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公司檔案室安全管理制度(通用11篇)
在現在的社會(huì )生活中,制度在生活中的使用越來(lái)越廣泛,制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。我敢肯定,大部分人都對擬定制度很是頭疼的,下面是小編精心整理的公司檔案室安全管理制度,希望對大家有所幫助。
公司檔案室安全管理制度 1
檔案室制度
一、非檔案管理人員未經(jīng)許可,不準擅自進(jìn)入檔案室,并禁止操作玩耍電腦。
二、查閱檔案資料時(shí),必須經(jīng)礦長(cháng)、總工允許,憑準閱證履行登記手續,并在指定地點(diǎn)閱覽,閱覽完畢立即歸還。
三、檔案室內嚴禁吸煙、點(diǎn)火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、經(jīng)常檢查檔案資料的保存情況,如發(fā)現損壞、霉變、蟲(chóng)蛀,立即采取治理修復措施。
五、離開(kāi)檔案室時(shí),必須檢查好門(mén)、窗,加強防范措施,妥善保管檔案室鑰匙,同時(shí)把電源關(guān)掉,以免把電腦、打印機、復印機損壞。
六、檔案室應保持清潔衛生,通風(fēng)干燥,擺放物品整齊有序,不得亂堆亂放。
檔案保管制度
一、為了充分發(fā)揮檔案的利用率,入檔時(shí)必須做到材料齊全、字跡清晰,裝訂結實(shí)、整齊、規范、排列有序。
二、對屬永久、長(cháng)期保存的檔案,發(fā)現有破損,做到反復修復,保證檔案的'完好性。
三、嚴格執行檔案借閱、保密等制度,防止人為散失、泄密和損缺,確保檔案的完整安全。
四、為了便于查找和利用,做好檔案分門(mén)別類(lèi)、系統存放、集中統一管理工作,文件資料要有目錄、有索引,以方便查找。
五、落實(shí)各項措施,切實(shí)做好檔案的防潮、放火、防塵、防蛀工作。
檔案借閱制度
一、凡查閱檔案,必須辦理借閱登記手續,(必須經(jīng)礦長(cháng)或總工及辦公室主任批準)閱后直接面還保管人員。
二、外單位借閱檔案,一律憑單位介紹信并辦理登記手續,在檔案室查閱,不得借出室外。
三、查閱檔案資料時(shí),不準在檔案資料上劃線(xiàn)、圈注、涂改、污損、拆頁(yè)和拆卷。
四、檔案材料原則上不借出室外,如特殊需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準,方可借閱復印檔案材料。
公司檔案室安全管理制度 2
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責,本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專(zhuān)職檔案員負責,人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務(wù)檔案的.日常管理由財務(wù)審計部負責。
2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應包括它的)、公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、年度會(huì )計報表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。
3、對本公司規定的立卷歸檔材料,必須按規定定期移交給辦公室專(zhuān)職檔案員集中管理,任何人不得據為已有。
4、辦公室專(zhuān)職檔案員要保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全
二、歸檔時(shí)間和份數
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數做好記錄。
三、查(借)閱
1、公司部門(mén)經(jīng)理以上員工(含部門(mén)經(jīng)理)查閱非密級檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續;
2、公司部門(mén)經(jīng)理以下員工查閱密級檔案,需經(jīng)辦公室主任核準,并辦理查閱手續;
3、查閱檔案時(shí)必須愛(ài)護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復制,須經(jīng)辦公室主任批準。
公司檔案室安全管理制度 3
檔案保管制度
一、綜合檔案室負責全院檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門(mén)按規定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實(shí)行科學(xué)管理,檔案庫房?jì)葯痪、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀(guān)、條理系統,編號科學(xué)規范、查找方便。
三、定期對檔案進(jìn)行檢查、修復、整理,保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續完備,室藏檔案必須賬物相符。
檔案借閱制度
一、查閱檔案時(shí),首先由借閱人認真填寫(xiě)查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內容,任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時(shí),要辦理借閱手續,用完后按期歸還,不得轉借他人使用。對所借的檔案妥善保管,不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制,要經(jīng)檔案室同意,重要內容須經(jīng)院辦公室主任批準。在借閱期間發(fā)生的一切問(wèn)題,一律由借閱人負責。
四、醫院檔案主要供本院利用,院外單位或個(gè)人需查閱時(shí),應持介紹信,重要內容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準后,方可查閱。
檔案立卷歸檔制度
一、凡記錄反映本院職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料,均列為歸檔范圍。
二、各部門(mén)兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全,按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后,再編排頁(yè)號,填寫(xiě)卷內目錄,擬出案卷標題,裝訂。
三、編號抄目要嚴肅認真,案卷標題要簡(jiǎn)明扼要,正確反映卷內內容,由檔案室統一書(shū)寫(xiě)。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,規格統一,書(shū)寫(xiě)規范,字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě),也不能用復寫(xiě)紙復寫(xiě)。對不符合要求的.要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案鑒定與銷(xiāo)毀制度
一、對檔案要認真進(jìn)行鑒定,確無(wú)保存價(jià)值或保管期滿(mǎn)的檔案,可確定銷(xiāo)毀。
二、檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作必須有組織、有領(lǐng)導地進(jìn)行。在院辦公室主任的主持下,由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷(xiāo)毀小組,負責檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。
三、經(jīng)過(guò)鑒定,需要銷(xiāo)毀的檔案,必須編造銷(xiāo)毀清冊,經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導批準后,方可銷(xiāo)毀。
四、銷(xiāo)毀檔案時(shí),必須由二人以上在指定地點(diǎn)監銷(xiāo),監銷(xiāo)人員必須在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并注明銷(xiāo)毀方式和日期。
五、銷(xiāo)毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷(xiāo)毀檔案在目錄中注銷(xiāo)。
檔案庫房管理制度
