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在公關(guān)活動(dòng)中秘書(shū)需要做的工作
導語(yǔ)：一般而言，秘書(shū)的晉升是比較緩慢的，但是從長(cháng)遠角度看這一崗位是非常穩定的。秘書(shū)經(jīng)常需要與辦公室的其他人員進(jìn)行溝通或是交流，因此需要有很強的文字和口頭表達能力，如果會(huì )一門(mén)外語(yǔ)，則會(huì )獲得更多參與培訓的機會(huì )，如果各方面表現優(yōu)秀，尤其具備較強的組織管理、領(lǐng)導協(xié)調能力，則有機會(huì )晉升為行政經(jīng)理，同時(shí)，秘書(shū)也可以向市場(chǎng)專(zhuān)員、人力資源助理、行政助理方向發(fā)展。
一、組織專(zhuān)題公關(guān)活動(dòng)
在公關(guān)初期，公關(guān)活動(dòng)的主要任務(wù)具有擴大組織的影響，提高組織的知名度，提高公眾對組織的認知程度，增加組織的吸引力;實(shí)施雙向的信息交流，有效地進(jìn)行組織與公關(guān)對象之間的信息溝通。
在組織推出新的產(chǎn)品、新的服務(wù)項目、新的經(jīng)營(yíng)方式時(shí)，要及時(shí)利用各種形式的公關(guān)活動(dòng)進(jìn)行宣傳介紹，消除公眾的觀(guān)望心理，誘導他們做斷的嘗試。
在組織發(fā)展順利時(shí)，公關(guān)活動(dòng)要宣傳已取得的成績(jì)，進(jìn)一步擴大影響，強化組織在公眾心目中的良好形象。
通過(guò)公關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展，使組織付出的努力讓社會(huì )知道，在公眾的心目中樹(shù)立良好的組織形象，提高組織的競爭力。
二、采集信息
秘書(shū)人員應及時(shí)搜集與組織發(fā)展密切相關(guān)的各種信息，并及時(shí)將信息和對信息的剖析反饋給組織的決策部門(mén)，提供決策咨詢(xún)和建議，以更好地發(fā)揮決策參謀作用。
秘書(shū)人員應采集以下幾方面的信息：
1、收集政府決策信息。政府的方針政策直接關(guān)系到組織的發(fā)展戰略和經(jīng)營(yíng)方針，因此秘書(shū)人員必須注意收集和研究政府的決策信息。
2、收集法律法令信息。秘書(shū)人員應熟悉法律條文的修訂和頒布情況，以便決策時(shí)依法規范自己的組織行業(yè)，幫助組織取得合法的權益，減少不必要的損失。
3、收集新聞報道中與本組織有關(guān)的信息，以便及時(shí)將單位的新情況、新動(dòng)向，通過(guò)新聞媒價(jià)傳播出去，吸引公眾的注意。
4、注意收集公眾對組織的機構設置、管理水平、人員素質(zhì)、辦事效率、服務(wù)質(zhì)量，以及產(chǎn)品質(zhì)量、品種、價(jià)格、包裝等方面的評價(jià)。只有把握組織在公眾心目中的整體形象方面的信息，才能對組織的發(fā)展作出正確的決策。
5、公眾信息收集。要贏(yíng)得公眾的信任與支持，必須了解公眾的需要和要求，了解他們的分布情況，了解他們對服務(wù)或產(chǎn)品的意見(jiàn)等。
6、秘書(shū)人員還要掌握競爭對手的情況，了解競爭對手的人員配備、技術(shù)力量、管理方式、產(chǎn)品質(zhì)量、銷(xiāo)售服務(wù)情況、資金實(shí)力等方面的信息。
三、做好組織內部的引導協(xié)調工作
現代社會(huì )組織是一個(gè)開(kāi)放式的系統，其各要素與社會(huì )環(huán)境之間的協(xié)同作用是非常重要的。
因此，應教育引導內部員工珍視和維護組織形象，牢固樹(shù)立組織的公共關(guān)系思想。秘書(shū)人員要使廣大員工懂得，組織良好形象的建立，不僅僅是少數領(lǐng)導和公關(guān)人員的事，它需要全體員工工共同努力。
1、樹(shù)立公眾利益第一的觀(guān)念;
2、保質(zhì)保量完成工作任務(wù)，為社會(huì )提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品或優(yōu)質(zhì)服務(wù);
3、使每一名員工都成為一名公關(guān)人員，能積極主動(dòng)地向外界公眾傳播介紹本組織的服務(wù)項目、服務(wù)方式、服務(wù)特點(diǎn)和各方面的成就，樹(shù)立良好的組織形象。
4、教育和培訓員工懂得公共關(guān)系知識，掌握公關(guān)實(shí)務(wù)和技巧。
四、做好組織處部的協(xié)調工作
公共關(guān)系就是組織與社會(huì )環(huán)境之間的一種協(xié)調溝通機制，即運用各種協(xié)調、溝通的手段，為組織疏通渠道、發(fā)展關(guān)系、廣交朋友、減少摩擦、調解沖突，為組織的生存、發(fā)展創(chuàng )造“人和”的環(huán)境。
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