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論Excel在日常工作中的應用
摘要：以實(shí)際操作為基礎,介紹了如何應用Excel中的強大的數據處理和分析功能解決日常工作中遇到的難題,通過(guò)由淺入深的講解,從而掌握一些Excel的特點(diǎn)和使用技巧。
關(guān)鍵詞：Excel 簡(jiǎn)單應用 復雜應用
Excel是Office辦公軟件的核心組見(jiàn)之一,是由Microsoft為Windows和Apple Macintosh操作系統的電腦而編寫(xiě)和運行的一款試算表軟件,是一款功能強大的電子表格軟件,與其他表格軟件
不同的是其具有的以下特點(diǎn)和功能:
(1)強大的表格處理功能。Excel具有簡(jiǎn)便和靈活的制表功能,表格中數據一旦建好勾稽關(guān)系,就會(huì )自動(dòng)刷新。
(2)強大的繪圖和圖形處理功能。Excel的強大繪圖和圖形處理功能實(shí)現了表、圖、文三者的結合,有利于管理人員進(jìn)行決策。
(3)豐富的函數。Excel提供了大量的函數,包括財務(wù)函數和統計函數,可進(jìn)行復雜的數學(xué)計算、財務(wù)分析、統計等,數據處理能力非常強大。
(4)支持數學(xué)模型,提供多樣的分析工具和決策功能。
(5)使用外部數據功能。Excel可以讀取和輸出多種格式的數據文件,可以從很多數據源包括會(huì )計軟件的數據庫中引入數據,節省獲取基礎數據的時(shí)間,提高效率和減少錯誤。
由于其強大的功能和友好的界面使得它越來(lái)越廣泛的應用于眾多行業(yè)和領(lǐng)域中。就以幾個(gè)實(shí)例講解如何用Excel處理問(wèn)題和一些使用技巧。
(1)簡(jiǎn)單應用
雖然Excel得到了廣泛的應用,但大多數人都僅用它來(lái)制作一些簡(jiǎn)單的表格或者用于數據的簡(jiǎn)易運算,并且覺(jué)的它沒(méi)有Word好用,但是有許多功能都是Excel獨有的,Word無(wú)法實(shí)現。例如要制做一張工資發(fā)放表,Word要先選擇表樣,幾行幾列調整行高列高,再輸入數據,完成后一但要插入或刪除數據,又要重新調整表格。而用Excel操作起來(lái)就非常容易,我們將不同的數據輸入相應的單元格中,至于表格的樣式就交給Excel中“設置單元格格式”選項,只需要按照自己的需要去選擇相應的樣式就可以了,而插入和刪除數據,表格樣式也不會(huì )發(fā)生變化。當我們輸入數據時(shí),也有一些技巧,比如表中的銀行賬號,因為其位數較長(cháng),每次輸入完畢后總會(huì )發(fā)現后幾位變?yōu)榱?這時(shí)只需要選中單元格或列單擊鼠標右鍵,選擇“設置單元格格式”中“數字”選項卡,再在“分類(lèi)”中選擇“文本”選項,所輸的數據就會(huì )變成文本格式,銀行賬號的后幾位就會(huì )顯示出來(lái)。在輸入數據時(shí)要根據數據的類(lèi)型選擇相應的分類(lèi),這樣保證了輸入數據的準確性。還有兩個(gè)功能非常實(shí)用—排序和篩選。排序,選中所有數據,點(diǎn)擊菜單中的“數據”選項選擇排序,在排序對話(huà)框中,選擇“升序”或者“降序”,再選擇“有標題行”或“無(wú)標題行”,最后選擇要排序的“主要關(guān)鍵字”,“次要關(guān)鍵字”…,點(diǎn)擊“確定”完成,數據會(huì )按照你的需要排序。篩選,選中標題行,點(diǎn)擊菜單中的“數據”選項選擇篩選中的“自動(dòng)篩選”,每一列標頭后會(huì )出現下拉箭頭,選擇數據,會(huì )篩選出含該數據的所有數據。排序和篩選組合使用,使查詢(xún)數據和分析數據變的簡(jiǎn)單有效。
(2)復雜應用
