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論地方文獻報刊信息數據庫及主題標引工作
1 地方文獻報刊信息數據庫
地方文獻是指內容上具有地域性，同時(shí)具有重復使用價(jià)值的文獻。由于它完整、系統地記錄了特定地域內自然和人文方面的各種信息，從而為人們提供了研究特定地域內歷史、現代及未來(lái)的有關(guān)資料。
地方文獻的類(lèi)型多種多樣，報刊文獻是其中的一種。它具有信息量大，傳遞周期短，內容相對客觀(guān)、翔實(shí)等特點(diǎn)。但由于它的總量太大，有關(guān)的地方文獻信息分散在不同時(shí)期、不同品種的報刊之中。僅靠瀏覽原始文獻，迅速查到有關(guān)資料，幾乎是不可能的。地方文獻報刊索引就是為解決這一問(wèn)題而編制成的一種檢索工具。
在手工時(shí)代，地方文獻報刊索引表現為篇目索引或題錄索引的形式，即將報刊中所載地方文獻篇目按一定順序編排起來(lái)，以利讀者查找文章的所在位置。這種索引不反映文章的具體內容，只具有指向和示址作用。同時(shí)，也對地方事物起著(zhù)揭示和報道的作用。除了作為一種綜合性的檢索工具外，還可以在這種索引的基礎上編制各種情報報導刊物，或圍繞特定學(xué)科及專(zhuān)業(yè)進(jìn)行定向報導和檢索，以服務(wù)于地方的各項事業(yè)。
鑒于地方文獻報刊索引的重要作用，許多公共圖書(shū)館都曾積極編制這種索引。例如，首都圖書(shū)館自50年代起開(kāi)始編制《北京地方文獻報刊資料索引》，涵蓋了本世紀以來(lái)的內容；甘肅省圖書(shū)館也是在同一時(shí)期開(kāi)始編制西北五省的地方文獻報刊索引；長(cháng)春市圖書(shū)館也曾編制了《東北地方文獻索引》等檢索工具。為了避免目錄體系過(guò)于龐大，這種卡片式篇目索引一般僅以分類(lèi)方式編排。因此讀者也只能從分類(lèi)途徑對報刊上的地方文獻信息進(jìn)行檢索。 進(jìn)入計算機時(shí)代以來(lái)，以數據庫形式來(lái)處理地方文獻信息已成為圖書(shū)館地方文獻工作的必然趨勢。計算機所具有的自動(dòng)識別與排序功能，使地方文獻信息的編排檢索變得更加方便、更加快捷。通過(guò)全文掃描技術(shù)完成的報刊全文數據庫，使得報刊上的地方文獻信息得到更充分地揭示和利用。由于計算機具有一次性輸入，多途徑輸出的功能，因而在對地方文獻信息進(jìn)行存儲與檢索時(shí)，增加了篇名、著(zhù)者、出版、文摘等多方面的途徑。尤其是從主題途徑檢索地方文獻信息的問(wèn)題得到了很好地解決。
在地方文獻報刊信息數據庫（以下簡(jiǎn)稱(chēng)報刊信息庫）中，分類(lèi)標引和主題標引都是以揭示文獻內在特征為目的的標引方法，只是揭示的角度有所不同。由于地方文獻的史料特征極為明顯，故地方文獻的讀者往往是從特定的事件、人物、時(shí)間、地域的角度入手進(jìn)行檢索。因而可以說(shuō)主題檢索是一種最直接反映地方文獻內容特征的檢索途徑，也是建立檢索工具和檢索系統的基礎和前提。近些年來(lái)，圖書(shū)情報界對有關(guān)主題標引的原則和操作方法有過(guò)許多研究和探討，撰寫(xiě)過(guò)很多的著(zhù)作和文章。但由于地方文獻中連續出版物本身所具有的特征，其主題標引的原則和方法與其它類(lèi)型文獻的標引還是有所不同。本文擬從報刊信息數據庫的建設入手，探討有關(guān)地方文獻報刊信息主題標引的一些問(wèn)題。
2 地方文獻報刊信息數據庫中的主題標引
2．1詞表的編制
報刊信息庫與其它類(lèi)型數據庫相比，最突出的特點(diǎn)是要反映地方文獻本身所具有的特征。同時(shí)還要滿(mǎn)足地方文獻用戶(hù)特殊的檢索需求。因此，選擇一部適合地方文獻特征的主題詞表是開(kāi)展標引工作的首要問(wèn)題。
