廈門(mén)大學(xué)外文學(xué)院研究生畢業(yè)論文格式設置教程

　　生成及調整自動(dòng)目錄應是Word苦手的列位最先碰到的一個(gè)頭疼問(wèn)題，下面小編向大家介紹如何自動(dòng)生成及調整目錄的研究生論文格式，歡迎閱讀查看。

　　1 調整正文格式

　　在生成目錄之前，應首先調整正文格式，再調整標題格式。如果次序顛倒，會(huì )導致大量返工。

　　首先是調整正文格式，包括段落格式和字體格式：

　　1.1 段落格式

　　1.1.1 先全部選中正文部分自第一章至最后一章(不包括參考文獻和附錄)�？蓪⒐鈽�(光標是指輸入狀態(tài)下在Word頁(yè)面上一下有一下沒(méi)有的那條豎線(xiàn)，不是鼠標指針)放置在第一章章頭，再將屏幕拉至最后一章章尾，按住Shift，鼠標點(diǎn)擊章尾，即可將全部?jì)热葸x中。如圖：

　　1.1.2 之后點(diǎn)擊上方工具欄中的“開(kāi)始”，然后點(diǎn)擊中間“段落”工具框右下角的小箭頭，打開(kāi)設置段落格式的對話(huà)框。

　　1.1.3 如圖所示，在對話(huà)框中，將大綱級別設置為“正文文本”，縮進(jìn)設置為“內測0字符，外側0字符，首行縮進(jìn)2字符”，間距設置為“段前0字符，段后0字符，行距1.5倍行距”。然后點(diǎn)擊“確定”。

　　此時(shí)，包括各章、節、目標題在內的所有正文內容段落都已統一為圖中所示。章、節、目的段落格式與正文格式不同，這個(gè)會(huì )在后面生成目錄時(shí)再進(jìn)行統一調整。

　　1.2 字體格式

　　1.2.1 首先，按照1.1.1.1中的方法，選中正文各章內容。然后點(diǎn)擊字體工具框右下角的小箭頭。

　　1.2.2 在彈出的對話(huà)框內按如圖所示設置好字體格式。中文字體設置為“宋體”，西文字體設置為“Times New Roman”。字號設置為12號(12號就是“小四”號)。然后點(diǎn)擊“確定”。

　　標題的字體與正文字體有所不同，這里先放在一邊，隨后會(huì )在生成目錄時(shí)與標題的段落格式統一進(jìn)行調整。

　　1.3 引用文獻字號調整

　　學(xué)院要求，正文中引用文獻標注應該用10號字號，比正文內容的12號字要小一點(diǎn)。因為論文篇幅較長(cháng)，如果用眼睛從頭到尾一個(gè)一個(gè)找文獻標注，再一個(gè)一個(gè)修改字號很麻煩，而且可能會(huì )不慎漏掉，這里介紹一下修改引用文獻標注字號的簡(jiǎn)便方法。

　　1.3.1 點(diǎn)擊右上角的“查找”，這時(shí)左邊會(huì )彈出一個(gè)側邊欄。

　　1.3.2 這時(shí)，將光標移到第一章章頭，然后在左側邊欄的輸入欄中輸入一個(gè)英文前括號“(”(如果是中文論文，文獻標注括號為中文格式，就輸入中文前括號“(”，如圖中1所示)。Word會(huì )幫您檢索出全文所有的英文/中文前括號。這時(shí)，點(diǎn)擊輸入欄右下角的上下箭頭(圖中2所示處)，就可以在正文中按順序依次找出所有前括號(圖中3所示)。您只需要挑是文獻標注的進(jìn)行修改就行。這個(gè)方法也適用于修改跟文獻標注有關(guān)的其他格式問(wèn)題。

　　1.3.3 選中該處文獻標注(圖中1所示)，然后將字號改為10號(圖中2所示)。隨后，再次選中改過(guò)的文獻標注，雙擊右上角的“格式刷”(圖中3所示)。此時(shí)，鼠標指針旁會(huì )出現一個(gè)刷子圖案(圖中4所示)。

　　1.3.4 這時(shí)，您只需按照1.1.3.2的指示找到下一處文獻標注，然后拖動(dòng)鼠標選中該文獻標注，它的字體格式就會(huì )自動(dòng)更改為與之前修改的文獻標注相同的格式，不用再一次次地手動(dòng)修改字體了。

　　2 調整標題格式

　　正文格式全部設置完以后，就可以調整標題格式了。此外，一些生成目錄、頁(yè)眉和頁(yè)碼的鋪墊工作也會(huì )在此章進(jìn)行講解。之所以這么做，是為了避免后期設置頁(yè)眉頁(yè)碼時(shí)返工。

