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淺析檔案管理的信息化建設
[摘 要]工作業(yè)績(jì)和資料整理歸納都是通過(guò)檔案管理體現出的，是日常工作的重點(diǎn)之一。檔案管理需要建立良好的管理規章制度，采用書(shū)寫(xiě)、影像以及電子書(shū)的形式進(jìn)行規范管理。隨著(zhù)社會(huì )信息化不斷進(jìn)步，信息技術(shù)在不斷促進(jìn)檔案管理的深化改革，想要將檔案管理更加信息化，就必須要提高工作人員積極自主信息化管理學(xué)習的新方法，努力提升積累學(xué)習知識，也要求相應的工作單位增加所需要的硬件設施，提升檔案管理信息建設水平，有助于形成全新的檔案管理觀(guān)念和水平。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;硬件設施;信息化建設
伴隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )的愈加普及化，信息技術(shù)不斷發(fā)展，中國正式進(jìn)入信息化社會(huì )。檔案是相應工作單位最重要的組成部分，而檔案管理則是每個(gè)工作單位最為重要的內容，以前傳統式的人工書(shū)寫(xiě)管理已經(jīng)不再能夠適應社會(huì )發(fā)展的步伐。就如今而言，信息化檔案管理是通過(guò)利用當代信息技術(shù)對資料進(jìn)行管理、儲存以及開(kāi)發(fā)，在此過(guò)程中對電子檔案加強管理和使用，這是信息化檔案建設重點(diǎn)任務(wù)。在信息社會(huì )發(fā)展同時(shí)，檔案管理信息化建設對我國經(jīng)濟發(fā)展起到了很大作用。在信息化發(fā)展背景下，檔案管理對學(xué)校、企事業(yè)單位管理起到了很大的作用，是學(xué)校、企事業(yè)單位工作中不可缺少的一部分。
一、在信息化下檔案管理內涵及分類(lèi)
在信息化下的檔案管理主要是利用以電腦為主的智能工具進(jìn)行加強資料的整理、采集、運用和開(kāi)發(fā)研究。檔案信息創(chuàng )建主要包含了：網(wǎng)絡(luò )運用、數字儲存以及標注化建設。中國現如今正處在信息化迅速發(fā)展的當下，加強檔案管理建設對中國經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展起到了關(guān)鍵性作用。
二、檔案信息管理具有哪些意義及作用
(1)檔案信息管理能體現資源共享
在全球經(jīng)濟一體化的今天，檔案資料信息化創(chuàng )建也被提上了日程，這是實(shí)踐檔案資料共享的實(shí)際需求。檔案信息創(chuàng )建可以打破信息用戶(hù)之間堵塞的通道，快速促進(jìn)信息資源的運用、儲存、傳遞及開(kāi)發(fā)，真正實(shí)現信息資源之間的共享。
(2)檔案信息是發(fā)展檔案工作新標志
過(guò)去傳統檔案管理的方法是用手書(shū)寫(xiě)，而這種方法已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當今信息快速發(fā)展需求，現在無(wú)論是檔案管理事業(yè)從內在需要或者是外觀(guān)條件全都在發(fā)生著(zhù)巨大轉變，要改變“管檔案，收檔案”這種傳統做法已經(jīng)勢在必行。工作人員應當在工作中，主動(dòng)減少對檔案信息化發(fā)展負面影響的弊端，采用對檔案管理適用的工作方式，促使社會(huì )發(fā)展和檔案信息管理工作相結合的一體發(fā)展。
(3)檔案信息是信息改革的新需求
