商務(wù)英文信函格式

　　信函指以套封形式按照名址遞送給特定個(gè)人或單位的緘封的信息載體。以下是小編整理的商務(wù)英文信函格式，希望對大家有所幫助。

　　商務(wù)邀請函的格式

　　1、商務(wù)信函信端(Heading)

　　信端即信頭，一般包括寫(xiě)信人的地址和寫(xiě)信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話(huà)號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務(wù)和職稱(chēng)等。 信端的目的是使收信人一看便知道書(shū)信來(lái)自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復信和查閱。用一般的信紙寫(xiě)信時(shí)，信端應寫(xiě)在信紙的右上角，若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫(xiě)起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個(gè)信端的重心落在右上角。

　　商務(wù)信函信端的寫(xiě)法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來(lái)看，前者更為常用。采用并列式時(shí)，每行開(kāi)頭要左對齊;采用斜列式時(shí)，每行開(kāi)頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。例如：

　　(1)并列式

　　16 Fuxing Street

　　Hai dianDistrict

　　Beijing

　　Post Code:100035People’s Republic ofChina

　　Tel:63211234

　　Aug. 20,2004

　　(2)斜列式(Indented Form)

　　16 Fuxing Street

　　Hai dian District

　　Beijing

　　Post Code: 100035

　　People’s Republic of China

　　Tel: 63211234

　　Aug. 20, 2004

　　寫(xiě)信端時(shí)，先寫(xiě)發(fā)信人的地址，地點(diǎn)的名稱(chēng)按由小到大的順序排列，然后是其它項目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫(xiě)門(mén)牌號和街名;第二行寫(xiě)區名、市(縣)名、省(州、邦)名，往國外寄的信，還要寫(xiě)上國家的名稱(chēng);國家名稱(chēng)的前面加上郵政編碼，其后可寫(xiě)上電話(huà)號碼，最后一行寫(xiě)發(fā)信日期。如果寫(xiě)信人的地址是機關(guān)單位的名稱(chēng)，則將其作為第一行。如果寫(xiě)信人的單位沒(méi)有門(mén)牌號碼和街名，則第一行可寫(xiě)上所在班級或專(zhuān)業(yè)組的名稱(chēng);第二行寫(xiě)系、科、室名稱(chēng);第三行寫(xiě)學(xué)校名稱(chēng);第四行寫(xiě)市(縣)、省(州)名稱(chēng);然后再寫(xiě)郵政編碼、國名、電話(huà)號碼、發(fā)信日期等項。

　　如果使用標點(diǎn)符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點(diǎn)符號，但在每行之內該用標點(diǎn)符號的地方，仍要用標點(diǎn)。特別要注意的是，門(mén)牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱(chēng)之后往往寫(xiě)有字母或數字(如 New York, 103)，表示城市的郵政編碼。

　　關(guān)于發(fā)信日期的寫(xiě)法，應注意以下幾點(diǎn)：

　�、倌攴輵�完全寫(xiě)出，不能簡(jiǎn)寫(xiě)。

　�、谠路菀�用英文名稱(chēng)，不要用數字代替。

　�、墼路菝�稱(chēng)多用公認的縮寫(xiě)式。但 May, June, July, 因為較短，不可縮寫(xiě)。

　�、軐�(xiě)日期時(shí)，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞 lst,2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞，簡(jiǎn)單明了。

　　日期可有下列幾種寫(xiě)法：

　�、� Oct. 20,2004

　�、� 10 May.,2004

　�、� 3rd June,2004

　�、� Sept.16th, 2004

　　其中，①最為通用。

　　2、商務(wù)信函信內地址(Inside Address,Introductory Address)

　　信內地址收信人的姓名和地址，寫(xiě)在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開(kāi)始寫(xiě)，低于寫(xiě)信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應與信端的書(shū)寫(xiě)格式保持一致。其次序是，先寫(xiě)收信人姓名、頭銜和單位名稱(chēng)，占一二行，然后寫(xiě)地址，可占二至四行，例如：

　�、俨⒘惺�

　　Ms. JoannaKerry

　　Peking University

　　Hai dianDistrict, 100871

　　Beijing

　　China

　�、谛绷惺�

　　Ms. JoannaKerry

　　Peking University

　　Hai dianDistrict,100871

　　Beijing

　　China

　　3.商務(wù)信函稱(chēng)呼(Salutation)

　　對收信人的稱(chēng)呼應自成一行，寫(xiě)在低于信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開(kāi)始寫(xiě)，每個(gè)詞的開(kāi)頭字母要大寫(xiě)，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語(yǔ) 則多用冒號。稱(chēng)呼用語(yǔ)可視寫(xiě)信人與收信人的關(guān)系而定。給外國人寫(xiě)英文信時(shí)，稱(chēng)呼用語(yǔ)要注意以下幾點(diǎn)：