　　2.1 分節符的設置

　　列位在生成目錄，設置頁(yè)眉、頁(yè)碼時(shí)可能會(huì )遇到幾個(gè)非常頭疼的問(wèn)題。摘要和目錄部分的頁(yè)碼是大寫(xiě)羅馬數字，正文部分是另起的阿拉伯數字，這個(gè)要怎么設置?正文頁(yè)眉是該章的序號和章名，這意味著(zhù)每一章的頁(yè)眉都不同，這又要怎么處理?本部分對如何解決這兩個(gè)問(wèn)題進(jìn)行講解。

　　這里簡(jiǎn)單講一下“分節”的含義：“分節”是指將整個(gè)文本分割成不同的部分，每個(gè)部分在整體的頁(yè)面設置(如頁(yè)眉、頁(yè)碼等)可以互不相同(也可以相同)。將文本分節需要在適當的地方插入“分隔符”才可以完成。

　　2.1.1 首先，把光標移到摘要的最后一行末尾。然后選中上方的“頁(yè)面布局”工具欄，點(diǎn)擊“分隔符”，在下拉菜單中點(diǎn)擊“下一頁(yè)”。

　　2.1.2 此時(shí)，摘要的后面會(huì )多出來(lái)一頁(yè)空白頁(yè)。

　　2.1.3 將光標移到第一章標題的最前端，按鍵盤(pán)上的退回鍵(Backspace)將后面的正文搬到這一頁(yè)空白頁(yè)上。這時(shí)，鼠標雙擊該頁(yè)的頁(yè)眉部分，就可以看到本頁(yè)與上頁(yè)屬于不同的兩節。

　　2.1.4 接下來(lái)，只需要在每一章及參考文獻、附錄和致謝部分之前都按照以上步驟進(jìn)行分節就可以了�？梢栽谠O置每章的章標題時(shí)順便完成這一步驟。前面的摘要、目錄不要頁(yè)眉、頁(yè)碼相同，所以置于同一節即可。

　　2.2 標題的字體與段落格式設置

　　標題的格式比較簡(jiǎn)單，但需要注意這么兩個(gè)點(diǎn)：標題序號與標題文字之間的空格問(wèn)題;標題后每段文字的首行縮進(jìn)問(wèn)題。

　　2.2.1 回到第一章標題，選中第一章標題，設置字體為中文字體“黑體”、西文字體“Times New Roman”，字號為16號(即三號字體)，加粗。

　　2.2.2 再設置段落格式，大綱級別設置為“1級”，縮進(jìn)“左側0字符、右側0字符”，無(wú)特殊格式，段前24磅、段后24磅(需要手動(dòng)輸入)，1.5倍行距。然后點(diǎn)擊“確定”。關(guān)閉對話(huà)框后，再將標題居中。

　　這里注意大綱級別設置的問(wèn)題，如果之前沒(méi)有按照1.1.1.3中所提示的那樣將全文的大綱級別設置為“正文文本”，請務(wù)必先進(jìn)行設置，不然有可能會(huì )因為寫(xiě)論文的時(shí)候提前設置了大綱級別，然后直接在標題后回車(chē)書(shū)寫(xiě)正文，導致一些正文被設置為標題級，最后竄入目錄。那樣再改的話(huà)會(huì )比較麻煩，所以這里先提前設置一下。

　　2.2.3 章標題設置好了以后，注意一下標題序號和標題文字之間的間隔問(wèn)題。學(xué)院要求標題序號與標題文字間間隔一個(gè)漢字符。這個(gè)效果并不是在英文輸入狀態(tài)下敲兩下空格就可以實(shí)現的。

　　首先將序號與文字間的空格消去，然后將您的輸入法由“半角”轉換為“全角”(如果您使用的是搜狗輸入法，按“Shift+空格鍵”即可)，然后敲擊空格鍵。在“全角”狀態(tài)下，一個(gè)空格即是一個(gè)漢字符。

　　2.2.4 另一個(gè)需要注意的問(wèn)題是章、節、目及目以下標題后的第一段需要頂左格，從第二段開(kāi)始才首行縮進(jìn)兩個(gè)漢字符。

　　2.2.5 接下來(lái)只須參考以上步驟，此后的章、節、目、目以下標題都設置為學(xué)院的規定格式。各級標題的大綱級別分別是：章(Chapter 1)是“1級”，節(1.1)是“2級”，目(1.1.1)是“3級”，目以下(1.1.1.1)是“4級”。注意，如果按照之前1.1.1.3處的講解，全文都設置了首行縮進(jìn)2字符，那么后面就需要在設置節、目、目一下標題時(shí)，注意把這些標題和標題下的第一段重新設置為左頂格。

