已離職人事檔案怎么處理
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據,與個(gè)人工資待遇、社會(huì )勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據。以下是小編為大家整理已離職人事檔案怎么處理相關(guān)內容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
已離職人事檔案怎么處理
對于離職的人要認真保檔案資料。出于對舉證責任的承擔以及對仲裁時(shí)效的雙重考慮,企業(yè)對離職員工的包括培訓記錄,勞動(dòng)合同,專(zhuān)項協(xié)議,日常填寫(xiě)表單等所有資料必須保管至少一年,特別注意到特殊原因導致的仲裁時(shí)效法定中斷或者法定中止的情況,建議企業(yè)對離職員工的所有檔案至少保留2年。
根據不同的情況有幾種處理方式:
1、調到新工作單位
并不是只有國企、事業(yè)單位才能管理檔案,如果單位和人才中心合作了,那么也是可以管理檔案的,已單位名義存放到人才中心,統一管理也是可以的,那么如果已經(jīng)找到新的工作單位可以存放檔案或者和人才中心有合作的,只需要辦理調檔手續就可以了。
2、調到人才中心存放
如果離職之后暫時(shí)還沒(méi)有找到工作單位的,把檔案又原單位調到人才中心存放是最好的。注意:調檔不能個(gè)人調動(dòng),人才中心只接受公對公的檔案存放,所以必須是從單位調到人才,不能經(jīng)過(guò)個(gè)人。
離職之后如何辦理檔案調轉呢?
辦理流程如下:
1、從原單位離職時(shí)需要求原單位開(kāi)據“離職證明”給你。
2、咨詢(xún)原單位的人事,你的檔案存放地點(diǎn)在哪(原單位為一般企業(yè)的話(huà)你的檔案通常存在原單位所在地的“市人才交流服務(wù)中心”,若原單位為機關(guān)事業(yè)單位及有檔案管理能力的大型國企,你的檔案就直接在原單位的人事檔案部門(mén))
3、然后攜帶離職證明原件和身份證原件到你指定的檔案存放單位,請工作人員給你開(kāi)一張調檔函。
4、最后攜帶身份證、調檔函原件、離職證明原件,到你的檔案存放地點(diǎn)找工作人員辦理檔案轉移手續就好了。
5、最后你的人事檔案就會(huì )被通過(guò)郵局的機要渠道,送至你指定的接受單位。
拓展閱讀
人事檔案管理辦法
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務(wù),根據中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號),特制定本辦法。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線(xiàn)、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策,在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作實(shí)績(jì)、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據,是反映個(gè)人成長(cháng)歷史的憑證和依據,應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。
第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分,集中納入人力資源處統一管理,業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檢查指導。
第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認真學(xué)習馬列主義、毛澤東思想,堅持四項基本原則,作風(fēng)正派,責任心強,刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱(chēng)職務(wù)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jì)的文件材料,充實(shí)檔案內容。具體收集歸檔范圍見(jiàn)附件。
第九條公司各級黨委(總支)、各廠(chǎng)、各處室(科室)要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類(lèi)材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過(guò)認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實(shí)準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過(guò)鑒別,可分別情況予以處理。凡銷(xiāo)毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專(zhuān)人負責監銷(xiāo)。
第十二條人事檔案材料,須統一使用十六開(kāi)規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。お
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進(jìn)行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進(jìn)行代管,并按有關(guān)部門(mén)的規定收取管理費。
第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度,建立各類(lèi)檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。嚴格執行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無(wú)誤。
第十五條根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學(xué)地保管。檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專(zhuān)用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房?jì)葢3智鍧,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關(guān)規定執行。
第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話(huà)里泄露檔案內容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實(shí)現人事檔案的現代化管理,便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應認真核實(shí)簽署意見(jiàn)并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續,有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章檔案的轉遞
第二十一條人事檔案應通過(guò)機要交通渠道轉遞或派專(zhuān)人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專(zhuān)人來(lái)提取,必須持人事或組織部門(mén)出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見(jiàn)方可轉出。有關(guān)部門(mén)同時(shí)把本人的現實(shí)表現、體檢表或技術(shù)檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后,逾期一個(gè)月未見(jiàn)對方退回回執應寫(xiě)信催回,以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著(zhù)公司的人事變動(dòng),干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調整,公司人力資源處應將人事變動(dòng)情況、干部調動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后,人力資源處應及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關(guān)部門(mén)應在一個(gè)月以?xún)茸坊貦n案,最多不超過(guò)三個(gè)月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開(kāi)除等,在沒(méi)收到人力資源處轉來(lái)的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關(guān)部門(mén)的收費規定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門(mén)應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作,學(xué)生分配單位有變化時(shí)應及時(shí)通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
。、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業(yè)部門(mén)審批表等。
。、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。
。、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
。、黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì )議的工、青、婦等群眾團體代表會(huì )以及民主黨派代表會(huì )的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jì)材料。
。、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問(wèn)題和審批材料。
。、評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))工作中形成的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jì)材料以及聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