一、檔案庫房門(mén)窗牢固,及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專(zhuān)櫥保管,不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房,因工作需要進(jìn)入庫房時(shí),必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設施(防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防強光),庫房?jì)葒澜鼰熀痛娣乓兹家妆锲芳捌渌锲贰?/p>
四、庫房?jì)葯痪吲帕幸R合理,要經(jīng)常打掃和擦拭,保持室內清潔衛生。
五、做好室內外溫濕度記錄,除濕,降溫。
公司檔案室安全管理制度 4
一、制度內容
為做到客戶(hù)服務(wù)部與客戶(hù)的良好溝通,把握客戶(hù)的人員構成、公司性質(zhì)、物業(yè)費交納情況等,有必需建立一套綜合的客戶(hù)信息系統,而客戶(hù)檔案可以幫忙客戶(hù)服務(wù)部以最便捷的方式供應以上信息。因此,為充分利用客戶(hù)信息并管理好這些信息,特建立此制度。
二、管理目標
客戶(hù)檔案資料全面、精準、有效。
三、適用范圍
客戶(hù)檔案資料的管理緊要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。
一般客戶(hù)檔案包含以下的。資料:
1、收集客戶(hù)單位資料
2、客戶(hù)繳費記錄包含各樣應付之押金
3、客戶(hù)裝修工程文件
4、客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5、客戶(hù)資料增補
6、客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料
7、緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料
8、客戶(hù)與管理處往來(lái)文件
9、客戶(hù)違規事項與欠費記錄
10、客戶(hù)維護和修理記錄
11、客戶(hù)投訴記錄
12、客戶(hù)單位有關(guān)的.工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序
四、注意事項
1、適時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的學(xué)問(wèn)、報告、通知、通報,傳送文件應適時(shí)、精準,認真地登記并制作各種表格。
2、協(xié)調與客戶(hù)之間的關(guān)系,加強橫向溝通;
3、做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);
4、接聽(tīng)客戶(hù)投訴,解決客戶(hù)投訴;
5、接聽(tīng)客戶(hù)工程報修電話(huà),適時(shí)聯(lián)系修復。
4、物業(yè)公司檔案管理規章制度
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立、逐一保管,建立統一目錄,同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息認真排列,以便查閱;
3、客戶(hù)信息檔案的內容包含:業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維護和修理文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專(zhuān)管人員須認真填寫(xiě)各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。適時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的更改,保證信息的精準性;
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱,以保護業(yè)主的隱私,維護公司良好形象;
6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;
7、業(yè)主檔案永久保管,適時(shí)與業(yè)主溝通,適時(shí)更改業(yè)主信息,保證其精準性。
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第一條為加強公司行政事務(wù)管理,理順公司內部關(guān)系,使各項管理標準化、制度化,提高辦事效率,特制定本規定。
第二條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條檔案管理要指定專(zhuān)人負責,明確責任,保證原始資料及單據齊全完整,密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔范圍:
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄(包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等)、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價(jià)值的.文件材料。
2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第六條檔案的借閱與索。
1、借閱檔案要認真填寫(xiě)《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛(ài)護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制,一般內部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。
3、歸還檔案時(shí),檔案管理人員要嚴格檢查,如發(fā)現遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責任,并及時(shí)報告公司主管領(lǐng)導。
第七條檔案的銷(xiāo)毀:
1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。
2、若按規定需要銷(xiāo)毀時(shí),必須編制《檔案銷(xiāo)毀清冊》,屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷(xiāo)毀,一般內部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷(xiāo)毀。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫(xiě)、編制銷(xiāo)毀清單,由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
公司檔案室安全管理制度 6
為明確管理責任,規范管理行為,確保各類(lèi)檔案資料及時(shí)歸檔、完整保存并得到有效利用,特制定本制度。
一、檔案管理原則
公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統一管理與部分專(zhuān)用性檔案分散管理相結合的原則。
二、組織
公司綜合管理部設專(zhuān)門(mén)的檔案室并配備專(zhuān)人管理檔案,各部門(mén)明確由專(zhuān)人兼管檔案工作。
三、檔案管理部門(mén)的工作職責
。ㄒ唬┚C合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設檔案管理系統。
。ǘ┴攧(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作,綜合管理部給予配合。
。ㄈ┢渌块T(mén)由部門(mén)檔案專(zhuān)人對檔案進(jìn)行收集、整理,并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。
四、檔案管理人員職責
。ㄒ唬┴撠熓占、整理、分類(lèi)、鑒定、保管各類(lèi)檔案,做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量,并按時(shí)接收和移交檔案;
。ǘ┓脖竟居“l(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由綜合管理部統一收集管理。
。ㄈ┳龅街矣诼毷,遵守紀律,嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。
五、歸檔公司檔案室資料
。ㄒ唬┥霞墮C關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料;
。ǘ┍竟镜恼埵九c上級機關(guān)的批復;
。ㄈ┍竟緦ν獾恼桨l(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū);
。ㄋ模┍竟痉从持饕毮芑顒(dòng)的報告、總結;
。ㄎ澹┍竟局朴喌挠媱、方案、統計、財務(wù)、工作總結;
。┚C治工作材料;
。ㄆ撸┍竟九c有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;