Excel提供了大量的函數,使得許多復雜問(wèn)題變的簡(jiǎn)單。例如經(jīng)常遇到的四舍五入問(wèn)題,大多數人都會(huì )使用“格式欄”里的“增加小數位數”和“減少小數位數”來(lái)處理,雖然處理的數據看起來(lái)已經(jīng)四舍五入了,但實(shí)際數據未發(fā)生變化,當進(jìn)行數據運算時(shí)就會(huì )發(fā)生數據不一致性。但是如果使用函數處理四舍五入問(wèn)題,就不會(huì )發(fā)生此類(lèi)情況,方法如下:例如需要四舍五入的數據在A(yíng)列,選擇A1數據右邊的空白單元格B1,選擇“插入函數”中的“ROUND”函數,在“函數參數”界面中number中輸入“A1”,num_digits中輸入四舍五入的位數,點(diǎn)擊確定,B1中會(huì )出現A1四舍五入后的數據。也可以直接在B1單元格中輸入“=ROUND(A1,1)”,B1中會(huì )出現A1保留一位小數后的數據。將鼠標移到B1單元格的右下角的小黑方塊上,這時(shí)鼠標就會(huì )變成一個(gè)黑色十字形,按住鼠標左鍵向下拖動(dòng),拖到A列數據結束,B列數據就為A列四舍五入后的數據,剪切B列數據,選中A列數據,點(diǎn)擊右鍵選擇“選擇性粘貼”中的“數值”,點(diǎn)擊“確定”,A列中的數據就會(huì )變成實(shí)實(shí)在在四舍五入后的數據,經(jīng)的起數據運算的檢驗。再舉一個(gè)Excel在人事資料管理中的應用實(shí)例,人事資料的收集錄入是人事管理的前提,也是最為重要的一環(huán),Excel以其強大的管理數據功能可以輕松完成這一任務(wù)。在Excel中新建一工作表,重命名為“人事資料明細表”,表中的字段根據單位不同要求也不同,但員工編號、員工姓名、身份證號碼以及參加工作時(shí)間是必不可少,多為手工錄入,其余各項比如性別、出生日期、年齡、工齡均可用Excel提供的函數計算所得。我們使用的身份證號隱含了我們的性別和出生日期,可以利用函數從中提取出來(lái)。首先了解身份證號碼所代表的含義,當今的身份證號碼有15、18位之分:15位的身份證號碼7～8位為出生年份(2位),9～10位為出生月份,11～12位為出生日期,第13～15位為順序號,并能夠判斷性別,奇數為男,偶數為女;18位的身份證號碼7～10位為出生年份(4位),11～12位為出生月份,13～14位為出生日期,第15～17位為順序號,并能夠判斷性別,奇數為男,偶數為女。
(a)假設字段“身份證號”在C列,“性別”在D列,選中“性別”字段下的第一行,在編輯欄中輸入“=IF(LEN(C4)=18,IF((VALUE(MID(C4,15,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,15,3))/2),"女","男"),IF((VALUE(MID(C4,13,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,13,3))/2),"女","男"))”,
公式含義:
(1)LEN(C4)=18用于判斷身份證號的長(cháng)度.
(2)MID(C4,15,3)用于求出身份證號碼中代表性別數字的字符串;VALUE(MID(C4,15,3)用于將上一步所得的代表數字的字符串轉換為數字;
(3)VALUE(MID(C4,15,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,15,3))/2用于判斷這個(gè)身份證號碼是奇數還是偶數;
(4)=IF((VALUE(MID(C4,15,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,15,3))/2),"女","男")如果上述公式判斷出這個(gè)數值相等時(shí),顯示"女",否則,返回"男"。
(5)如果LEN(C4)!=18,則執行15位身份證號的性別公式IF((VALUE(MID(C4,13,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,13,3))/2),"女","男")。出生日期的提取方法與性別的類(lèi)似,不做詳細敘述。
(b)假設字段“參加工作時(shí)間”在F列,“工齡”在G列,選中“工齡”字段下的第一行,在編輯欄中輸入“=INT((TODAY()-F4)/365)”,公式含義:
(1)TODAY(
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