。、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時(shí)參加革命工作時(shí)間等過(guò)程中形成的個(gè)人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。
。、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(shū)(1—2份系統的)和轉正申請書(shū)、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見(jiàn)。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據材料和審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見(jiàn);入團志愿書(shū)、申請書(shū)、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
。、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個(gè)人結論的意見(jiàn)、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關(guān)的主要依據材料。
。保、表彰獎勵活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
。保、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書(shū)。
。保、員工的創(chuàng )造發(fā)明、科研成果、著(zhù)作、譯著(zhù)和有重大影響的論文等目錄。
。保、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
。保、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
。保、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習成績(jì)登記表、畢業(yè)登記表,授于學(xué)位的材料,學(xué)歷證明書(shū),學(xué)習鑒定材料。
。保、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。
。保、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。
。保、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
。保、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。
人事檔案管理制度
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一,是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì )實(shí)踐的記錄,是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管,其任務(wù)是:收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料,辦理檔案的查詢(xún)、借用和轉遞,建立科學(xué)的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況,逐步實(shí)現人事檔案管理的科學(xué)化和現代化。
第三條貫徹執行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規定,結合我司的`實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規章制度,并負責組織、監督、指導和檢查執行情況。
第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定,嚴格執行保密制度,同時(shí)確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評議干部的綜合材料,組織審定的考察材料等。
(三)審計工作中涉及個(gè)人的有關(guān)處分材料。
(四)成人教育(大中專(zhuān))、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習成績(jì)表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書(shū)、學(xué)習鑒定、博士后研究人員工作期滿(mǎn)登記表等材料。
(五)評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)工作中形成的有關(guān)材料:專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)任職資格申報表、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料:調查報告,審查報告,上級批復,本人對結論的意見(jiàn),檢查交代或情況說(shuō)明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料:甄別、復查結論(意見(jiàn)、決定)、調查報告、批復及有關(guān)的主要依據材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時(shí)間、參加革命工作時(shí)間等工作中形成的有關(guān)材料;個(gè)人申請、組織審查報告及所依據的證明材料,上級批復等材料。
(八)黨、團組織建設工作中形成的有關(guān)材料:
1、中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(shū)(已批準轉正的)、入黨申請書(shū)、預備黨員轉正申請書(shū)、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見(jiàn)及主要事實(shí)的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見(jiàn),退黨材料。
2、中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書(shū)、申請書(shū)、團員登記表、退團材料。
3、加入民主黨派的有關(guān)材料。
(九)表彰獎勵活動(dòng)中形成的有關(guān)材料:
勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團員等審批表,立功、嘉獎、通報表?yè)P等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀律檢查、監察、法律部門(mén)和行政管理部門(mén)工作中形成的有關(guān)材料;處分決定,免予處分的意見(jiàn),上級批復,核實(shí)(調查)報告,本人檢查、交待、對處分決定的意見(jiàn);撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書(shū);復查甄別報告,決定(結論)、上級批復等。
(十一)任免、調動(dòng)、軍隊干部轉業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料:任免審批表;考察材料;軍隊轉業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業(yè)鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料:錄用審批表,聘用審批表和合同書(shū),政審結論和有關(guān)證明材料,辭退材料,辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料:轉正定級審批表、各種工資變動(dòng)審批表,提職晉級和獎勵工資審批表;享受專(zhuān)家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問(wèn)題的審批表,批復材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料:因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區縣級以上(包括區縣級)黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì )議和工、青、婦等群眾團體代表會(huì ),以及民主黨派代表會(huì )議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料:有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表,工傷致殘診斷書(shū),確定致殘等級的有關(guān)材料,新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要,要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集員工任免、調動(dòng)、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jì)、廉的材料,充實(shí)檔案的內容。
(二)建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度,及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計劃地布置填寫(xiě)員工履歷表、鑒定、自傳等,并及時(shí)將這些材料補充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源部要嚴格執行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項規定,主動(dòng)和有關(guān)部門(mén)協(xié)調好檔案的收集方法和程序,以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。
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