公司文件的管理制度

　　公司文件管理制度（一）

　　一、總則

　　第一條 為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關(guān)規定，結合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文、同級函、電、來(lái)文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　二、收文的管理

　　第三條 公文的簽收

　　1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉交相關(guān)部門(mén)，在簽收和拆封時(shí)，秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關(guān)部門(mén)，并登記差錯文件的文號。

　　第四條 公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電單據等，由秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉處理。

　　3、為加速文件運轉，秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天。

　　第五條 文件的傳閱與催辦

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書(shū)處，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，秘書(shū)應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完后應送交秘書(shū)，切忌橫傳。

　　5、行政秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得秘書(shū)同意予以復印或摘抄，原件應及時(shí)周轉歸檔。

　　三、文件借閱和清退

　　第六條 各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。

　　第七條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。

　　第八條 各部門(mén)應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　四、文件的立卷與歸檔

　　第九條 文件的歸檔范圍

　　凡下列文件統一由行政秘書(shū)歸檔：

　　1、企業(yè)領(lǐng)導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃、統計、季度、年度報表等；

　　2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄；

　　3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì )議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；

　　4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結果；

　　5、企業(yè)日志和大事記。

　　第十條 立卷要求

　　1、文件的立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

　　2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　五、文件的銷(xiāo)毀

　　第十一條 對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書(shū)應定期清理造冊并按行政有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。

　　六、附則

　　第十二條 本制度解釋權歸行政部。

　　第十三條 本制度自公布之日起執行。

　　公司文件管理制度（二）

　　（一）總則

　　第一條 爲減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關(guān)於文書(shū)處理的有關(guān)規定，結合我廠(chǎng)的實(shí)際情況，特制訂本制度。

　　第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本廠(chǎng)上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條 按照黨政分工的原則，全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦（以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦）歸口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四條 公文的簽收

　　1、凡來(lái)廠(chǎng)公啓文件（除廠(chǎng)領(lǐng)導訂啓的外）均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對開(kāi)口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　2、對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。

　　第五條 公文的編號保管

　　1、兩辦機要秘書(shū)對上級來(lái)文拆封後應及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類(lèi)登記編號、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導親啓文件，廠(chǎng)領(lǐng)導啓封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。

　　2、本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交兩辦機要秘書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。

　　第六條 公文的閱批與分轉

　　1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質(zhì)閱簽後，由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送廠(chǎng)領(lǐng)導（或分管領(lǐng)導）親自閱批後分送承辦部門(mén)閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。

　　3、爲加速文件運轉，機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天（特殊情況例外）。

　　第七條 文件的傳閱與催辦。

　　1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱後應簽名以示負責。如有領(lǐng)導批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

　　3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書(shū)，切忌橫傳。

　　5、兩辦機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。

　　6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

　　（三）發(fā)文的管理

　　第八條 發(fā)文的規定

　　1、全廠(chǎng)上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠(chǎng)部，各群衆團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　2、各群衆團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群衆團體文件由黨委批轉。

　　3、對全廠(chǎng)影響較大，涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(cháng)批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準簽發(fā)。

　　第九條 發(fā)文的范圍：

　　1、凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。

　　2、黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用於：

　�。�1）公布全廠(chǎng)規章制度；

　�。�2）轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠(chǎng)文件；

　�。�3）公布工廠(chǎng)體制機構變動(dòng)或干部任免事項；

　�。�4）公布全廠(chǎng)性的重大生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

　�。�5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；

　�。�6）其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項；

　　3、黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用於：

　�。�1）對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

　�。�2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生産、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。

　　4、在工廠(chǎng)日常生産、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導批準後，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執行，一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。

　　5、凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。

　　6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠(chǎng)部名義發(fā)文。

　　（四）發(fā)文程式與要求

　　第十條 發(fā)文程式規定：

　　1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠(chǎng)部提出申請；

　　2、黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

　　3、草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標點(diǎn)符號正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)；

　　4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細寫(xiě)明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；

　　5、兩辦應根據黨委、廠(chǎng)部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

　　6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導核稿（對文稿內容、質(zhì)量負責）；

　　7、對審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚；

　　8、需經(jīng)會(huì )簽的文稿，應在交付列印前送會(huì )簽部門(mén)會(huì )簽；

　　9、文稿審核會(huì )簽後，按批準許可權的規定分別呈送黨委、廠(chǎng)部領(lǐng)導審定批準簽發(fā)；

　　10、經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書(shū)統一編號送打字室列��；

　　11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；

　　12、文件打字後，由兩辦派專(zhuān)人按數印刷，再由兩辦機要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書(shū)應拒絕蓋印分發(fā)。