《漢語(yǔ)主題詞表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)漢表）是一部供機檢使用的綜合性基礎型詞表。它所收錄的詞匯可以供各個(gè)機構和行業(yè)從中選詞，以編制適合本專(zhuān)業(yè)或本機構使用的專(zhuān)業(yè)詞表。實(shí)際上，我國很多專(zhuān)業(yè)情報機構和圖書(shū)館都是在參考這部國家詞表的基礎上編制自己詞表的。在編表過(guò)程中，抽取主題詞時(shí)當盡可能不破壞原有詞表的詞間關(guān)系。但必要時(shí)，詞間關(guān)系及基本范疇還是需要重新確定的。
由于地方文獻是對某一地域自然和人文現象的客觀(guān)描述，它所表現出的地域性和專(zhuān)指性極強。用綜合性的《漢表》來(lái)標引各地的地方文獻，則將有相當部分的文獻不能被準確地表達其主題概念；其次，地方文獻的內容范疇與《漢表》中的基本范疇也有所不同�！稘h表》是以學(xué)科體系作為劃分范疇的基本依據；而地方文獻則是以特定地方的自然環(huán)境、人文環(huán)境和地方事業(yè)作為劃分范疇的基本依據。所以地方文獻主題詞表需要在《漢語(yǔ)主題詞表》的基礎上自行編制。
地方文獻主題詞表中所收錄的主題詞來(lái)源主要有：
①《漢表》中已有的詞匯。這是地方文獻與非地方文獻都使用的綜合性詞匯，它占將來(lái)的地方文獻主題詞表所收詞匯的絕大部分。由于是從《漢表》中選詞，所以它們是相對規范的。
②《漢表》中沒(méi)有的，帶有地方特點(diǎn)的詞匯，如：北京地方文獻的“琉璃廠(chǎng)”、天津地方文獻中的“皇會(huì )”、廣東地方文獻中的“早茶”等，這部分詞匯雖然在未來(lái)的地方文獻主題詞表中所占比例不會(huì )很大，但它們卻是出現頻率相對較高的詞匯。對于這部分詞匯及其詞間關(guān)系，地方文獻工作者需要加以規范。
③《漢表》作為階段性產(chǎn)品，它的編制受時(shí)間的限制，對于編表以后新產(chǎn)生的一些詞匯它不可能收錄，在新編的地方文獻主題詞表中收錄這部分詞，也需要加以規范。
由于編制先組式的主題詞表需要一段相當長(cháng)的時(shí)間，同時(shí)還要編制一系列的標引細則，這將會(huì )影響報刊信息庫主題標引工作的迅速展開(kāi)。因此，可以采用另一種方式，即首先確定一段時(shí)間為試驗期，先進(jìn)行地方文獻的標引工作。由標引人員直接從報刊所載的地方文獻信息內容中選取有檢索意義的關(guān)鍵詞作為主題詞。這種主題詞是未經(jīng)規范的自然語(yǔ)言，也無(wú)詞間關(guān)系可言，待積累了一定數量之后，再對其進(jìn)行修改、充實(shí)，并參照《漢表》使之規范化。確定好詞間關(guān)系和基本范疇，從而形成適用的詞表。這種詞表是后控式的，采用這種方式選詞更直觀(guān)，專(zhuān)指性強，還能使標引工作與修改詞表同時(shí)進(jìn)行。而且標引時(shí)不用考慮詞間關(guān)系及查表抽詞，所以標引速度快。在標引時(shí)采用自然語(yǔ)言，對標引人員的要求也相對較低。目前，廣東省中山圖書(shū)館的地方文獻數據庫系統主題標引就采用了這種方法。
2．2主題詞字段的設置
無(wú)論是先有詞表，還是先進(jìn)行標引工作，在報刊信息庫中，都需要設置若干個(gè)主題詞字段，以便展開(kāi)具體的標引工作。在設置主題詞字段時(shí)，一定要注意反映地方文獻的時(shí)空特征；在空間方面完整、系統地記錄特定地域內自然和人文方面的各種信息；在時(shí)間上又形成了一個(gè)連續的信息集合。這是一切地方文獻工作最基本的原則。
在報刊信息庫中，首先應設置涉及文獻基本內容的“內容主題詞”字段。此字段選詞靈活性大，標引的內容也十分廣泛。它對所有地方文獻信息的內容范疇進(jìn)行涵蓋，也是以后編制地方文獻主題詞表時(shí)確定詞表基本范疇的依據。從地方文獻的性質(zhì)和特征來(lái)看，它是對特定地區自然、社會(huì )、人文諸般事物的歷史與現狀進(jìn)行全面系統地綜合性記錄，涉及的內容極為廣泛。如反映一個(gè)地區所能觀(guān)察到的天文現象、地質(zhì)水文結構、地形地貌、氣候與氣象、物種與資源以及反映該地區的人文地理、
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