF )向第三方保險公司辦理相應事宜。

　　付款方式：匯付、托收、信用證

　　貿易實(shí)踐中可以使用的付款方式有匯付、托收、信用證、延期和分期付款、國際保理和包買(mǎi)票據(弗費廷)等，不管使用哪種方式付款都必須提交相應的單據。付款方式不同，所要求的單據的種類(lèi)、份數、交單方式都會(huì )有所區別。例如，在匯付中的電匯/信匯方式下，使用的主要單據是通過(guò)SWIFT等電訊手段發(fā)出的《付款委托通知書(shū)》;在托收中的D/A條件下，從理論上講所有專(zhuān)家同一口徑：不宜采用，但實(shí)踐中基于買(mǎi)方市場(chǎng)的現實(shí)，許多公司在按此條件進(jìn)行貨款收付，且有些業(yè)務(wù)中的單據并非通過(guò)托收銀行而是直接寄買(mǎi)方，當然這只能在出口方能夠掌控風(fēng)險的范圍內進(jìn)行;信用證的特點(diǎn)之一是單據買(mǎi)賣(mài)，其對單據的要求更是遵循“嚴格一致”的原則。

　　常涉術(shù)語(yǔ)：FOB 、 CFR 、 CIF

　　國際貿易中為了明確雙方當事人在貨物交接、風(fēng)險和費用等責任的負擔問(wèn)題，通常都會(huì )在合同中采用某種貿易術(shù)語(yǔ)，FOB 、 CFR和CIF三種只適用海運的術(shù)語(yǔ)最為常見(jiàn)。術(shù)語(yǔ)不同，出口方向銀行或進(jìn)口方提交的單據是有區別的。根據IN鄄COTERMS 20xx的解釋?zhuān)現OB條件下，應提交的單據包括商業(yè)發(fā)票、許可證和證明履行合同義務(wù)的通常單據/電子信息;CFR條件下，則明確提出應提交在目的港提貨或可以轉讓的運輸單據，實(shí)踐中特別強調此術(shù)語(yǔ)下出具并發(fā)送裝運通知這份單據的重要性;CIF條件下提交保險單則成了出口方的法定義務(wù)。

　　適用范圍：對內、對外、內外均可

　　與國際貿易活動(dòng)有關(guān)的各種單據的適用范圍是不一樣的。有些只在國內流轉(報關(guān)單、核銷(xiāo)單、貨物出運委托書(shū)、開(kāi)證申請書(shū)等);對外使用的結匯單據的制作要求相對較高，且必須英文制作;還有一些單據既可用于國內，又可對外出具，像發(fā)票這種國際貿易核心單據，對外結匯必須提交，對內辦理產(chǎn)地證、保險、報關(guān)、檢驗、核銷(xiāo)、退稅、記帳等手續時(shí)也是必備單據。

　　時(shí)間銜接：相同、早于、晚于

　　由于國際貿易中的單據眾多，各種單據的出單順序是必須要考慮的一個(gè)問(wèn)題，單據之間的時(shí)間必須滿(mǎn)足有關(guān)合同/信用證/慣例的要求，且先后順序應合理、符合邏輯性。就兩種單據的出單時(shí)間先后比較看有相同、早于和晚于三種情形。例如，保險單必須在提單之前或最晚與提單同一天出具;產(chǎn)地證的出單時(shí)間應早于發(fā)票的時(shí)間;報關(guān)放行通常應在貨物裝運前24小時(shí)完成;裝運通知一般應在裝運當天對外發(fā)出等。

　　重要期限：

　　LC到期日、裝運期、交單期在LC付款條件下，應正確理解到期日、裝運期、交單期三者之間的關(guān)系。當事人必須按合同/信用證/慣例完成三個(gè)規定時(shí)間內要求完成的工作。例如，在LC只規定到期日而沒(méi)有規定裝運和交單期的情況下，受益人應按UCP500規定最晚在LC到期之前完成貨物的裝運，并在運輸單據出具后21天內向銀行交單，但不應晚于LC規定的有效期。

　　份數表達：FULL SET OF，COPY/FOLD，IN DUPLICATE等國際貿易中的任何一種單據都有具體提交幾份的規定，較多使用的短語(yǔ)有FULL SET OF(3/3，2/2 SET OF)表示全套的的意思;使用COPY/FOLD，比如可以說(shuō)“COMMERCIAL INVOICE IN 3 FOLDS”、“PACKING LIST IN 2 COPIES”等;還可以用介詞短語(yǔ)表示：從一式兩份到一式十份英語(yǔ)中均有固定短語(yǔ)，像IN DUPLICATE(兩份)、IN TRIPLICATE(三份)、IN QUADRUPLICATE(四份)、IN OCTUPLICATE(八份)等，且至少應含有一份正本;如沒(méi)有對某種單據的份數提出要求，一般可以只提交一份;如明確提出正、副本的份數，應按規定制作、提交。

