文件管理制度(通用7篇)
在充滿(mǎn)活力,日益開(kāi)放的今天,制度使用的頻率越來(lái)越高,制度一般指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則,也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規范或一定的規格。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編收集整理的文件管理制度(通用7篇),僅供參考,大家一起來(lái)看看吧。
文件管理制度1
1、學(xué)校各部門(mén)對學(xué)校以上文件的收發(fā),傳遞,閱辦,保管,存檔要有專(zhuān)人,做到“三勤”:勤催辦,勤檢查,勤回收。各部門(mén)、年組取的文件要有專(zhuān)人保管,并按要求定期交回。
2、收發(fā)文件有登記。收到上級文件后,由專(zhuān)人拆封,認真核對份數,統一編號,及時(shí)登記;向下發(fā)文時(shí),明確份數,嚴格履行發(fā)文登記(簽字)手續。
3、傳閱文件有專(zhuān)夾。做到及時(shí),準確,去向清楚;達到“三不”:批閱不積壓,承辦不橫傳,傳閱范圍不擴大。
4、借閱文件有手續。借閱秘密文件要嚴格履行領(lǐng)導簽批,本人(借閱者)簽字手續,閱后及時(shí)歸還。
5、繳毀文件有清單。對清繳上來(lái)的文件,按規定該存檔的存檔,該上繳的上繳,該銷(xiāo)毀的銷(xiāo)毀,無(wú)論是存檔,上交或是銷(xiāo)毀,都必須分類(lèi)列出清單備查。
6、存放文件有專(zhuān)柜。需要繼續保存的文件,要設專(zhuān)柜專(zhuān)人分類(lèi)保管,存放文件的室內要有晝夜值班人員,確保文件管理安全。
7、秘密文件不準與其它公文混存,更不準亂放損壞或丟失。丟失者要追查責任并予以必要的紀律處分。
8、上級召開(kāi)會(huì )議由領(lǐng)導帶回的文件,一律交文秘人員登記,保管干部調動(dòng)工作,事先要把文件交清。
文件管理制度2
1.技術(shù)文件分為“受控”個(gè)“非受控”文件兩大類(lèi)!笆芸亍蔽募概c質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)文件。
2.文件的更改須填寫(xiě)《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識,文件更改幅度較大時(shí),予以換版。換版文件下發(fā)后,必須將原文件由行政部收回,以保證使用有效版本。
3.文件領(lǐng)用者,因文件丟失或者損壞需要領(lǐng)用新文件時(shí),到行政部填寫(xiě)《文件處理單》,經(jīng)常務(wù)副總審核、批準后方可領(lǐng)用。
4.文件管理者、文件持有者要派專(zhuān)人管理文件,并保持文字清晰,外來(lái)借閱者需填寫(xiě)《文件借閱登記表》,經(jīng)常務(wù)總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷(xiāo)毀時(shí),由該部門(mén)填寫(xiě)《文件處理單》,由總經(jīng)理審核、批準后統一銷(xiāo)毀。需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質(zhì)量記錄的格式和內容由使用部門(mén)設計,行政管理部門(mén)審查批準,統一編號控制。質(zhì)量記錄表需要更改時(shí),仍由原審批部門(mén)審批。
7.質(zhì)量記錄填寫(xiě):要求個(gè)部門(mén)質(zhì)量記錄填寫(xiě)人員在填寫(xiě)時(shí)要及時(shí)、完整、自己清楚、數據準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫(xiě)。質(zhì)量記錄原則上不準更改,如有失誤或者計算錯誤時(shí),在改動(dòng)處劃改并簽名。
8.質(zhì)量記錄的借閱:外來(lái)人員借閱質(zhì)量記錄經(jīng)常務(wù)副總批準后辦理借閱手續借閱,公司人員經(jīng)行政部部長(cháng)批準后,辦理借閱手續。
9.質(zhì)量記錄的管理和保存:質(zhì)量記錄由本部門(mén)制定專(zhuān)人負責保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質(zhì)量記錄清單》的要求實(shí)施。
10.各類(lèi)質(zhì)量記錄由各部門(mén)指定專(zhuān)人手機、整理分類(lèi)并裝訂,行政部負責歸檔并規定期限保存。
11.質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀:對于超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄,由行政部和使用部門(mén)負責簽字,包常務(wù)副總審核批準后,進(jìn)行銷(xiāo)毀并填寫(xiě)《質(zhì)量記錄銷(xiāo)毀清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統一保存。
12.行政部對質(zhì)量記錄的填寫(xiě)和使用情況進(jìn)行檢查。并留有記錄,填寫(xiě)《監督檢查記錄》,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正。
文件管理制度3
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規范化、科學(xué)化、制度化,對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規定,實(shí)現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執行、修改、廢止和備案。
3定義
3.1文件:公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執行效力和規范體式的文書(shū),是公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據和工具。
3.2受控文件:需要對文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。
3.3非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標識,文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
3.4外來(lái)文件:指來(lái)源于公司之外的與公司各項工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規、標準、行業(yè)規范、客戶(hù)要求等)。
4職責
4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén),負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。
4.2各部門(mén)產(chǎn)生的內部使用的文件由部門(mén)負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
4.3文件編制、審批、發(fā)布的權責
4.3.1各部門(mén)負責制定部門(mén)職責范圍內的制度文件。
4.3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門(mén)和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門(mén),負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。
5文件分級分類(lèi)
5.1文件分級
5.1.1一級文件:公司戰略規劃具有長(cháng)期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經(jīng)營(yíng)管理規范等。
5.1.2二級文件:規范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規范管理等方面的文件。
5.1.3三級文件:各職能管理、服務(wù)規范等具體實(shí)施的作業(yè)指導流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等,包括具體的作業(yè)方法和標準。
5.1.4四級文件:表格、表單類(lèi)文件,凡記錄作業(yè)結果所用的表格等。
6文件編號、標識與控制
6.1文件編號:[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號+文件名稱(chēng)+文件順序號+時(shí)間
注:各部門(mén)代號
部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼
6.2文件的標識與控制
文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關(guān)場(chǎng)所應用的文件及提供給審核機構的文件為受控文件,以編號為受控標識;如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件,不作標識;
長(cháng)期有效的文件予以編號和標識,控制其發(fā)放,回收作廢失效版本;