　�、賹�沒(méi)有頭銜的男性一般稱(chēng)呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱(chēng)呼，應該是：Mr.或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若稱(chēng)呼多個(gè)男性，則在姓名前用 Mr. 的復數形式 Messrs. 。對一般以人名為名稱(chēng)的公司和企業(yè)常用這種稱(chēng)呼，例如：Messrs.Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

　�、趯ε�性一般稱(chēng)呼Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒(méi)有復數形式。若稱(chēng)呼多個(gè)女性，則在姓名前用 Mme. 的復數形式 Mmes. 而對以女子名字為名稱(chēng)的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱(chēng)呼。 Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫(xiě)為 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

　�、蹖κ招湃说姆Q(chēng)呼，也可用頭銜或職位的名稱(chēng)，不分性別。例如 Professor (縮寫(xiě)為 Prof.)，Doctor (縮寫(xiě)為 Dr.)， General (縮寫(xiě)為 Gen.) 。這些稱(chēng)呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. (Phil)White等。

　�、軐ν夤�函中對收信人的稱(chēng)呼，可用 Gentlemen (而不是 Gentleman)，Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能帶姓名。用 Sirs 時(shí)，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無(wú)論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其復數 Mesdames。

　�、輰ν鈬�高級官員的稱(chēng)呼，如國家元首、政府首腦、部長(cháng)、大使、公使和特使等，可用(Dear)Sir， (Dear)Mr. Chairman，(Dear)Mr. Premier， (My dear)Mr. Ambassador，Your Excellency (復數為 Excellencies)。

　�、迣�君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱(chēng)呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱(chēng)呼。有時(shí)也用 Your Majesty 稱(chēng)呼以表示�？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復數為 Your Majesties。

　�、邔ν跏页蓡T，如太子、王子、親王和公主等，一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊稱(chēng)時(shí)，一般用Your Highness (復數為Highnesses)。

　　收信人稱(chēng)呼

　　先生(男人)Mr./Esq.

　　夫人(已婚)Mrs.

　　小姐(未婚)Miss

　　夫人、小姐統稱(chēng)Ms.

　　夫婦倆人Mr.andMrs.

　　兩位或兩位以上男子Messrs

　　兩位或兩位以上女子(已婚)Mesdames

　　兩位或兩位以上小姐(未婚)Misses

　　常見(jiàn)的頭銜(漢英對照)如下：

　　教授Professor

　　博士Doctor(Dr.,Ph.D.)

　　醫學(xué)博士MedicalDoctor(M.D.)

　　總統或校長(cháng)President

　　主席或董事長(cháng)Chairman

　　副主席或副董事長(cháng)ViceChairman

　　副總統或副校長(cháng)VicePresident

　　首相PrimeMinister

　　總理Premier

　　省長(cháng)或州長(cháng)Governor

　　市長(cháng)Mayor

　　參議員Senator

　　大使Ambassador

　　秘書(shū)長(cháng)SecretaryGeneral

　　一秘FirstSecretary

　　二秘SecondSecretary

　　院長(cháng)Director,Dean

　　副院長(cháng)ViceDirector

　　系主任Dean,Head,Chair

　　館長(cháng)ChiefLibrarian,Curator

　　閣下Excellency

　　神甫Father

　　4.商務(wù)信函信的正文(Body of the Letter)

　　信的正文每段第一行應往右縮進(jìn)約四五個(gè)字母。在寫(xiě)事務(wù)性信件時(shí)，正文一般開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，內容簡(jiǎn)單明了，條理清楚。在寫(xiě)私人信件時(shí)，信寫(xiě)好之后若有什么遺漏，可用 P. S.表示補敘。

　　5.商務(wù)信函結束語(yǔ)(Complimentary Close)

　　結束語(yǔ)是寫(xiě)信人表示自己對收信人的一種謙稱(chēng)，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開(kāi)始寫(xiě)。第一個(gè)詞的開(kāi)頭字母要大寫(xiě)，末尾用逗號。結束語(yǔ)視寫(xiě)信人與收信人的關(guān)系而定例如寫(xiě)給機關(guān)、團體或不相識的人的信，一般用：

　　Yours (very)truly, Yours (very) faithfully,Yours (very) sincerely， 等等。

　　寫(xiě)給上級和長(cháng)者的信一般可用：

　　Yours (very)respectfully, Yours (very) obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively,Your obedient servant, 等等。