。ò耍┍竟靖鞣N證照及所獲各種榮譽(yù)、獎勵資料;
。ň牛┍竟韭毠趧(dòng)、工資、福利方面的文件材料;
。ㄊ┚哂斜4鎯r(jià)值的電子文本、圖片、音像、影像資料;
。ㄊ唬⿻(huì )計憑證,會(huì )計活動(dòng)帳薄和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據。
六、檔案的收集與歸檔
。ㄒ唬┏修k部門(mén)或主辦人應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)檔案管理員歸卷。
。ǘ┓彩侵苯佑浭龊头从彻、部門(mén)活動(dòng)的,具有現實(shí)的和長(cháng)遠查考價(jià)值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等),均須歸檔保存。
。ㄈ┕芾硇詸n案在分類(lèi)立卷時(shí)應做到:分年度、分類(lèi)別、分級別。黨政文件要分別組卷,密級文件要單獨立卷。組卷時(shí)按內部特征為主的六個(gè)特征進(jìn)行組卷,盡量把永久、長(cháng)期、短期三種保管期限文件材料分開(kāi)組卷。
。ㄋ模┰跉w檔的'文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
。ㄎ澹┚C合管理部定期對各部門(mén)文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。
。└鞑块T(mén)在次年三月向檔案部門(mén)移交管理性檔案,需付卷內目錄,移交目錄一式二份,交接雙方清點(diǎn)核對,并履行簽字手續。
七、檔案的保管
。ㄒ唬┕荆ɑ虿块T(mén))管理的檔案應有專(zhuān)柜保存,確保完好不丟失。
。ǘ┳龊秒娮訖n案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作;
。ㄈn案工作人員應確保檔案的質(zhì)量,對破損和變質(zhì)檔案,及時(shí)采取措施,進(jìn)行修補和復制。
。ㄋ模┕揪C合管理部不定期檢查各檔案管理情況,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)組織整改。
。ㄎ澹┟磕陮n案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進(jìn)行修補和復制。
八、檔案的借閱
必須嚴格執行保密制度,填寫(xiě)查借閱檔案登記表,如期歸還,歸還時(shí)驗收注銷(xiāo)。凡利用者都應按規定辦理借閱手續。查閱機密以上級檔案,需經(jīng)公司(部門(mén))負責人批準,原則上不外借,確因工作需要,應當天歸還。
。ㄒ唬n案借閱限一周內歸還,特殊情況需延期的,須辦理續借手續;
。ǘ┙璩龊蜌w還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當面核對清楚;
。ㄈn案如有丟失、損壞或泄密,須立即追究當事者責任;
。ㄋ模┱{走、辭退人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續;
。ㄎ澹┰瓌t上不對外借閱檔案,外單位需查閱檔案資料者,須經(jīng)總經(jīng)理批準,并辦理登記手續后,方可借閱。
。w還檔案時(shí)應保證檔案材料的清潔、完整、安全,不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷(xiāo)毀,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
。ㄆ撸﹤髡婕璐鏅n時(shí),應將復印件連同原件一起存檔,以防原件字跡消失。
。ò耍┪唇(jīng)公司董事長(cháng)授權,任何部門(mén)或個(gè)人無(wú)權公開(kāi)檔案。
九、檔案室保密制度
。ㄒ唬n案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規章制度辦事。
。ǘ┓彩褂帽C軝n案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規定。
。ㄈ┓步栝啞敖^密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領(lǐng)導審批,報總經(jīng)理批準后,方可借出。
。ㄋ模┩鈫挝徊殚、借閱密級檔案,須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導審批,報分管領(lǐng)導批準,方可提供。
。ㄎ澹┟孛軝n案不得私自存放,贈送并轉借他人,個(gè)人外出攜帶機密級以上檔案應妥善保管,若泄密要追究泄密者責任。
。n案管理人員應嚴格遵守保密制度,不得在公開(kāi)場(chǎng)所談?wù)摫C軝n案內容,不得將保密檔案帶出室外和借給他人。
十、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
鑒定檔案保存價(jià)值,確定保管期限及銷(xiāo)毀檔案,嚴格按照國家有關(guān)規定并結合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長(cháng)期、短期三種。確定保管期限的原則是:
。ㄒ唬┓从彻局饕毮芎椭匾(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的,具有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案定為永久保存;
。ǘ┓从彻疽话憬(jīng)營(yíng)活動(dòng),具有較長(cháng)時(shí)間利用價(jià)值的檔案定為長(cháng)期保存,其期限為16―50年;
。ㄈ⿲驹谝欢〞r(shí)期內有參考利用價(jià)值的檔案,定為短期保存,其期限為15年以?xún)取?/p>
。ㄋ模n案的鑒定由綜合管理部主管、各部門(mén)指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成,并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現檔案不準確,不完整,應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)和人員修改、補充。
。ㄎ澹┙(jīng)過(guò)一定時(shí)間后確無(wú)保存價(jià)值的檔案,或者原有情況已發(fā)生完全改變,其檔案失去保存意義的,經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出,本公司綜合管理部和部門(mén)審查同意,公司總經(jīng)理批準,方可銷(xiāo)毀。
。┙(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,檔案人員必須列出清單,銷(xiāo)毀檔案的批準人、監銷(xiāo)人都要在銷(xiāo)毀檔案清冊上簽字。
十一、本管理制度最終解釋權歸綜合管理部。
十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
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一、文書(shū)檔案歸檔制度
1.各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統一管理。
2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無(wú)缺頁(yè)、破損現象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔,還應留有書(shū)面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書(shū)寫(xiě)整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě),如有不符合要求的檔案員有權退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復印,但原件必須歸檔。
7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習、考察、參加會(huì )議帶回的`文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學(xué)習專(zhuān)業(yè)知識,貫徹執行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺(jué)遵守檔案工作各項規章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規范”要求。