一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效,以其標題、日期作為標識,不必跟蹤回收其過(guò)期版本。
7文件編制、審核、批準和發(fā)布
7.1行政文件與管理性文件的編制與審批
(1)公司級行政性文件:公司組織機構設置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告,由人事行政部負責編制。
(2)公司級管理性文件:如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財務(wù)管理制度,由各部門(mén)依本制度4.3條負責編制。
(3)各部門(mén)行政性文件:各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告,由相關(guān)職能部門(mén)負責編制。
(4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內部業(yè)務(wù)便簽》,部門(mén)負責人審核,常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
(5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》,部門(mén)負責人審核,常務(wù)副總批準、審閱和簽發(fā)。
7.2文件歸檔、發(fā)放、保管
7.2.1文件歸檔
(1)經(jīng)審批后的文件,人事行政部負責填寫(xiě)“文件/記錄目錄”,并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。
(2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負責人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應定期予以更新,并將復印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。
7.2.2文件發(fā)放
公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下范圍發(fā)放:
(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);
(2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);
(3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應文件、記錄的有效版本,人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數量,填寫(xiě)發(fā)放編號,并由領(lǐng)用者簽名。
(4)文件接收部門(mén)應指定人員接收文件,收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。
7.2.3文件保管與借閱
(1)文件保管:所有經(jīng)批準發(fā)布的文件皆應登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén),文件持有者使用有效版本,并確保文件清晰易于識別。
a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。
b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。
c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應的文件接收部門(mén)。
(2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續,各部門(mén)文件管理人員應建立“文件借閱登記表”,管理文件的借出和歸還。
(3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應有備份,并作出版本標識,采用密碼進(jìn)行保護,限定查閱及使用范圍,由授權使用的人員進(jìn)行操作。
(4)文件的持有者若跨部門(mén)調動(dòng)或離職,應辦理文件交接、歸還手續。
7.3文件的更改與回收作廢
7.3.1文件更改
(1)當文件不適應需要更改時(shí),由文件歸口部門(mén)提出,并實(shí)施具體更改工作,文件更改必須符合統一性、協(xié)調性,必要時(shí)相關(guān)的文件應進(jìn)行同步更改。
(2)文件更改的起草、審核、批準由原文件起草、審核、批準部門(mén)/人員按負責填寫(xiě)《文件更改/評審單》并實(shí)施更改。
(3)文件修改內容較少時(shí),可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應進(jìn)行換版。
(4)公司文件更改狀態(tài)按版本號為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為:每版文件同一版本內可以允許修改10次,即修改狀態(tài)號最高是10,當超過(guò)10次時(shí),文件換版,即由A版升為B版,以此類(lèi)推。特殊情況下,換版不受此限制。
(5)文件更改內容必須及時(shí)到達文件使用場(chǎng)所,對文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查,并確認更改效果。
(6)公司鼓勵各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現文件的問(wèn)題,提出文件更改意見(jiàn)。
7.4文件的.作廢與銷(xiāo)毀
(1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí),原文件應作廢收回,作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數量回收,并登記標明回收日期。
(2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí),對已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀,并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中,若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標注“作廢”字樣。
(3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。
7.5外來(lái)文件管理
7.5.1外來(lái)文件接收與歸口
(1)國家法律、法規;國家、行業(yè)、地方標準;上級主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規定等外來(lái)文件,由人事行政部統一收集管理,并建立《外來(lái)文件清單》。
(2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。
(3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經(jīng)理審批后,交由相關(guān)部門(mén)傳閱執行,履行完畢后,由執行部門(mén)記錄執行情況,交檔案室備檔。
7.6保密文件的管理
7.6.1保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負責”為原則進(jìn)行管理,秘密信息以載體形式歸檔后,交由檔案室負責管理。
文件管理制度4
一、總則
1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術(shù)文件屬于公司所有。
2、為規范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的內容,確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理,特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。
二、技術(shù)文件的編制
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開(kāi)發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。
2)開(kāi)發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。
3)產(chǎn)品調試階段:產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。
4)產(chǎn)品維護階段:設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須符合國家相關(guān)標準和規定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制,各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
三、技術(shù)文件的提交
1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中,設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作,以保證技術(shù)文件的完整性。