　　單據形式：統一印制、自制、電子單據任何一種單據都體現為一定的形式。從實(shí)際業(yè)務(wù)角度講，官方單據多為統一印制，像一正三副的GSPFORMA(格式和內容在世界范圍內都是統一的)、一式三聯(lián)的核銷(xiāo)單(外匯管理局統一印制)、海關(guān)規定的進(jìn)出口報關(guān)單證等;出口公司、運輸部門(mén)、保險公司和銀行等出具的單據格式、內容多自定，但相差不大;電子單據則主要指EDI，目前我國電子單據發(fā)展最完善的是“金關(guān)”工程、網(wǎng)上許可證和配額申領(lǐng)等。清晰脈絡(luò )：業(yè)務(wù)環(huán)節、辦證步驟、單證流轉單。

　　單證從業(yè)人員必須清楚各種單據產(chǎn)生的脈絡(luò )。一般而言，首先應明確某單據產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節，其次應清楚該單據的辦證步驟，第三是單據出具后的流轉過(guò)程。例如在辦理托運事宜時(shí)，其業(yè)務(wù)發(fā)生在運輸環(huán)節中，在辦理相關(guān)單據時(shí)的步驟和流程可以簡(jiǎn)單地理解為這樣一個(gè)順序：S/C(合同)———L/C(信用證)———B/N(托單)———S/O(裝貨單)———M/R(大副收據———雜貨運輸)或D/R(場(chǎng)站收據———集裝箱運輸)———B/L(提單)———D/O(提貨單)。特別注意：客檢證、使領(lǐng)館認證、有特殊要求的單據實(shí)際工作中，大家可能有這樣的體會(huì )：出口商有時(shí)很難處理某些國家銀行開(kāi)出的信用證中的一些單據要求。比較典型的情況有：第一、客戶(hù)檢驗證的問(wèn)題。這種要求多數是有情可原的：因買(mǎi)賣(mài)雙方分處不同國家，買(mǎi)方為保證自身利益不受損害，在貨物裝運之時(shí)或之前，由自己派駐出口國的代表或機構對貨物進(jìn)行實(shí)地檢驗、核實(shí)并出相應證明，這樣的合理要求應得到賣(mài)方的配合。所以對客檢證應加以區別，能做到的一定予以滿(mǎn)足，做不到的也應通過(guò)適當方式取得對方的諒解或要求對方修改;第二、單據認證。近些年來(lái)較多地出現在中東或非洲某些客戶(hù)開(kāi)立的信用證中，對這樣的要求，我們應采取的正確做法是：宜早不宜遲(使、領(lǐng)館認證應考慮出口地是否設有相應機構)、能做到的一定照辦(如不滿(mǎn)足對方要求，出口商就會(huì )失去一個(gè)貿易機會(huì )和貿易伙伴)、成本核算中應事先考慮這筆費用(少則幾百，多則幾千元);第三、特殊單據的要求。主要是不同于發(fā)票、箱單等正常單據以外的單據。例如美國海關(guān)要求的電子艙單自動(dòng)申報(AMS)的規定、海關(guān)發(fā)票、非再加工證明等。使用語(yǔ)言：英文、中文、第三國語(yǔ)言提交的單據所使用的語(yǔ)言應符合信用證或有關(guān)規定。在沒(méi)有明確規定的情況下，多數單據都以英語(yǔ)制作。

　　但某些官方語(yǔ)言為法語(yǔ)的(南美)國家可能會(huì )在訂立合同或開(kāi)立信用證時(shí)要求某些單據的品名或單據上的某些要求以法語(yǔ)形式顯示，這種要求通常應得到滿(mǎn)足;來(lái)自日本的信用證也可能提出以日語(yǔ)標明某些內容，我們同樣應做到;在CCPIT對外出具的證明書(shū)上通常都有中、法兩種文字;港、澳地區的客戶(hù)要求在某些單據上列明商品的中文名稱(chēng)也是正常的要求;中英文對照的保險單和許可證等是能夠被接受的;國際鐵路運單以俄、中兩種文字顯示也不足為怪。需要說(shuō)明的是上述三“要點(diǎn)”并非單證工作的全部，有些業(yè)務(wù)內容和環(huán)節涉及的單據制作包括多個(gè)要點(diǎn)，大家在單證實(shí)際工作中應注意舉一反三，絕不可三心二意、一問(wèn)三不知，學(xué)習、應用有關(guān)業(yè)務(wù)知識時(shí)刻銘記三人行，則必有我師，遇到從未接觸過(guò)的情況時(shí)應三思而后行。

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