外貿信函的實(shí)例
例一： 150 Kensington Road Brooklyn，New York 12②，N．Y．③ June 10 1985 例二： Established 1900 TELEPHONE：CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRE SS： CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGO Ref．No． CHICAGO，ILLINOIS CODES USED： March 16 1982 ALL CODES RENTLEY’S PRE FERRED 注：實(shí)例中央上面Established 1900是指該公司創(chuàng )立于1900年。因公司的歷史悠久，可證明公司的信用良好，所以常常被采用。中間大寫(xiě)的是公司名稱(chēng)“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州，芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細小字（Telephone）是電話(huà)號碼，Ref．No（等于Correspondence Reference No．）是“信件編號”，其用途是便于索引，按此號碼可將信件歸案存檔，因而又可稱(chēng)為“索引號碼”。右邊的細小字（Cable Address）電報掛號，用于發(fā)收電報。這個(gè)公司只有“ENVELOPE CHICAGO”二個(gè)字就夠了，其手續費和電報費均能節省。（Codes Used）即“使用電訊密碼簿”。（All Codes，Rentlev’s preferred）即“在所有密碼簿中，請選用（Rentley）密碼簿”。 例三： 17．Philpot Lane，London，E．C．①3， 25 April，1991 寫(xiě)信頭還需要注意的一點(diǎn)是，在寫(xiě)日期時(shí)，要區分開(kāi)英國習慣和美國習慣。如1995年5月2日，按英國習慣，應寫(xiě)為“2ndMay，1995”按美國習慣是“May 2，1995”。 （3）收信人名址。與信封上的收信人地址相同，一般寫(xiě)在信紙的左上部，即在寄信日期下隔二行起寫(xiě)。如： Messrs．Allen ＆ Son（1919）Pty，Ltd．， 155，Flinders Lane， Melbourne， C．①1． Australia March 16，1991 Messrs．Smith ＆ James，Inc． 500 Nort on Bldg． Seattle 4，Wash U．S．A 寫(xiě)收信人地址特別要注意的是，不僅要詳細，而且必須按照收信人自身所固定的寫(xiě)法來(lái)寫(xiě)，不能隨意改變，因為職業(yè)、職位不同，以及在不同的國家，其頭銜、區域的寫(xiě)法是完全不一樣的。 （4）稱(chēng)呼。商貿英文書(shū)信稱(chēng)呼的寫(xiě)法與中文信件的寫(xiě)法也是不一樣的。這里所指的稱(chēng)呼，相當于中文書(shū)信“敬啟者”，例如： Dear Sir Dear sirs， Dear Madam，Dear Ladies， Gentlemen： Dear Mesdames， Dear Sir and Madam，Ladies and Gentlemen： 在不同的信件中，稱(chēng)呼是多種多樣的，但最常見(jiàn)的不外是Gentlemen（美國式）和Dear sirs（英國式）二種�？梢�(jiàn)，在商貿英文書(shū)信的稱(chēng)呼中，由于在“稱(chēng)呼”前已專(zhuān)門(mén)有收信人名址一欄，所以一般不再寫(xiě)收信人的姓名，通常就寫(xiě)Dear sirs或Gentlemen即可。只有在雙方關(guān)系較為密切時(shí)，才加上人名，如Dear Mr．Small。在這里，Dear Sirs就相當于中文信件的“敬啟者”之類(lèi)的禮節性用語(yǔ)，是公文中常用的，不宜直譯為“親愛(ài)的先生”。另外，由于英、美習慣的不同，還要注意在“Dear Sirs”之后，通常用“，”號，而美國式“Gentlemen”之后，則應用“：”號。 （5）正文。這是一封信的核心部分。寫(xiě)作要求是要做到五個(gè)“C”，即禮貌（Courtesy）、簡(jiǎn)潔（Conciseness）、明了（Clarity）、正確（Correctness）和完整（Completeness），以準確表達自己的商貿意圖。正文應從稱(chēng)呼下一行開(kāi)始寫(xiě)，信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白，以保持書(shū)信應有的齊整格式。同時(shí)，一封信要按內容分成幾段，不要把一封長(cháng)信寫(xiě)成單獨的一段。為了明確起見(jiàn)，商貿英文書(shū)信常將各段加上編號或以每段之間加空行來(lái)分隔。但要特別注意的是，商貿英文書(shū)信原則上應符合“一事一信”的要求，即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事，不要把幾件事放在一信內敘述，以利于所談事情能及時(shí)得到處理。 （6）結束語(yǔ)。是指在正文之后，簽名之前所使用的客套用語(yǔ)，一般在正文最后一行的下一行或空一行書(shū)寫(xiě)。常用的客套語(yǔ)是：Yours truly（你的真誠的），Yours sincerely（你的忠誠的）Yours faithfully（你的忠實(shí)的），等等。 在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質(zhì)的信件中，還可用Yours most Cordially（你的最真誠的）或Yours respectfully（你的.恭順的）等。 （7）簽名。是指寫(xiě)信人在書(shū)信的末尾用鋼筆簽上個(gè)人名字或公司名稱(chēng)，相當于我國的簽字蓋章。在商貿英文書(shū)信中，簽名通常要占三至四行，第一行常用作公司名稱(chēng)，全部要用大寫(xiě)；第二行用于個(gè)人簽字，通常是既有簽名，又有打印名，以便易于辨認簽名；第三行常用于簽名人的頭銜。例如： Yours truly， FIDELITY TRADING CO．ING． （簽 名） H．B．Haslehurst General Manager Very truly yours， I．T．INPORMATION （簽 名） Director h ose M．Net Very truly yours， UNITED EXPORTERS COMPANY （簽 名） Max de Hes Very truly yours， LEWERS ＆ COOKE，LIMITED （簽 名） E．W．Twelmeyer Purchasing Department Very truly yours， STERN，MCRGENTHAU ＆ CO．，INC． （簽 名） Edward N．Megay Machinery Division 在商貿英文書(shū)信中，即使是對認識的收信人，也要簽上全名，即使信是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫(xiě)信人的職務(wù)是很重要的，這是告訴對方你有處理信中所談事務(wù)的權威。 商貿英文書(shū)信除了信頭、收信人名址、稱(chēng)呼、正文、結束語(yǔ)和簽名外，有的信還要注明收發(fā)信編號，載入特別注意事項，如注意事項或特別指定閱信人、書(shū)信主題、附言和附件等（當然這些都不是必需的，可視情況而定。），都有其固定的位置。如下圖： 發(fā)文編號 收文編 號 信頭 日期 收信人名址 特別指定閱信人 稱(chēng) 呼 書(shū)信主題 正 文 結 尾 簽 名 附 件
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