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商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作六大原則
商務(wù)英語(yǔ)電子郵件以其方便快捷，在現代商務(wù)活動(dòng)中起著(zhù)重要作用。商務(wù)往來(lái)中的電子郵件代表著(zhù)公司的形象，顯示著(zhù)公司的水平和實(shí)力，直接影響到客戶(hù)對公司的評估。所以，商務(wù)電子郵件的寫(xiě)作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據著(zhù)舉足輕重的地位。
商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作六大原則
一、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的格式
常見(jiàn)的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件包括以下五部分：
�、賹�(xiě)信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。
�、跇祟}。
�、鄯Q(chēng)呼、開(kāi)頭、正文、結尾句。
�、芏Y貌結束語(yǔ)。
�、輰�(xiě)信人全名、寫(xiě)信人職務(wù)及所屬部門(mén)、地址、電話(huà)號碼、傳真等。
其中郵件主題應體現郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動(dòng)名詞短語(yǔ);稱(chēng)呼禮貌得體，符合商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱(chēng)呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱(chēng)呼;正文應結構清楚，便于閱讀，如正文內容較長(cháng)，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線(xiàn)及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。
二、商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫(xiě)作應遵循的六大原則
1、親切自然：可以用We 就不要用You
每一封email往來(lái)，都是你和與收信人之間的交流。很多人以為寫(xiě)商業(yè)e-mail就應該用「生意腔」，于是把本來(lái)有感情基礎的e-mail寫(xiě)得官樣。
把每次e-mail往來(lái)當成是跟對方進(jìn)行了一次交談，只不過(guò)交談的界面是e-mail。用我/我們做主詞，這樣才能讓email讀起來(lái)熱情、友善，像朋友交談那樣簡(jiǎn)單自然，親切又人性化。
官樣e-mail：Your mail has been received.
親切e-mail：I have received your mail.
官樣e-mail：Your complaint is being looked into.
親切e-mail：We are looking into your complaint.
2、一針見(jiàn)血：可以清楚 就不要模糊
寫(xiě)email最忌諱文縐縐，要打電話(huà)給人就用call，要去拜訪(fǎng)人就說(shuō)visit，不要刻意用自以為正式但其實(shí)意思模模糊糊的字。
模糊字：contact
清楚字：call/write/visit
模糊字：soon
清楚字：by March 15
3、言簡(jiǎn)意賅：可以一個(gè)字就不要兩個(gè)字
大部份商業(yè)人士跟你一樣，每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要。與主題無(wú)關(guān)或者無(wú)助于e-mail目的之內容，請毫不留情的舍棄。
冗長(cháng)句：The paper jam had the effect of a destructive force on the copy machine.
精簡(jiǎn)句：The paper jam destroyed the copy machine.
冗長(cháng)句：We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.
精簡(jiǎn)句：The enclosed brochure shows further manufacture details.
4、語(yǔ)匯樸實(shí)：用對方看得懂的關(guān)鍵字
每個(gè)行業(yè)都有自己的行話(huà)，寫(xiě)e-mail時(shí)要確定別人懂不懂你的行話(huà)，也盡量不用華麗詞藻。西方人習慣使用樸實(shí)的語(yǔ)言。
迂回句：We look forward to a bright and glorious future of cooperation.
樸實(shí)句：We hope to have the opportunity to work with you in the future.
迂回句：The choice of exogenous variables in relation to multi-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.
樸實(shí)句：Supply determines demand.
5、有技巧的表達：永遠讓人覺(jué)得youre helpful
同樣一件事說(shuō)法不同，得到回應就不同，有技巧的說(shuō)法讓人樂(lè )于為你效勞。
拙劣說(shuō)法：Obviously, if you’d read your policy carefully, you’d be able to answer these questions yourself.
漂亮說(shuō)法：Im glad to clear up these questions for you.
拙劣說(shuō)法：In order to complete the claim you made, simply..
漂亮說(shuō)法：To complete your transaction,..
6、下一個(gè)專(zhuān)業(yè)的信件標題
許很多人沒(méi)有意識到，e-mail的標題是很重要的一部分，郵件給對方的第一印象就是通過(guò)標題來(lái)完成。如果標題沒(méi)有內容，看起來(lái)像群組垃圾郵件，命運就是直接進(jìn)入垃圾桶。
不專(zhuān)業(yè)標題：How are you?
專(zhuān)業(yè)標題：Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports
不專(zhuān)業(yè)標題：Can we work together?
專(zhuān)業(yè)標題：Proposal: Bright Ideas Imports—ABCs Partnership Opportunity
完整原則
商務(wù)電子郵件內容應力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤(pán)、詢(xún)問(wèn)貿易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來(lái)檢驗，即who，when，where，what，why和how.清楚原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫(xiě)作要做到層次清楚，用詞準確。具體表現在：
例1 We will deliver your goods soon.
例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語(yǔ)義模糊，故可以用具體數字替換。例2中soon表示不久、很快，語(yǔ)義不明確，沒(méi)有指出具體的供貨時(shí)間，可改為具體的年月日。
禮貌原則商務(wù)英語(yǔ)電子郵件應遵循措詞婉轉、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個(gè)交易的成敗，買(mǎi)賣(mài)雙方應十分注重措辭方式，要婉轉、禮貌，使對方輕易接受。在寫(xiě)作電子郵件時(shí)，可以通過(guò)使用虛擬語(yǔ)氣、委婉語(yǔ)氣等方法迂回地表達觀(guān)點(diǎn)，提出要求。
例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.
職業(yè)電子郵件中禮儀
關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。
1.一定不要空白標題，這是最失禮的
2.標題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(cháng)，不要讓Outlook用…才能顯示完你的標題
3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”
4.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理
5.可適當用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“*!”等)來(lái)突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。
6.回復對方郵件時(shí)，可以根據回復內容需要更改標題，不要RERE一大串。
關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候
1.恰當地稱(chēng)呼收件者，拿捏尺度
郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、ALL。
如果對方有職務(wù)，應按職務(wù)尊稱(chēng)對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應按通常的“x先生”、“xxx”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò )。
2.Email開(kāi)頭結尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)
最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)”你好”;結尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)BestRegards，
中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。
俗話(huà)說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
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