碩士畢業(yè)論文自動(dòng)生成目錄和參考文獻上標注的一些小技巧
畢業(yè)論文不同于一般的小論文，特別是碩士畢業(yè)論文或者博士畢業(yè)論文。一般的小論文就四五頁(yè)，而碩士論文動(dòng)輒五六十頁(yè)，有的甚至七八十頁(yè)。所以有些東西如果要人工的去修改，將是一件非常痛苦的事情。痛苦的事情至少有兩個(gè)：目錄自動(dòng)生成和編號、參考文獻引用的上標。本文將從這兩個(gè)方面說(shuō)說(shuō)小技巧，自動(dòng)生成，非常方便。
先說(shuō)兩種痛苦情況。
設定好文章的目錄結構后，突然發(fā)現中間要添加或者刪除一個(gè)章節，添加刪除容易，可是其后遺癥就是后面的編號都要跟著(zhù)變動(dòng)。比如要刪除第二章，那么原理的第三章就要改為第二章，后面的要跟著(zhù)動(dòng)，添加也一樣，很麻煩。
第二個(gè)情況就是參考文獻的上標問(wèn)題。碩士論文參考文獻都有好幾十個(gè)，一般論文會(huì )要求按照論文的引用順序列出參考文獻。如果需要添加新的參考文獻，那么這些參考文獻的上標號又會(huì )跟著(zhù)變動(dòng)。目錄自動(dòng)生成簡(jiǎn)單說(shuō)下，將文檔切換到大綱視圖，然后設置你要設定成目錄的文字的大綱級別。如果將大綱級別設定為1級，那么就是1級目錄，一般我們會(huì )設置到3級，這樣會(huì )生成1、2、3級目錄。設定好后，在要插入目錄的地方，點(diǎn)擊“插入”-->“引用”-->“索引和目錄”就可以了。格式在另外設置下就行了。
現在來(lái)說(shuō)說(shuō)這兩個(gè)的簡(jiǎn)單解決辦法。
首先都要設置成段落編號。將你要設定的一級目錄設定成一級編號，二級目錄設定成二級編號等等。參考文獻一樣，設置成段落編號。設定成段落編號有一個(gè)非常大的好處，就是插入或者刪除其中的某個(gè)項目時(shí)，其后面的變好會(huì )跟著(zhù)變動(dòng)，所以這就解決了因添加刪除中間的項目，而要同時(shí)修改后面的編號問(wèn)題了。
目錄的更新，只需要在“大綱視圖”下點(diǎn)擊更新目錄，或者在頁(yè)面視圖的目錄上，點(diǎn)擊右鍵，選擇“更新域”即可。
將參考文獻設置成段落編號后，在需要插入參考文獻引用的地方，點(diǎn)擊“插入”-->“引用”-->“交叉引用”，找到相應參考文獻的編號就可以了。然后再自己設置一下格式。 還有幾種方法，從網(wǎng)上摘錄下來(lái)的。
(一)采用書(shū)簽、交叉引用方法：參考文獻的編號和引用 步驟如下：
(1)在word文檔末尾添加幾個(gè)文獻，如：
[1] 楊秀章.Word 2000中文版使用速成.北京:清華大學(xué)出版社，2000
[2] Peter Weverka. Diane Poremsky.中文Word 2002專(zhuān)家.北京:機械工業(yè)出版社，2002 注意，輸入時(shí)應采用word的自動(dòng)編號。如果word沒(méi)有自動(dòng)編號，可自己插入(這個(gè)就不用細說(shuō)了...)
(2)給每個(gè)文獻制作成書(shū)簽。如，選擇“楊秀章.Word 2000中文版使用速成”，插入——書(shū)簽，輸入書(shū)簽名(楊秀章_Word 2000中文版使用速成)，然后添加。注意書(shū)簽名必須以字母開(kāi)頭，可包含數字但不能有空格，可以用下劃線(xiàn)字符來(lái)分隔文字，否則可能無(wú)法插入。書(shū)簽名最好與文獻名一致，這樣在它位置變化后，你仍能識別它。(圖1)
(3)在需要引用文獻的位置，執行插入——引用——交叉引用，類(lèi)型選擇書(shū)簽，選擇需要引用的項目，內容選擇“段落編號”。至此，引用完成!(圖2)
在全篇文檔編完后，全選，右鍵選擇“更新域”，編號就會(huì )改變成文獻的最新位置。
還有一個(gè)通過(guò)插入腳注的方式引用參考文獻。
1.光標移到要插入參考文獻的地方，菜單中“插入”——“腳注和尾注”。 (已搜索，無(wú)重復)
2.對話(huà)框中選擇“尾注”，編號方式選“自動(dòng)編號”，所在位置建議選“節的結尾”(對論文而言)。
3.如“自動(dòng)編號”后不是阿拉伯數字，選右下角的“選項”，在編號格式中選中阿拉伯數字。
4.確定后在該處就插入了一個(gè)上標“1”，而光標自動(dòng)跳到文章最后，前面就是一個(gè)上標“1”，這就是輸入第一個(gè)參考文獻的地方。
5.將文章最后的上標“1”的格式改成正常(記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻以后就是移動(dòng)的位置，這個(gè)序號也不會(huì )變)，再在它后面輸入所插入的參考文獻(格式按雜志要求來(lái)慢慢輸，好像沒(méi)有什么辦法簡(jiǎn)化)。
6.對著(zhù)參考文獻前面的“1”雙擊，光標就回到了文章內容中插入參考文獻的地方，可以繼續寫(xiě)文章了。
7.在下一個(gè)要插入參考文獻的地方再次按以上方法插入尾注，就會(huì )出現一個(gè)“2”(Word已經(jīng)自動(dòng)為你排序了)，繼續輸入所要插入的參考文獻。
8.所有文獻都引用完后，你會(huì )發(fā)現在第一篇參考文獻前面一條短橫線(xiàn)(頁(yè)面視圖里才能看到)，如果參考文獻跨頁(yè)了，在跨頁(yè)的地方還有一條長(cháng)橫線(xiàn)，這些線(xiàn)無(wú)法選中，也無(wú)法刪除。這是尾注的標志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線(xiàn)，所以一定要把它們刪除。
9.切換到普通視圖，菜單中“視圖”——“腳注”，這時(shí)最下方出現了尾注的編輯欄。
10.在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時(shí)那條短橫線(xiàn)出現了，選中它，刪除。
11.再在下拉菜單中選擇“尾注延續分隔符”，這是那條長(cháng)橫線(xiàn)出現了，選中它，刪除。
12.切換回到頁(yè)面視圖，參考文獻插入已經(jīng)完成了。這時(shí)，無(wú)論文章如何改動(dòng)，參考文獻都會(huì )自動(dòng)地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻也會(huì )自動(dòng)消失，絕不出錯。
13.參考文獻越多，這種方法的優(yōu)勢就體現的越大。在寫(xiě)畢業(yè)論文的時(shí)候，我就是用這個(gè)方法分節插入參考文獻的!
存在一個(gè)小問(wèn)題：
如果同一個(gè)參考文獻兩處被引用，只能在前一個(gè)引用的地方插入尾注，不能同時(shí)都插入。這樣改動(dòng)文章后，后插入的參考文獻的編號不會(huì )自動(dòng)改動(dòng)
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