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事業(yè)單位檔案信息化建設的現狀及對策
摘 要：隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì )逐漸走向信息化，在這樣的背景下，加強事業(yè)單位檔案信息資源的建設，實(shí)現檔案的信息化管理將成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理工作質(zhì)量與服務(wù)水平的主要途徑。本文主要闡述了新形式下事業(yè)單位檔案信息資源建設的現狀及存在的問(wèn)題，并提出了幾點(diǎn)改進(jìn)措施，希望能夠促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程的快速發(fā)展。
關(guān)鍵詞：檔案信息化建設;事業(yè)單位;問(wèn)題;對策;
引言
隨著(zhù)社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的迅速發(fā)展和改革開(kāi)放的不斷深入，檔案信息資源越來(lái)越多樣化和復雜化，社會(huì )公眾對于檔案信息資源的需求也越來(lái)越多，因此在新時(shí)期加強檔案信息資源建設對于提高我國檔案管理水平，強化檔案服務(wù)工作，保障社會(huì )穩定具有十分重要的意義。
檔案管理工作是保證事業(yè)單位協(xié)調、有序、高效運行的基礎，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的現實(shí)意義。目前，就事業(yè)單位檔案工作的現狀來(lái)看，還存在很多問(wèn)題，檔案工作資金投入不足，檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)水平低下等等，從很大程度上制約了事業(yè)單位的有效發(fā)展。為此，作為事業(yè)單位的檔案管理工作人員，一定要適應當前形勢和任務(wù)的需要，積極探索創(chuàng )新檔案管理。因此，新形勢下如何加快事業(yè)單位檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，使之融入社會(huì )發(fā)展的需要，從而更好地為社會(huì )公眾服務(wù)是現階段檔案工作者需要考慮和解決的關(guān)鍵問(wèn)題。
一、事業(yè)單位檔案信息資源建設的現狀及存在的問(wèn)題
(一)資金投入不足，設備配置不能滿(mǎn)足服務(wù)需要
檔案信息資源建設工作是一項具體而復雜的工作，需要嚴格的技術(shù)支撐和完備的軟硬件設施，完善的軟硬件設備是加強檔案信息資源建設、實(shí)現檔案信息化管理的基礎。然而，由于檔案信息資源建設對所需的數字環(huán)境和必要的網(wǎng)絡(luò )設備性能要求相對比較高，價(jià)格昂貴，但是檔案部門(mén)的經(jīng)費有限，再加上檔案信息資源建設不能立刻看到成效，因而也就不能引起相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導的重視，對于檔案信息資源建設的資金投入也就大大削減，嚴重阻礙了檔案管理信息化進(jìn)程的加快。
(二)檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)水平不高
檔案信息化管理作為現代化的管理方式，對相關(guān)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識的要求很高，但是目前大多數事業(yè)單位檔案管理人員不能達到這個(gè)要求，專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識不夠豐富，計算機技術(shù)應用水平不到位，不能滿(mǎn)足工作要求。目前的人才整體素質(zhì)不理想，留不住高素質(zhì)人才，也吸引不來(lái)好的人才，難以適應信息化管理的要求。檔案管理工作是一種不斷更新、不斷發(fā)展的知識性的管理工作，這就對檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)水平提出了更高的要求，才能適應新時(shí)代的發(fā)展需求。
(三)檔案信息資源建設存在安全隱患
在實(shí)現檔案信息資源建設的過(guò)程中要對檔案原件進(jìn)行必要的加工、處理。在這一過(guò)程中，一旦處理不當，就會(huì )對檔案造成損壞。還有許多檔案原件由于保存年限較長(cháng)，載體比較脆弱，很容易損壞。此外，有些事業(yè)單位檔案部門(mén)將自己?jiǎn)挝坏募堎|(zhì)檔案數字化工作委托專(zhuān)業(yè)的信息化公司來(lái)管理，但是這些公司的安全意識相對比較薄弱，給單位的檔案信息資源建設到來(lái)極大的安全隱患，很有可能造成檔案的損壞。
(四)檔案管理工作不夠規范
檔案管理工作流程的規范化與標準化是檔案管理工作高效開(kāi)展的重要前提，但是，目前一些事業(yè)單位檔案管理部門(mén)片面的認為配備電腦、在工作中應用管理軟件就是實(shí)現了檔案管理信息化，并沒(méi)有將信息化管理理念滲透到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節當中，嚴重阻礙了檔案管理信息化工作的進(jìn)程。
二、新時(shí)期加強事業(yè)單位檔案信息化管理的幾點(diǎn)對策
(一)加大投入力度，加強軟硬件設施建設
檔案信息資源建設工作是一項具體的管理工作，需要嚴格的技術(shù)支撐和完備的軟硬件設施。因此，事業(yè)單位應加大對檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息資源建設所需的完善的軟硬件設施。只有完善了與檔案信息資源建設相配套的設備儀器和軟件系統，才能為實(shí)現檔案管理的信息化提供很好的基礎保障設施，才能實(shí)現全方位、多層次的檔案管理，才能更好的為公眾提供檔案服務(wù)。
(二)提高事業(yè)單位人員技術(shù)水平
檔案信息化管理工作離不開(kāi)現代化的計算機技術(shù)作為支撐，在檔案信息化管理中要需要很強的技術(shù)性建設基礎，才能保證檔案管理信息化工作的順利推進(jìn)。通常，檔案信息化管理工作要在開(kāi)放式的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下立足，才能實(shí)現其資源信息的共享和信息社會(huì )化服務(wù)，只有提高了相關(guān)技術(shù)水平，才能排除檔案信息在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境中的潛在威脅，實(shí)現檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。
(三)強化檔案信息資源安全管理
首先，要提高對檔案內容、載體的安全性認識，對重要的檔案進(jìn)行加工整理時(shí)，一定要規范操作流程，并嚴格記錄操作過(guò)程，防止因為操作不當導致的檔案損壞的現象發(fā)生。其次，要提高檔案管理工作人員的檔案意識和安全意識，在進(jìn)行檔案信息資源建設的過(guò)程中一定要規范操作，提高責任感。然后，要提高檔案管理信息化系統和數據庫的安全性，并定期對檔案數據庫進(jìn)行備份，做好必要的安全防護措施，防止由于系統故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。
(四)建立完善的信息化管理制度
檔案管理工作是一項復雜的系統化工作，檔案管理人員不僅要負責檔案信息的收集，還要對信息進(jìn)行加工處理，工作量相對較大。因此，為了保障檔案管理工作的順利進(jìn)行，有必要建立完善的檔案信息化管理制度，根據信息化的需要對各項管理流程進(jìn)行有效的規范和控制。此外，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。同時(shí)，還要不斷落實(shí)檔案管理人員的責任，增強他們的檔案安全意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。
綜上所述，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案管理工作面臨著(zhù)極大的挑戰。檔案管理現狀已不能適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行改革。事業(yè)單位檔案信息化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然方向，也是提高檔案管理服務(wù)水平的有效措施。做好檔案信息資源建設工作對于實(shí)現檔案信息化建設具有重要的推動(dòng)作用，因此，檔案工作者應充分認識到目前檔案信息資源建設存在的問(wèn)題和困難，并采取積極有效的措施，加大對檔案信息資源建設的投入力度，提高檔案工作者的素質(zhì)，提高檔案信息資源建設工作的效率，最終實(shí)現我國檔案管理的信息化，從而更好的為公眾服務(wù)。
參考文獻：
[1]彭曉丹.事業(yè)單位檔案信息化建設對策研究[J].黑龍江檔案，2015，02：100.
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