過(guò)去傳統的檔案管理事業(yè)，重點(diǎn)是在于需要工作人員對檔案進(jìn)行人工書(shū)寫(xiě)、采集、整理、保存及應用，人力投入比較大，但是效率欠佳，然而在檔案信息化管理之后，具有明顯的優(yōu)勢。不僅提升了檔案存儲數量，并且可以減少對人力注入，可以更加節約資源，提升工作人員的工作效率，這一改革更加適合于對信息建設迅速發(fā)展的當下。
在中國經(jīng)濟快速發(fā)展，科技多種多樣的環(huán)境下，發(fā)展檔案管理工作這一重點(diǎn)事業(yè)，能夠使企業(yè)單位在社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展中起到積極作用。而檔案管理的特點(diǎn)是：檔案是一些單位進(jìn)行管理及業(yè)務(wù)工作時(shí)的考察依據;是單位進(jìn)行生產(chǎn)研究的參考憑據;是進(jìn)行科學(xué)探究的條件基礎;是進(jìn)行宣講教育的鮮明材料。
三、新時(shí)代時(shí)期對檔案信息管理有哪些要求
網(wǎng)絡(luò )信息迅速發(fā)展的現在，檔案相關(guān)工作人員應當充分認識到檔案信息創(chuàng )建具有著(zhù)重大作用，更應當著(zhù)重加強信息化檔案意識，提升對檔案管理的工作效率，全面開(kāi)展信息化管理的各項事業(yè)，可以促進(jìn)檔案管理信息化創(chuàng )建迅速有效地開(kāi)展。就現在而言要提升檔案信息創(chuàng )建技術(shù)水準，應當遵守這樣幾點(diǎn)：1、需要配置完善的信息硬件設備，例如，電腦、掃描機、打印機、交換器以及服務(wù)器等等之類(lèi)，使用研究開(kāi)發(fā)出的系統軟件，將檔案管理工作人員進(jìn)行集體培訓，使工作人員對新系統軟件熟悉之后，從實(shí)際點(diǎn)出發(fā)為完善軟件提供合理且寶貴意見(jiàn)。2、將檔案內容及目錄進(jìn)行有效地數字管理，這是最基礎的電子檔案管理工作，對各個(gè)部門(mén)移交的資料進(jìn)行匯總并整理，從信息資料源頭開(kāi)始，創(chuàng )建統一一體的數據資料，避免出現重復性，提升工作者的工作效率。3、對可能在網(wǎng)上可以查詢(xún)到的檔案資料進(jìn)行加密設定，以公開(kāi)，內部，秘密，機密以及絕密區分開(kāi)來(lái)，這樣有助于公司的重要資料不被泄露。并且對查詢(xún)者的信息進(jìn)行網(wǎng)上實(shí)名登記，根據不同的人提供不同程度的資料查詢(xún)權限，以此來(lái)保證上網(wǎng)查詢(xún)的安全性。4、檔案工作者及管理人員要培訓全面的各項技能。管理檔案工作者應當明確自身的工作職責及責任，要對檔案工作這份事業(yè)非常重視，要調節自身，努力提升自己專(zhuān)業(yè)知識，更加適應以后檔案管理工作信息化的不斷創(chuàng )新。檔案工作者不僅可以自學(xué)更可以利用業(yè)余時(shí)間去參加相關(guān)的專(zhuān)業(yè)培訓，充分利用各種方式，用較短時(shí)間快速全方位掌握和自身工作相關(guān)的技能與知識，為以后自己自身發(fā)展創(chuàng )造有利條件。
四、結束語(yǔ)
綜上所述，就如今社會(huì )不斷發(fā)展進(jìn)步，信息化也愈加普遍，檔案管理也更應該要由傳統的管理方法轉變?yōu)樾畔⒒墓芾�。人事資料檔案管理信息也愈加繁瑣和復雜，但是卻具有重大意義，因此必須要加強對于檔案管理的信息化創(chuàng )建。在檔案管理概念基礎上轉型的同時(shí)，更需要建立完善的管理檔案信息化制度規范，提升工作人員的工作效率，提高檔案管理的安全性，更充分的利用檔案管理的信息化作用和實(shí)效性，真正達到檔案信息化管理的目標。
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