　　3 自動(dòng)生成和調整目錄

　　本部分講解如何自動(dòng)生成和調整目錄。在生成目錄之前，需要先設置頁(yè)碼。同時(shí)，本部分還會(huì )順便講解一下頁(yè)眉的設置。

　　3.1 設置頁(yè)碼

　　3.1.1 在之前設置好分節的前提下，可以開(kāi)始著(zhù)手設置頁(yè)碼。點(diǎn)擊上方“插入”工具欄，再點(diǎn)擊“頁(yè)碼”，在下拉菜單中點(diǎn)擊“頁(yè)面底端”，然后選擇頁(yè)碼居中的那種。

　　3.1.2 選擇之后，論文文檔的頁(yè)面底端就會(huì )出現頁(yè)碼了。這時(shí)，從文檔的第一頁(yè)直到最后一頁(yè)都會(huì )有頁(yè)碼出現，且默認為從阿拉伯數字“1”開(kāi)始。因此，我們需要對頁(yè)碼格式做一些調整。(建議這個(gè)時(shí)候不要急著(zhù)給論文附上封面和兩份聲明。如果附上了，先刪掉，以后再加上，或者自己手動(dòng)在摘要前加上一個(gè)分節符，把前面的部分和摘要目錄部分分開(kāi))

　　雙擊摘要部分的頁(yè)面底端，進(jìn)入編輯頁(yè)眉頁(yè)碼的狀態(tài)。然后點(diǎn)擊左上角的“頁(yè)碼”，選擇“設置頁(yè)碼格式”。

　　3.1.3 摘要和目錄部分的頁(yè)碼要求用大寫(xiě)羅馬字母，所以我們在彈出的對話(huà)框里將“編號格式”設置為“I, II, III, ...”，然后點(diǎn)擊“確定”。

　　3.1.4 這時(shí)，底端的頁(yè)碼就會(huì )變成大寫(xiě)羅馬數字。但默認的頁(yè)碼字體和字號都不符合學(xué)院規范，需要修改。這里只需選中底端的頁(yè)碼數字，將其設置為“Times New Roman”，字號設置為10.5(即五號字)。因為同一節的頁(yè)碼格式是統一的，所以只需要設置這一頁(yè)，同一節其他頁(yè)的頁(yè)碼也就會(huì )自動(dòng)變更成相同的格式了。

　　3.1.5 之后，我們需要設置正文部分的頁(yè)碼。正文部分的頁(yè)碼規定應設為阿拉伯數字，且須從第一章章頭開(kāi)始重新計算，不與摘要和目錄的頁(yè)碼接續。這里就要用到之前設置好的分節。

　　首先，將頁(yè)面翻到正文第一章頁(yè)面底端，進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)碼編輯狀態(tài)。然后按照1.3.1.2的步驟打開(kāi)“頁(yè)碼設置”的對話(huà)框。這里我們可以看到，出現的設置和之前基本是完全一樣的。

　　3.1.6 要把正文的頁(yè)碼設置得和摘要與目錄部分不同，只需要將編號格式改為“1, 2, 3, ...”，然后將下方的“續前節”改選為“起始頁(yè)碼”，再在旁邊的輸入框中填入阿拉伯數字“1”即可。

　　3.1.7 這樣，摘要目錄部分的頁(yè)碼和正文部分的頁(yè)碼就不一樣了。(如果后面每一章出現重新計算頁(yè)碼的情況，只需要在該章的頁(yè)碼設置里將“頁(yè)碼編號”設置成“續前節”即可。不過(guò)一般不會(huì )出現這種情況。)

　　3.2 設置頁(yè)眉

　　3.2.1 選擇上方“插入”工具欄，點(diǎn)擊“頁(yè)眉”，選擇居中格式的頁(yè)眉。先不要急著(zhù)編輯頁(yè)眉內容。

　　3.2.2 點(diǎn)擊上方“導航”工具框中的“鏈接到前一條頁(yè)眉”。這個(gè)按鈕原本默認是選中狀態(tài)的，點(diǎn)擊是為了取消掉它。如果不取消掉的話(huà)，編輯本節頁(yè)眉之后，前面的頁(yè)眉也會(huì )變得和本節一樣了。取消掉之后，再編輯本節的頁(yè)眉。注意頁(yè)眉的內容要與章標題完全一樣，包括序號和文字之間的空格。編輯好之后，把字體和字號調整一下，格式和頁(yè)碼相同。

