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秘書(shū)收發(fā)郵件程序
我們都知道只有在秘書(shū)人員在工作中做好秘書(shū)禮儀工作，秘書(shū)工作才能有助于公司達到最大的收益。但是秘書(shū)的郵件工作同樣很重要，那么秘書(shū)收發(fā)郵件程序有哪些呢?
一、收文工作的程序
1、簽收。
對所收文件的件數要認真清點(diǎn)，檢查實(shí)收件數與投遞清單上的件數是否符合收據。清點(diǎn)后，要檢查文件信封上或封套上所注明的收文機關(guān)、部門(mén)、姓名是否都應是本機關(guān)收的，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞;文件經(jīng)清點(diǎn)檢查無(wú)誤后，收件人要在送件人的“投遞回執單”和、或“送文簿”上簽字，并注明收到的時(shí)間
2、拆封。
啟封時(shí)，注意保持原封的完好，特別注意封內文件不能損壞。必要時(shí)，應把原封訂在文件后面，一并處理，以便日后查閱。如發(fā)現有不屬于本單位的文件，或內裝文件與應送文件不符，應按規定處理，一般應予以退回。
3、登記。
登記是收文處理中的重要環(huán)節之一。登記時(shí)，按收文登記簿中所列內容，逐項登記，并在收進(jìn)每份文件首頁(yè)貼上“來(lái)文處理單”，應將“來(lái)文處理單”的有關(guān)內容，如來(lái)文單位、來(lái)文標題、來(lái)文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫(xiě)好，然后再轉入下一道處理程序。
4、對信件(文件)迅速分類(lèi)，將信件(文件)分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類(lèi)，分別歸入五個(gè)規格一致但顏色不同的專(zhuān)用文件夾內，分送各主管上司處理。有的也可以用數字做文件夾的標識。如上司有要求，秘書(shū)呈送文件前應先閱讀后注出重點(diǎn)部分，如信件(文件)中的公司名稱(chēng)、日期、產(chǎn)品名稱(chēng)、數量、價(jià)格，應用尺和黃色筆(如需復印，黃色不會(huì )在復印件上顯現)在這些內容下面畫(huà)出直線(xiàn)，或在信件(文件)上用簡(jiǎn)練的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件(文件)，轉送前最好復印一份保存，以備查考。
二、發(fā)送郵件工作的程序有：
1、首先要對發(fā)件進(jìn)行查對，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致;
2、檢查附件，即檢查信函的附件是否放進(jìn)郵件，附件是否齊全;
3、郵件分類(lèi)，將各類(lèi)信件、包裹等分類(lèi)，快件立即處理，大宗的信件可以捆扎;
4、郵件標記，即檢查信封上應該標注的標記是否標注;
5、郵政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確;
6、簽名，即檢查必須由領(lǐng)導簽名寄發(fā)的信函是否簽署;
7、登記，使用一個(gè)登記冊或記錄本來(lái)登記重要郵件(文件);
8、了解和適應郵政方面的規章制度和寄發(fā)(發(fā)文)時(shí)間。
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