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英文商務(wù)信函寫(xiě)作技巧
英文信函的信頭也稱(chēng)信端，其內容包括發(fā)件公司的名稱(chēng)、標志、通信地址、電話(huà)號碼、傳真號、電子郵箱等。書(shū)寫(xiě)信頭的目的是為了方便收件人了解信函來(lái)自何處，并為回復提供聯(lián)系方式。
很多公司都會(huì )印制帶信頭的信紙。一般來(lái)說(shuō)，人們喜歡將簡(jiǎn)單的信頭放在信紙上端居中，將復雜的信頭放在信紙的右側或上下兩端。在使用這種信紙打印信函時(shí)，一定要注意為信頭留出足夠的空間。
對于私人商務(wù)信函，如求職信等，信頭通常寫(xiě)在信紙的右上方。
如果信函的長(cháng)度超過(guò)兩頁(yè)，那么從第2頁(yè)開(kāi)始就不再需要信頭了，只需寫(xiě)上頁(yè)碼、收件人姓名及日期。
英文地址的書(shū)寫(xiě)和中文地址的書(shū)寫(xiě)有很大區別，應遵循從小到大的原則。特別值得注意的是，地址中的標點(diǎn)符號需正確使用。當前的習慣做法是，行末一般不加標點(diǎn)符號，但行中間該加標點(diǎn)的地方，還是不應省略。門(mén)牌號碼與街道名稱(chēng)之間不加標點(diǎn)，但是在城市與國家名稱(chēng)之間必須用逗號分開(kāi)。
英文商務(wù)信函中稱(chēng)呼的書(shū)寫(xiě)有講究
在英文信函書(shū)寫(xiě)中稱(chēng)呼是對收信人的尊稱(chēng)語(yǔ)。一般位于信內地址下方空一行;有Attention時(shí)也一樣，位于A(yíng)ttention下面空一行。稱(chēng)呼后面一般用逗號(英式)，也可以用冒號(美式)。
如果信是寫(xiě)給公司的，并沒(méi)有直接的聯(lián)系人，稱(chēng)呼應為：“Dear Sirs,”(英式)或“Gentlemen:”(美式)。在不能確定收信人性別的情況下，還可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不過(guò)這兩種稱(chēng)呼應盡量避免使用，因為人們覺(jué)得它們不能顯示足夠的友好。在寫(xiě)信給特定的組織時(shí)，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager這樣的稱(chēng)呼。
如果知道收件人的姓名，就應該直接把姓名用入稱(chēng)呼里。
1.商務(wù)信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。
2.寫(xiě)給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí)，用Dear或Mydear再加上表示親屬關(guān)系的稱(chēng)呼或直稱(chēng)其名。例如：My dear father，Dear Tom等。
另外，稱(chēng)呼中還可以出現頭銜、職位、職稱(chēng)、學(xué)位等，例如：Dear Prof.David Schiller,Dear Dr.John Smith。
商務(wù)信函中主題不能忽略
書(shū)寫(xiě)商務(wù)信函的Subject能便于收件人迅速了解信的主要內容。一般來(lái)說(shuō)如果信內有Reference Number，就不一定再寫(xiě)Subject。
Subject位于Salutation下空一行。一般有三種書(shū)寫(xiě)形式：直接書(shū)寫(xiě)、Subject:和Re:。為了突出還可以加底線(xiàn)、加粗、全大寫(xiě)等，例如：
INVOICE 12345
Re:Invoice 12345
Subject:Invoice 12345
寫(xiě)出恰當的結尾敬辭
幾乎所有的商務(wù)信函都會(huì )用到結尾敬辭。它寫(xiě)在正文下面，第一個(gè)字母要大寫(xiě)，最后一個(gè)詞的后面有逗號。
至于要選用怎樣的字句，通常由作者自行決定，一般來(lái)說(shuō)結尾敬辭和開(kāi)頭的稱(chēng)呼有較強的關(guān)聯(lián)關(guān)系，例如：
1.如果不知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱(chēng)呼是Dear Sirs，(英式)或Gentelmen:(美式)，則結尾敬辭采用Yours faithfully，(英式)或Yours truly，(美式);
2.如果知到收件人的姓名，開(kāi)頭的稱(chēng)呼是Dear Mr.Brown，則結尾敬辭采用Yours sincerely，(英式)或Sincerely，(美式)。
當然，結尾敬辭還有很多形式，下面是常用結尾敬辭一覽表：
1.最正式(表示敬意)
Respectfully,
Respectfully yours,
Very respectfully yours,
2.正式
Yours truly,
Very truly yours,
Yours faithfully,
3.個(gè)人的，最普通的方式
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Very sincerely yours,
Sincerely,
4.簡(jiǎn)略式(表示親密)
Cordially,
Cordially yours,
Best regards,
Warmest regards,
不要忽略了英文商務(wù)信函中的簽名
簽名就是發(fā)信人所簽署的姓名。無(wú)論親自手書(shū)還是用計算機、打字機或是由秘書(shū)打印的信函，均應在信函結束詞下留出的4行間距處簽上名字。正式信函若無(wú)簽字不僅嚴重失禮，而且不具法律效力。
簽名代表了寫(xiě)信人，所以其形體和寫(xiě)法應保持固定。簽名最好用鋼筆。署名既要難以模仿又要清晰易解。為便于辨認，一般商務(wù)書(shū)信，還應在簽名下方將發(fā)信人的姓名用打字形式打出。
簽名格式和規則有以下一些約定：
1.簽名者代表公司、某單位名義時(shí)，應在結束詞下方打出全部大寫(xiě)的單位名稱(chēng)，然后再簽名。
2.女性簽名時(shí)，為便于回信人正確使用稱(chēng)呼，應在打字的姓名前加注(Miss)或(Mrs.)。
3.當負責人不在而由經(jīng)辦人員代簽名時(shí)，要加上by,for,perpro或P.P.字樣
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