2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段,設計人員都必須按時(shí)提交設計文件,并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務(wù)器中的文件,保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。
四、技術(shù)文件的歸檔
1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準;技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責、權、利。
2、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中,紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署,光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。
4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后,方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤(pán),做封存保管。
5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤(pán)的大致信息,如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時(shí),須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》,并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術(shù)文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件,不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要,須借閱技術(shù)文件,則需報相關(guān)領(lǐng)導批準,并填寫(xiě)《借閱登記表》,然后方可通過(guò)獲得的`授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。
文件管理制度5
1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。
具體包括:
1)開(kāi)發(fā)計劃階段:方案設計、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。
2)開(kāi)發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序。
3)產(chǎn)品調試階段:產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、設計評審記錄表(原理圖和印制板圖)、產(chǎn)品調試記錄。
4)產(chǎn)品維護階段:設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。
2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須符合國家相關(guān)標準和規定要求。
3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制,各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。
4、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準。
5、技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度;明確各級的責、權、利。
6、技術(shù)文件應保證標題欄中的編號、名稱(chēng)、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔。
文件管理制度6
一、文件管理內容主要包括:上級函、電、來(lái)文,本單位上報下發(fā)的各種文件,具體由辦公室負責。
二、對上級部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
四、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后,分送領(lǐng)導和承辦部門(mén)閱辦,重要文件或急件應立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
五、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
文件管理制度7
局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作,為使行文和收文處理規范化,特規定如下:
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等),由承辦科室擬稿,經(jīng)科室負責人、分管領(lǐng)導初審后,送辦公室核稿,經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導審核,主管區領(lǐng)導簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)單位領(lǐng)導會(huì )簽,方可發(fā)出。
(二)經(jīng)局領(lǐng)導簽發(fā)的文稿交辦公室統一登記、分類(lèi)編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂,上行文由辦公室發(fā)送并催辦,平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。
(三)行文規則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關(guān)規定執行,行文流程按局辦公處理系統流程進(jìn)行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導的批示或上級部門(mén)轉我局處理的公文),由局辦公室統一簽收、登記、編號,送局領(lǐng)導閱示或送有關(guān)科室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類(lèi)。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍,提出辦文意見(jiàn),送局領(lǐng)導批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文,經(jīng)請示局領(lǐng)導后辦理,辦公室根據文件內容、領(lǐng)導批示予以催辦。
(三)對急辦件,辦公室應立即將文件送交局領(lǐng)導批閱。領(lǐng)導不在時(shí),辦公室應根據文件內容及時(shí)限要求,交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向局領(lǐng)導匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過(guò)局內網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專(zhuān)人傳送。
(五)凡外出開(kāi)會(huì )、學(xué)習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統計報表管理制度,保密資料統一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷(xiāo)毀,并嚴格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。
(二)制發(fā)文件時(shí),經(jīng)辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍,標明密級、保密期限,確定發(fā)送范圍、數量,送局領(lǐng)導審批后印發(fā)。
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進(jìn)行傳閱,未經(jīng)批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件,不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的,需經(jīng)局領(lǐng)導批準,并要妥善保管。
(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會(huì )上營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用,并辦理登記、簽字手續。用完后,要及時(shí)歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對,發(fā)現欠缺要及時(shí)追查,防止丟失。
(七)銷(xiāo)毀保密文件、保密資料時(shí),必須登記造冊,經(jīng)主管局領(lǐng)導批準,送區保密局指定的地點(diǎn)處理,嚴禁將文件出賣(mài)給廢品收購站。
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