3.負責公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監督指導、業(yè)務(wù)培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結經(jīng)驗,為領(lǐng)導決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員,負責本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認真負責,把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴格執行各項檔案管理制度。
5.接受本公司專(zhuān)職檔案員的監督指導。努力學(xué)習檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1.凡本部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2.各部門(mén)兼職檔案員,負責對本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規定,對各類(lèi)檔案應做到存放合理,排列有序,查找方便。
3.檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。
4.庫房要保持清潔衛生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現象發(fā)生。
5.檔案庫房?jì)茸龅健鞍朔馈奔捶辣I、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng),定期檢查。
6.庫房?jì)葒澜鼰,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫房門(mén)窗,確保安全。
六、檔案保密規則
1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執行各項制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續,檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導批準并在指定時(shí)間內歸還檔案室。
3.查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,不準帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5.對于違反保密規定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定,嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應自覺(jué)履行借閱手續。
2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。外單位人員借閱檔案,應持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導同意后,方可辦理借閱手續,并在借閱期限內按時(shí)歸還。
3.借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導批準,不得復印、抄寫(xiě)檔案資料。
5.檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進(jìn)行檢查,確認檔案材料完好無(wú)損時(shí),方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無(wú)誤時(shí),方能簽字蓋章。
6.一旦發(fā)現檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導匯報,并追究有關(guān)人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
公司檔案室安全管理制度 8
第一章總則
第一條為加強本公司文書(shū)立卷工作,特制訂本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內部機構在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存),結案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。有關(guān)人員工作變動(dòng)或因故離職時(shí),應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
第二章文件材料的收集管理
第四條堅持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應指定專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員,負責管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對穩定。人員變動(dòng)應及時(shí)通知檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第六條一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì )議文件由會(huì )議主辦部門(mén)收集歸卷。
。1)公司工作人員外出學(xué)習、考察、調查研究、參加上級機關(guān)召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報旅費時(shí),必須將會(huì )議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續,經(jīng)檔案室簽字認可后,財務(wù)部門(mén)才給予報銷(xiāo)旅費。
。2)本公司召開(kāi)會(huì )議,由會(huì )議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì )議材料、音像檔案等向檔案室辦理歸檔手續,經(jīng)檔案室簽字認可后,財務(wù)部門(mén)才給予報銷(xiāo)會(huì )議費用。
第七條各部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)的職責。
。1)了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。
。2)認真執行平時(shí)歸檔制度,對本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷,每年的`3月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續。
。3)經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)人員借用文件材料時(shí),應積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續。
第三章歸檔范圍
第八條重要的會(huì )議材料包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等。
第九條上級機關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。
第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條本公司的請示與上級機關(guān)的批復。
第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報告總結。
第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。
第十四條信訪(fǎng)工作材料。
第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。
第四章平時(shí)歸卷
第十九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(zhuān)(兼)職文書(shū)集中統一保管。
第二十條各部門(mén)應根據本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”!鞍妇眍(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號。
第二十一條公文承辦人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)歸卷。
第二十二條專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員應及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類(lèi)目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