　　寫(xiě)給同志或同事的信一般可用：

　　Fraternallyyours, Comradely yours，等等。

　　寫(xiě)給熟人或朋友的信可用：

　　Yours, Everyours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly, (Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。

　　寫(xiě)給親屬或摯友的信一般用：

　　Yours, Everyours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much)Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devotedfriend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠是您的”、“您的親愛(ài)的”、“您的愛(ài)子(孩子、姐妹、侄、侄女、祖母)”、“您的摯友”等。

　　寫(xiě)給摯友的信有時(shí)也可用：

　　Yourshurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

　　寫(xiě)信給摯友，表示歉意時(shí)，可用：

　　Contritelyyours, Regretfully yours, Yours in (with) regret, Yours in (with) deep remorse 等。

　　在歐洲一些國家里，多把Yours放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時(shí)也可省略。

　　6.簽名(Signature)

　　信末的簽名一般低于結束語(yǔ)一二行，從信紙中間偏右的地方開(kāi)始寫(xiě)。若寫(xiě)信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括號注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時(shí)知道如何稱(chēng)呼。有的還有署名后寫(xiě)上自己的職稱(chēng)、職務(wù)或頭銜

　　7.附件(Enclosure)

　　信件若有附件，應在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個(gè)，則應寫(xiě)出2(或3，4，5等)Encls.，例如：

　　Enc: Resume

　　Encls:GradeCertificate

　　8.再啟(Postscript, 縮寫(xiě)為 P. S.)

　　再啟部分用于補敘正文中遺漏的話(huà)，一般應盡量少用，正式的函件中更應避免使用。

　　9.私人和公務(wù)信函--注意事項

　　首先，寫(xiě)信者應設身處地想到對方，尊重對方的風(fēng)俗習慣。

　　其次，英文信應該行文流暢、言簡(jiǎn)意賅，避免冗長(cháng)。這就是說(shuō)，寫(xiě)信者應用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫(xiě)信者應將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。書(shū)信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫(xiě)信過(guò)程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉詞語(yǔ)。

　　最后，除了避免語(yǔ)法、拼寫(xiě)、標點(diǎn)錯誤外，信中所引用的史料、數據等也應準確無(wú)誤.私人和公務(wù)信函--常用句式。常用的起首語(yǔ)有：

　　1)Thank you for your letter datedDec.22,1969.

　　2)Many thanksfor your letter of Sept.5，1997.

　　3)A thousandthanks for your kind letter of June 5,1997.

　　4)Your kindletter of November 22th arrived this morning.

　　5)Yourletter which arrived this morning gave me great comfort.

　　6)In replyto your letter dated 4th July,I want to say…

　　7)Thank youvery much for your letter of August 2 and the gift you sent me on ChristmasEve.

　　8)What atreat to receive your kind letter of May 5th!

　　9)It isalways a thrill to see your nice handwriting.

　　10)First ofall I must thank you for your kind assistance and high attention to me .

　　11)Withgreat delight I learn from your letter of this Sunday that …

　　12)I wish to apply for teaching position you are offering.

　　13)I am too excited and delightedat your good news.

　　14)I am veryobliged to you for your warm congratulations.…

　　15)I am verymuch pleased to inform you that my visit to your country has been approved.

　　常用的結束語(yǔ)有：

　　1)Awaiting your good news,

　　2)Lookingforward to your early reply,

　　3)Hoping tohear from you soon,

　　4)We awaityour good news.

　　5)I hope tohear from you very soon.

　　6)We lookforward to your reply at your earliest convenience.

　　7)I lookforward to our next meeting there in Los Angeles.

　　8)Your earlyreply will be highly appreciated.

　　9)Any otherparticulars wanted we shall be pleased to send you.

　　10)The helpyou give me is sincerely valued.

　　11)I hopeeverything will be well with you .

　　12)Pleaselet us know if you want more information.

　　13)I hopeyou always enjoy yourself.

　　14)I wishyou very success in the coming year.

　　15)Pleaseremember me to your family.

　　16)With bestregards to your family.

　　17)All thebest.

　　18)With loveand good wishes.

　　商務(wù)英文邀請函

Dear sir/madam:

　　I"m delighted you have accepted our invitation to speak at the conference in xxx on xxx.

　　As we agreed, you"ll be speaking on the topic from xxx toxxxx. There will be an additional minutes for questions.

　　Would you please tell me what kind of audio-visual equipment you"ll need. If you could let me know your specific requirements by [date], I"ll have plenty of time to make sure that the hotel provides you with what you need.

　　Thank you again for agreeing to speak.

　　I look forward to hearing from you.

　　Sincerely yours,

xxx

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