　　3.2.3 然后設置后面幾章的頁(yè)眉。這里只需要雙擊該章的頁(yè)面頂端進(jìn)入編輯頁(yè)眉的狀態(tài)，然后先取消掉上方的“連接到前一條頁(yè)眉”(一定要先取消掉，不然前面的頁(yè)眉也會(huì )跟著(zhù)被改掉)，再把頁(yè)眉處的文字改一下就好了。

　　3.3 生成目錄

　　如果前面的準備工作按照筆者以上的講解做足了的話(huà)，生成目錄就會(huì )變得非常簡(jiǎn)單。

　　3.3.1 先把光標移到摘要的最末尾，選擇上方“插入”工具欄，點(diǎn)擊“空白頁(yè)”，插入一張用于放置目錄的空白頁(yè)。

　　3.3.2 然后鼠標點(diǎn)擊一下該空白頁(yè)。再選擇上方的“引用”工具欄，點(diǎn)擊“目錄”，在下拉菜單中選擇“自動(dòng)目錄1”。

　　3.3.3 這樣，Word就會(huì )在這張空白頁(yè)面上自動(dòng)生成一份目錄。但因為目錄的格式不符合學(xué)院規范，所以我們需要進(jìn)行一點(diǎn)調整。首先將目錄的標題改為“Table of Contents”(用中文或者其他語(yǔ)言書(shū)寫(xiě)論文的同學(xué)請參照學(xué)院相關(guān)規定)，字體改為“Times New Roman”，字號16磅，加粗，居中。段落格式為1.5倍行距，段前24磅，段后24磅。另外，自動(dòng)生成的目錄標題是藍色的，所以要把它改成黑色的。

　　因為圖中的文本只是示范，筆者沒(méi)有把所有標題的大綱級別都設置好，只是設置了幾個(gè)作為參考，所以生成的目錄也就不是很完整。

　　3.3.4 然后需要設置目錄各級標題的段落格式。先選中任意一級標題，然后按照規定修改該標題的字體和段落格式：14磅、加粗;段前6磅、段后0磅，單倍行距。

　　3.3.5 只要修改了一級標題的任意一條，同級的所有標題都會(huì )自動(dòng)變更為相同的格式。因此，接下來(lái)只要按照規定，將各級標題的格式都修改過(guò)來(lái)就行了。

　　3.3.6 這里需要注意幾點(diǎn)。一個(gè)是Word自動(dòng)生成的目錄不會(huì )顯示目以下的標題(1.1.1.1)，這個(gè)是符合學(xué)院規定的，但是可能會(huì )導致列位在后期修改論文時(shí)，動(dòng)了大綱結構，卻忘記訂正目以下標題的序號(比如1.1.2改成了1.1.3，原來(lái)的1.1.2.1也要跟著(zhù)改成1.1.3.1)，這個(gè)要注意。

　　另外，目錄中的節標題(1.1)需要左側縮進(jìn)1個(gè)字符，目標題(1.1.1)縮進(jìn)2個(gè)字符。需要列位在段落設置中注意設置一下。

　　最后，根據學(xué)院規定的示例，無(wú)論各級標題是否加粗，標題文字后面的點(diǎn)陣和最后的頁(yè)碼數字是不加粗的。所以需要單獨進(jìn)行更改。只需從頁(yè)碼向點(diǎn)陣拖動(dòng)，就可以單獨選中點(diǎn)陣和頁(yè)碼而不選中前面的文字，然后取消掉加粗效果。

　　3.4 更改目錄

　　3.4.1 自動(dòng)目錄生成以后，如果對正文的改動(dòng)造成了章節目等標題在頁(yè)碼上的改動(dòng)(比如1.2.1從第5頁(yè)跑到第6頁(yè)去了)，可以通過(guò)“引用”工具欄中的“更新目錄”功能來(lái)對目錄進(jìn)行自動(dòng)更改。因為這種情況下只是頁(yè)碼變動(dòng)，各級標題沒(méi)有改動(dòng)，所以選擇“只更新頁(yè)碼”即可。

　　3.4.2 如果各級標題變動(dòng)非常大(如刪去了若干標題，或者增添了若干標題)，則需要對整個(gè)目錄進(jìn)行更新。

　　注意：更新整個(gè)目錄之后，目錄的各級標題格式會(huì )回到默認狀態(tài)，所以需要重新調整目錄的各級標題。所以，目錄最好在論文基本已經(jīng)要定稿時(shí)再進(jìn)行最后的更新，對標題的小修小改(更改單詞等)也不要使用自動(dòng)更新功能，只要手動(dòng)把目錄里的標題改一下即可。

　　以上即為論文正文、標題和目錄的格式設置基本教程。下一次推送會(huì )講解表格格式等其他小問(wèn)題的設置和處理方法。

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