　　（五）文件的借閱和清退

　　第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負責人簽寫(xiě)便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

　　第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條 兩辦機要秘書(shū)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的`本廠(chǎng)文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責任者，并如實(shí)向領(lǐng)導報告。

　　第十四條 各部門(mén)應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　（六）文件的立卷與歸檔

　　第十五條 文件的歸檔范圍：

　　1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

　�。�1）上級機關(guān)來(lái)文，包括上級對工廠(chǎng)報告、申請的批復；

　�。�2）黨委、廠(chǎng)部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生産經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等；

　�。�3）廠(chǎng)黨委會(huì )、廠(chǎng)長(cháng)辦公室、廠(chǎng)務(wù)會(huì )、工廠(chǎng)管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄；

　�。�4）廠(chǎng)黨的代表大會(huì )、職代工、工會(huì )會(huì )員代表大會(huì )、團代會(huì )等廠(chǎng)一級的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；

　�。�5）有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果；

　�。�6）叁加上級召開(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì )上匯報表言材料等；

　�。�7）上級機關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠(chǎng)向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；

　�。�8）反映本廠(chǎng)生産、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導工作等的音、像攝制品；

　�。�9）工廠(chǎng)日志和大事記；

　�。�10）工廠(chǎng)向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。

　　2、業(yè)務(wù)科室，各群衆團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群衆團體負責立卷歸檔。

　　第十六條 立卷要求

　　1、文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

　　2、立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

　　（七）文件的銷(xiāo)毀

　　第十七條 對於多馀、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。

　　第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應派專(zhuān)車(chē)分別由兩辦機要秘書(shū)和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。

　　公司文件管理制度（三）

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司文書(shū)檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書(shū)檔案、聲像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規定。

　　第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

　　第三條 堅持部門(mén)收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門(mén)負責人均應指定專(zhuān)人負責收集保管本系統或部門(mén)的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。名單報檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　第二章 文書(shū)檔案立卷歸檔方法

　　第一節 文件資料的收集管理

　　第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統一收集保管。

　　第五條 一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門(mén)收集保管。會(huì )議文件由會(huì )議召集部門(mén)收集保管。

　　第六條 公司員工外出培訓、學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)在核報差旅費時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門(mén)檔案員辦理交接手續，檔案員簽字認可后會(huì )計部才給予核報差旅費。

　　第七條 各系統、部門(mén)檔案員的職責：

　�。ㄒ唬� 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門(mén)的文件資料。

　�。ǘ�） 認真執行定期歸檔制度。對本部門(mén)承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續。

　�。ㄈ�） 承辦人員借用文件資料時(shí)，應積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續。

　　第二節 歸檔范圍

　　第八條 重要的會(huì )議資料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄、會(huì )議紀要等。

　　第九條 上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。

　　第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

　　第十一條 公司的請示與上級機關(guān)的批復；公司反映主要工作活動(dòng)的報告、總結。

　　第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報。

　　第十三條 信訪(fǎng)工作資料。

　　第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件資料。

　　第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。

　　第十六條 公司的各種規章制度、實(shí)施細則、程序文件。

　　第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第十八條 公司保密制度中規定的保密范圍材料。

　　第十九條 公司重要設備檔案、財會(huì )檔案材料。

　　第三節 平時(shí)歸卷

　　第二十條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統一保管。

　　第二十一條 各部門(mén)應根據本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的"案卷類(lèi)目"。"案卷類(lèi)目"的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號。

　　第二十二條 公文承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)檔案員歸卷。

　　第二十三條 檔案員應及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照"案卷類(lèi)目"條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內"對號入座"，并在文件處理登記薄上注明。

　　第四節 立卷

　　第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門(mén)檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。

　　第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　第二十六條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。

　　第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi)。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒(méi)有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規定執行。

　　第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。

　　第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號。

　　第三十一條 永久、長(cháng)期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十二條 有關(guān)卷內文件資料的情況說(shuō)明，都應逐項填寫(xiě)在備考表內。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

　　第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　�。ㄒ唬� 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線(xiàn)封底打活結的方法裝訂。

　�。ǘ�） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

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