商務(wù)英語(yǔ)之商務(wù)函的寫(xiě)作指南
信函和傳真的格式
收到一封信，收信人首先注意到的是信的格式。美觀(guān)整潔的書(shū)信格式會(huì )給收信人留下深刻的印象。
標準的商業(yè)書(shū)信由以下三個(gè)部分組成：
·信頭
·信文
·信尾
信 頭
在信和傳真中，信頭所占頁(yè)面一般不超過(guò)三分之一。
發(fā)信人地址
一般來(lái)說(shuō)，商業(yè)書(shū)信的首頁(yè)都使用印有公司抬頭的信箋，抬頭上標明公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)和傳真號碼。傳真也一樣，信箋上印有抬頭，并采用固定的信頭格式。
傳真發(fā)信人的地址位于傳真紙頁(yè)首固定的信頭格式內。
發(fā)信日期
日期的書(shū)寫(xiě)有以下兩種模式：“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]
日期不能縮寫(xiě)，序數詞不能使用縮寫(xiě)形式，月份也不能縮寫(xiě)。
收信人地址
收信人地址包括收信的全名和職銜，以及公司的全稱(chēng)和地址。禮貌性的稱(chēng)呼要使用得當。
傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的空格內。
指定收信人姓名
在商業(yè)書(shū)信和傳真中，指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的`首行已經(jīng)寫(xiě)明收信人姓名，因而不一定需要專(zhuān)門(mén)指定收信人姓名這一欄。
如果要使用指定收信人姓名這一欄，就要從頁(yè)面左邊空白處寫(xiě)起，在收信人地址下面空兩行。
稱(chēng) 呼
商業(yè)信件和傳真常用以下方式開(kāi)頭：
·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫(xiě)信人知道收信人的姓名和性別);
·Dear Sir或Dear Madam(表示寫(xiě)給一位有具體職銜的人，如Sales Manager,
Chief Accountant等，而且寫(xiě)信人知道對方的性別);
·Dear Sir or Madam(表示寫(xiě)給一位有具體職銜而寫(xiě)信人又不知其性別的人);
·Dear Sirs (表示寫(xiě)給一家公司，沒(méi)有明確的收信人)。
稱(chēng)呼中的第一個(gè)單詞和其他所有名詞的第一個(gè)字母均須大寫(xiě)。
事 由
寫(xiě)明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目了然。
信 文
全齊頭式(full-blocked)書(shū)信，每個(gè)段落都從左邊空白處開(kāi)始寫(xiě)起，右邊空白處必須盡量對齊，不能把單詞斷開(kāi)。
在齊頭式書(shū)信或傳真中，信文也是從左邊空白處開(kāi)始寫(xiě)起，在事由下面空一行。
信 尾
傳真的信尾一般都很簡(jiǎn)短(通常只有結尾敬辭和署名)，而書(shū)信的信尾內容則相對較長(cháng)。
結尾敬辭
一般來(lái)說(shuō)，書(shū)信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱(chēng)呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時(shí)結尾用“Yours sincerely”。稱(chēng)呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時(shí)結尾則用“Yours faithfully”。
信末簽名
寫(xiě)信人既可代表本人簽名，也可代表公司簽名。如：
Yours faithfully
For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd
縮寫(xiě) (Abbreviation)：
縮寫(xiě)在商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中有它獨特的意義。
(1)商務(wù)英語(yǔ)中常用的幾種縮寫(xiě)形式：
�、� 置于人名前后，表示身份、職銜、學(xué)位等
�、� 表示商業(yè)企業(yè)名稱(chēng)
�、� 表示時(shí)間
�、� 表示組織名稱(chēng)，一般由首字母組成
�、莺铣煞轿辉~
�、蕹Ｓ玫睦≡~
(2)商務(wù)英語(yǔ)中不應使用縮寫(xiě)的地方：
�、� 某些頭銜
�、� 星期、月、季節
�、� 街道地址
�、� 國名、城市名
商務(wù)用詞的大寫(xiě)
大寫(xiě)字母(Capital Letters)又稱(chēng)“Block letters”，“Upper case/print”,一般用于句首，此外大寫(xiě)首字母還出現在以下幾種情況中：
(1) 專(zhuān)有名詞(proper nouns)。
(2) 在標題(title) 中也要大寫(xiě)單詞首字母。
(3) 用于禮貌性稱(chēng)呼語(yǔ)(即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.)學(xué)銜(Dr.)和軍銜(General)的首字母。
(4) 職務(wù)，職稱(chēng)，頭銜以及組織的名稱(chēng)也要大寫(xiě)首字母。
(5) 在商務(wù)書(shū)信中，重要的字詞常常被大寫(xiě)以引起讀信人的注意。
(6) 商務(wù)英語(yǔ)寫(xiě)作中的副標題與小標題也需大寫(xiě)。
(7) 用于縮寫(xiě)詞，如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。
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