第五章立卷案卷質(zhì)量要求
第二十三條為統一立卷規范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負責組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,區別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒(méi)有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規定執行。
第二十八條卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;底稿在前,定稿在后;其他文件材料依其形成規律或特點(diǎn),應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。
第二十九條卷內文件材料應按排列順序,依次編寫(xiě)頁(yè)號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角,背面的左上角打印頁(yè)號。
第三十條永久、長(cháng)期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內文件材料的情況說(shuō)明,都應逐項填寫(xiě)在備考表內。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條案卷封面,應逐項按規定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷裝訂。裝訂前,卷內文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線(xiàn)封底打活結的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式。軟卷封面(含卷內文件目錄)—文件—封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內保存。
第三十五條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。
公司檔案室安全管理制度 9
第一條
為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條
檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導,每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條
歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的'可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條
檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房,各部門(mén)應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動(dòng)手續。
第五條
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí),應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條
二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條
本制度從20xx年十月一日起執行。
公司檔案室安全管理制度 10
1、各部門(mén)文件材料歸檔率應達到xx%以上,完整率應達到xx%以上。
2、各部門(mén)歸檔文件材料的種類(lèi)、份數及每份文件的數應齊全、完整(包括附件、圖表、制表說(shuō)明、統計分析及有領(lǐng)導批示的底稿等),保持原文件的有機聯(lián)系。
3、公司制發(fā)的文件應歸檔原件或正本。
4、字跡、印鑒清晰,不得有圓珠筆、純藍或紅墨水、復寫(xiě)及鉛筆字跡。
5、檔案室與移交部門(mén)依據移交目錄清點(diǎn)核對歸檔文件,履行簽字手續。
6、對于不歸檔的.文件也要加強管理,有的文件可以作為資料保存。對確實(shí)沒(méi)有保存價(jià)值的文件材料,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導、部門(mén)和檔案室審定后銷(xiāo)毀處理。
公司檔案室安全管理制度 11
第一條為加強企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作效勞,根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》)和有關(guān)法律、法規,制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門(mén)或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和平安。
第四條企業(yè)檔案工作承受檔案行政管理部門(mén)的監視和指導。 中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理和方法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行以下職責:
。ㄒ唬┴瀼貓绦小稒n案法》等有關(guān)法律、法規和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度;
。ǘ┙y籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、保管、鑒定、統計和提供利用工作;
。ㄈ┲笇П酒髽I(yè)各部門(mén)文件材料的形成、積累、和歸檔工作;
。ㄋ模┍O視、指導本企業(yè)所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和,并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得回絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存。文件材料符合標準。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據有關(guān)規定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)展平安保管,并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)展鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊,按有關(guān)規定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)展監銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建立同步開(kāi)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應積極做好檔案的提供利用工作,努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的效勞。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)提供真實(shí)、準確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會(huì )和其他組織的`利益,不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動(dòng),應按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置方法》做好檔案的處置工作。 國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出奉獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作責任追究制度,對不按規定歸檔而造成文件材料損失的,或對檔案進(jìn)展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案喪失或損壞的直接責任者,依法進(jìn)展處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實(shí)施!秶鵂I(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規定凡與本規定抵觸的,以本規定為準。
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