邀請函的格式有哪些
（一）邀請信的定義和作用
邀請信又叫邀請函、邀請書(shū)，是由會(huì )議的舉辦方或活動(dòng)的主辦方發(fā)出的邀請有關(guān)單位或人員參加會(huì )議或活動(dòng)的專(zhuān)用書(shū)信。
邀請信可廣泛應用于各種社會(huì )活動(dòng)、經(jīng)濟活動(dòng)、學(xué)術(shù)活動(dòng)。屬于社會(huì )活動(dòng)的各種座談會(huì )、聯(lián)誼會(huì )、紀念活動(dòng)，屬于經(jīng)濟活動(dòng)的各種博覽會(huì )、展銷(xiāo)會(huì )、物資交流會(huì )、恰談會(huì )，屬于學(xué)術(shù)活動(dòng)的各種學(xué)術(shù)年會(huì )、討論會(huì )、答辯活動(dòng)等等，都需要邀請大量有關(guān)單位和人士參加，都要使用邀請信這種專(zhuān)用書(shū)信。
（二）邀請信的特點(diǎn)
1.類(lèi)似于請柬的約請性
在約請性這一點(diǎn)上，邀請信有些類(lèi)似于請柬，但跟請柬也有很大不同。這里主要區分一下它們的不同點(diǎn)。
首先，請柬所涉及的活動(dòng)，通常規模比較小，邀請人員相對比較固定。而邀請信所涉及的活動(dòng)規模一般比較大，邀請人員比較多，且邀請對象不像請柬那樣固定。
其次，請柬突出的是禮儀，一般只要對方應邀出席，目的就達到了，不需要對方做出多少進(jìn)一步的行動(dòng)。而邀請信不僅努力要把對方邀請過(guò)來(lái)，還期待他們在會(huì )議或活動(dòng)中有所行動(dòng)，譬如在展銷(xiāo)會(huì )上展銷(xiāo)或訂貨、在討論會(huì )上發(fā)表學(xué)術(shù)見(jiàn)解、在答辯會(huì )上主持答辯等。
再次，請柬文字簡(jiǎn)約，邀請信內容復雜。請柬只須寫(xiě)明什么時(shí)間在什么地方開(kāi)展什么活動(dòng)，恭請誰(shuí)人參加，就可以了。而邀請信要詳細寫(xiě)明活動(dòng)的內容和方式。
2.類(lèi)似于通知的告知性
邀請信的篇幅長(cháng)長(cháng)的，除活動(dòng)的舉辦者、活動(dòng)的名稱(chēng)、舉辦活動(dòng)的時(shí)間地點(diǎn)等要素之外，還要花大量的篇幅寫(xiě)明活動(dòng)的具體內容和運作方式，這一點(diǎn)類(lèi)似于通知。但它跟通知也有一些不同點(diǎn)。
首先，比通知的發(fā)送范圍還要大。通知作為一種公文，通常是在本系統、本行業(yè)、本領(lǐng)域之內流通，通常不會(huì )面向全社會(huì )。而邀請信，特別是涉及經(jīng)濟活動(dòng)的邀請信，往往是面向全社會(huì )公開(kāi)發(fā)布，涉及面要比通知還要廣。
其次，比通知有更強的禮儀性。通知大多涉及的是本系統、本行業(yè)的人，無(wú)須太多客氣，所以沒(méi)有邀請的姿態(tài)。而邀請信涉及的范圍很大，許多被邀請者對于主辦者來(lái)說(shuō)是陌生的。而且，邀請是有求于人的事情，自然要比通知客氣得多。所以，邀請信要比通知更講究禮節性。
（三）邀請信的類(lèi)型
1.邀請參加活動(dòng)的邀請信
由于當代社會(huì )已經(jīng)發(fā)展到以商品經(jīng)濟為中心的.時(shí)代，各類(lèi)經(jīng)濟活動(dòng)極為頻繁，此類(lèi)邀請信就成為最主要的類(lèi)型。除上面提到的博覽會(huì )、展銷(xiāo)會(huì )、物資交流會(huì )、恰談會(huì )之外，各地還大量舉辦各種文化搭臺、經(jīng)貿唱戲的“××節”，如茶葉節、武術(shù)節、牡丹節、服裝節等等，這些活動(dòng)都需要大量邀請有關(guān)單位參加。本節后所附沈陽(yáng)國際汽車(chē)工業(yè)博覽會(huì )邀請信就屬此類(lèi)。
2.邀請參加會(huì )議的邀請信
這種會(huì )議通常是開(kāi)放性的會(huì )議，廣邀天下相關(guān)人士參加，所以發(fā)出的邀請信相當多，只求部分應邀請人士能夠與會(huì )即可，不像通知那樣有確定的對象。本節后所附“中國經(jīng)濟前景國際研討會(huì )”的邀請函，即屬此類(lèi)。
3.邀請學(xué)者主持答辯的邀請信
這種邀請信一般用于高等院�；驅W(xué)術(shù)機構。碩士研究生或博士研究生的論文答辯，要求必須有外單位的專(zhuān)家參與并主持。本節后所附第三個(gè)例文，就屬此類(lèi)。
（四）邀請信的寫(xiě)作
1.標題
有兩種寫(xiě)法：第一種寫(xiě)法只有“邀請信”三個(gè)字作標題，第二種寫(xiě)法則由活動(dòng)名稱(chēng)加“邀請
信”三字組成標題。
2.稱(chēng)呼
如果邀請信有相對明確的邀請對象，就要把邀請對象的名稱(chēng)或姓名標寫(xiě)出來(lái)，以示重視，會(huì )議邀請信通常是需要寫(xiě)明稱(chēng)呼的。如果面向全社會(huì )發(fā)出邀請，沒(méi)有明確的受文者，可以不寫(xiě)稱(chēng)呼這一項，各種經(jīng)濟活動(dòng)邀請信有時(shí)就沒(méi)有稱(chēng)呼。
3.正文
這是邀請信最為重要的一部分，要將如下方面一一寫(xiě)明：
活動(dòng)的名稱(chēng)、主辦人、舉辦時(shí)間地點(diǎn)等，這是正文的開(kāi)頭部分。
開(kāi)展活動(dòng)的背景、意義，活動(dòng)主要項目及采取的主要方式，以及種種與參與者有關(guān)的事項。這是正文的主體部分。
熱情發(fā)出邀請，并作了一定的承諾。這是主體的結尾部分。
4.落款
在正文之后署名主辦單位并加蓋公章，再另起一行寫(xiě)明發(fā)信日期。
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